Срок хранения должностных инструкций
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения должностных инструкций (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Должностные инструкции:
- Должностная инструкция
- Должностная инструкция агента по снабжению
- Должностная инструкция агронома
- Должностная инструкция администратора
- Должностная инструкция администратора гостиницы
- Показать все
- Должностные инструкции:
- Должностная инструкция
- Должностная инструкция агента по снабжению
- Должностная инструкция агронома
- Должностная инструкция администратора
- Должностная инструкция администратора гостиницы
- Показать все
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Бухгалтерские и кадровые документы: сроки хранения и уничтожение
(Издательство «Главная книга», 2023) Должностные инструкции для конкретного работника — 50 лет, типовые по должности, профессии — 3 года после замены новыми
Каков срок хранения должностных инструкций?
Должностные инструкции работников (индивидуальные) хранятся в организации 50/75 лет, а типовые — 3 года после их замены новыми.
Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, является важным документом, содержанием которого являются не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Юридические лица независимо от формы собственности, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ)).
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 01.01.2003 — 50 лет. Данные сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. По истечении указанных сроков документы подлежат уничтожению (ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ; п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Однако указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых специальными перечнями архивных документов установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Индивидуальные должностные инструкции (регламенты) работников хранятся в организации 50/75 лет, а типовые — 3 года после их замены новыми (ст. ст. 442, 443 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
Ю.В. Страховой
Федеральная служба
по труду и занятости
См. также:
Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации?
Обязательно ли нумеровать должностные инструкции и существуют ли требования к такой нумерации?
Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
Обязан ли работодатель составлять должностные инструкции на каждого работника в отдельности или он вправе составить одну инструкцию на соответствующую должность?
Хранение и учет должностных инструкций
Люди! Подскажите, как образом и у кого хранятся должностные инструкции, нужен ли журнал регистрации и куда девать должностные инструкции людей, уже не работающих в организации? Заранее благодарна.
06.11.2003 00:00:00
Должностные инструкции хранятся в отделе кадров предприятия, там же происходит ознакомление с должностной инструкцией вновь поступающего работника. Регистрируются ДИ в журнале регистрации, у нас такой журнал называется «Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним», можете назвать его по другому. Если Вы имеете ввиду устаревшую должностную инструкцию, то я думаю, ее можно должго не хранить, главное, чтобы все работники были ознакомлены с новой. А вообще, желательно раз в год обновлять все ДИ.
16.11.2003 00:00:00
Должностная инструкция должна храниться в том отделе, где работает сотрудник. Ознакомив работника с должностной инструкцией при приеме, необходимо сделать отметку в журнале регистрации ДИ (с ДИ ознакомлен, дата, роспись). Копию можно выдать работнику на руки.Другая копия хранится в о/к.
17.11.2003 00:00:00
Очень часто додностные инстуркии яляются неотъемлемой частью трудового договора, поэтому и хранить подписанный экземпляр инструкции вместе с договором у сотрудника. Также такой пакет документов должен быть выдан сотруднику.
Как правило сам трудового договор помещается в состав личного дела, если оно ведется на предприятии. Копи храняться у нач.отдела, где работает сотрудник,
18.11.2003 00:00:00
Получается, что на каждого сотрудника нужно делать отдельно экземпляр должностной инструкции и прикладывать в личное дело. По-моему это неудобно. Подписанный экземпляр ДИ отдавать на хранение работнику ни в коем случае нельзя. Иначе, в случае спора, как же ВЫ потом докажете, что он был ознакомлен с ДИ? У нас копии ДИ есть в каждом отделе, если у работника возникают какие-то вопросы, он может освежить память в любой момент. Я за то, чтобы все подлинники ДИ хранились в отделе кадров.
11.02.2004 00:00:00
А существуют ли нормативные документы, которые
в той или иной мере регламентируют место храниения должностных инструкций (как-то — один экземпляр — в ОК, другой (не копия, а подписанный руководителем!) — на руках у работника)?
11.02.2004 00:00:00
Я вот ни разу не видел и никогда не слышал о регламентации хранения ДИ.
Но при этом, на всех фирмах где я работал, всегда выполнялись следующие законы введения и использования ДИ , охнакомления с обязанностями на рабочем месте:
1) Должностная инструкция пишется экономистом по труду ООТиЗ (при отсутствии ООТиЗ,- работником ОК), затем согласовывается с Нач. ООТИЗ, Нач.ОК, Руков. подразделения, утверждается Ген.Директором.
2) Один экземпляр хранится в ОК, второй в ОТИЗ, третий в подразделении;
3) При приеме на работу, ОК проверяет претендента на соответсвие требований ДИ, направляет на собеседование к руков. подразделения, при его согласии- заключается контракт.
4) После прохождения мед/комиссии работник приходит в ОК, ознакамливается с основными регламентирующими документами, заключает контракт и получает направление на рабочее место;
5) Подходит к нач. подразделения, тот ознакамливает его с должностной инструкцией, хранящейся в подразделении под роспись, предоставля5ет возможность откопировать ДИ или получить ее в электронном виде, направляет его в ОТБ для прохождения ознакомительного (вводного) инструктажа по ТБ, потом Нач. подразделения ознакамливает работника с рабочим местом, передает по роспись в присутствии Нач. Ахо по описи МЦ, потом делает инструктаж по ТБ на рабочем месте, данный факт регистрирует под роспись в журнале инструктажей по ТБ.
ДИ хранятся в папках по структурным подразделениям, и если в штатном расписании происходят изменения, все равно продолжают там храниться.
Если ДИ коренным образом изменена и устарела, больше использоваться не будет, тогда ее сдают в архив, там она хранится 50 лет, затем уничтожается (срок хранения связан с пенсионным обеспечением).
03.05.2004 00:00:00
Хороший вариант, когда при ознакомлении с ДИ сотрудник пишет: «ДИ получил на руки, обязуюсь хранить на рабочем месте».
Страницы: 1
Ранее просмотренные страницы
Как долго необходимо хранить должностные инструкции работников
Должностная инструкция – это локальный нормативный правовой акт, определяющий трудовой распорядок работников в организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь). Она разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).
Наниматель должен определить лицо (круг лиц), которому поручается разработка проектов инструкций, путем:
– или издания приказа (распоряжения) о назначении ответственных лиц;
– или включения в должностные инструкции руководителей (специалистов) обязанности по их разработке.
Должностные инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности, а не на конкретных работников. Для любого работника, претендующего на вакантную должность (профессию) в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция. Поэтому после увольнения работника его должностная инструкция не уничтожается.
Неутвержденная инструкция не имеет юридической силы. Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения (часть вторая п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).
Должностная инструкция вступает в силу с даты утверждения и действует до замены новой инструкцией. Но и после замены сразу уничтожать ее нельзя.
Для должностных инструкций установлен срок хранения 50 лет (после замены новыми) (п. 30 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
Пояснение «после замены новыми» означает, что срок хранения должностных инструкций исчисляется с 1 января года, следующего за годом их замены новыми.
Например, если должностная инструкция утверждена в 2015 г., а новая была утверждена в 2017 г., то срок хранения (50 лет) отсчитывается с 1 января 2018 г.
Ольга Орлова, юрист
Если вы заметили ошибку в тексте актуального комментария, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter