Когда проведение инвентаризации кассы обязательны

Инвентаризация кассы

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
• при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

• для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
• выявления причины возникшей ошибки в учете;
• по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерской службы;
• представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
• сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

• Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
• Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
• Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
• Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова,
_{эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования — экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).}

Оценить финансовое состояние и узнать о предстоящих проверках ФНС, ПФР и ФСС, Роспотребнадзора, Инспекции труда, МЧС и т.д

Инвентаризация кассы: как проводить и оформлять документы

Все компании обязаны регулярно перепроверять наличие денег в кассе и контролировать, соблюдает ли кассир кассовую дисциплину. Во время инвентаризации кассы предприниматель сопоставляет данные бухучёта с реальным состоянием средств и делает вывод о том, насколько хорошо его сотрудники выполняют свою работу. Вспомним, кто в компании несёт ответственность за инвентаризацию кассы и какие документы необходимо составить при завершении проверки.

Когда проводят инвентаризацию кассы

• подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчётности;
• реорганизация или ликвидация компании;
• увольнение или замена кассира;
• передача имущества компании в аренду;
• обнаружение порчи или пропажи имущества;
• учёт последствий пожара или другой чрезвычайной ситуации.

Сроки плановой инвентаризации и порядок её проведения отображают в учётной политике компании заранее.

Кроме того, руководитель организации по своему желанию может устроить внеплановую инвентаризацию кассы. Никаких ограничений для такого дополнительного контроля нет, и предприниматель имеет право проводить проверку в любое удобное ему время, не предупреждая кассира заранее. Причиной внеплановой инвентаризации может стать, например, обнаружение ошибки в учёте и необходимость выяснить её причину. Кроме того, внеплановые проверки кассы проводятся по требованию ревизоров и представителей надзорных органов, включая ФНС.

Кто отвечает за инвентаризацию кассы

• члены администрации: директор компании, его заместитель;
• сотрудники бухгалтерии;
• другие специалисты: экономисты, менеджеры;
• сотрудники отдела внутреннего аудита или независимый аудитор — по желанию руководства компании.

Руководство организации обязано составить приказ, постановление или распоряжение, в котором будут перечислены все члены комиссии и указан сотрудник, который назначен её председателем. В таком составе комиссия должна действовать постоянно. Все её участники обязаны присутствовать при каждой инвентаризации. Если проверку провели в отсутствие кого-нибудь из членов комиссии, результаты инвентаризации признают недействительными.

При проверке кассы также должен присутствовать кассир — сотрудник, который является материально ответственным лицом. Проводить инвентаризацию без кассира разрешено, только если он по уважительной причине будет отсутствовать на рабочем месте в течение долгого времени, а также если он сознательно избегает участия в проверке.

Порядок проведения инвентаризации

Прежде всего, руководителю организации или ИП нужно издать приказ о проведении инвентаризации. В приказе необходимо перечислить участников комиссии, указать причину и сроки инвентаризации и привести список видов проверяемого имущества. Исключение — проверка кассы перед подготовкой бухгалтерской отчётности за год. В этом случае приказ не потребуется.

До начала инвентаризации кассир должен передать комиссии первичные документы: последние кассовые ордера на приход и расход. Председатель комиссии заверяет бумаги и делает пометку, что они были получены до инвентаризации. Кассир подписывает расписку с информацией о том, что он отдал комиссии или сотрудникам бухгалтерии все необходимые документы, оприходовал все ценности, за которые нёс ответственность, и списал в расход те из них, которые выбыли.

Если кассир не будет присутствовать при проверке, необходимо подготовить акт и внести в него причину отсутствия сотрудника.

Перед началом проверки кассу нужно закрыть. Во это время кассир не имеет права принимать наличность и выдавать деньги, а также другие вещи, которые хранятся в кассе.

Что проверяют во время инвентаризации кассы

Контрольно-кассовая техника должна быть установлена в том помещении, которое было указано при регистрации онлайн-кассы. Комиссии необходимо ознакомиться со всеми документами, связанными с покупкой ККТ и её использованием.

Наличные деньги полностью пересчитывают под наблюдением всех членов комиссии. После подсчёта данные сравнивают с теми сведениями, которые указаны в кассовой книге.

Далее необходимо проверить хранящиеся в кассе денежные документы: путёвки, транспортные и лотерейные билеты, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины. Комиссия должна удостовериться в том, что документы по-прежнему находятся в кассе, и сверить их реквизиты и стоимость с учётными данными.

Бланки ценных бумаг и документов строгой отчётности проверяются похожим образом: комиссия контролирует их фактическое наличие и сравнивает реквизиты со сведениями из описей.

Итоги проверки кассы

Заканчивая проверку, комиссия должна составить акты инвентаризации наличных денежных средств, бланков ценных бумаг и документов строгой отчётности. Организация может самостоятельно подготовить формы актов или использовать разработки Госкомстата: акт ИНВ-15 для наличных денег и опись ИНВ-16 для ценных бумаг и других документов.

• наименование компании;
• вид и номер документа, на основании которого проводилась проверка;
• дату инвентаризации;
• результаты подсчётов: количество денег и документов в кассе;
• результаты проверки: есть ли излишки или недостача;
• объяснение причин появления недостач или излишков. В формах ИНВ-15 и ИНВ-16 для этого есть специальная графа. Если компания использует для актов свои формы без такой графы, комиссии нужно дополнительно составить сличительные ведомости.

Сотрудникам нужно подготовить два экземпляра каждого из документов. Один из них будет передан кассиру, второй — бухгалтерии. В документах должны поставить подпись все члены комиссии и кассир.

Результаты проверки сообщают руководителю компании. Если во время инвентаризации были обнаружены излишки или недостача, директор должен составить приказ с решением о том, как нужно устранить эти расхождения.

Когда проведение инвентаризации кассы обязательны

4 февраля 2024 Регистрация Войти
6 февраля 2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

12 февраля 2024

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере В автономном учреждении отсутствуют наличные денежные средства в кассе, но поступают денежные средства в безналичном виде на лицевой счет учреждения. В учреждении отсутствует электронный документооборот. Как документально оформить проверку в кассе? Какие положения в отношении кассы следует закрепить в учетной политике?

В автономном учреждении отсутствуют наличные денежные средства в кассе, но поступают денежные средства в безналичном виде на лицевой счет учреждения. В учреждении отсутствует электронный документооборот. Как документально оформить проверку в кассе? Какие положения в отношении кассы следует закрепить в учетной политике?

26 мая 2022

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Проверка кассы в автономном учреждении должна осуществляться в рамках проведения инвентаризации. Детальный порядок проведения инвентаризации, в том числе в кассе учреждения, должен быть установлен в учетной политике. Каких-либо особенностей документального оформления для ситуации, когда наличные денежные средства в кассе отсутствуют, действующим законодательством не установлено. Если учреждение планирует использовать на бумажных носителях электронные формы Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836), то данное решение следует также закрепить в учетной политике.

Обоснование вывода:
Проверка кассы в автономном учреждении должна осуществляться в рамках проведения инвентаризации. Инвентаризация кассы, как и иных активов и обязательств, проводится по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 80 Стандарта «Концептуальные основы», подп. «в» п. 9 Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Также согласно п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом самостоятельно.
Проведение инвентаризации обязательно (п. 81 Стандарта «Концептуальные основы»):
— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
— в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
— при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
— при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользовании, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
— в других случаях, предусмотренных законодательством РФ, иными нормативными правовыми актами РФ.
Кроме того, инвентаризация активов и обязательств также необходима в целях составления годовой бухгалтерской отчетности автономного учреждения (п. 9 Инструкции N 33н).
Отметим, что в ходе инвентаризации кассы учреждения должна осуществляться не только проверка наличных денежных средств, но и денежных документов, ценных бумаг и иных ценностей, хранящихся в кассе учреждения.
Прежде всего, при принятии решения о проведении инвентаризации кассы руководителем учреждения издается приказ (иной распорядительный документ). Приказ может оформляться по форме N ИНВ-22, которую можно дополнить необходимыми реквизитами, или по форме, разработанной организацией бюджетной сферы самостоятельно.
Обратим внимание, что приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н (далее — Приказ N 61н) утверждены унифицированные формы электронных бухгалтерских документов для применения организациями бюджетной сферы, в том числе Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439). Положения данного приказа обязательны для применения автономными учреждениями с 2023 года, но учреждение может использовать унифицированные формы электронных документов раньше, если примет такое решение.
Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации и ее результатов утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Так, для проведения инвентаризации кассы должны формироваться:
— Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
— Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088).
После проведения инвентаризации в кассе выявленные расхождения (при наличии) фиксируются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), а затем составляется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Данная форма документа общая, однако Приказом N 61н утверждена унифицированная форма электронного Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836). Поэтому при принятии соответствующего решения автономное учреждение может использовать данную форму.
Отметим, что каких-либо особенностей документального оформления для ситуации, когда наличные денежные средства в кассе отсутствуют, действующим законодательством не предусмотрено.
Таким образом, порядок инвентаризации, в том числе в кассе учреждения, должен быть установлен учетной политикой организации бюджетной сферы (в виде раздела учетной политики либо приложения к ней). Локальным документом учреждения определяются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных ситуациях (письма Минфина России от 10.02.2020 N 02-07-10/8553, от 19.09.2018 N 02-07-05/67175, от 02.06.2017 N 02-06-10/34524). При этом если учреждение планирует использовать на бумажных носителях электронные формы Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836), то данное решение также следует закрепить в учетной политике.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Как организовать и провести инвентаризацию (для бюджетной сферы);
— Примерная форма Положения об инвентаризации (для государственного (муниципального) учреждения) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Ответ прошел контроль качества

28 апреля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Инвентаризация в аптечной организации. Организационно-правовые аспекты

Общий порядок инвентаризации. Инвентаризация основных средств и кассы.

Эта статья в формате видеолекции здесь.

1. Общий порядок проведения инвентаризации

Основными нормативно-правовыми актами (НПА), регулирующими порядок проведения инвентаризации на территории России, являются:
1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2) Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».
3) Приказ Минфина России от 13.06.1995 №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Согласно ст. 21 ФЗ РФ от 06.12.2011г. №402-ФЗ, к документам в области регулирования бухгалтерского учета относятся также федеральные и отраслевые стандарты. Федеральные и отраслевые стандарты обязательны к применению, если иное не установлено ими.

Утверждение федеральных стандартов бухгалтерского учета (ФСБУ) входит в компетенцию Минфина России, который на данный момент для нефинансовых организаций, не относящихся к государственному сектору, утвердил лишь Программу разработки ФСБУ на 2017 — 2019 гг., на что указывает Приказ Минфина России от 07.06.2017 N 85.

На сегодняшний день роль ФСБУ у большинства организаций играют действующие ПБУ, утвержденные Минфином России. Полный перечень действующих ПБУ, приравненных к ФСБУ, приведен в Информационном сообщении Минфина России от 26.07.2017 N ИС-учет-8 «Новое в бухгалтерском законодательстве: факты и комментарии». Поэтому нормативно-правовое регулирование инвентаризации осуществляется на основании ФЗ РФ от 06.12.2011г. №402 и действующего приказа Минфина РФ от 13.06.1995г. №49.

Согласно последнему НПА, основными целями проведения инвентаризации являются:
1) выявление фактического наличия имущества;
2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
3) проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежит:
а) имущество (не зависимо от местонахождения)
б) финансовые обязательства (все виды)

Обязанность проводить инвентаризацию возложена на организации. При этом под организациями понимаются юридические лица по законодательству Российской Федерации (кроме банков), включая организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета (п.1.1 Приказа Минфина РФ №49). То есть, индивидуальные предприниматели вынесены за рамки данного НПА, и нормы, установленные этим приказом, к ним не применимы.

Однако, п.6 ст.31 Налогового кодекса РФ говорит о правомочности налоговых органов осматривать любые используемые налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанные с содержанием объектов налогообложения независимо от места их нахождения производственные, складские, торговые и иные помещения и территории, проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплательщику имущества. При этом налогоплательщиками признаются организации и физические лица, на которых в соответствии с НК РФ возложена обязанность уплачивать налоги (ст. 19 НК РФ).

Порядок проведения инвентаризации имущества налогоплательщика при налоговой проверке утверждается Министерством финансов Российской Федерации — Приказ Минфина РФ N 20н, МНС РФ N ГБ-3-04/39 от 10.03.1999 «Особенности проведения инвентаризации имущества индивидуального предпринимателя», где в п. 4 установлены особенности проведения инвентаризации имущества индивидуального предпринимателя. Таким образом, в целях налоговой проверки проводить инвентаризацию обязаны и индивидуальные предприниматели.

Порядок проведения инвентаризации налоговыми органами идентичен порядку проведения инвентаризации самими налогоплательщиками.

По Приказу Минфина РФ №49 инвентаризации подлежат обязательства организации и имущество, находящееся в её собственности, а также не принадлежащее, но числящееся в её бухгалтерском учете:
— находящееся на ответственном хранении;
— в аренде;
— имущество, полученное для обработки;
— иное имущество, не учтённое по каким-либо причинам.

Для целей налоговой проверки (п.2 ст. 38 НК РФ) предусмотрена инвентаризация только имущества (без обязательств):
— вещи (в том числе деньги и ценные бумаги) и иное имущество
— работы и услуги
— информация
— результаты интеллектуальной деятельности (в том числе исключительные права на них)
— нематериальные блага.

Интересным является то, что данное положение Налогового кодекса вступает в противоречие с п. 1.3 Положения (Приказ Минфина РФ N 20н, МНС РФ N ГБ-3-04/39 от 10.03.1999), где указано, что инвентаризуются также обязательства организации (н-р, кредиторская задолженность). С точки зрения юридической силы, безусловно, нормы Кодекса довлеют над нормами Приказа.

Инвентаризация (Приказ Минфина РФ №49) проводится в обязательном порядке в следующих случаях:
— при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (за исключением имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года, а также инвентаризации основных средств – установленная кратность проведения 1 раз в 3 года) (здесь можно говорить о плановом характере проверки);

— при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел);

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

Кроме того, в случае наличия договора о коллективной материальной ответственности, обязательно следует проводить инвентаризацию:
— при смене руководителя коллектива (бригадира),
— при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов,
— а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

В зависимости от величины организации, видов осуществляемой деятельности и иных обстоятельств в отчетном году может быть проведено несколько инвентаризаций.
Дата и перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств устанавливаются руководителем организации.

Формально не запрещено проведение инвентаризации на любую удобную дату. Но! Целесообразнее начинать плановую инвентаризацию 1-го числа месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам БУ (формируются данные, необходимые для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации).

Данная хозяйственная операция (инвентаризации) требует оформления первичных учетных документов. Формы их установлены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», которые, однако, с 01.01.2013г. носят рекомендательный характер. Также можно пользоваться формами, установленными Приказом Минздрава СССР от 08.01.1988 N 14 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений»:
— Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22)
— Инвентаризационная опись основных средств (ИНВ-1)
— Инвентаризационный ярлык (ИНВ-2)
— Инвентаризационная опись ТМЦ (ИНВ-3)
— Акт инвентаризации ТМЦ отгруженных (ИНВ-4)
— Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15);
— Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ИНВ-18)
— Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (ИНВ-19)
— Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (ИНВ-23)
— Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (ИНВ-25)
— Акт о результатах инвентаризации (акт ф. № АП-48) и другие.

Таким образом, организация имеет право либо пользоваться формами, предусмотренными вышеназванными приказами, либо разрабатывать собственные, пользуясь типовыми формами, и при условии наличия всех необходимых реквизитов, позволяющих установить полноту и подлинность информации (НПА, который установил перечень таких реквизитов, отсутствует). Разработанные формы должны быть утверждены.

Общий алгоритм проведения инвентаризации можно представить следующим образом.

Инвентаризация начинается с оформления Приказа руководителя организации (ИНВ-22).
Правила оформления приказа о проведении инвентаризации (по строкам):
— «Организация»: полное наименование организации-составителя данного документа;
— «ОКПО»: код по ОКПО, присвоенный организации Госкомстатом России;
— «Структурное подразделение»: указывается наименование структурного подразделения, где проводится инвентаризация;
— «Код структурного подразделения»: указывается код подразделения, если в организации применяется соответствующая система кодирования;
— «Номер документа»: у каждого приказа о проведении инвентаризации должен быть порядковый номер;
— «Для проведения инвентаризации»: указываются структурные подразделения, где будет проводится инвентаризация;
— «Председатель комиссии»: должность, ФИО председателя;
— «Члены комиссии»: ФИО всех членов комиссии;
— «Инвентаризации подлежит»: записываются наименования имущества и обязательств, которые необходимо проинвентаризировать;
— «К инвентаризации приступить», «и окончить»: определяются даты начала и окончания проведения инвентаризации;
— «Причина инвентаризации»: возможная причина проведения инвентаризации: контрольная проверка, смена материально-ответственных лиц, переоценка, передача имущества организации в аренду, выкуп, продажа и т.д.;
— «Материалы сдать в бухгалтерию»: указывается наименование организации (см. строка «организация») «не позднее» Указывается предельный срок.

Приказ о проведении инвентаризации должен быть передан председателю инвентаризационной комиссии, постоянно действующей и/или рабочей.
В состав инвентаризационной комиссии включаются:
— представители администрации организации,
— бухгалтерии,
— работники, а также
— представители аудиторских организаций.

NB. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проведения инвентаризации на дверях аптеки должно быть вывешено объявление о закрытии аптеки (с указанием периода закрытия, времени) и месте нахождения ближайших аптек (пунктов, киосков).

Должны быть опломбированы все места хранения ценностей, имеющие отдельные выходы и входы, проверена исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризационные описи, используемые в ходе проведения инвентаризации, могут заполнятся как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

NB. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации.

Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Учет результатов инвентаризации
— Издается приказ руководителя об утверждении результатов и привлечении виновных к административной и материальной ответственности.
— Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.
— Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц.
— В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи имущества списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, у некоммерческой организации — на увеличение расходов; у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).
— Имущество, оказавшееся в излишке, приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты для коммерческой организации; на увеличение доходов у некоммерческой организации; на увеличение финансирования (фондов) для бюджетных организаций.

2. Инвентаризация основных средств

Порядок проведения инвентаризации основных средств в целом аналогичен общему порядку, за исключением некоторых особенностей.

Так, кратность проведения инвентаризации, установленная п.27 Приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» составляет 1 раз в 3 года.

Кроме того, до начала инвентаризации необходимо проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, наличия и состояния технических паспортов или другой технической документации, наличия документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

NB. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

В ходе инвентаризации объектов основных средств помимо установления фактического наличия имущества. Требуется производить осмотр. И в инвентаризационную опись заносятся следующие данные:
• наименование объекта ОС;
• назначение;
• инвентарные номера;
• основные технические или эксплуатационные показатели;
• сведения о документах, подтверждающих нахождение зданий, сооружений в собственности организации.

Если в ходе инвентаризации выявляются объекты ОС с неправильно указанной информацией, то комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Если обнаруживаются объекты ОС, не принятые на учет, то тогда они должны быть приняты к учету. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

При этом, объекты ОС вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

3. Инвентаризация кассы.

Инвентаризация кассы осуществляется также на основании ФЗ РФ от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», Приказа Минфина России от 13.06.1995 №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Приказа Минфина РФ N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (п. 2.3 Приказа Минфина РФ N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:
— представители администрации организации;
— работники бухгалтерской службы;
— представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
— сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

NB. Отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Приказа Минфина РФ №49).

НПА не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

Результаты инвентаризации кассы оформляются учетными документами:
— «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15
— «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в 2 экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в 3 экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Учет результатов инвентаризации

В случае выявления недостачи руководитель принимает решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.
Излишек изымается комиссией, приходуется и отражается в акте.

Данная тема также широко рассматривается в рамках наших сертификационных курсов для провизоров и фармацевтов.