Что можно отнести к типовым документам

Внутриорганизационные документы

Во время организации работы бизнесмен не может опираться только на устные распоряжения или текстовые сообщения. Организация работы требует формальностей, документов, в рамках которых будет работать персонал. Наличие части из них регламентируется государством. А некоторая часть и здравым смыслом, например, документ «Положение о коммерческой тайне». Здесь мы рассмотрим самые важные документы, которые используются при организации деятельности компании.

Приказы

Это внутренние правовые акты руководителя. Именно так он отдаёт указания и, частично, управляет. Суть приказа, как документа, в обязательности выполнения поручения. Часть приказов, связанных с финансами и кадрами, например, регламентируется государством. Приказы принято разделять на группы:

• организационные (обычно касаются организационных вопросов по созданию или ликвидации подразделений, координации работы, утверждения штатных структур и внесения изменений в них);
• по основной деятельности (например, приказы, связанные с финансированием деятельности, повышением качества услуг или товаров, подведением итогов хозяйственной деятельности);
• кадровые (всё, что связано с принятием на работу и увольнением, зарплатами, командировками, переводами на должность).

Существуют определённые стандарты оформления приказов. Лучше иметь несколько шаблонов, которые значительно ускорят работу по их созданию.

Должностные инструкции

Это документ, в котором расписаны обязанности, права, полномочия, ответственность сотрудника. Иногда в инструкцию вносят требования по квалификации или опыту работы. Проще говоря, инструкция говорит о том, что должен делать работник на этой должности.

Не спешите скачивать типовые инструкции с сайтов. Лучше всего, если инструкция будет написана в соответствии с вашими целями и задачами. Однако не стоит забывать, что должностная инструкция касается должности и профессии, которые указаны в перечне (классификаторе) профессий. Поэтому на практике к типовым должностным инструкциям лучше написать функциональные, так как работа сотрудника может выходить за рамки обязанностей прописанных в классификаторе.

Кроме этого, в случае судебных или иных разбирательств по поводу действий вашего сотрудника, государственные органы или суд обязательно потребуют должностную инструкцию. Поэтому стоит помнить и об этом значении документа.

Рабочие и специальные инструкции

Обычно определяют, как правильно должны проводиться те или иные работы. Например, как работать с документами, кому направлять на согласование те или иные документы. Также могут регулироваться процессы хранения товара (сырья) или информации на оптических дисках и т.п.

К специальным инструкциям относятся инструкции по технике безопасности, пожарной безопасности, санитарии и гигиене. Часто наличие таких инструкций регулируется государством. Их лучше иметь в своём офисе не только для государственных органов. Элементарная проблема в розетке, с которой сотрудник решит разобраться сам, может привести к печальным последствиям, за которые отвечать руководителю. И если будет установлено, что сотрудник сам нарушил правила, то ответственность руководителя будет другая.

Положения

Достаточно широкий круг документов, цель которых организовать работу, указать последовательность действий или установить дополнительную ответственность. Рассмотрим некоторые из них.

Положение о коммерческой тайне

Данный документ регулирует вопросы, связанные с коммерческой тайной. Банально, но «уход» базы клиентов к конкуренту может нанести серьёзный убыток. Если сотрудник не несёт за это ответственность, то кому хуже? Правильно, собственнику. При наличии такого положения, подписанного работниками, ответственность за сохранность информации повышается.

Положения о санкциях и вознаграждениях

За некоторые действия персонал может поощряться или наказываться. Систему поощрений и наказаний лучше прописать и довести до персонала. С одной стороны вы обеспечиваете целенаправленность стимулирующих усилий, с другой устанавливаете правила игры. Желательно, чтобы система наказаний и поощрений была понятна.

Дисциплинарные положения

Сюда относятся правила внутреннего распорядка, поведения в офисе, использования компьютера, программ. Многие даже небольшие компании создают свод «корпоративных правил», в которых указывают даже стиль причёсок или одежды.

Большинство из них направлено на дисциплину, как уровень организации персонала и самоорганизации каждого сотрудника.

Рабочие положения

Своего рода инструкции, которые устанавливают рамки, в которых человек выполняет свои обязанности. Например, для менеджера по снабжению нужно «Положение по закупкам», на основании которого менеджер может выбирать поставщиков, согласовывать с ними условия поставки, способ доставки и т.п.

Финансовые положения

Регулируют вопросы, связанные с финансами — кто и как может получить финансовые средства (наличные), как ими распоряжаться. Данные документы следует прописать, если ваши сотрудники часто пользуются в работе наличными, электронными платёжными системами.

Договоры

Отдельная форма внутриорганизационных документов, часто регламентируется законодательством. В эту категорию входят коллективный трудовой договор, индивидуальный трудовой договор (контракт), договор материальной ответственности. Составлять такие документы лучше с опытным юристом.

К внутриорганизационным документам можно отнести уставные документы, которые составляются при создании ООО. Это специфический род документов.

Обязательным условием является связанность документов. Не должно быть положений в одном документе, которые противоречат положению в другом документе. Также, ряд документов должен соответствовать действующему законодательству. Особенно это касается кадровых и финансовых вопросов.

Не стоит увлекаться детальным прописыванием обязанностей или функций. В процессе выполнения работ многое может меняться (и не один раз). Для корректировок в организации работы проще составить дополнительный приказ. Лучше указать направления работы, обязанностей, но необходимо чётко описать ответственность и права. Для некоторых категорий сотрудников, например тех, которые имеют прямое отношение к денежным средствам, лучше описать обязанности подробно.

Все документы нужно обязательно доводить до исполнителей, желательно под личную подпись. Сами документы должны быть доступны, например, храниться в базе данных, чтобы любой сотрудник мог с ними ознакомиться.

Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой
Посмотрите примеры

Что можно отнести к типовым документам

3.4. Номенклатура дел

3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

3.4.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Сроки хранения отдельных видов документов

Любая организация работает с некоторыми типовыми документами, которые участвуют в развитии компании. Чтобы избежать ошибок при хранении и ведении документации, необходимо знать, как правильно это делать.

Какой документ регламентирует сроки хранения документов?

Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:

• перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
• перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
• отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
• федеральные законы.

Какие сроки хранения устанавливаются для документов, которых нет в перечнях?

Если вы не обнаружили нужный документ в списках ведомственных и типовых перечней, то необходимо обратиться к экспертной комиссии (ЭК), которая примет решение в отношении вашей документации, согласно законным основаниям.

Сроки хранения управленческих документов

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Управленческие документы могут находиться на хранении:

• 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
• до минования надобности;
• до замены документа новым.

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.

Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.

Сроки хранения первичных документов

Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.

Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.

НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.

Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.

Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

Сколько лет хранятся документы временного и постоянного хранения?

Для удобного хранения первичных и организационных документов лучшим решением будет их классифицировать. Существуют 2 группы документов, которые отличаются между собой по сроку хранения:

• Документы временного срока хранения – до 10 лет, свыше 10 лет.
• Документы постоянного срока хранения – бессрочно.

Как устанавливается срок хранения документов временного и постоянного хранения?

Информация о минимальных сроках хранения временных и постоянных документов указана в типовых и ведомственных перечнях. Документ может иметь срок хранения «до минования надобности» (не менее 1 года). Срок хранения некоторых документов может быть установлен самой организацией, тогда как другие документы следует хранить не меньше 5 лет.

Что относится к документам постоянного хранения?

• приказы по основной деятельности;
• акты об уничтожении дел и утрате документов;
• номенклатура дел;
• штатные расписания;
• журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• описи дел постоянного хранения и по личному составу;
• целевые программы информатизации;
• ценники, тарифы на продукцию и услуги;
• уставные документы;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
• годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
• документы о приватизации;
• списки лиц, имеющих право на дивиденды;
• паспорта сделок;
• документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
• документы о благотворительной деятельности.

Какие документы относятся к документам временного хранения?

• акты о приеме выполненных работ;
• приказы по административно-хозяйственной деятельности;
• документы по государственным закупкам (кроме документов по крупным поставкам);
• путевые листы;
• первичные учетные документы;
• договоры подряда с юр. лицами;
• кассовые документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• счета-фактуры.

Полезные материалы

• Хранение документов
• Хранение бухгалтерских документов
• Оперативное хранение документов
• Депозитарное хранение документов
• Внеофисное хранение документов
• Хранение кадровой документации

Учет неотфактурованных поставок и распределение дополнительных расходов (ТЗР)

Мы предлагаем обратиться к методическим рекомендациям и организовать учет с выделением дополнительных субсчетов 10 счета для учета доп. расходов (ТЗР) и иных отклонений в стоимости, в том числе при возникновении неотфактурованной поставки.

Заказать товар

На крупных производственных предприятиях при приобретении большого количества материалов зачастую в дополнение к затратам на приобретение самих материалов, возникают дополнительные расходы по доставке этих материалов. Проблема возникает в том случае, когда документы на дополнительные расходы (далее ТЗР) поступают и могут быть приняты к учету в следующем периоде, тогда как материалы уже были оприходованы и списаны на затраты в более раннем периоде. Мы предлагаем обратиться к методическим рекомендациям и организовать учет с выделением дополнительных субсчетов 10 счета для учета доп. расходов (ТЗР) и иных отклонений в стоимости, в том числе при возникновении неотфактурованной поставки.

Описание

На крупных производственных предприятиях при приобретении большого количества материалов зачастую в дополнение к затратам на приобретение самих материалов, возникают дополнительные расходы по доставке этих материалов. Проблема возникает в том случае, когда документы на дополнительные расходы (далее ТЗР) поступают и могут быть приняты к учету в следующем периоде, тогда как материалы уже были оприходованы и списаны на затраты в более раннем периоде.

В таком случае, если предприятие не использует в учете счета 15 и 16, уже нельзя относить такие затраты на увеличение стоимости материалов, а приходится организовывать систему обособленного учета и распределения возникающих дополнительных ТЗР и иных отклонений в стоимости материалов.

Как учесть в программе решение данной задачи?

Мы предлагаем обратиться к методическим рекомендациям и организовать учет с выделением дополнительных субсчетов 10 счета для учета доп. расходов (ТЗР) и иных отклонений в стоимости, в том числе при возникновении неотфактурованной поставки Методическое обоснование применения данного метода приведено в заключительной части описания ТПР.

В описании данного типового проектного решения (ТПР) мы расширяем функциональные возможности ПП «1С:Управление производственным предприятием 8».

В нашем предложении по учету отклонений мы отталкиваемся от того, что учет материалов ведется по фактической стоимости на 10 счете без применения 15 и 16 счетов. Расчет стоимости списания материалов – по способу средней стоимости.

В соответствии с методическими рекомендациями выделяем отдельные субсчета на счете 10:

Субсчет 10.15. Предназначен для учета дополнительных расходов (ТЗР), которые учтены в более позднем периоде, чем оприходованы и списаны материалы.

В свою очередь счет 10.15 предлагаем разделить на две статьи третьего уровня в зависимости от детализации отражения расходов – на группу материалов, или на отдельную номенклатурную позицию.

10.15.1 «Дополнительные расходы по группам материалов» — аналитика «Группа материалов»
10.15.2 «Дополнительные расходы по номенклатуре» — аналитика «Номенклатура»

Субсчет 10.16. Предназначен для учета отклонений в стоимости материалов в случае возникновения «неотфактурованной» поставки.

Имеет такую же структуру статей третьего уровня, как и счет 10.15.

Для обособленного учета задолженности перед контрагентом по неотфактурованным поставкам, открывается дополнительный субсчет 60.04.

В конце месяца расходы, собранные на счетах 10.15 и 10.16, подлежат распределению и списанию на счета затрат, пропорционально стоимости списанных материалов в производство или иные нужды – на те же счета затрат или по каждой группе материалов (10.15.1, 10.16.1), или по каждому материалу (10.15.2, 10.16.2).

Для решения данных задач специалистами «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» был разработан бизнес-процесс «Учет и распределение ТЗР/отклонений», его описание приведено ниже.

Учет неотфактурованных поставок

Работники склада оформляют поступление товара на склад типовым документом «Приходный ордер на товары» с видом операции «От поставщика».

Дальнейший порядок оформления поступления зависит от того, поступают ли документы от поставщика в течение месяца, когда поступили МПЗ.

Если документы поступают в течение месяца, то на основании документа «Приходный ордер на товары» оформляется типовой документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Покупка, комиссия», в этом случае вид поступления по умолчанию присваивается «По ордеру» (используется типовая ордерная схема поступления товаров).

Если к концу месяца сопроводительные документы от поставщика не поступили, то порядок оформления операций следующий: в конце месяца запускается обработка «Регистрация поступления неотфактурованных поставок», в которой с помощью кнопки «Заполнить» табличная часть обработки заполняется списком документов «Приходный ордер на товары», на основании которых в системе не введено документа «Поступление товаров и услуг».

Рис. 1. Обработка «Регистрация поступления неотфактурованной поставки»

Пользователь флажками отмечает документы, для которых необходимо отразить поступление МПЗ без сопроводительных документов. При нажатии на кнопку «Выполнить» для каждого, из отмеченных в табличной части документа, «Приходный ордер на товары» будет создан и проведен документ «Поступление неотфактурованной поставки».

Рис. 2. Документ «Поступление неотфактурованной поставки»

Пользователь имеет возможность создавать документ «Поступление неотфактурованной поставки» непосредственно на основании документа «Приходный ордер на товары».

Рис. 3. Ввод документа «Поступление неотфактурованной поставки» на основании документа «Приходный ордер на товары»

Табличная часть «Товары», созданного документа будет заполнена списком номенклатуры с количеством, которое не принято к бухгалтерскому учету, колонка «Цена» заполнится учетной ценой номенклатуры, колонки «Счета учета» заполнятся счетами учета номенклатуры.

Рассмотрим пример

Документ «Поступление неотфактурованной поставки» формирует следующие проводки по неотфактурованной поставке МПЗ:

Счет учета МПЗ К 60.04 (60.04 – новый субсчет «Расчеты по неотфактурованным поставкам», аналитика – «Контрагенты»).

При поступлении сопроводительных документов от поставщика в следующем периоде регистрируется отфактурованная поставка. Оформляется документ «Поступление товаров и услуг». При проведении по бухгалтерскому учету в бухгалтерии формируются проводки:

Д 60.04 К 60.01 (60.02)

Д 10.16.1, 10.16.2 К 60.01 (60.02) (на сумму отклонений в ценах прихода на день фактического поступления МПЗ от цен по документам поставщика)

19 К 60.01 (60.02)

При этом, если в накладной поставщика указаны МПЗ, поступившие с документами и не отраженные ранее с неотфактурованной поставкой, тогда их поступление отражается отдельной типовой проводкой:

Д Счет учета МПЗ К 60.01 (60.02)

Учет ТЗР

Все дополнительные расходы на приобретение материалов (ТЗР), сумма которых не может быть отнесена в стоимость материалов сразу при оприходовании этих материалов, учитываются на субсчетах счета 10.15.

В случае, когда при поступлении ТЗР сумму оказанных услуг нельзя отнести непосредственно в стоимость материалов, приобретение которых повлекло возникновение этих ТЗР, операция оформляется типовым документом «Поступление товаров и услуг», «Авансовый отчет». При этом табличная часть документа (отражающая данные о поступающих транспортно-заготовительных расходах (работах, услугах)) может быть заполнена при помощи новой обработки подбора номенклатуры для отражения ТЗР на счете 10.15.2.

Рис. 4. Обработка «Заполнение ТЗР» документа «Поступление товаров и услуг»

Рис. 5. Обработка «Подбор документов «Поступление товаров и услуг» вызываемая из обработки «Заполнение ТЗР» при нажатии на кнопку «Подбор»

В случае, когда суммы ТЗР можно включить непосредственно в стоимость материалов, приобретение которых повлекло возникновение этих ТЗР, операция оформляется типовым документом «Поступление доп. расходов», введенным на основании документа «Поступление товаров и услуг», которым был оформлен приход материалов.

Если ТЗР относятся к нескольким документам поступления, в документе необходимо подобрать несколько документов «Поступление товаров и услуг». При подборе документов поступления товаров и услуг табличная часть документа «Поступление доп. расходов» заполняется списком материалов из документов поступления.

Распределенные типовым документом «Поступление доп. расходов» суммы ТЗР относятся в стоимость материалов (на счет учета материалов).

При проведении документа «Поступление доп.расходов» дополнительно реализована следующая проверка: если указанные в подборе документы «Поступление товаров и услуг» оформлены периодом ранее, чем документ «Поступление доп.расходов», то формируется проводка по счету ТЗР – в Д 10.15.2 по каждой номенклатуре.

Рис. 6. Обработка «Подбор документов «Поступление товаров и услуг», вызываемая из документа «Поступление доп.расходов»

Списание ТЗР и отклонений в стоимости материалов

В учетной программе операция распределения ТЗР и отклонений в стоимости материалов отражается документом «Списание ТЗР и отклонений стоимости ТМЦ». Распределение ТЗР и отклонений в стоимости материалов можно закрывать по группам материалов.

Закрытие счетов 10.15, 10.16 происходит в конце месяца, когда были введены все данные по расходу материалов и передачи спецодежды в эксплуатацию, и был произведен пересчет средней стоимости материалов. После закрытия счетов 10.15, 10.16 необходимо отразить в АС операцию погашение стоимости спецодежды и спецоснастки.

Суммы, накопленные на счетах 10.15.1/10.16.1, списываются на затратные счета в сумме в разрезе групп материалов.

Суммы, накопленные на счетах 10.15.2/10.16.2, списываются на затратные счета в сумме в разрезе номенклатурных единиц.

Списание ТЗР и отклонений в стоимости материалов на спецодежду и специальную оснастку происходит следующим образом: при проведении документа «Списание ТЗР и отклонений стоимости ТМЦ» создаются проводки Дт 10.11 – Кт 10.15, 10.16. В документе необходимо рассчитать суммы к распределению для каждого документа по передаче спецодежды сотруднику, номенклатурной позиции и назначению использования (справочник «Назначения использования») для того, чтобы не нарушать логики ведения учета спецодежды и специальной оснастки в АС.

Рис. 7. Документ «Списание ТЗР и отклонений стоимости ТМЦ»
Обоснования применения данного метода

В соответствии с рекомендациями, изложенными в документе «Методические указания по учету МПЗ» приказ Министерства Финансов №119 (далее – «Указания») в разделе 2, главе № 3 «Оценка материалов», пункт 68:

«68. Фактическая себестоимость материалов, приобретенных за плату, включает:
— стоимость материалов по договорным ценам;
— транспортно-заготовительные расходы;

— расходы по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в предусмотренных в организации целях»

Исходя из этих рекомендаций, необходимо транспортно-заготовительные расходы учитывать в стоимости материалов. Однако сумма транспортно-заготовительных расходов может быть известна лишь в конце отчетного периода, таким образом, на дату совершения операции по оформлению поступления материалов на склад организация сумму ТЗР включить в стоимость не может.

В этом случае мы руководствуемся пунктом 74 той же главы Указаний и фактическую себестоимость единицы запасов исчисляем без включения в стоимость конкретной номенклатуры суммы ТЗР:

«74. При списании (отпуске) материалов по себестоимости каждой единицы запасов могут применяться два варианта исчисления себестоимости единицы запаса:

— включая все расходы, связанные с приобретением запаса;
— включая только стоимость запаса по договорной цене (упрощенный вариант).

Применение упрощенного варианта допускается при отсутствии возможности непосредственного отнесения транспортно-заготовительных и других расходов, связанных с приобретением запасов, на их себестоимость (например, при централизованной поставке материалов).

В этом случае величина отклонения (разница между фактическими расходами по приобретению материала и его договорной ценой) распределяется пропорционально стоимости списанных (отпущенных) материалов, исчисленной в договорных ценах»

Сумму ТЗР, на основании рекомендаций пункта 83 раздела 2, главы №4 «Транспортно-заготовительные расходы», организация может учитывать на отдельном субсчете 10 счета, аналитический учет на данном субсчете рекомендуется вести по группам материалов.

«83. Транспортно — заготовительные расходы (ТЗР) организации принимаются к учету путем:

а) отнесения ТЗР на отдельный счет «Заготовление и приобретение материалов», согласно расчетным документам поставщика;

б) отнесения ТЗР на отдельный субсчет к счету «Материалы»;

в) непосредственного (прямого) включения ТЗР в фактическую себестоимость материала (присоединение к договорной цене материала, присоединение к денежной оценке вклада в уставный (складочный) капитал, внесенный в форме материально — производственных запасов, присоединение к рыночной стоимости безвозмездно полученных материалов и др.).

Непосредственное (прямое) включение ТЗР в фактическую себестоимость материала целесообразно в организациях с небольшой номенклатурой материалов, а также в случаях существенной значимости отдельных видов и групп материалов.

Конкретный вариант учета ТЗР устанавливается организацией самостоятельно и отражается в учетной политике.

«84. Транспортно-заготовительные расходы учитываются по отдельным видам и (или) группам материалов»

Списание накопленной суммы ТЗР на счета затрат производится ежемесячно пропорционально оборотам материалов, относящихся к данной группе, на основании того же раздела Указаний:

«86. Транспортно-заготовительные расходы или отклонения в стоимости материалов, относящиеся к материалам, отпущенным в производство, на нужды управления и на иные цели, подлежат ежемесячному списанию на счета бухгалтерского учета, на которых отражен расход соответствующих материалов (на счета производства, обслуживающих производств и хозяйств и др.).

«87. Списание отклонений в стоимости материалов или ТЗР по отдельным видам или группам материалов производится пропорционально учетной стоимости материалов, исходя из отношения суммы остатка величины отклонения или ТЗР на начало месяца (отчетного периода) и текущих отклонений или ТЗР за месяц (отчетный период) к сумме остатка материалов на начало месяца (отчетного периода) и поступивших материалов в течение месяца (отчетного периода) по учетной стоимости.

Полученное в результате значение, умноженное на 100, дает процент, который следует использовать при списании отклонения или ТЗР на увеличение (удорожание) учетной стоимости израсходованных материалов»

Варианты конфигураций
Решение предназначено для всех «1С:Управление производственным предприятием».
Стоимость работ
Определяется на договорной основе, исходя из имеющейся у Заказчика версии программного продукта.

Подробности можно узнать по телефону (8142) 67 21 20, отдел продаж сервисного центра «Неосистемы Северо-Запад ЛТД».