Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)
В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства:
— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236;
— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (до 13 февраля 2022 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).
Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (см. также Методические рекомендации по подготовке указанных перечней);
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77. О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.
- Бухгалтерский учет и отчетность
- Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
- Документы учетной политики
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней
- Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
- Путевые листы
- Документы о получении заработной платы, документы о выплате пособий
- Инвентаризационные описи
- Документы по основным средствам
- Общие вопросы
- Налоговые декларации
- Налог на добавленную стоимость
- Налог на доходы физических лиц
- Налог на прибыль организаций
- Упрощенная система налогообложения
- Автоматизированная упрощенная система налогообложения
- Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
- Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
- Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
- Акцизы
- Региональный инвестиционный проект
- Национальная система прослеживаемости товаров
- Общие вопросы
- Документы по учету кадров
- Документы по учету рабочего времени
- Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
- Должностные инструкции
- Азартные игры
- Актуарная деятельность
- Аудиторская деятельность
- Банковское дело
- Банкротство
- Валютный контроль
- Внешнеэкономическая деятельность
- Возврат просроченной задолженности
- Гостиничный бизнес
- Деятельность на финансовом рынке
- Деятельность негосударственных пенсионных фондов
- Деятельность саморегулируемых организаций
- ЖКХ
- Инвестиционная деятельность
- Интернет
- Кадастровая деятельность
- Клиринговая деятельность
- Кредитная кооперация
- Культура
- Лизинг
- Лесные отношения
- Лотереи
- Маркировка товаров
- Медиация
- Медицина и фармацевтика
- 1. Медицинская документация
- 2. Фармацевтическая деятельность
- 3. Биомедицинские клеточные продукты
- 1. Охрана атмосферного воздуха
- 2. Рыболовство
- 2.1. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
- 2.2. Байкальский рыбохозяйственный бассейн
- 2.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
- 2.4. Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
- 2.5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн
- 2.6. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
- 2.7. Западный рыбохозяйственный бассейн
- 2.8. Северный рыбохозяйственный бассейн
- 1. Общие вопросы
- 2. Нефтяная и газовая промышленность
- 3. Угольная промышленность
- 4. Машиностроение и металлообработка
- 5. Пищевая промышленность
- 6. Иные отрасли промышленности
- 7. Отходы промышленности. Вторичное сырье
- 1. Промышленная безопасность
- 2. Радиационная безопасность
- 1. Общие вопросы
- 2. Железнодорожный транспорт
- 3. Водный транспорт
- 4. Воздушный транспорт
- 5. Автомобильный и городской транспорт
- 6. Внеуличный тренспорт
- 7. Трубопроводный транспорт
Как определяется срок хранения архивных документов?
Делопроизводство в организации осуществляется настолько динамично, что приходит время, когда документы теряют свою значимость и от них необходимо избавиться. Для того чтобы лишняя макулатура не занимала много места в архивном хранилище, надо знать сроки и нормы хранения документации.
Чем определены сроки хранения документов?
Выявлением документов с законченным сроком хранения занимается экспертная комиссия. Основные документы, которыми она руководствуется, – это перечни документов с указанными сроками хранения.
В перечнях указаны сроки хранения типовых документов: отчетов, планов, первичной документации, личных дел сотрудников и других.
Также срок хранения документации определяется отраслевыми и ведомственными перечнями, которые создаются для организаций, относящихся к определенной отрасли. К таким перечням относятся:
- «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения»;
- «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ»;
- «Перечень документов, которые образуются в деятельности органов управления, подразделений пожарной службы, воинских частей, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ».
Какие сроки хранения устанавливаются для документов?
Есть несколько видов документов, различающихся в зависимости от срока хранения:
- документы временного срока хранения до 10 лет, свыше 10 лет;
- документы долговременного срока хранения свыше 10 лет;
- документы, срок хранения которых «постоянно».
Сроки хранения документов по типовому перечню делятся на «временные» и «постоянные». Документы, срок хранения которых истек, подлежат утилизации.
Рассмотрим на примерах:
- документы по личному составу – 50, 75 лет;
- годовые бухгалтерские и бюджетные отчеты – постоянное хранение;
- акты проверок кассы – 5 лет;
- акты о проверке финансово-хозяйственной деятельности организации – 5 лет.
Начало периода хранения документации начинается с первого января года, который следует за годом окончания его делопроизводства. Например, если документ перестал участвовать в документообороте организации в марте 2017 года, то срок хранения его должен начаться с 1 января 2018 года. Для удобного поиска информации о сроках хранения документов на сайте нашей компании есть онлайн-сервис, где можно быстро рассчитать сроки хранения.
Полезные материалы
- Хранение документов
- Хранение бухгалтерских документов
- Оперативное хранение документов
- Депозитарное хранение документов
- Внеофисное хранение документов
- Хранение кадровой документации
Храним документы в организации правильно
Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения.
Документы бухгалтерского учета
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).
В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;
б) годовая — постоянно;
в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);
г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно); - налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
- декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
- налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
- первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
- переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
- реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
- документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
- документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
- акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).
Документы налогового учета
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ).
Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.
Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.
Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:
- убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
- убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).
На момент реализации также учитываются расходы в виде:
- цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
- стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
- цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
- стоимости приобретения покупных товаров.
Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.
Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13 по делу № А40-74496/2012).
Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды
В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.
На практике далеко не всегда возможно обособить друг от друга бухгалтерские, налоговые документы, а также документы, связанные с учетом страховых взносов. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем или НК РФ).
Порядок хранения документов в делопроизводстве
Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).
Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).
Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).
Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.
При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.
Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).
Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).
Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).
Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
Сроки хранения документов
Сроки хранения документов в нормативно-правовых актах РФ
- Чем регламентируются сроки хранения документов в организации
- Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации
- Ответственность за сохранность документов организации
- Сроки хранения документов
Чем регламентируются сроки хранения документов в организации
В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (скачать .DOC)
Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации
Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами.
Документы временных сроков хранения, в том числе по личному составу, передается на хранение в Архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Документы, передаваемые в архив, имеют свои сроки хранения, соблюдение которых обязательно законодательством. Документы, с истекшими сроками хранения рекомендуется выделять на уничтожение.
В целом документы по сроку хранения делятся на группы:
- Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно)
- Дела временного срока хранения (свыше 10 лет)
- Дела постоянного срока хранения
Ответственность за сохранность документов организации
За нарушение сроков и порядка хранения документов установлена административная ответственность согласно КоАП РФ. Ответственность за хранение бухгалтерских документов несет руководитель компании.
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, — (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 N 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей. (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ).
Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах
(в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 222-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
(введена Федеральным законом от 09.02.2009 N 9-ФЗ)1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, а также непринятие страховщиком мер по обеспечению хранения информации, содержащейся в информационных системах, ведение и обеспечение сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, (в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 222-ФЗ) (см. текст в предыдущей редакции) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей. (часть 3 введена Федеральным законом от 23.07.2013 N 249-ФЗ)
Статья 325 УК РФ. Похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия
1. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.
Сроки хранения документов
Сроки хранения документов организаций определяются следующими основными законами и нормативно-правовыми актами:
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77)
3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Приказ ФАС от 28.12.2021 № 142)
4. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения (12 июля 2022 года)
- обеспечивает хранение документов организации. Как должностное лицо несет ответственность за сохранность документов организации по ст. 13.20 и 13.25 КоАП.
- создает своим приказом экспертную комиссию организации
- утверждает решения, принятые экспертной комиссией
- утверждает номенклатуру дел и описи дел
- утверждает положение об архиве
- утверждает акт проверки наличия и состояния архивных документов
- утверждает акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению
- утверждает график передачи дел в архив
- утверждает и подписывает акт об утрате документов
- утверждает акт приема-передачи архивных документов на хранение
- устанавливает порядок сдачи под охрану и снятия с охраны архивохранилища
- дает письменное согласие на выдачу документов из архивохранилища
- подписывает архивные справки.
- Архивное законодательство
- Правовая информация
- Сроки хранения документов
- Частые вопросы
- Статьи по архивному хранению
- Видео и вебинары ОСГ