Заявления работника которые пишутся от руки
Подборка наиболее важных документов по запросу Заявления работника которые пишутся от руки (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Кадровый учет:
- Акт приема передачи кадровых документов
- Вид повышения квалификации
- Выдача документов при увольнении
- Выдача документов связанных с работой
- Выписка из приказа
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Работодатель (кадровое подразделение) отказался принимать у работника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, мотивируя отказ тем, что заявление написано ручкой с чернилами черного цвета. Правомерно ли требование работодателя переписать заявление чернилами синего цвета?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2021) Вопрос: Работодатель (кадровое подразделение) отказался принимать у работника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, мотивируя отказ тем, что заявление написано ручкой с чернилами черного цвета. Правомерно ли требование работодателя переписать заявление чернилами синего цвета?
Готовое решение: Когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2023) Напомним, что работник может написать заявление на ежегодный отпуск как от руки, так и напечатать его на компьютере.
4. Требования к бланкам документов и оформлению документов
Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
(в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5.
4.3. Бланки документов проектируют в соответствии с Приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.
4.5. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
— центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
— бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
4.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.
4.8. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
4.9. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
4.10. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
4.11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Заполняем реквизиты документов от руки
Любой документ имеет сразу несколько реквизитов, при этом способы их оформления различаются. Так, существуют реквизиты, которые можно оформлять только от руки. Другие реквизиты оформляются комбинированным способом, т.е. часть информации печатается, а часть оформляется от руки. Предлагаем вам рассмотреть такие реквизиты более подробно.
Ряд документов может создаваться в организации в непечатном виде, т.е. оформляться от руки. Это такие документы, как заявления, докладные и объяснительные записки. Независимо от того, создавался ли документ с использованием печатных средств или исключительно от руки, при его составлении и оформлении должны соблюдаться требования, определенные актами законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.
При подготовке документов реквизиты необходимо оформлять, руководствуясь:
– Государственным стандартом РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69;
– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.
Рассмотрим подробнее реквизиты, которые могут или должны оформляться от руки.
Реквизит «Дата документа»
Датой документа является:
– дата его подписания – для распорядительных документов, писем;
– дата события, зафиксированного в документе, – для протоколов, актов;
– для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия;
– для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) – дата утверждения.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании.
ЭТО ВАЖНО! В документе допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца должно проставить должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ.
Дата в приказах (распоряжениях) нанимателя проставляется от руки. Дата в постановлениях печатается или проставляется от руки.
Реквизит «Регистрационный индекс»
Регистрационный индекс состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).
Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.
Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», в которой дата и регистрационный номер могут указываться от руки (в зависимости от используемой технологии регистрации документов в организации).
Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа»
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
Реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Трафаретная часть реквизита «На № ________ от ________» также может заполняться от руки.
Реквизит «Гриф утверждения»
Документ разрешено утверждать двумя способами. Первый – это издание распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения). Второй способ – документ утверждается должностным лицом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример оформления реквизита
УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись А.И. Новиков
23.01.2013
В данном реквизите от руки следует заполнять дату утверждения документа, также утверждающий собственноручно проставляет на документе личную подпись.
Реквизит «Резолюция»
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.
Резолюцию ставят на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней указывают фамилию и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок исполнения, проставляют личную подпись руководителя и дату составления резолюции.
Реквизит «Отметка о контроле»
Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль».
ЭТО ВАЖНО! Отметку проставляют от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля.
Отметка может быть дополнена контрольной датой, которая также может проставляться от руки.
Реквизит «Подпись»
Подпись – обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия).
Пример реквизита
Директор института Подпись Т.А. Ларионов
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ.
ЭТО ВАЖНО! Исправления «Зам.» или «И.О.» вносят от руки или машинописным способом. Обратите внимание, что не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности.
Реквизит «Гриф согласования»
Гриф согласования – реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.
Согласование бывает внутренним (документ проходит согласование внутри организации, например между структурными подразделениями и должностными лицами), и внешнее – с подчиненными и неподчиненными организациями. При внутреннем согласовании следует применять визирование документа, при внешнем – гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименования должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Пример реквизита
СОГЛАСОВАНО
Директор закрытого акционерного
общества «Бизнесконсалт»
Подпись С.Б. Маркин
25.01.2013
В данном реквизите от руки заполняется дата согласования документа, а также проставляется личная подпись согласующего.
Реквизит «Визы»
Визой оформляют внутреннее согласование, указывающее на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.
Кроме того, реквизит «Визы» используют и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления должна начинаться словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату (проставляется от руки).
ЭТО ВАЖНО! Замечания и дополнения к документу нужно излагать на отдельном листе, а на проекте документа указать от руки: «Замечания прилагаются».
Пример реквизита
Начальник отдела кадров
Подпись А.В. Смирнов
25.01.2013
С проектом не согласен
Замечания прилагаются
Реквизит «Отметка о заверении копии»
Заверительная отметка состоит из слова «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
ЭТО ВАЖНО! Как правило, отметку о заверении копии оформляют от руки.
Пример реквизита
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г. Леонов
25.01.2013
На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Пример реквизита
Верно
Подпись А.П. Германович
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Отметку заполняют от руки. Она состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении (при отсутствии такого документа указывают краткие сведения об исполнении), личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты.
Пример реквизита
В дело 11-10
Подготовлен ответ
15.01.2013 № 11-10/130
Подпись
16.01.2013
Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа: например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности.
ЭТО ВАЖНО! Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т.п.
Важно знать: какие документы выдаются на руки сотрудникам
Одна из повседневных задач бухгалтера-кадровика — выдача документов сотрудникам по их запросу или при увольнении. Причём обстоятельства и сроки выдачи в каждом конкретном случае отличаются. В этой статье разберём, что и когда нужно выдавать сотрудникам на руки.
Какие документы выдаются в период трудоустройства сотрудника
Согласно ст. 62 ТК РФ сотрудник может запросить:
- Трудовую книжку.
- Копии документов, связанных с кадровыми событиями: приёмом на работу, переводе или увольнении.
- Справки о зарплате.
- Справки об уплаченных за работника страховых взносах.
- Справки о периоде работы сотрудника в компании и другие кадровые документы.
Такие документы выдаются на руки на основании письменного заявления от работника. Если же сотрудник уволился, то список документов, которые нужно выдать ему на руки, расширяется.
Какие документы выдаются при увольнении
Неважно, уволился ли сотрудник по собственному желанию или «по статье», на руки уволенному работнику нужно выдать:
- Трудовую книжку. Если бумажной трудовой книжки у сотрудника нет, то бухгалтеру нужно в обязательном порядке выдать бывшему работнику СТД-Р. Документ также может выдаваться по желанию сотрудника или работодателя, если бумажная книжка у сотрудника есть.
- Записку-расчёт с данными об обработанных в месяц увольнения днях, выплаченной зарплате и компенсации за неиспользованный отпуск. Записку составляют по утверждённой форме Т-61. Как правильно рассчитать и выплатить компенсацию, рассказали в нашей статье.
- Персонифицированные сведения о физлицах за месяц увольнения. В документе нужно указать ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника и общую сумму выплат за месяц увольнения. Тонкости отчета персонифицированных сведениях о физлицах мы рассказывали ранее. Прочитать ее можно здесь.
- Документы о стаже уволенного сотрудника — подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. Информацию о стаже нужно заполнить за текущий год.
- Раздел 3 Расчёта по страховым взносам с личными данными уволенного сотрудника, указанием суммы выплат и суммы начисленных страховых взносов за текущий квартал. О изнениях в расчетах страховых вносов можно прочитать здесь.
Какие-то дополнительные бумаги или копии документов могут быть выданы сотруднику только после предварительного согласования. Это, например, части штатного расписания и локальных актов, касающихся непосредственной деятельности работника.
Также стоит отметить, что все указанные документы выдаются сотруднику только под роспись. Бухгалтер может составить расписку с указанием всех документов, в которой сотрудник распишется при увольнении.
В каком виде и в какие сроки выдавать документы
На руки сотруднику всегда выдаются копии документов, причем под «копией» документа понимается ксерокопия оригинала с печатью юридического лица и подписями ответственных лиц. В любом другом случае копия юридической силы не имеет.
Что касается сроков, по ТК РФ документы выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момента запроса или непосредственно в день увольнения.
Ниже приведём перечень справок и выписок, а также информацию о том, не позднее какого времени они должны быть переданы сотруднику:
- Копии приказов о приёме на работу, переводе на другую работу; копия трудовой книжки; справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца; копии любой записи, содержащей персональные данные работника — выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момент обращения.
- Приказ об увольнении можно выдать в последний рабочий день сотрудника или также не позднее 3-х рабочих дней.
- Экземпляр о приёме на работу тоже не позднее 3-х рабочих дней, но лучше его выдать непосредственно в день приема на работу.
- Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, выдаётся в последний день работы или после увольнения — не позднее 3-х рабочих дней со дня получения заявления работника.
- Записку-расчёт; персонифицированные сведения о работнике; раздел 3 РСВ с данными о сотруднике; а также сведения о его стаже выдаются непосредственно в день увольнения.
Другие документы, неупомянутые выше, выдаются не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи работником заявления на их выдачу.
Нужно ли выдавать документы бывшим сотрудникам
В судебной практике есть разбирательства, в которых уволенные сотрудники не могут добиться от своего бывшего работодателя такие документы, как положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае и другую документацию. Можно предположить, что владельцы бизнеса не хотят распространять локальные акты компании третьим лицам. Но суд считает, что компания обязана предоставлять документы бывшим сотрудникам по их запросу. Однако можно выдавать сотруднику только те документы или части документов, где речь идёт непосредственно об обратившемся работнике.
Если же сотрудник запрашивает локальный акт, который напрямую не касается его деятельности, такой документ бывший работодатель выдавать не обязан и нужно объяснить новому работодателю, что текущее требование не отвечает предписаниям ТК РФ.
Заключение
В итоге работодатели обязаны выдавать работникам запрашиваемые ими документы, но только те, которые относятся к сотруднику или его деятельности в компании. Это относится не только к действующим, но и к бывшим сотрудникам компании. Такое предписание ТК РФ обусловлено тем, что полученные от работодателя документы нужны для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же отправить ребенка в детский сад.
Желаем вам успехов и взаимопонимания с вашими коллегами!
Опубликовано: 17.06.2017
Статья обновлена: 22.11.2023