Как правильно пишется заявка на закупку

Заявка на поставку товара

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения. Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

• стройматериалы,
• канцелярские принадлежности,
• хозяйственные товары,
• мебель,
• технику,
• оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
   • название компании–заказчика,
   • дата, номер и место составления документа,
   • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
2. Далее в документ нужно внести:
   • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
   • их количество,
   • размер,
   • вес,
   • тару,
   • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

На что обратить внимание при оформлении заявки

Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

Как составить заявку на поставку товара

Заявка требуется, когда заказчик, в рамках подписанного договора, фиксирует за собой право получить товар, хранящийся у поставщика в течение установленного периода. Заявка может быть составлена один раз, или составляться регулярно в течение действия договора.

Как правило, заявка является приложением к договору и не может быть самостоятельным документом. Правила подачи заявки, время или периодичность поставки, устанавливаются договором.

2 Оформление заявки на поставку товара

Форма заявки может быть свободной, или соответствовать требованиям поставщика или заказчика. Как правило, поставщик размещает примерную форму заявки на своем сайте. Так же форма может быть установлена договором, и являться приложением к нему. В любом случае выбирается наиболее приемлемая форма на этапе согласования договора.

Главное преимущество заявки в том, что она гарантирует наличие требуемого товара у поставщика с момента поступления товара на склад. Недостаток в том, что заменить товар, указанный в заявке, на другой будет затруднительно, как и в случае отказа от товара.

Оформлением заявки занимается специалист, который уполномочен должностной инструкцией или указанием руководителя выполнять данную функцию и имеющему право подписи данного документа.

Заявка определяет обязанность заказчика предоставить оплату поставленного товара в полной мере, если продукция соответствует установленным требованиям по качеству и количеству.

3 Содержание заявки

Заявка должна быть составлена в соответствии с требованиями деловой этики и правил русского языка в установленном договором виде или в свободной форме. При этом она должна содержать:

· Названия и реквизиты компаний заказчика и поставщика;

· Дату, регистрационный номер, место составления документа;

· Сведения и контактные данные лица, уполномоченного для составления заявки;

· Информацию о действующем договоре, в рамках которого закупается товар;

· Наименование продукции, количество, размер и вес упаковки, другие требуемые характеристики, имеющие значение для заказчика. Если заказывается несколько наименований товара и требуется большой объем поставки, целесообразно информацию представить в табличной форме;

· Информацию о цене отдельно каждой единицы товара и итоговую сумму;

· При необходимости вносятся сведения об условиях поставки, требования к упаковке, дополнительно уточнить даты поставки отдельных партий и т.п.

· Дополнительную информацию, при необходимости.

При необходимости можно получить квалифицированную юридическую помощь при составлении договорных или любых других необходимых документов при составлении или обеспечении договора поставки на сайте «База заказов»: https://bazazakazov.ru/

4 Образец заявки

Сохраните полезную информацию или поделитесь с друзьями и получите бесплатный доступ к поисковой системе «База Заказов» в рамках акции «Приведи друга».

Заявка на поставку товара

Заявка на поставку товара – это официальная бумага, являющаяся приложением к заключённому ранее договору поставки, по факту получения которой поставщик обязан в обговоренные сроки поставить товар покупателю. В материале мы подробно разберём механизм, а также правила заполнения заявки.

Файлы для скачивания:

Заявка

Поставка товара по заявке – это отдельная разновидность договора поставки. Покупатель получает груз не по факту подписания договора, а только после направления контрагенту заявки. Это крайне удобно, ведь позволяет сторонам поддерживать длительные взаимовыгодные отношения, находясь в разных частях страны.

Сам текст договора обязательно должен упоминать в себе заявку. Должное внимание следует уделить следующим моментам:

• сроки подачи заявки;
• форма официальной бумаги;
• способ отправки документа.

Что указывают в официальной бумаге

Первым делом хотелось бы отметить, что заявка сама по себе не обладает юридической силой. Значимость с точки зрения закона она приобретает лишь в совокупности с подписанным договором. Следовательно, обязательно оставляем ссылку на соглашение между партнёрами.

Самый главный элемент заявки – это её основная часть, в которой заказчик прописывает, какой именно товар желает получить: количество, сорт, ассортимент, вид и так далее. Во избежание ошибок и лишних затрат на услуги транспортных компаний поставщик на практике всегда связывается с покупателем и утверждает его заказ. Если всё соответствует изложенному в заявке, можно переходить к отгрузке.

Кто составляет и как отправить заявку

То, кто именно будет составлять заявку, зависит от размеров предприятия, распределения обязанностей между его сотрудниками. Например, индивидуальные предприниматели, как правило, формируют заказы самостоятельно. В крупных фирмах эта задача поручается логисту, юристу, контрактному управляющему или кому-то ещё. Напоминаем, что, как бы то ни было, на заявке должен стоять автограф уполномоченного представителя организации. Полномочия подтверждаются следующими официальными бумагами: устав общества, паспорт ИП, доверенность. В противном случае документ не будет иметь юридической силы.

Что касаемо способа отправки заявки контрагенту, то их всего три:

• через факс;
• посредством электронной почты;
• посредством обычной почты.

Последний вариант выглядит самым ненадёжным, так как сроки доставки писем почтой оставляют желать лучшего, а порой посылка может попросту потеряться. В вопросах поставки товара важен каждый день.

Количество экземпляров

Количество составленных экземпляров заявки зависит от условий, прописанных в договоре. По общему правилу все деловые бумаги, участвующие в правовых отношениях контрагентов, составляются в двух экземплярах. В нашем случае одна копия должна отправиться поставщику для формирования заказа, а вторая остаётся у покупателя. Следует напомнить, что на документе не стоит автографа представителя поставщика, а это значит, что использовать его в качестве доказательства в суде не выйдет. Вопрос о количестве экземпляров решается контрагентами в индивидуальном порядке.

Форма документа

Заявка относится к группе официальных бумаг, к которой законодательство не предъявляет никаких требований по части формы и содержания. Не существует никаких общеобязательных унифицированных бланков. Если в условиях договора форма заявка не обговорена вовсе, она однозначно может составляться в свободной форме.

Необходимо учесть, что свободная форма также в свою очередь предъявляет определённые требования к содержанию, а именно:

• обозначение, кому и от кого направляется;
• указание реквизитов (дата, номер, место);
• перечень приобретаемого товара;
• подпись ответственного лица;
• расшифровка оставленного автографа.

Заявка обычно пишется на чистом листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке предприятия. Второй вариант видится более перспективным, так как на бланке по умолчанию обозначены реквизиты фирмы. В первом случае их придётся прописывать вручную.

Исполнить текст можно двумя способами: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки или машинописным при помощи компьютерных средств. Это решение принимает составитель. Мы рекомендуем отдать предпочтение печатному варианту, не полагаться на почерк своего сотрудника. Любая ошибка в заявке может стоить дней работы целой компании.

Объясняем, как правильно оформить заявку

Любую заявку можно условно разделить на четыре смысловых блока: реквизиты, сведения о сторонах, предмет и подпись покупателя. Уделим должное внимание каждому из них.

Первым делом следует разобраться с реквизитами. В шапке документа прописываем, что он является приложением к заключённому между сторонами договору поставки, оставив на него ссылку (дата, номер). Далее здесь же указываем дату и место составления заявки.

Ниже по документу обозначаем, кто выступает в качестве покупателя и поставщика. Для этого оставляем следующие данные об организациях:

• полные наименования со ссылками на организационно-правовые формы;
• фактический адрес для (для отгрузки).

Далее покупатель просит поставщика отгрузить товар в определённом количестве и качестве, приводит полный перечень. Этот блок обычно выполняется в виде таблицы, состоящей из столбцов: наименование, артикул, количество, цена, стоимость. Под таблицей подводится итог общей сумме.

Примерный образец

На этом моменте работа с заявкой подходит к завершению. Заверяем его автографом уполномоченного представителя покупателя, отправляем обусловленным способом. В течение установленного договором поставки срока товар должен оказаться у покупателя, иначе поставщика будут ждать штрафные санкции, предусмотренные условиями соглашения. Напомним, что речь идёт именно о сроках отгрузки, а не о сроках доставки. За вторые отвечает уже транспортная компания, если, конечно, поставщик не перевозит грузы самостоятельно.

Скачать документы:

• Бланк заявки на поставку товара
• Образец заявки на поставку товара

Образец заявки на участие в торгах

15 марта 2024 мы соорганизуем Международный форум World Build/State Contract для заказчиков и подрядчиков в стройке и в проектировании . Ожидается 10 000 очных и онлайн-участников из разных регионов России и других стран. Присоединяйтесь!

Программа и регистрация на сайте www.стройзакупки.рф.

Заявка на участие в торгах — документ, который подтверждает согласие участника на участие в тендере (запросе предложений, аукционе, запросе котировок). Требования к оформлению и содержанию заявки установлены в 44-ФЗ и 223-ФЗ в зависимости от того, в рамках какого закона проводится закупка. Также в зависимости от выбранного способа проведения торгов, заявки подразделяются на аукционную и конкурсную.

Конкурсная заявка участника закупки должна включать в себя:

• Письмо об участии на официальном бланке.
• Ценовое предложение.
• Анкета участника.
• Документы, установленные заказчиком.

• Первую часть заявки.
• Вторую часть заявки.