Электронные трудовые книжки что делать кадровику

КонсультантПлюсКоми

Онлайн-интервью по теме «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 году»

Онлайн-интервью по теме «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 году»

С 1 по 17 июля на сайте consultantkomi.ru проводился сбор вопросов по теме «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 году». На вопросы участников ответят представители Отделения Пенсионного фонда России по Республике Коми и Министерства труда, занятости и социальной защиты Республики Коми

Для того, чтобы отправить вопрос – необходимо заполнить все поля анкеты!

Проект «Онлайн-интервью» — уникальная возможность для каждого жителя Республики Коми напрямую обратиться к должностному лицу или представителю общественности и получить компетентный ответ.

Вопрос:

Работник пришел с другого места работы. Говорит, что его уже уведомляли об электронных трудовых книжках. Он выбрал бумажную. Как узнать подавал ли предыдущий работодатель сведения в пенсионный фонд.

Ответ:

Рекомендуем обратиться к работнику с просьбой предоставления формы СТД-ПФР («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации»), которую он может получить, обратившись в любой территориальный орган ПФР или МФЦ, а также в личном кабинете на Едином портале государственных услуг (ЕПГУ) и в «Личном кабинете застрахованного лица» на официальном сайте ПФР, или формы СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»), которую работник может получить у предыдущего работодателя. В указанных формах есть информация о подаче работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Вопрос:

Нужно ли подавать сведения СЗВ-ТД о переименовании организации, которое было в 2009 и 2011 году на сотрудников, которые были приняты раньше 2009 года и приняли решение о переходе на электронные трудовые книжки?

Ответ:

Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» утвержден Порядок заполнения форм сведений о трудовой деятельности (далее – Порядок).

В соответствии с пунктом 2.8 Порядка если за время работы зарегистрированного лица наименование страхователя изменяется, то об этом отдельной строкой в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» указывается «Переименование».

Таким образом, при первичном представлении формы СЗВ-ТД на работника необходимо в хронологическом порядке указать информацию о последнем кадровом мероприятии в отношении работника по состоянию на 01.01.2020 и, в случае последующего за последним кадровым мероприятием в отношении работника переименования организации, сведения о переименовании.

Вопрос:

В какой графе необходимо заполнить повышение квалификации учителей и соответствующую категорию в форме СЗВ-ТД?

Ответ:

Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» утвержден Порядок заполнения форм сведений о трудовой деятельности (далее – Порядок).

В соответствии с пунктом 2.5.3 Порядка, сведения об установлении (присвоении) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняются с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное), указываются в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении», мероприятие «Установление (присвоение)».

В соответствии с письмом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704 при заполнении мероприятия «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» графы 3 формы СЗВ-ТД «Сведения о приеме, переводе, увольнении», следует учитывать, что установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется только в случае установления работнику разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) непосредственно работодателем.

Вопрос:

Если принят на работу внешний совместитель, нужно ли подавать отчет СЗВ-ТД в ПФР?

Ответ:

Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п утверждены форма и формат сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядок заполнения форм указанных сведений (далее — Порядок).

Согласно пункту 1.4 Порядка форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе).

Вопрос:

Если отправлен отчет СЗВ-ТД о приеме нового сотрудника в организацию, через 2 месяца работы он предоставил заявление об отказе ведения бумажной трудовой книжки, нужно снова отправить отчет СЗВ-ТД в ПФР, а какое мероприятие по сотруднику в отчете указать, снова прием на работу?

Ответ:

Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п утверждены форма и формат сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядок заполнения форм указанных сведений (далее — Порядок).

В соответствии с пунктом 1.7. Порядка при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

В случае подачи работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки или заявления о представлении сведений о трудовой деятельности (далее — заявления) после представления работодателем первичных сведений о трудовой деятельности и отсутствии кадровых мероприятий в месяце подачи заявления, форма СЗВ-ТД за отчетный месяц представляется с заполнением сведений о дате подачи заявления. При этом сведения о кадровых мероприятиях повторно не заполняются.

Вопрос:

Как в 2021 году работодателю узнать общий стаж работника (вновь принятого с электронной книжкой) и всю информацию о трудовой деятельности нового работника, если в отчетах передаются только последние изменения. Работодатель на данный момент никуда не передает всю информацию о трудовой деятельности работника.

Ответ:

Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Ст. 65 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю необходимые документы, в том числе трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Таким образом, информацию об общем стаже принятого работника, работодатель получит при предъявлении документов, необходимых для заключения трудового договора.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Вопрос:

На работу принимаем сотрудника 10 января 2021 года. Последняя запись в трудовой книжке сделана в 2018 году. Какие наши действия?

Ответ:

Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее — сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (далее – ПФР).

Таким образом, электронная трудовая книжка — это аналог бумажной версии трудовой книжки, который ведется в электронном виде и хранится в информационных ресурсах ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки осуществляется в течение 2020 г. (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

Порядок ведения электронных трудовых книжек предусмотрен ТК РФ, Федеральным законом № 439-ФЗ.

Срок заполнения электронной трудовой книжки не установлен, поэтому предлагаем ориентироваться на срок для формирования сведений о трудовой деятельности работника и передаче их в ПФР.

С 1 января 2021 г. — не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Для представления сведений в ПФР сначала нужно их сформировать.

Поэтому срок заполнения электронной трудовой книжки напрямую зависит от сроков передачи сведений о трудовой деятельности работника в ПФР.

Таким образом, электронную трудовую книжку нужно заполнить 11 января 2021 г., то есть не позднее дня, следующего за днем приема на работу.

При приеме на работу следует выяснить желание работника относительно формы ведения сведений о его трудовой деятельности работодателем. Работодатель обязан продолжать вести трудовую книжку до момента, пока работник не заявит о переходе на электронную трудовую книжку. Если работник не заявит о своем желании переходить на электронную трудовую книжку, то работодатель и в дальнейшем продолжает ее ведение.

Вопрос:

Должен ли работник при получении на руки оригинала своей трудовой книжки (в случае выбора только электронного формата) расписаться в получении в Книге учёта и движения трудовых книжек и вкладышей? Где это нормативно закреплено?

Ответ:

В соответствии с ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), трудовая книжка должна быть зарегистрирована в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Законодательно не установлена обязанность работодателя вносить запись о выдаче трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек в случае получения от работника заявления об отказе ведения бумажной трудовой книжки. Указанная запись вносится в случае увольнения работника (п.п. 35, 41 Правил).

При этом факт выдачи трудовой книжки рекомендуется зафиксировать. Для этих целей можно получить расписку о получении трудовой книжки, так как законом данный факт также не регламентирован, одновременно с этим в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно сделать следующую запись: «Трудовая книжка выдана на руки на основании письменного заявления (Ф.И.О.) о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Следите за нашими новостями через:RSS Twitter Яндекс.Виджет

ООО «КонсультантПлюсКоми» © 1992–2024. Разработка сайта: web-студия «Цифровой Век», г.Сыктывкар, 2007 г.

Электронная трудовая книжка или бумажная: что делать, если работник до сих пор не определился

С 2020 года работники решают, важна ли им электронная трудовая книжка, нужна ли бумажная. В свою очередь с 1 января 2021 года кадровики гарантируют либо ведение бумажной и электронной трудовой книжки одновременно, либо – только ее электронного варианта (ст.ст. 66 и 66.1 ТК РФ).

Каждый работодатель до 1 ноября 2020 года уведомил сотрудников, что до конца 2020 года они вправе определиться, какая лучше трудовая: электронная или бумажная (ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, ПП РФ № 887). Однако, до сих пор многие работники так и не подали свои заявления, а компании опасаются штрафов. В итоге, в новом 2022 году действуют электронная трудовая и бумажная одновременно. Кадровику же приходится решать:

• заявление о способе ведения трудовой книжки – это обязанность или право сотрудника?
• грозит ли ответственность, если этого документа нет?
• нужно ли требовать заявление в 2022 году?
• можно ли перейти с электронной трудовой на бумажную, и наоборот?
• бумажная или электронная трудовая книжка – заявление: как составить верно?

Нюансы работы с электронными трудовыми и сложные вопросы, которые возникают на практике, разобрали на нашем курсе . Также узнаете, как избежать ошибок в отчетных формах.

Как перейти на электронные трудовые книжки: порядок оформления для кадровика

В статье разберемся:
— как оформить трудовые книжки в электронном виде
— какие сведения содержаться в электронной трудовой книжке
— как перейти на электронные трудовые книжки

Кадровое дело

С 2020 года Россия перешла на электронные трудовые книжки (ЭТК). Ведение электронных книжек обязательно для работодателя. Согласно изменениям в законодательстве, работодатели обязаны оформлять и хранить трудовую историю сотрудников в электронном виде.

Электронная трудовая книжка — это новый формат документа, который постепенно заменит бумажные трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году, а сегодня ведение электронных книжек обязательно для работодателя.

Все работодатели в России обязаны вести трудовые книжки всех сотрудников в электронном формате. Даже если работники захотят использовать бумажные трудовые книжки, работодатель должен вести трудовые книжки в двух форматах: бумажном и электронном

Электронная трудовая книжка 2023: достоинства

Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ перед бумажной версией.

• ЭТК позволяет сократить время на оформление и ведение книжки, ускорить процесс передачи данных работодателю и ПФР.

• Электронная версия гарантирует более точную и своевременную информацию о трудовой деятельности работника.

• Такая книжка более удобна для хранения и переноса, а также защищена от утери или повреждения.

Бумажные трудовые книжки сохраняются, но в 2023 для них появились новые формы. У нас есть подробная статья про изменения в бумажных трудовых книжках

Сведения в электронной трудовой книжке (ЭТК)

В ЭТК в 2023 вносятся все сведения о трудовой деятельности работника:

• информация о работнике

• даты приема и увольнения

• информация о переводе на другую работу

• данные о приостановлении и возобновлении трудового договора

• место работы, в том числе наименование работодателя и сведения об изменении его наименования

• информация о должности, профессии, специальности, квалификации и структурном подразделении

• данные о виде поручаемой работы и код выполняемой функции

• основание кадрового мероприятия, такое как дата, номер и вид документа

• причины прекращения трудового договора.

Как перейти на электронные трудовые книжки

В настоящее время работники могут выбрать, перейти на электронную трудовую книжку или продолжать использовать бумажную. Переход к электронному формату о трудовой деятельности добровольный (для работника!). Однако если сотрудник впервые устроится на работу с 2021 года, у него нет возможности иметь бумажную трудовую книжку. У таких работников записи изначально ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Как оформить электронную трудовую книжку в разных ситуациях

• Если работник писал заявление о желании оставить бумажный вариант трудовой книжки, то работодатель обязан вести трудовую книжку в 2 форматах: бумажном и электронном

• Если сотрудник отказался от бумажной книжки, то оформление электронной осуществляется по алгоритму:

1) Работник подает заявление на переход на ЭТК

Работник имеет право заявить о своем желании в произвольной форме. Данный документ необходимо составить от имени работника и направить его руководителю организации. В нем следует указать дату, с которой начинается использование электронной трудовой книжки вместо бумажного документа.

2) Кадровик должен сформировать отчет по форме СЗВ-ТД и передать в ПФР

3) Кадровик ставит отметку в бумажной трудовой книжке:

«Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)»

4) Выдать бумажную версию книжки сотруднику и сделать запись:

«Выдана на руки на основании заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ части 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ». Обязательна подпись сотрудника

• Если нужно принять сотрудника с электронной трудовой книжкой:

1. Сотрудник должен предоставить сведения о его трудовой деятельности в виде справки СТД-Р. Ее можно получить у предыдущего работодателя в день увольнения.

1. Кадровик создает данные о новом работнике и передает их в ПФР. Сообщение о принятии гражданина на работу необходимо представить в форме отчета СЗВ-ТД

• Если сотрудник устраивается на работу впервые:

Людям, которые получают работу впервые, сразу выдают ЭТК, они не могут требовать одновременного ведения трудовой книжки в бумажном формате. Информация о приеме на работу и отчет СЗВ-ТД передается в местное отделение ПФР.

Штрафы

Если работодатель не перешел на ведение ЭТК и продолжает вести бумажные трудовые книжки, не предоставляя сведения о новых сотрудниках в ПФР, ему грозит штраф.

• до 5000 рублей для ИП и малых предприятий

• до 50 000 рублей для средних и крупных компаний.

• Если отчет СЗВ-ТД сдан не вовремя или с ошибками штраф составляет от 300 до 500 рублей для директора или ответственного сотрудника.

Обучение кадровых сотрудников

Единый Всероссийский Институт ДПО поможет вам в кратчайшие сроки обучить нового работника. В институте есть более 20 онлайн программ для обучения кадровых специалистов

По окончанию обучения вы получите документ, подтверждающий вашу квалификацию

Итоги

• Переход на электронные трудовые книжки – это необходимость, которая будет облегчать процедуры связанные с трудовыми отношениями для работников и работодателей.

• Электронная трудовая книжка обязательна для всех работников

• Важно знать, как оформить ЭТК и какие данные должны быть в ней указаны.

• Следует помнить о том, что несоблюдение правил перехода на ЭТК и формы электронной трудовой книжки может повлечь за собой штрафы.

Трудовая книжка: порядок заполнения и особенности бумажной и электронной трудовой

Заполнением трудовой книжки гражданина занимается работодатель – это его зона ответственности. Трудовую книжку ведет специалист кадрового обеспечения, внося в нее данные о том, где и кем работает сотрудник, почему он был уволен, за что награжден и т.п.

В статье мы расскажем, какие правила заполнения трудовой книжки есть в 2023 году, чем отличается электронная трудовая книжка от бумажной, а также дадим подробную инструкцию, как заполнить трудовую книжку правильно.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется стаж работы и вся история трудовой деятельности гражданина, начиная от первого трудоустройства до увольнения с места последней работы. Некоторые юристы считают трудовые книжки пережитком прошлого, ссылаясь на то, что от этих документов уже давно отказался почти весь мир, за исключением России и стран СНГ. По их мнению, трудовая книжка – это еще один элемент бюрократии, не имеющий нужных и особо значимых функций. К примеру, рассчитывая размер пенсии, специалисты берут во внимание не трудовую книжку, а период, за который работодатели делали отчисления в Социальный фонд России (СФР).

Однако делать выводы о бесполезности трудовой книжки опрометчиво. Сейчас трудовая книжка – это своего рода гарант безопасности. В спорных моментах, например, в случае отсутствия пенсионных отчислений со стороны неблагонадежного работодателя, именно трудовая книжка будет являться подтверждением факта трудовой деятельности гражданина. Для работодателя трудовая книжка – тоже немаловажный документ при приеме сотрудника на работу: по нему можно удостовериться в опыте соискателя, а не только доверять тому, что указано в резюме.

Переход на электронные трудовые книжки: что такое ЭТК

Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.

Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.

Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.

Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.

В какой программе ведется ЭТК

Предположим, что у гражданина есть электронная трудовая книжка – где же работодатель должен ее вести? Для этого существуют как бесплатные программы, так и платные сервисы, позволяющие работать с СФР. Что именно выбрать, каждый работодатель решает сам с учетом своих потребностей и возможностей организации.

Переход на бумажные трудовые книжки нового образца

Трудовая в бумажном виде, но по новой форме утверждена Минтрудом РФ (приказ 19.05.2021 № 320н). Изменения начали действовать с начала сентября 2021 года.

Одно из главных изменений – увеличение количества разворотов с 10 до 14 в разделе «Сведения о работе», а также уменьшение числа разворотов с 10 до 7 шт. в разделе «Сведения о награждениях». Кроме этого, в 3-й графе, где указываются сведения о приеме на работу, появилась возможность вписывать часть статьи закона, служащего основанием для увольнения.

Каким же образом стать обладателем трудовой книжки нового образца? Это стало возможно с января 2023 года, но только в случае утери и порчи имеющегося документа. Новую книжку обязан выдать работодатель. Если же с вашей трудовой образца 2003 года все в порядке, менять ее нет необходимости, она является действующей. А для кандидатов, которые заключают трудовой договор в 2023 году впервые, в обязанности работодателя входит открытие ЭТК, подробнее об этом далее.

Как завести трудовую книжку при приеме на работу

Если сотрудник устраивается на работу впервые, то вопросом «Как завести трудовую книжку?» должен озадачиться работодатель. Закон определяет обязанность работодателя завести трудовую книжку на своего сотрудника при его первом трудоустройстве.

Как же в 2023 году оформить трудовую книжку гражданину, который никогда раньше не работал? Работодатель должен сформировать в электронном виде информацию о гражданине по форме ЕФС-1. Утвержденный образец этой формы можно найти в постановлении Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Далее работодатель должен направить все, что заполнил, в СФР. Отправить информацию нужно не позже рабочего дня, который следует за днем, когда издан приказ о приеме на работу. С этого момента можно считать, что вопрос «Как получить электронную трудовую книжку?» решен.

Правила заполнения трудовой книжки

В Трудовом кодексе РФ, а именно, в ст. 66 указан процесс заполнения бумажных трудовых книжек. Еще один документ – приказ Министерства труда от 19 мая 2021 года № 320н подробно раскрывает все особенности внесения в нее данных, порядок ведения трудовых книжек, а также порядок исправления ошибочных записей, если такие есть. Также данный приказ, как мы писали ранее, утверждает новый бланк бумажной трудовой книжки.

Основные общие правила заполнения трудовых книжек в 2023 году:

1. Как именно делать запись в трудовой книжке, кадровик выбирает по собственному усмотрению. Есть несколько способов, которые можно сочетать между собой (если речь идет о бумажной трудовой):

• рукописным текстом с использованием синих, черных либо фиолетовых чернил стойких к свету и воде;
• напечатать текст на принтере;
• сделать оттиск уже заготовленного текста.

2. Моменты, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом на другую должность, должны быть заверены подписью либо работодателя, либо того человека, кто в организации несет ответственность за трудовые книжки сотрудников.

3. Нельзя допускать сокращения слов, например, слово «приказ» сокращать до букв «пр.» и т.п. Аббревиатуры использовать можно.

4. Датировка должна соответствовать установленному порядку, а именно: написание дат исключительно арабскими цифрами: 06.08.2013. Титульный лист трудовой книжки дает возможность совмещения цифрового и словесного написания, то есть дата и год указываются цифрами, а название месяца – буквами: 24 марта 1977.

5. Отдельная нумерация каждого из разделов.

6. Не забывать вписывать все данные о полученных награда и заслугах в трудовой деятельности.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

• титульный лист – ключевые данные о работнике;
• сведения о работе – это вся история трудового пути;
• сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
• данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
• дата, в которую была открыта трудовая книжка;
• подпись того человека, который заполнял страницу;
• печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

1. Номер записи, согласно порядку нумерации.
2. Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
3. Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
4. Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

• справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
• заявление от работника;
• копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Как исправить ошибку в трудовой

К одному из грубейших нарушений относится ситуация, когда кадровик зачеркивает ошибки, которые сделал, заполняя трудовую книжку. Зачеркивание – под запретом. Как же исправить запись в трудовой книжке? Есть другой способ. Итак, если запись внесена с ошибкой, нужно оставить ее, как есть, а ниже (в графе 1) поставить следующий номер, согласно порядку нумерации. Во втором столбце/графе нужно вписать ту дату, когда вносятся изменения. В третьем столбце/графе указать «Запись №… считать недействительной» и далее вписать верную формулировку. В четвертом столбце/графе нужно написать основания для недействительной записи или для внесения исправлений.

Что делать, если сведения в ЭТК и бумажной трудовой книжке не сходятся

Нередко случается нестыковка данных в бумажной версии трудовой книжки и в электронной. Если такой факт имеет место, не исключено, что работодатель просто забыл направить сведения о своем сотруднике в СФР. Более детально информацию по этому вопросу можно уточнить непосредственно у самого работодателя. Отметим, что срок передачи данных в СФР, если сотрудник увольняется – не позже следующего рабочего дня, а если переводится с должности на должность – до 25 числа следующего месяца.

Изменить информацию в ЭТК может только сам владелец трудовой, обратившись в отделение Социального фонда России, либо отправить заявление и подтверждающие бумаги с предыдущих мест работы через Госуслуги.

Важно, что различия в бумажной трудовой книжке и в ЭТК могут быть не просто случайной ошибкой, а попыткой кандидата намеренно скрыть те или иные сведения о себе. Поэтому проверка соискателей перед приемом на работу – это не только грамотный шаг, но и полезная опция.

Быстрый и удобный способ проверить приглянувшегося вам специалиста это – сервис от SpectrumData. Детальный отчет о соискателе и уже работающих в штате кадрах можно оперативно заказать через сервис.

Вся информация о кандидате выгружается в четком соответствии с законодательными нормами о персональных данных. Выгрузка сведений доступна из 70 баз данных, как коммерческих, так и государственных.

Удобно, что информация делится на тематические блоки, а именно:

• правовой блок – есть ли арбитражные дела, находится ли гражданин в розыске, числятся ли за ним правонарушения;
• подлинность документов кандидата – действительны ли документы, которые гражданин предоставил работодателю (паспорт и т.п.);
• финансовый блок – наличие кредитных обязательств, неоплаченных налогов, штрафов, имущества в залоге, нахождение в банкротстве и т.п.;
• блок идентификации – сверка номера телефона, распознавание по фото и т.д.

Используйте SpectrumData как дополнительную возможность проверки персонала и удобный инструмент для работы в плане получения быстрого и емкого информационного отчета о человеке, которого вы планируете взять к себе на работу или который уже работает у вас. Сервис будет полезен и руководителям компаний, и специалистам кадровой службы, и специалистам, отвечающим за безопасность. Можно подобрать комфортный именно для вашей компании пакет – базовый, расширенный или максимальный, а также определить нужное количество проверок – 50, 100 или 300 на год.

Репутация компании во многом зависит от благонадежности сотрудников, которые в ней работают. Сервис SpectrumData поможет сделать разноплановую оценку кадров и максимально снизить финансовые риски организации на этапе подбора персонала и отсеять недобросовестных кандидатов.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Плюсы электронной трудовой книжки

Минусы электронной трудовой книжки

Сведения в оперативном доступе.

Выгрузить выписку из электронной трудовой книжки можно самостоятельно, не обращаясь по месту работы с официальным заявлением. Для этого нужно зайти в свою учетку на Госуслугах.

Отсутствует информация о наградах.

Чтобы оформить звание «Ветеран труда» нужны соответствующие награды – государственные или ведомственные. В ЭТК данные о наградах, в отличие от бумажной трудовой книжки, не указываются. Поэтому, чтобы подтвердить их получение, нужно иметь на руках выписки из приказов, грамоты и другие документы.

Оформление пенсионных выплат в удаленном режиме.

Специалисты Социального фонда России на основании данных ЭТК оформляют пенсию. Для этого не нужно лично посещать отделения СФР и подавать доп.документы.

Вероятности утечки информации к мошенникам.

Несмотря на заявление от СФР о надежном хранении данных, периодически утечки все-таки происходят.

Получение пособий и иных социальных выплат в упрощенном порядке.

Заверенная копия трудовой не потребуется для оформления субсидий. Все необходимые сведения от ПФР государственные органы смогут выгрузить из ЭТК.

Утаить какую-либо неприятную информацию от организации, в которой работаешь, не получится.

Если гражданин был уволен по статье, то при трудоустройстве на новое место он может завести новую трудовую книжку, либо поменять страницы в действующей. Когда есть ЭТК, такой «фокус» не пройдет. Данные сохраняться в электронной версии.

Ошибочные данные в ЭТК сведены к минимуму.

Электронная трудовая книжка заполняется по единому шаблону. Кадровик лишен возможности заполнять ЭТК, как ему вздумается, что не исключено в бумажной версии.

Риск неучтенного стажа.

Работодатель может не передать информацию в СФР, тогда отработанные в организации годы учтены не будут. Для исключения подобных ситуаций необходимо после трудоустройства на новое место работы обязательно хранить трудовой договор, подписанный с обеих сторон, а также периодически выгружать выписку из трудовой в электронном виде.

Потеря и порча трудовой книжки исключены.

Если вдруг случится пожар или какое-либо другое ЧП, все сведения о пути гражданина на трудовом поприще сохранятся, что даст возможность оформить пенсионные выплаты без проблемных моментов.

Удобство при трудоустройстве на удаленку.

Не нужно сканировать все страницы бумажной трудовой книжки. Достаточно выслать работодателю выписку из ЭТК, полученную в личном кабинете на Госуслугах.

Электронная трудовая книжка: где найти сведения

Как получить трудовую книжку и сведения из нее в электронном виде?

Есть несколько простых и доступных способов найти сведения из электронной трудовой книжки:

• обратиться в офис МФЦ;
• сделать запрос на работу (если гражданин в данный момент не работает, можно обратиться в компанию, где он был трудоустроен в последний раз);
• получить по запросу в отделении Социального фонда России;
• отправить запрос на получение через Госуслуги.

Рассмотрим более подробно, как сведения из электронной трудовой книжки можно самостоятельно выгрузить, зайдя в свою учетку на Госуслугах. Для этого нужно:

1. В разделе «Справки, Выписки» выбрать пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».

2. Откроется окно. В нем будет общая информация про ЭТК, а также предложение о получении выписки. Необходимо кликнуть по нему.

3. После на экране появится еще одно информационное окно, в котором вы найдете подтверждение, что запрос на получение выписки отправлен. Выписка из ЭТК моментально доступна в личном кабинете (ЛК).

4. Зайти в ЛК и открыть соответствующее уведомление. Выписка приходит в формате PDF.

Бывает, что нужна бумажная выписка из ЭТК с подписью. Если есть необходимость в получении документа такого плана, то нужно обращаться в отделение СФР, в офис Многофункционального центра или к работодателю. Если гражданин в данный момент не работает, выписку можно запросить на последнем месте работы.

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна или испорчена, нужно оформить ее дубликат.

Работник обращается за дубликатом трудовой книжки к работодателю по последнему месту работы. Если порча или утеря документа произошла по вине самого гражданина, нужно написать официальное заявление. В дополнение приложить документы, которые подтвердят: где и кем был ранее трудоустроен гражданин. Срок рассмотрения пакета документов – 15 дней.

Когда сотрудник получит от работодателя новый документ о своем трудовом пути, на титульнике сверху будет сделана подпись: «Дубликат». Информация с мест работы, где ранее был трудоустроен гражданин, будет вписана согласно сведениям, подтвержденным бумагами.

В тех случаях, когда работодатель с малой долей ответственности относится к сохранности документов, в том числе и трудовых книжек, и по его вине происходит их утеря либо порча, восстанавливать данные – сугубо его обязанность.

Автор: Евгения Гирш