Что прописать в договоре, чтобы электронная переписка не сработала против компании
Если подпишете первичку или иные документы электронно без подробного условия, прописанного об этом в договоре, то придется готовиться к спору не только с контрагентом, но и с налоговой. Написать в договоре общую фразу, что стороны используют электронный документооборот — недостаточно.
Какие условия и пункты необходимо добавить в договор, чтобы они помогли наладить электронный обмен документами с контрагентом, смотрите в таблице ниже.
Пропишите, что используете разные виды электронных подписей.
- Если хотите, чтобы одна сторона применяла неквалифицированную электронную подпись, а другая — квалифицированную, включите такое условие в договор . Так Вы придадите равную юридическую силу документам с разными видами электронной подписи. Закон этого не запрещает. Такой вывод подтвердила, в частности, налоговая служба (Письмо ФНС от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).
Пример формулировки: «Стороны договорились, что для подписания настоящего Договора и дополнительных соглашений к нему могут использовать электронные подписи, а именно: Договор может быть подписан со стороны Контрагента 1 усиленной неквалифицированной подписью, а со стороны Контрагента 2 — усиленной квалифицированной подписью».
- Обе подписи должны быть хоть и разного вида, но все равно электронными. Если один контрагент подпишет договор электронной подписью, а другой — живой, суды не признают, что такой договор подписан всеми сторонами.
Например , ВС поддержал Росреестр в отказе зарегистрировать договор аренды, когда арендодатель подписал его усиленной электронной подписью, а арендатор — рукописной. Поскольку электронную подпись проставила только одна сторона, госорган не признал такой договор электронным документом и потребовал представить подлинник на бумаге (Определение ВС от 25.04.2019 по делу № А73-6060/2018).
Предусмотрите в договоре, что подписываете первичные документы электронно.
- Если хотите подписывать электронной подписью первичные учетные документы и использовать их, в том числе для целей налогообложения, такой порядок прямо предусмотрите в договоре (Постановление АС Поволжского округа от 01.10.2020 по делу № А55-29035/2019). Этот вывод следует из практики судов и писем (Письма Минфина от 22.01.2021 № 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 № 03-03-07/32128).
Пример формулировки: «Стороны признают надлежащим подписание Договора, актов, дополнительных соглашений к нему, первичных учетных документов путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».
Укажите, что обмениваетесь электронно только конкретными документами.
- Если не хотите полностью переходить на электронный документооборот в работе с контрагентом , укажите в договоре, какими именно документами можно обмениваться электронно. Тогда в случае спора сможете сослаться на то, что документ нельзя принимать во внимание, так как он не входит в перечень из договора.
Например , суд отклонил довод истца об электронном документообороте, так как акты, на которые он ссылался, не входили в закрытый перечень из соглашения об электронном обмене документами (Постановление АС Дальневосточного округа от 18.09.2019 по делу № А73-14124/2018).
- Если же, наоборот, хотите избавиться от бумажных писем, рекомендуем добавить в договор формулировку , которая позволит обмениваться любыми документами в электронной форме. Кроме того, в договоре дополнительно укажите адреса электронной почты сотрудников, решите, нужны ли бумажные оригиналы, и закрепите другие условия обмена документами (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 20.01.2020 по делу № А70-20958/2018).
Пример формулировки: «Стороны предусмотрели, что документы, направленные при помощи телефонной, электронной и других видов связи, указанных в приложении № 1 к настоящему Договору, обладают юридической силой, их направление в бумажном виде не требуется».
Обратите внимание! Поломка носителя с электронной подписью не освободит от ответственности, если не подписали договор в срок. Суды считают, что если стороны должны подписать договор в конкретный момент, например, когда заключают его по результатам торгов, то технические проблемы с электронной подписью не освободят от ответственности за нарушение сроков. Добросовестный участник оборота обязан своевременно подписать договор. Суды указывают, что поломка носителя с электронной подписью не будет обстоятельством вне контроля стороны, а значит, не освободит ее от ответственности за нарушение (определение ВС от 10.03.2021 по делу № А40-6502/2020, постановление АС Волго-Вятского округа от 01.06.2020 по делу № А79-9129/2019).
Добавьте в договор, что можете переписываться с контрагентами в мессенджерах.
- Чтобы контрагент не оспорил взаимодействие через WhatsApp или Telegram, советуем добавить в договор условие о мессенджере . Укажите, что переписка в нем — это часть электронного документооборота. Суды не примут переписку в качестве доказательства, если не подтвердить принадлежность аккаунта стороне спора, поэтому внесите в договор контактные номера телефонов и данные об их владельцах.
Пример формулировки: «Стороны договорились, что взаимодействие в рамках настоящего Договора может осуществляться в электронной форме. В том числе путем использования электронной почты и мессенджера WhatsApp, при этом авторизованными признаются контактные данные, указанные в разделе 9.1 Договора «Реквизиты Сторон»».
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с Контуром. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.
Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.
Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о переходе на ЭДО и порядке работы с электронными документами или добавить условие об ЭДО в действующий договор.
Соглашение с контрагентом об электронном документообороте
Если вы решите составить соглашение к договору об электронном документообороте, то укажите в нем формат электронных документов, которыми планируете обмениваться, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д. Соглашение о применении ЭДО можете сформировать самостоятельно или скачать образец и заполнить его. Заключить соглашение можно в Диадоке.
Пункт в договоре об электронном документообороте
Как в договоре прописать условия обмена электронными документами? Вы можете добавить соответствующий пункт в ранее подписанный договор. Чтобы расширить условия действующего договора, понадобится составить доп. соглашение о переходе на ЭДО и подписать его с двух сторон в электронном виде.
Подключайтесь к ЭДО через Диадок
Поможем настроить сервис под задачи вашего бизнеса
Банк экспертных заключений
Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.
- Иностранные работники: прием на работу, налогообложение и страховые взносы
- Деятельность ИП
- Гражданское законодательство
- Документооборот
- ЕНВД
- Закупки
- Кассовые операции
- Налог на прибыль
- Налоговые проверки
- НДС
- НДФЛ
- Общества с ограниченной ответственностью
- Практические советы по работе с Системой КонсультантПлюс
- Процессуальные вопросы
- Регистрация ИП и юридических лиц
- Реклама
- Страховые взносы
- Торговый сбор
- Трудовое законодательство
- УСН
Как прописать в договоре условие об электронном документообороте?
6 сентября 2023
Ответ:
Для начала нужно согласовать, как вы будете обмениваться документами — через оператора или без него, указать инструмент обмена. Далее определитесь, какими документами вы хотите обмениваться. Это могут быть все документы по договору (при условии, что закон не обязывает оформлять их на бумаге) или конкретные (например, акты, дополнительные соглашения, заявки и т.д.). Также нужно определить формат документов и вид электронной подписи, которой вы будете их подписывать.
Учтите, что в электронном обмене некоторыми первичными документами (например, УПД или счетами-фактурами) существует специфика как в порядке обмена, так и в требованиях к самим документам, в частности к их формату.
Обоснование:
Как найти:
- В строке Быстрого поиска вводим «условие об эдо в договоре» и нажимаем кнопку «Найти».
- Первым документом в построенном списке будет материал Готовое решение: Как прописать в договоре условие об электронном документообороте, открыв которое мы и находим ответ на поставленный вопрос, причем этот ответ разбит на 2 пункта, обозначенных в виде ссылок в начале материала и содержащихся в оглавлении этого материала на правой панели.
Автор: Гугушвили Л.В.
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс
Обратите внимание, в законодательстве могли произойти изменения. Мнение эксперта основано на положениях законодательства, действующего на дату подготовки консультации
Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс
Соглашение об обмене электронными документами
Внутренний документооборот большинства компаний давно автоматизирован, какими средствами и насколько глубоко — это уже другой вопрос, однако доказывать преимущества работы с электронными документами больше не приходится. Сегодня бизнес заинтересован в «безбумажном» взаимодействии на межкорпоративном уровне, и самое важное в этом вопросе — договориться с контрагентом о новом порядке обмена.
В этом процессе важно сделать два шага навстречу:
- Донести информацию об электронном обмене до контрагентов.
- Придать юридическую значимость электронному обмену.
Информирование. Ау, контрагенты!
Прежде всего необходимо проинформировать партнеров о возможности передавать документы в электронном виде через сервис ЭДО.
Массовая работа
Принуждать партнеров к новому формату работы без объяснений, конечно, никто не станет. На первом этапе, как правило, инициаторы перехода на электронной обмен делают массовую рассылку писем с приглашением начать обмен, публикуют соответствующие пресс-релизы на сайте. А вот все детали уже обсуждаются в ходе личных встреч или переговоров по телефону.
Пример новости о переходе на электронный документооборот
Индивидуальное приглашение
В приглашении контрагентов может помочь сам оператор ЭДО, тем более если речь о стратегически важном партнере. При необходимости проводятся деловые встречи с презентациями, обговариваются индивидуальные доработки, интеграционные и технические решения.
Организационное закрепление, или где скачать образец соглашения об электронном обмене документами?
Следующий шаг — обеспечение организационного порядка обмена документами в электронном виде. Хотя эта мера вовсе не обязательна, все же четкое понимание процессов и ориентация в терминах лишними не бывают. Как правило, компании заключают соглашение или договор обмена электронными документами или вносят дополнительный пункт в действующий договор.
Самостоятельно готовить новый документ не требуется, достаточно запросить шаблон соглашения или договора у своего оператора ЭДО. Чаще всего типовые документы уже размещены на их сайтах, как это сделано у Synerdocs, достаточно только скачать и внести свои данные.
Пример пункта об электронном обмене
Вы можете скачать:
- Шаблон пункта об электронном обмене
- Образец соглашения об электронном обмене с контрагентами
Договор должен содержать информацию об условиях и порядке электронного документооборота: какие документы и в каком формате передаются через сервис, вид ЭП, какие компании выбраны в качестве оператора(-ов) ЭДО. Дополнительно указываются условия внесения изменений в настоящий договор, порядок рассмотрения спорных вопросов и различные ограничения.
На свое усмотрение компании добавляют или убирают некоторые пункты, однако крупные организации максимально полно расписывают все детали. Такой подход позволяет экономить время на обсуждении многих вопросов, которые непременно возникают при подключении контрагентов. А в случае неблагоприятного стечения обстоятельств и судебных разбирательств соглашение об обмене позволит суду быстрее сформировать общую объективную картину этой стороны делового сотрудничества.
Электронно или на бумаге, и нужно ли соглашение вообще?
Встречается мнение, что без заключения договора или дополнительного соглашения обмен электронными документами через сервис не будет обладать юридической силой. Это не так! Юридическая значимость обмена обеспечивается действующим законодательством в этой области: следование нормативно-правовым актами, соблюдение форматов документов и регламентов обмена, использование квалифицированной ЭП.
Соглашение — это показатель приоритета обмена электронными документами во взаимодействии с контрагентами. Подписать само соглашение, если решено все-таки его использовать, можно на бумаге, если так привычнее для компании. Будет ли это отдельный документ или пункт основного договора, значение не имеет.
Если соглашение заключается в электронном виде, то самый простой способ — договор оферты. В этом случае документ публикуется на сайте от имени компании и контрагенты просто присоединяются к оферте. Второй вариант, конечно, — индивидуальный договор, подписанный ЭП.
Компании и ее партнеры могут также работать в рамках оферты оператора ЭДО, если все они уже являются пользователями сервиса, и не подписывать ничего дополнительного, как говорилось выше.