Что включает запрет на эдо для работодателя

Электронный документооборот в трудовых отношениях получил правовое регулирование

Юридическая компания «Пепеляев Групп» сообщает, что 22 ноября 2021 г. приняты долгожданные изменения в Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), регулирующие электронный документооборот в трудовых отношениях (ЭДО)[1].

Это – результат многолетних обсуждений законопроекта и участия множества работодателей в экспериментах по ведению кадрового электронного документооборота. Теперь все работодатели вправе внедрять ЭДО для любых категорий работников, а не только для дистанционных.

К ключевым нововведениям относятся следующие

В электронном виде разрешается вести почти все кадровые документы, за исключением:

• приказов об увольнении;
• некоторых документов по охране труда, в том числе документов о прохождении работником инструктажей, актов о несчастном случае на производстве;
• трудовых книжек (если работник не перешел на электронный вариант).

Для перехода на ЭДО необходимо провести ряд подготовительных мероприятий, предусмотренных в ФЗ (ст. 22.2, 22.3 ТК РФ), и принять соответствующий локальный нормативный акт (ЛНА). Если в компании имеется профсоюз, то потребуется учесть его мнение в порядке ст. 372 ТК РФ.

Принятый Закон устанавливает, какие виды электронной подписи и в каких случаях должны применяться в ЭДО.

Позднее будут также приняты единые требования к составу и формату электронных документов, устанавливаемые органами исполнительной власти.

Позитивным является то, что в принятый закон вошли многие предложения экспертного сообщества, в том числе наших юристов, принявших активное участие в работе над законопроектом. Например, по сравнению с изначальной версией законопроекта был значительно расширен перечень видов документов, для которых можно применять ЭДО. Также в целом принято наше предложение об установлении права работодателя самостоятельно определять в ЛНА перечень документов и категорий работников, для которых вводится ЭДО.

Согласно принятому Закону, ЭДО допускается только с согласия работников и только в отношении согласившихся. Однако такое согласие не потребуется при приеме работников после 31.12.2021, если они не имели трудового стажа.

Форма такого согласия должна быть письменная, с собственноручной подписью (либо с усиленной квалифицированной электронной подписью) работника.

К сожалению, в финальном тексте Закона не нашла отражения предлагаемая в интересах оптимизации работы компаний возможность внедрения ЭДО для всех работников в случае получения согласия большинства.

Принятые в ТК РФ изменения также смягчают некоторые избыточные требования закона, например:

• документы при приеме на работу могут теперь предъявляться работником в электронном виде, если на это согласен работодатель;
• ознакомить работников с ЛНА при приеме на работу можно будет в электронном виде;
• в случае «форс-мажорной» ситуации (пожар, несчастный случай на производстве, эпидемия и др.) для работодателя и работника, не применяющих ЭДО, допускается временно обмениваться электронными документами или сканами/фото, с последующим представлением документов на бумажном носителе.

Для целей ЭДО работодатели вправе использовать платформу «Работа в России», а также свои собственные информационные системы («ИС»).

При этом все расходы по созданию и эксплуатации ИС работодателя, а также расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов лежат на работодателе.

Наконец, практически упразднен приказ о приеме на работу. Его издание теперь не является обязательным. Это дополнительно снижает административную нагрузку для работодателей.

В отношении дистанционных работников также теперь могут применяться правила ЭДО, установленные в ст. 22.1-22.3 ТК РФ, если работодателем будет принято такое решение.

Принятое регулирование об ЭДО вступает в силу со дня официального опубликования Закона, т. е. 22 ноября 2021 г., за исключением некоторых положений, касающихся участников эксперимента по ЭДО[2] и некоторых других, например:

• положения о взаимодействии платформы «Работа в России» и ИС работодателя будут применяться с 1 сентября 2022 г., когда работодатель сможет напрямую выгружать документы работнику в личный кабинет на сайте «Госуслуги»;
• требования к составу и формату электронных документов, устанавливаемых исполнительными органами власти, пока в разработке и вступят в силу с 1 марта 2023 г. Представляется, что до тех пор работодатели вправе самостоятельно устанавливать такие требования.

О чем подумать, что сделать

Компаниям, заинтересованным в ЭДО, следует прежде всего определить, какие ИС будут использоваться для этой цели (ИС компании и/или платформа «Работа в России»). Также нужно определить перечень документов и категории работников, в отношении которых будет применяться ЭДО, какие виды электронных подписей будут использоваться в компании, определить порядок подписания документов, дату введения ЭДО и, соответственно, срок уведомления работников и другие положения, а также решить иные организационные и технические вопросы. Компаниям, которые пока не приняли решение о переходе на ЭДО, рекомендуем постепенно начать подготовку, поскольку вполне возможно, что со временем ЭДО станет для работодателей обязательным, а не опциональным.

Помощь консультанта

Специалисты юридической компании «Пепеляев Групп» обладают обширным опытом консультирования по всем вопросам трудового права, включая вопросы ЭДО, и готовы оказать правовую поддержку при разработке необходимых организационно-правовых мероприятий для введения ЭДО в компании.

Кроме того, юристы практики трудового и миграционного права непосредственно участвовали в разработке проекта принятого Закона в интересах работодателей и готовы проконсультировать в сложной ситуации, а также, при необходимости, разъяснить принятые положения, вызывающие вопросы.

[1] Федеральный закон 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (Закон).
[2] В соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Вам понравился материал?

Какие документы не подлежат переносу в ЭДО

ЭДО снижает затраты на оргтехнику и расходники, помогает оптимизировать бизнес-процессы. Поэтому бумажный документооборот постепенно уступает место электронному. Тем не менее некоторые документы все еще оформляют на бумаге. В статье расскажем, какие документы нельзя перевести в ЭДО.

В этой статье:

• Юридическая значимость электронных документов
• Кадровые документы, не подлежащие переносу в ЭДО
• Почему нельзя отказаться от бумажного архива

Переходите на ЭДО ― экономьте на покупке бумаги и доставке

Юридическая значимость электронных документов

Документ, подписанный электронной подписью (ЭП), имеет юридическую значимость. Об этом говорит Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Технология ЭП позволяет определить лицо, подписавшее документ, и гарантирует, что его не редактировали после подписания. Поэтому у документов с ЭП такой же правовой статус, как у подписанных собственноручно бумажных. Это оригиналы, которые принимают и налоговая, и суд.

Для ЭДО используют квалифицированную (КЭП) или неквалифицированную (НЭП) электронную подпись. КЭП по умолчанию обладает юридической силой, потому что это самый защищенный вид подписи. Именно она используется в Контур.Диадоке. Чтобы вести юридически значимый документооборот с НЭП, придется дополнительно заключить соглашение с контрагентом.

• Выдают только аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры (УЦ)
• Подходит для ЭДО с государственными органами
• Можно подписывать формализованные документы: счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), их корректировки

• Выдает любой удостоверяющий центр
• Подходит для корпоративного ЭДО. ЭДО с контрагентами ― если подписано соглашение
• Можно обмениваться с партнерами неформализованными документами

Когда у компании есть КЭП или НЭП и соглашение с контрагентами, законно оформлять документы электронно и не печатать их.

Переносу в электронный документооборот не подлежат документы, которые закон прямо предписывает составлять исключительно на бумаге, ст. 6. Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Например, переводной и простой вексель всегда составляют на бумаге, это обозначено в Федеральном законе от 11.03.1997 № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе».

Более того, некоторые государственные органы требуют представлять отчетность именно в электронном виде. Например, ФНС принимает только электронные расчеты по страховым взносам от компаний, где больше 10 сотрудников. Участники национальной системы прослеживаемости тоже обязаны оформлять куплю-продажу товара, направлять отчеты в ФНС и уведомления в налоговую в электронном виде.

Электронный документооборот не запрещено совмещать с бумажным. Например, если часть контрагентов пока не готова подключиться к ЭДО. Документы придется составлять на бумаге, если такое требование зафиксировано в договоре с контрагентом.

Диадок предоставляет готовые шаблоны, чтобы рассказать каждому контрагенту о переходе на ЭДО

Кадровые документы, не подлежащие переносу в ЭДО

С ноября 2021 года работодателям разрешено вести кадровый документооборот в системах ЭДО. Закон делает исключение только для:

• приказов об увольнении;
• актов о несчастном случае на производстве;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Список кадровых документов, которые не подлежат переносу в ЭДО, закреплен в статье 22.1 ТК РФ. Все остальные заявления, приказы и распоряжения, касающиеся сферы трудовых отношений, разрешено создать и подписывать в электронном виде.

ЭДО снижает расходы и освобождает сотрудников отдела кадров от рутинных задач. Они не тратят время на сбор подписей и работают еще быстрее, если настроить интеграцию с привычной учетной системой. Сервис Контур.КЭДО для кадрового документооборота дает такую возможность.

Почему нельзя отказаться от бумажного архива

Если компания перешла на ЭДО, ей все равно придется хранить бумажный архив за прошлые годы. Первичные бухгалтерские документы ― 5 лет, кадровые ― до 75 лет. Эти сроки закреплены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения».

Бумажные документы можно сканировать, но тогда их цифровая версия не будет юридически значимой. Она считается копией, а оригиналом ― первый экземпляр, созданный на бумаге. Именно его представляют при проверке контролирующим органам. Если оригинала не будет, организация рискует получить штраф.

В будущем эта проблема может быть решена законопроектом № 1173189-7, который предусматривает изменения в 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Тогда компании смогут оцифровать архив и не тратить больше средства на его содержание.

Электронный архив экономичнее физического: не требуются специальное помещение, папки, стеллажи и ответственный сотрудник. За сохранность отвечает оператор ЭДО, который копирует файл на разные серверы. Надежность системы подтверждается независимым аудитом.

Электронный архив надежнее бумажного. Оператор ЭДО хранит копии на нескольких серверах

Законодательство об электронном документообороте

Единого закона об электронном документообороте (ЭДО) в российском законодательстве нет. Однако ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами — Налоговым и Гражданским кодексами, федеральными законами, постановлениями правительства, приказами ФНС. Они разъясняют общий порядок применения безбумажного делопроизводства для разных сфер деятельности.

В этой статье:

• Законы, регулирующие ЭДО
• Изменения в законе «Об электронной подписи»
• Прослеживаемость товаров

Законы, регулирующие ЭДО

Электронный документооборот решает много бизнес-задач: ускоряет проведение сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение, поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие госструктуры. Особенности работы с ЭДО регулируются нормативно-правовыми актами.

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — один из самых значимых для электронного документооборота. Он регулирует отношения в области использования электронных подписей (ЭП), которые придают электронным документам юридическую силу. Без них обмен с контрагентами или госорганами актами, соглашениями, договорами, отчетностью сможет иметь разве что ознакомительный характер.

Также к основным нормативно-правовым актам, которые регламентируют ЭДО в России, относятся:

• Налоговый кодекс РФ. Статья 169 определяет требования к электронным счетам-фактурам (СФ) и их подписанию ЭП, а статья 93 — представление электронных документов в налоговую.
• Гражданский кодекс РФ. В статьях 160 и 434 говорится о возможности обмена документами при совершении сделок в электронном виде.
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 9 закона установлена возможность составления и оформления первичного учетного документа как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В статье 2 закона дано определение понятия «электронный документ».

Помимо федеральных законов об электронном документообороте и статей в кодексах, ЭДО регулируется множеством приказов и постановлений.

• Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н. Утверждает порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.
• Приказ ФСБ РФ № 795. Определяет состав квалифицированной электронной подписи (КЭП) и требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, в том числе на бумажном носителе для физлиц, юрлиц и ИП.
• Постановление правительства РФ № 1137. Утверждает форму и правила заполнения СФ, корректировочных СФ, журналов учета СФ и книг покупок-продаж.
• Приказ ФНС РФ № 820. Устанавливает формат электронного СФ и формат представления документа об отгрузке товаров и выполнении работ (УПД).
• Приказ ФНС РФ № 736. Закрепляет формат корректировочных СФ и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.
• Приказ ФНС РФ № 36. Утвердил форматы технологических документов, которые участвуют в документообороте.

Изменения в законе «Об электронной подписи»

Сфера ЭДО в России активно развивается, поэтому в ее нормативно-законодательной базе регулярно происходят изменения. Закон «Об электронной подписи» — один из наиболее часто меняющихся нормативных актов в сфере ЭДО. В 2021 году вступили в силу поправки к 63-ФЗ, которые ужесточили требования к удостоверяющим центрам (УЦ), выдающим электронные подписи.

УЦ стало в разы меньше: большинство не прошли аккредитацию по новым правилам. С 1 января 2022 года ИП и руководители организаций начали использовать подписи ФНС — получить их можно в УЦ налоговой и у ее доверенных лиц.

Главное изменение 2023 года — обязательное применение машиночитаемых доверенностей (МЧД) для подтверждения полномочий вместе с сертификатом ЭП физлица. С 1 сентября сотрудники компаний и ИП переходят на использование сертификатов физического лица и МЧД, чтобы продолжать работать с электронными документа от лица организации.

Однако в августе 2023 года были приняты новые поправки в 63-ФЗ. Они продлили возможность использования сертификатов сотрудников юрлиц до 31 августа 2024 года. При этом срок окончания их действия может наступить раньше, а получить такую подпись можно было до 31 августа 2023 года в коммерческих УЦ.

Остановимся на отличиях сертификата сотрудника юрлица от сертификата физлица. В сертификатах сотрудников одновременно содержится информация о компании и о самом работнике. Схема с применением МЧД выглядит по-другому: сведения о сотруднике содержатся в сертификате физлица, а его полномочия подтверждает МЧД, которую подписывает руководитель организации. Машиночитаемая доверенность, она же электронная, это документ в формате XML, который подтверждает полномочия физлица действовать от имени компании или ИП.

Также поправки внесли изменения в трансграничный электронный документооборот. Согласно новой процедуре, электронные подписи иностранных юрлиц будут признавать на основании соглашений между участниками ЭДО. В соглашении нужно будет указать требования к электронной подписи.

Еще одно изменение, которое закрепили новые поправки — выдача сертификатов электронной подписи руководителям филиалов иностранных компаний. Такой сертификат теперь можно получить в удостоверяющем центре ФНС.

Обменивайтесь документами через ЭДО

Диадок поможет соблюдать все правила и нормы законодательства

Прослеживаемость товаров

Постановление правительства РФ № 1108 определило переход на электронный документооборот еще в одной сфере. С 8 июля 2021 года в России завершился годовой эксперимент и начала действовать национальная система (НСПТ) прослеживаемости импортных товаров. Она призвана обеспечить учет данных о такой продукции и операциях, связанных с ее оборотом. Но главное — появилось новое условие относительно работы со счетами-фактурами, УПД и их корректировками.

Теперь счета-фактуры и УПД, в том числе корректировочные, при работе с прослеживаемыми товарами нужно составлять только в электронной форме. Есть исключения:

• товар приобретен для личных нужд физлица или самозанятого;
• продукция реализуется с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта/реэкспорта;
• товар реализуется или перемещается на территорию страны — члена Евразийского экономического союза;
• товар получен в результате переработки на территории России;
• товар предназначен для официального использования в дипломатических представительствах, консульских учреждениях, международных организациях, которые пользуются привилегиями на основании международных договоров с Россией;
• товар, сведения об операциях с которым составляют гостайну.

Постановление правительства №1108 «Об утверждении положения о национальной системе прослеживаемости товаров» гласит, что национальная система прослеживаемости касается всех юрлиц и ИП, работающих с подконтрольными товарами, вне зависимости от системы налогообложения. Организация, освобожденная от НДС или применяющая специальные налоговые режимы, должна составлять документы, содержащие реквизиты прослеживаемости, в электронном формате.

За несоблюдение правил прослеживаемости с 1 января 2024 года планируют ввести штрафы от 200 до 100 000 рублей. К нарушениям будут относится:

• непредставление отчета об операциях с прослеживаемыми товарами;
• ошибки в реквизитах в СФ и УПД;
• ошибки в реквизитах в ежеквартальном отчете;
• выставление СФ и УПД не в электронном виде.

Новое в кадровом ЭДО: какие возможности получили работники и работодатели в связи с изменениями в ТК РФ

В конце 2021 года в ТК РФ появились три новые статьи — все регулируют новый порядок ведения кадрового ЭДО и электронного взаимодействия между работодателями и работниками. С одной стороны, участники трудовых отношений получили новые возможности для дистанционного документооборота, а с другой — в ТК РФ появились чёткие правила использования участниками трудовых отношений электронных документов: их подписания, обмена и архивного хранения. Рассказываем подробно о самых важных новшествах для работодателей и работников, а главное, — о новых возможностях и их применении.

Елена Ефимова
14 Февраля 2022
Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Статья 22.1 ТК РФ впервые в трудовом законодательстве РФ ввела понятие и определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений (кадрового ЭДО). Кроме того, положения этой статьи устанавливают:

1. Какие кадровые документы можно перевести полностью в электронный формат, а какие — нет.
2. Какие информационные системы (цифровые платформы) работодатели и работники могут использовать для электронного документооборота, в том числе для создания, подписания, представления и получения друг другом электронных документов.

Более детально порядок ведения кадрового ЭДО и порядок электронного взаимодействия участников трудовых отношений определяют введённые в ТК РФ статья 22.2 и статья 22.3 ТК РФ соответственно. Они же устанавливают допустимые для использования сторонами виды электронных подписей.

Что такое кадровый ЭДО

Кадровый ЭДО — это, согласно ст. 22.1 ТК РФ, электронный документооборот в сфере трудовых отношений, который охватывает создание, подписание, применение и хранение работодателем, работником и принимаемым на работу лицом электронных документов, связанных с работой. При этом создание бумажных документов — как оригиналов, так и дубликатов — не предполагается.

Исключительно в виде электронного документа можно создавать и использовать любые кадровые документы, создание которых:

• предусмотрено трудовым законодательством и другими нормативными актами в сфере трудовых отношений;
• предполагает их бумажное оформление и (или) ознакомление работника (оформляемого на должность кандидата) в письменном виде, включая ознакомление под подпись.

Фактически речь идёт действительно о любых кадровых документах, кроме тех, которые прямо указаны в ТК РФ, как исключения из общего правила. Нельзя использовать только электронный формат для:

• трудовых книжек;
• сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
• актов о несчастном случае на производстве (форма Н-1);
• приказов или распоряжений об увольнении сотрудников;
• документов о прохождении инструктажей по охране труда.

Для этих документов основным форматом по-прежнему остаётся бумажный. Либо допускается альтернатива на усмотрение работника — документ в бумажном или электронном виде, как, в частности, разрешено для трудовых книжек и СТД-Р.

Какие информационные системы можно использовать для кадрового ЭДО

В этой части ТК РФ оставляет право выбора полностью за работодателем. Правда, выбрать можно только из двух вариантов:

1. Единая цифровая платформа «Работа в России». Для доступа к функционалу ЭДО и другим возможностям нужна регистрация в качестве работодателя. Авторизоваться для последующей регистрации можно посредством действующей учётной записи работодателя на Госуслугах (ЕСИА) или сначала понадобится создать аккаунт для менеджера компании, а затем через него зарегистрировать организацию-работодателя. После регистрации компании можно добавлять пользователей с разными ролями, а также отдельные структурные подразделения работодателя.
2. Своя собственная информационная система работодателя, но при условии, что она обеспечивает соблюдение порядка ведения кадрового ЭДО и электронного взаимодействия его участников по правилам ТК РФ. Особенно важно, чтобы в системе был реализован функционал для подписания документов электронными подписями нужных типов и видов, а также для фиксации получения сторонами электронных документов и для их хранения в системе.

Что необходимо для кадрового ЭДО

Использовать или нет кадровый ЭДО — решение работодателя. Но если такое решение принимается, его нужно грамотно оформить и выполнить ряд действий:

1. Разработать и утвердить порядок ЭДО — локальный акт, согласованный на уровне проекта первичной профсоюзной организацией и учитывающий её мнение.
2. Ввести ЭДО путем издания приказа (распоряжения) или иного локального акта, который должен быть согласован с профсоюзом так же, как порядок ЭДО. Документ о введении ЭДО должен содержать сведения об используемых для ЭДО системах, перечень документов и категорий работников, для которых действует ЭДО, срок предварительного уведомления работника (работников) о переходе на ЭДО и дата его введения, а также, если нужно, порядок доступа к системе ЭДО работодателя.
3. Согласовать переход на ЭДО с действующими работниками посредством направления каждому из них уведомления и получения письменного согласия на электронное взаимодействие.
4. Согласовать использование ЭДО с лицом, принимаемым на работу, если такой работник имеет трудовой стаж по состоянию на 31.12.2021. Если стаж отсутствует, согласовывать с принимаемым работником электронное взаимодействие не требуется, достаточно просто проинформировать. Отказ работника переходить на электронное взаимодействие, если требуется согласие, и (или) отсутствие у него электронной подписи — не основания для отказа в приёме на работу или для увольнения. В первом случае работодатель обеспечивает работнику возможность взаимодействовать стандартным способом — «на бумаге». Обеспечить работника электронной подписью нужного вида — задача работодателя, если работник не имеет возможности самостоятельно получить сертификат ЭП. Если же у работника уже есть действующая УКЭП, работодатель не вправе отказать работнику в использовании подписи этого вида.
5. Заключить соглашение с работниками по использованию простой или неквалифицированной электронной подписи, если планируется использование этих видов ЭП.

Какие виды электронных подписей можно использовать

Универсальным видом электронной подписи является только усиленная квалифицированная электронная подпись. Такой вариант может использовать как работодатель, так и работник. При использовании других видов ЭП возможны ограничения. Их наличие зависит от вида документа, который нужно подписать (завизировать ознакомление), а также используемой системы ЭДО (своей или платформы «Работа в России»).

В целом, ТК РФ допускает применение:

1. КЭП. Квалифицированной ЭП можно подписать любой документ в любой системе ЭДО.
2. НЭП. Неквалифицированная ЭП доступна для использования только работниками и только в ИС ЭДО работодателя.
3. ПЭП. Простую ЭП можно использовать, только если стороны согласовали такой вариант и взаимодействуют через систему ЭДО работодателя. Но её нельзя применять для подписания документов, для которых обязательна КЭП.
4. ПЭП Госуслуги — простая ЭП, полученная работником на портале Госуслуги после подтверждения личности (прохождения идентификации).
5. НЭП Госуслуги — неквалифицированная ЭП, которую тоже выдаёт бесплатно государство физическим лицам, но при наличии ПЭП Госуслуги и, опять же, после прохождения идентификации. НЭП Госуслуги может получить и работодатель, но её применение ограничено порталом «Работа в России», поэтому этот вариант актуален больше для ИП и малого бизнеса.

Квалифицированная подпись (УКЭП) обязательна для работодателя, если используется его система ЭДО и нужно подписать:

• трудовой договор и изменения в нём;
• договор (соглашение) о материальной ответственности и изменения в нём;
• договор на получение образования и изменения в нём;
• ученический договор и изменения в нём;
• приказ о дисциплинарном взыскании;
• уведомление об изменении условий трудового договора.

Требования к хранению электронных документов

Каких-либо серьёзных новшеств в отношении хранения кадровых электронных документов в ТК РФ не появилось. Требования к срокам хранения документов аналогичны и для электронных, и для бумажных форматов. Поэтому для работодателей наиболее важным вопросом по-прежнему остаётся обеспечение безопасного хранения электронных документов, чтобы избежать их утраты или повреждения, а также нарушения конфиденциальности, в том числе утечки персональных данных.

Архив может быть создан на базе собственной информационной системы работодателя. Для обеспечения безопасности возможно дублирование файлов, например с периодическим формированием и переносом дубликатов в облако или на материальные носители (внешние жёсткие диски и т.п.).

При ведении ЭДО через портал «Работа в России» документы будут сохраняться в системе, однако оператор системы не несёт ответственности за их сохранность. Обеспечить её — задача работодателя, поэтому лучше всё-таки дублировать сохраняемые на портале документы, перенося их в свой электронный архив.