Списание ГСМ на личный автомобиль сотрудника
Подборка наиболее важных документов по запросу Списание ГСМ на личный автомобиль сотрудника (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Автомобильный транспорт:
- 310.29.10.21
- 310.29.10.22
- 330.30.99.10
- 51000 код вида транспортного средства
- Автобус амортизационная группа
- Показать все
- Автомобильный транспорт:
- 310.29.10.21
- 310.29.10.22
- 330.30.99.10
- 51000 код вида транспортного средства
- Автобус амортизационная группа
- Показать все
- ГСМ:
- 10533
- Акт контрольного замера расхода топлива
- Акт на списание бензина
- Акт на списание ГСМ
- Акт отбора проб нефтепродуктов
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: На работу на личном автомобиле: можно ли принять ГСМ в расходы
(«Практическая бухгалтерия», 2023, N 5) Для налога на прибыль расходы должны быть экономически обоснованны. Кроме того, это может оказаться невыгодно: компенсация за ГСМ подпадает под обложение НДФЛ и страховыми взносами. Можно ли списать в расходы ГСМ, если сотрудники ездят на работу на личном автомобиле?
Сотрудник с разъездным характером работы использует личное авто: как оформить расход ГСМ
С сотрудником организации заключен трудовой договор, который предусматривает разъездной характер работы. Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль. Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, договор аренды автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался. ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации. Организация не является транспортной. Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров. Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива.
Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм? Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах.
Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях.
Обоснование позиции:
С точки зрения трудового законодательства, возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда (ст. 129 ТК РФ), а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются. Смотрите также Энциклопедию решений. Заработная плата.
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В частности, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
В рассматриваемом случае расходы осуществлены с согласия работодателя, поэтому могут быть классифицированы как иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Данные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87.
Нужно иметь в виду, что ранее чиновники рекомендовали учитывать такие расходы в составе расходов на оплату труда (смотрите письма Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250). Эта позиция вновь была озвучена в письме Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562, в котором сказано о возможности учета затрат на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ) в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Однако, с учетом вышеприведенных норм ТК РФ, учет расходов на основании п. 3 ст. 255 НК РФ, на наш взгляд, является небесспорным (с учетом вышеприведенных положений ТК РФ и арбитражной практики).
Отметим также, что гл. 25 НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080). Например, по мнению контролирующих органов, необходимым условием для подтверждения расходов на ГСМ и использования автомобиля в производственных целях является путевой лист (или иной самостоятельно разработанный организацией первичный учетный документ), в обязательном порядке содержащий информацию о маршруте следования автомобиля (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). В данном случае указанное условие выполняется.
Согласно п. 4 ст. 252 НК РФ если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. Поэтому, на наш взгляд, организация вправе учесть понесенные затраты в рассматриваемом случае по нескольким основаниям (п. 25 ст. 270 НК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) при условии выполнения требований п. 1 ст. 252 НК РФ.
Использование топливных карт
Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт. Возможно ли компенсировать работнику расходы на ГСМ не в денежной форме, а путем выдачи топливной карты? Необходимо ли при компенсации ГСМ топливной картой при разъездном характере работы выплачивать работнику дополнительно компенсацию за использование личного автомобиля? Что необходимо выплачивать работнику при исполнении трудовых обязанностей вне места работы (разъезды)? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2019 г.)).
Отметим, что, если работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется. Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).
Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
НДС
В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В таких случаях сумма «входного» НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету.
На наш взгляд, если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то и по ГСМ, полученным по топливным картам, вычет можно заявить на общих основаниях.
Вместе с тем в настоящее время мы не располагаем разъяснениями официальных органов по данному конкретному вопросу.
Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).
Напомним, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления налога, данных ему финансовым или налоговым органом (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции на основании полной и достоверной информации исключают вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, что освобождает его от привлечения его к ответственности (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 111 НК РФ).
Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
— Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Можно ли списать в расходы компенсацию расходов на ГСМ при использовании работником личного автомобиля
Минфин разъяснил, вправе ли организация включить в базу налога на прибыль расходы на оплату горюче-смазочных материалов, связанных с использованием работниками личного транспорта.
В своем письме от 29.06.2023 №03-03-06/2/60502 ведомство напоминает, что статья 264 НК РФ разрешает отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы расходов утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.
Таким образом, организация может учесть в расходах для целей налога на прибыль компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного автомобиля только в пределах установленных норм.
Данная компенсация уже учитывает возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт).
Это значит, что стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, дополнительно возмещаемую сотруднику, использующему личный автомобиль в служебных целях, нельзя повторно включить в состав расходов.
Если бухгалтерия — то в 1С, если бухгалтерские новости — то на БУХ.1С, если следить за новостями в телефоне — то в нашем Telegram-канале .
Компенсация ГСМ при использовании личного транспорта
Компенсация ГСМ подразумевает возмещение человеку — сотруднику компании или обычному физлицу — стоимости горюче-смазочных материалов, на которые он потратил свои деньги. Кому и когда положена компенсация ГСМ, расскажем прямо сейчас.
- Что такое компенсация ГСМ сотруднику?
- Основания и документы для выплаты компенсации расходов ГСМ сотруднику
- Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях?
- Если у компании или ИП есть внутренний документ о компенсации расходов ГСМ сотруднику
Что такое компенсация ГСМ сотруднику?
Компенсация ГСМ (расшифровка) – это компенсация горюче-смазочных материалов. Ее выплачивают сотруднику, который использует личный автомобиль для работы, когда работа носит разъездной характер или когда это необходимо в служебных целях.
В Трудовом кодексе РФ (далее – ТК РФ) компенсация ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля прямо не названа. Просто надо понимать, что это один из видов компенсаций, положенных работнику, который использует для работы личное имущество (ст. 188 ТК РФ).
В ТК РФ написано, что работнику на личном транспорте выплачивается компенсация за его использование, износ (амортизацию), а также возмещаются расходы, связанные с использованием личного транспорта.
Под личным транспортом дальше мы будем подразумевать автомобиль, хотя им может быть и другой транспорт – например, мотоцикл.
Исходя из понятия горюче-смазочных материалов, компенсация за ГСМ сотруднику компании или индивидуального предпринимателя включает в себя:
- компенсацию за топливо, при этом самый распространенный вариант – это компенсация за бензин,
- компенсацию за смазочные материалы – масла и специальные смазки,
- компенсацию за специальные жидкости – тормозные, охлаждающие, смазочно-охлаждающие.
Так что дальше, говоря о компенсации ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля, мы также будет подразумевать под ней компенсацию бензина сотруднику.
Основания и документы для выплаты компенсации расходов ГСМ сотруднику
Чтобы работник получал эту компенсацию, ему надо:
- оформить факт использования им личного автомобиля в служебных целях,
- представить или регулярно представлять работодателю документы, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ.
А теперь разберемся с каждым пунктом по порядку.
Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях?
Если при приеме на работу, которая носит разъездной характер, стороны сразу договорились, что сотрудник будет ездить на собственном автомобиле, соответствующие положения надо включить в трудовой договор.
Однако иногда необходимость использовать личный автомобиль возникает уже после его заключения. Тогда с сотрудником можно оформить:
- дополнительное соглашение к трудовому договору,
- соглашение об использовании своего автомобиля для служебных целей.
В этих документах обычно указывают:
- автомобиль с идентифицирующими признаками (марка, модель, год изготовления, государственный регистрационный знак, идентификационный номер — VIN, цвет, рабочий объем двигателя),
- право работника на автомобиль – право собственности или другое право (например, право пользования),
- документ — основание, по которому работник владеет автомобилем – например, ПТС (паспорт транспортного средства), СРТС (свидетельство о регистрации транспортного средства),
- виды и размер компенсаций, которые положены работнику за использование личного авто и за несение расходов по нему – чаще всего это компенсация за использование, износ (амортизацию) в фиксированной сумме и расходы на приобретение ГСМ в размере, который определяют на основании подтверждающих документов,
- обязанность работника представлять работодателю документы, подтверждающие соответствующие расходы за ГСМ, виды таких документов, сроки и условия их представления,
- порядок и срок выплаты компенсации.
Если у компании или ИП есть внутренний документ о компенсации расходов ГСМ сотруднику
В компании или у индивидуального предпринимателя может действовать локальный нормативный акт, в котором фиксируются:
- размеры компенсации расходов сотруднику за использование, износ (амортизацию) личного автомобиля, за приобретенные ГСМ, за техобслуживание, за текущий ремонт и других расходов,
- условия, порядок и сроки выплаты такой компенсации.
В качестве примера назовем Положение об использовании автомобилей в служебных и личных целях, утвержденное руководителем организации или предпринимателем.
В подобных ситуациях в трудовом договоре или дополнительном соглашении (соглашении), которым определяют использование личного автомобиля работника в служебных целях, можно детально не прописывать размер, условия и процедуру выплаты компенсации, а просто сослаться на такой локальный нормативный акт.
Какие документы о расходах на ГСМ представить работодателю?
Компенсацию расходов ГСМ, включая компенсацию расходов на бензин, сотруднику выплатят только после того, как он представит подтверждающие документы.
Это могут быть, например, отчеты, путевые листы, чеки АЗС, квитанции. Конкретный вид документов смотрите в трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему, другом соглашении, которое оформили с работодателем, или в локальном нормативном акте компании или индивидуального предпринимателя.
Иногда для выплаты компенсации ГСМ, компенсации топлива сотруднику при использовании личного транспорта надо дополнительно написать заявление. В таком случае к нему обычно прикладывают расчет компенсации, а также копии документов, которые подтверждают понесенные расходы.
ФНС России также поясняла, какие документы подтверждают произведенные сотрудником расходы по использованию личного автомобиля, в том числе расходы на ГСМ (письмо от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). По мнению Службы, к ним относятся:
- акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ),
- путевые (маршрутные) листы,
- авансовые отчеты с приложением чеков АЗС,
- другие документы.
Размер и срок выплаты компенсации ГСМ (бензина, топлива) сотруднику
Согласно ст. 188 ТК РФ работник, который использует личный автомобиль в служебных целях, может рассчитывать на получение следующих денежных сумм:
- компенсации за использование и износ (амортизацию) автомобиля – ее, как правило, устанавливают в фиксированном размере за определенный период (чаще всего – месяц) и выплачивают вместе с зарплатой – обычно в конце месяца,
- компенсации расходов, которые сотрудник произвел для приобретения ГСМ, включая топливо. Их размер определяют согласно подтверждающим документам, которые работник представляет работодателю — чекам, квитанциям, путевым листам, отчетам, заявлениям и пр.
Потраченные на ГСМ деньги работник получает, как правило, после рассмотрения и утверждения (если оно требуется) документов работодателем. Конкретные сроки выплаты указывают в документе, заключенном с работником (например, в дополнительном соглашении к трудовому договору), или в локальном нормативном акте.
Однако работодатель может договориться с работником на другой способ и порядок выплаты компенсаций за использование личного авто. Например:
- выплачивать компенсацию за использование автомобиля в виде фиксированной суммы за месяц,
- возмещать расходы на приобретение ГСМ в сумме, которую определяют на основании подтверждающих документов,
- возмещать расходы на техобслуживание и текущий ремонт автомобиля — в сумме, которую устанавливают на основании подтверждающих документов, или в сумме, которую прописывают в дополнительном соглашении в каждом конкретном случае.
НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации ГСМ (бензина) работнику
Компенсация за использование личного автомобиля, а также суммы расходов на ГСМ, включая бензин, которые выплачиваются работнику на основании ст. 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Обязательное условие для освобождения этих выплат от налога на доходы физлиц – это наличие у работника права собственности на автомобиль, на котором он ездит в служебных целях. Если машина не является личной собственностью сотрудника, и он управляет ею по доверенности, с суммы компенсации и расходов на ГСМ надо платить НДФЛ. Такие разъяснения неоднократно давал Минфин России (например, письма от 24.11.2021 N 03-04-06/94831, от 26.06.2020 N 03-04-05/55023, от 06.12.2019 N 03-04-06/94977, от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Аналогично решается вопрос с обложением компенсации за использование личного автомобиля и возмещенных расходов на ГСМ страховыми взносами. Они не уплачиваются, если автомобиль принадлежит сотруднику на праве собственности, и уплачиваются, когда он не является личным имуществом работника (например, письмо Минфина России от 24.11.2021 N 03-04-06/94831).
Максимальный размер компенсации ГСМ (бензина, топлива)
Многих интересует, существует ли предельный размер компенсации бензина работнику с личным автомобилем, а также лимит по возмещению расходов на ГСМ.
Сразу оговорим, что в ТК РФ такие максимальные величины отсутствуют.
Однако они могут быть определены другими нормативными правовыми актами для некоторых категорий работников, которые финансируются за счет бюджета. Тогда при выплате компенсации бензина работнику и компенсации за другие ГСМ работодатель не может превышать установленный лимит.
Предельные размеры компенсации за использование личного автомобиля бюджетникам
Приведем таблицу с категориями сотрудников, для которых на сегодняшний день действует максимальный размер денежной компенсации за использование личного транспорта.
Отметим важный момент: согласно положениям нормативных правовых актов, которые мы приводим в таблице, в эту компенсацию также включены расходы на эксплуатацию личного транспорта, то есть затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт.
Предельный размер компенсации за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно
Предельный размер компенсации за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя больше 2 000 куб. см
Предельный размер компенсации за использование мотоциклов
Документ, который устанавливает предельные размеры компенсации
Сотрудники учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, органов принудительного исполнения РФ
Постановление Правительства РФ от 17.01.2013 N 14
Сотрудники федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы
Постановление Правительства РФ от 17.01.2013 N 14
Сотрудники таможенных органов РФ
Постановление Правительства РФ от 17.01.2013 N 14
Сотрудники органов внутренних дел
Постановление Правительства РФ от 30.12.2011 N 1199
Сотрудники Следственного комитета РФ:
-сотрудники подразделений центрального аппарата,
-сотрудники территориальных следственных органов (по субъектам РФ, по районам, городам),
-сотрудники организаций Следственного комитета РФ
Инструкция, утвержденная Приказом СК России от 10.11.2015 N 103
А вот для федеральных государственных гражданских служащих, если их служебная деятельность связана с постоянными служебными поездками согласно их должностным обязанностям, ситуация с максимальным размером компенсации за использование личного транспорта в служебных целях немного другая.
Предельные размеры этой компенсации установлены в приложении к Постановлению Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 и составляют:
- 2 400 рублей в месяц – за легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно,
- 3 000 рублей в месяц – за легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя больше 2 000 куб. см,
- 1 200 рублей в месяц – за мотоцикл.
Эти лимиты действуют только для компенсации за использование авто.
А расходы на приобретение ГСМ возмещают госслужащим дополнительно, сверх этой компенсации, по фактическим затратам. Их надо непременно подтвердить соответствующими документами: счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими. При возмещении расходов на ГСМ максимальный размер компенсации, который мы указали выше, не применяют (пункты 4 – 6 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563).
Предельные размеры компенсации за ГСМ работникам компаний, которые не финансируются за счет бюджета
Организации, которые не финансируются из бюджета, и предприниматели могут установить лимиты компенсации расходов ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля по своему усмотрению, в любых размерах. А могут вообще не устанавливать их и выплачивать сотруднику компенсацию ГСМ (бензина, топлива) без учета каких-либо предельных размеров, в соответствии с реальными тратами.
Однако здесь есть тонкость с налогообложением, а именно – с уплатой работодателем налога на прибыль организаций (ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Работодатель может заплатить сотруднику в счет компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях любую согласованную сумму, основанную на расходных документах — чеках, квитанциях и т.п. Но при расчете налога на прибыль компания сможет учесть расходы на компенсацию только в пределах норм, которые обозначены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Эти нормы совсем небольшие:
- 1 200 рублей в месяц – для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно,
- 1 500 рублей в месяц – для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя больше 2 000 куб. см,
- 600 рублей в месяц – для мотоциклов.
Важно, что в размерах указанных компенсаций учитывается возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей — износ, горюче-смазочные материалы, ремонт. Так что работодатель не сможет повторно включить в состав расходов стоимость ГСМ и ремонта, которую возместит сотруднику с личным автомобилем. Этот момент прояснял Минфин России (письма от 29.06.2023 N 03-03-06/2/60502, от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6339).
В связи с этим многие работодатели стремятся выгадать при налогообложении прибыли. И для этого предлагают сотрудникам, которые ездят на личном автомобиле, компенсацию за его использование (включая компенсацию за ГСМ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Нормы расхода топлива и других ГСМ для получения компенсации за ГСМ
Нередко компании и индивидуальные предприниматели, сотрудники которых используют личный автотранспорт и получают за это соответствующие компенсации, ориентируются на следующий нормативный правовой акт — Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которые введены в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации N АМ-23-р).
Ссылка на них может содержаться в трудовом договоре с работником, дополнительном соглашении к нему или другом соглашении с работником. Также возможно, что Методические рекомендации N АМ-23-р упоминаются в локальном нормативном акте компании или предпринимателя, который регулирует вопросы выплаты компенсации бензина сотруднику при личном авто, компенсации расходов ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля.
Что надо знать о Методических рекомендациях № АМ-23-р?
Методические рекомендации № АМ-23-р предназначены для любых компаний и предпринимателей, которые эксплуатируют автомобильную технику. В них приведены, в частности:
- значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлива для автотранспорта,
- порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации,
- справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов и специальных жидкостей, значения зимних надбавок.
Методические рекомендации N АМ-23-р разделяют топлива и смазочные материалы. Так что о нормах расхода того и другого говорится в разных частях документа.
Нормы расхода топлив для автомобилей приведены в главе II Методических рекомендаций N АМ-23-р, а нормы расхода смазочных материалов — в главе III этого акта. Эти нормы можно использовать, в том числе, для определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, для проведения расчетов с пользователями транспортных средств и водителями.
Важно! Работодатель, который выплачивает сотруднику компенсацию за бензин при использовании личного транспорта и за другие необходимые ГСМ, может учитывать нормы расхода топлива и смазочных материалов, указанные в Методических рекомендациях N АМ-23-р. Но расчет с работником все равно производят по документам, которые подтверждают реальные расходы на топливо и другие ГСМ — чекам АЗС, квитанциям, счетам, путевым листам и т.д.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.