Кому можно выдавать деньги под отчет?
Выдавать деньги под отчет можно только работникам организации либо физическим лицам, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор. Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 10 апреля 2023 года № Ф10-1006/2023 по делу № А35-10737/2021.
Судьи отметили, что требования законодательства носят императивный характер и связаны с обеспечением возможности возврата выданных средств, в том числе посредством привлечения к ответственности в соответствии с законодательством о банкротстве, трудовым, гражданским или корпоративным законодательствами.
Подотчетные лица – это работники вашей организации (в том числе совместители и работники на ГПД), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.
Если же средства выданы третьим лицам, то такие средства не являются подотчетными. Они признаются доходом получателя средств, поэтому нужно заплатить НДФЛ.
Читайте подробно тут:
Подотчётные лица: кто такие, оформление и расчёты
Если нужно приобрести в офис несколько ручек и пачку бумаги, не обязательно заключать договор с поставщиком и оплачивать товар по безналу. Можно пойти простым путём — дать работнику наличные под отчёт, чтобы он купил нужное в ближайшем магазине. Рассказываем, кто может выступать подотчётным лицом, как правильно выдавать деньги и проводить их по бухгалтерии.
Кто такие подотчётные лица
Подотчётные лица — это сотрудники и исполнители-физлица по договору ГПХ, которым можно выдавать деньги на нужды фирмы. Они тратят средства по назначению, потом предоставляют в бухгалтерию авансовый отчёт. Например, заместителю директора поручили купить подарки женщинам к 8 марта. Он получил деньги из кассы, потратил их на цветы и презенты, а чеки, сдачу и отчёт отнёс в бухгалтерию.
Подотчётным лицом может быть любой сотрудник организации или ИП. Для этого руководитель приказом наделяет его соответствующими полномочиями и утверждает будущие траты.
Если работник или учредитель официально не трудоустроены в организации, они не могут брать деньги под отчёт. Также ИП не может выступать подотчётным лицом, ведь он не является сотрудником собственной фирмы. Но предпринимателю это и ни к чему — он может пользоваться средствами со своего расчётного счёта и брать деньги в кассе по расходному ордеру, если укажет назначение трат.
Подотчётные лица — материально-ответственные работники. Если они не отчитаются о тратах и не вернут деньги, работодатель будет вычитать эту сумму из зарплаты или взыщет её через суд.
Как выдавать деньги под отчёт
Расходы подотчётного лица должны быть связаны с работой фирмы. Нельзя таким способом выдавать зарплату, обналичивать деньги или оказывать материальную помощь. Выдачу подотчётных средств оформляют особым образом, а сотрудник обязан отчитаться о тратах и документально подтвердить их.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Попробовать бесплатно
Руководитель согласовывает траты
Инициатором выдачи денег может быть руководство или работник. В первом случае директор выпускает приказ, в котором прописывает — кому, для чего, на какой срок и в какой сумме нужно выдать деньги. Если инициатива исходит от сотрудника, он пишет заявление в свободной форме, а руководитель ставит визу согласования с теми же данными — подотчётные лица, назначение трат, суммы и сроки.
Директор решил обновить компьютерные мониторы в одном из отделов компании. Он выпустил приказ: назначить ответственным за покупку мониторов инженера Лютикова И.П. и перечислить ему подотчётные 25 000 ₽ на карту. Срок исполнения — 10 дней.
Инженер Лютиков И.П. написал заявление на имя руководителя. В тексте он пояснил, что мониторы в его отделе старые и плохо работают, и попросил выдать деньги на их замену. Руководитель согласовал это заявление и поставил визу: выдать 25 000 ₽ для покупки мониторов, назначить ответственным Лютикова И.П., срок исполнения — 10 дней.
В распорядительном документе можно разрешить разовую или постоянную выдачу денег, указать одно или несколько подотчётных лиц. В документе пишут фамилии и инициалы сотрудников, какие суммы им выдают и на какой срок. К примеру, «Выдать Пестрову А.П. 10 000 ₽ на приобретение дивана в приёмную, Антонову И.А. 4 000 ₽ на покупку офисной бумаги, Терентьеву А.Ю. 2 000 ₽ на бензин. Срок выдачи денег под отчёт — 15 дней».
Если срок выдачи подотчётных денег не указан, считается, что средства выданы на день.
Выдают подотчётные деньги
Деньги под отчёт имеют право выдавать бухгалтер, кассир или руководитель. И только тому сотруднику, который указан в приказе как подотчётное лицо.
- наличными по расходному кассовому ордеру 0310002;
- переводом на личную карту работника или корпоративную карту — в комментарии к операции нужно указать, что это «подотчётные деньги по приказу №… от …».
Чтобы не было вопросов во время налоговой проверки, желательно в приказе прописать способ выдачи денег — например, «из кассы» или «переводом на карту». Если деньги зачисляют на личную карту работника, в распоряжении нужно указать её реквизиты. Не забудьте в назначении платежа уточнить, что это подотчётные средства, а не зарплата — например, «аванс на оплату командировочных» или «деньги на представительские расходы» — иначе на эту сумму будет начислен НДФЛ.
Раньше запрещали выдавать деньги сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие траты. Сейчас это ограничение убрали — Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У. Работники могут хоть каждый день получать средства на представительские расходы или производственные нужды.
Лимита для выдачи подотчётных средств в законе тоже нет — максимальную сумму определяет руководитель организации или ИП. Но стоит помнить, что размер наличной сделки ограничен 100 000 ₽ — Указание ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. Например, нельзя взять наличные деньги под отчёт и купить на них стройматериалы для ремонта на 120 000 ₽.
Сотрудник сдаёт авансовый отчёт
Работник тратит деньги на нужды фирмы и сохраняет чеки. Раньше на сдачу авансового отчёта давалось всего 3 дня, но сейчас это требование отменили. В срок, определённый распоряжением, сотрудник должен составить авансовый отчёт и передать его в бухгалтерию. Если бухгалтера нет, проверить и подписать отчёт может руководитель.
К отчёту обязательно прикладывают подтверждающие документы с полными данными о покупке: ИНН и наименование продавца, название товара, его количество и цена. Это могут быть чеки, товарные чеки, бланки строгой отчётности, накладные, билеты на транспорт.
Если у работника остались деньги, он их возвращает по приходному ордеру. Если ему не хватило и он заплатил из собственного кармана, ему компенсируют траты — через расходный ордер.
Статья актуальна на 01.12.2022
Можно ли выдать деньги под отчет не работнику компании
19.05.2023 распечатать Порядок выдачи денежных средств под отчет определяет руководитель компании. Деньги можно выдавать только работнику по распоряжению руководителя компании наличными либо переводом на карту.
Общие правила выдачи денег подотчет сохраняются неизменными уже много лет. Последние нововведения были приняты в 2020 году, когда вышла новая редакция указаний Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Изменения касались сроков отчетности: их устанавливает сама компания. Что касается того, кому можно выдавать деньги под отчет, в этом плане ничего не изменилось. Ответ: деньги под отчет можно выдать только работникам компании, с которыми заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. Если деньги выданы лицу, которое не состоит с организацией в трудовых или гражданско-правовых отношениях, подотчетными их считать нельзя. Более того, при выдаче денег не работнику компании, нужно иметь обоснование и документы, иначе, их потом нельзя учесть в расходах. Это доход, с которого должен быть удержан НДФЛ.
Основные правила выдачи денег под отчет
- Под отчет можно выдать любую сумму.
- Под отчет можно выдать деньги только работникам компании.
- Подотчетные суммы можно выдать наличными или перевести на банковскую карту работника.
- Чтобы выдать деньги под отчет, достаточно распоряжения, подписанного директором организации. Работнику писать заявление или служебную записку не обязательно. Но, должен быть приказ о выдаче денег под отчет, с которым работник знакомится под роспись.
- Если работник не отчитается по деньгам, полученным под отчет, это будет считаться его доходом. С этой суммы нужно уплатить НДФЛ и страховые взносы.
Примечание. Заявление сейчас не является обязательным документом при выдаче денег под отчет, но бухгалтеры, предпочитают иметь этот документ. Шаблон заявления на выдачу денег под отчет.
Перечень документов, которые оформляют при выдаче денег под отчет
- Приказ или распоряжение руководителя компании о выдаче работнику денег на закупку товаров, работ, услуг для компании. Может быть оформлено Заявление работника на выдачу определенной суммы для закупки ценностей в пользу компании либо служебная записка.
- Авансовый отчет по форме № АО-1. Скачать форму
- Документы, подтверждающие покупки в пользу компании (чеки, БСО, счета-фактуры).
- Документы бухгалтерии о принятии товаров, услуг, работ (акты, накладные и т.п.).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Деньги ООО: как выдать под отчёт
Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.
Зачем компании выдают деньги под отчёт
Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.
Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.
- Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
- Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
- Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.
Кому можно выдать подотчётные деньги
Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.
Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.
Как выдать деньги под отчёт наличными
- Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.
- Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
- Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.
- Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.
Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).
Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.
30 дней Эльбы в подарок
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно
Попробовать бесплатно
Как выдать деньги под отчёт безналом
Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.
В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.
Что, если нет подтверждающих документов
Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:
- Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
- Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.
Что, если сотрудник не возвращает деньги
Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.
Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.
Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.
Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.
Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег
Остался единственный способ — обратиться в суд.
А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.
Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.
Как простить подотчётные сотруднику
Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.
Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные
К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.
Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.
Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию
При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.
Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.
Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.
Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.
Полезно запомнить
- Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.
- Получите от сотрудника авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если он потратил меньше денег — возвращает компании, если больше — получает компенсацию.
- На УСН «Доходы минус расходы», спишите потраченные подотчётные в расходы. На УСН «Доходы» тоже оформляйте документы правильно, иначе налоговая начислит НДФЛ.
- Если сотрудник оставил подотчётные себе, в течение месяца издайте приказ об удержании из зарплаты. При больших суммах попросите сотрудника написать заявление.
- Обратитесь в суд, если не успели издать приказ за месяц или сотрудник не согласен на удержания.
- Налоговая подозрительно относится к подотчётным директора: она может счесть их доходом или беспроцентным займом. В обоих случаях вам доначислят налоги.
- Получайте подотчётные, а потом покупайте для компании. Делать наоборот — рискованно.
Статья актуальна на 25.05.2022