Как компенсировать утерянные в командировке чеки

Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки

Отмена командировочного удостоверения с 8 января этого года во многом облегчила работу бухгалтеров и кадровиков (подп. «а» п. 1 постановления Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако возникли сложности с определением сроков нахождения сотрудников в командировке при направлении туда на личном и служебном транспорте. Остались и старые вопросы о возможности компенсировать те или иные командировочные расходы, а также о правомерности их учета для целей налогообложения прибыли. Портал ГАРАНТ.РУ ответил на самые злободневные вопросы читателей.

Может ли организация принять к налоговому учету суточные по командировке, если отсутствуют документы, подтверждающие проезд и проживание (сотрудник уехал на личном транспорте и проживал у родственников), но имеется отчет о командировке?

Да, может. Ведь в соответствии с законодательством, предоставлять какие-либо документы, подтверждающие расходование суточных не нужно (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки; далее – Положения). Но в то же время организации необходимо подтвердить сам факт отправления сотрудника в командировку и фактические сроки его нахождения там. А фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (п. 7 Положения). Если проездной документ утерян, то у транспортной организации можно запросить его копию или справку, позволяющую идентифицировать пассажира, маршрут, а также стоимость и дату поездки (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18).

В случае, когда сотрудник уехал в командировку на личном транспорте, даты поездки можно подтвердить служебной запиской, которая оформляется после возвращения из командировки (п. 7 Положения). При этом, если на одной машине в командировку отправилось несколько сотрудников, то записку должен составить каждый из командированных. Кроме того, каждому из них понадобится составить отдельный авансовый отчет. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование машины. Это, в частности, путевой лист или квитанции об оплате топлива.

ФОРМА

Типовая форма путевого листа на легковой транспорт (форма № 3)

Косвенным подтверждением сроков пребывания сотрудника в командировке может служить приказ о направлении в командировку.

Если раньше у работодателя часто возникали вопросы, как же в командировочном удостоверении отразить тот факт, что сотрудник в командировке проживал у родственников, то теперь такой проблемы нет, ведь с 8 января 2015 года командировочные удостоверения отменены (подп. «а» п. 1 постановления Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Сейчас же законодательство не требует каких-либо документов, подтверждающих проживание командированного работника у родственников. Однако все же стоит указать этот факт в служебной записке, прилагаемой сотрудником к авансовому отчету, во избежание дальнейших возможных разногласий.

Предполагалось, что сотрудник поедет в командировку на два дня, но рабочие вопросы удалось решить раньше, и он вернулся в тот же день, что и уехал. Фактически командировка была однодневной. Должна ли организация выплатить ему суточные?

Нет, организация выплачивать суточные при однодневной командировке не обязана (абз. 4 п. 11 Положения). Однако она может это сделать по собственной инициативе. И законодательство разрешает отнести такие суточные в расходы, уменьшающие налог на прибыль. Если раньше позиция Минфина России была не в пользу компаний, то после нескольких судебных решений, при вынесении которых суды вставали на сторону налогоплательщиков, ведомство поменяло свое мнение (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. № Ф07-2310/12 по делу № А56-48850/2011, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 июня 2012 г. № Ф07-1200/12 по делу № А05-8580/2011).

В коллективном договоре прописано, что размер суточных при командировке по России составляет 1 тыс. руб. в день. Однако на основании приказа руководителя для одного из сотрудников были установлены суточные в размере 1,2 тыс. руб. в день. Правомерно ли это и если да, то можно ли принять всю эту сумму в расходы по налогу на прибыль?

МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Найти ответы на вопросы по трудовому праву, в том числе и в отношении порядка и правил оформления документов при направлении сотрудников в командировки можно в разделе «Правовые консультации».

Да, это правомерно, ведь трудовое законодательство не устанавливает предельных размеров выплачиваемых суточных. Что касается нормирования суточных для целей налога на прибыль, то оно было отменено еще с 1 января 2009 года (Федеральный закон от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ), а значит, организация может принять в расходы всю сумму суточных, выданных сотруднику на основании коллективного договора или локального нормативного акта.

А вот все, что было выплачено сверх установленных компанией норм, в том числе и по приказу руководителя, к расходам отнести не удастся (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206). Таким образом, 1 тыс. руб. в день организация сможет списать в расходы по налогу на прибыль, а 200 руб. придется выплачивать из чистой прибыли.

Но здесь есть еще один нюанс. Большинство организаций стараются не выходить за пределы в размере 700 руб. в день на командировку внутри страны и 2,5 тыс. руб. – за ее пределами. Такие нормативы установлены НК РФ как размер суточных, с которых у командированного сотрудника не удерживается НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Со всего, что было выплачено сверх этого лимита, даже при условии того, что соответствующие нормы были прописаны в коллективном договоре или локальном акте, организация должна удержать 13% из зарплаты сотрудника. Таким образом с зарплаты сотрудника придется удержать и перечислить 13% налога с суммы в размере 500 руб. в день (1200-700 руб.).

Организация оплатила проживание сотрудника в командировке, однако никаких подтверждающих расходы документов у нее нет. Можно ли учесть не подтвержденные документально расходы в затратах по налогу на прибыль и нужно ли начислять НДФЛ на эти выплаты сотруднику?

Нет, неподтвержденные документально затраты в расходах для целей налога на прибыль учесть не получится. Ведь в соответствии с Положением затраты на наем жилого помещения возмещаются командированному сотруднику при их документальном подтверждении (п. 10, п. 11, п. 26 Положения, абз. 3 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Тогда их можно отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль в случае их документального подтверждения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В качестве последнего могут выступать счета из гостиницы, кассовые чеки, договор найма жилого помещения и т. д. Если же во время командировки сотрудник поселился у частного лица, то подтверждающим документом может быть договор найма или иной документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007).

В случае, если подтверждающие документы утеряны или отсутствуют, организация вправе возместить сотруднику понесенные расходы. Однако налогооблагаемую прибыль такие выплаты уменьшать не будут (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Кроме того, вне зависимости от наличия или отсутствия документов придется начислить и НДФЛ на полученный доход сотрудника, превышающий установленный лимит в 700 руб. в сутки для российских командировок и 2,5 тыс. руб. для зарубежных (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Аналогичной льготы для страховых взносов не предусмотрено, поэтому работодателю придется уплатить их с полной суммы компенсации расходов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», совместное письмо ПФР России и ФСС России от 29 июля 2014 г. № НП-30-26/9660, № 17-03-10/08-2786П).

Какие документы нужны для подтверждения срока пребывания в командировке сотрудника, если он ездил на служебном транспорте?

Положение предусматривает особые правила определения срока командировки только для случаев, когда сотрудник передвигался на личном транспорте (п. 7 Положения). В отношении использования служебного транспорта разъяснений нет.

Однако полагаем, что в этом случае документом, подтверждающим срок нахождения в командировке, может быть путевой лист (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Поскольку установленная законодательством форма не является обязательной (информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012), то организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа с указанием даты выбытия и прибытия командированного сотрудника. Напомним, что такая форма должна в обязательном порядке содержать следующую информацию:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке его действия;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Вправе ли организация возместить командированному сотруднику произведенные расходы по билетам на городской транспорт (метро, троллейбус, автобус, маршрутное такси)?

Да, организация может возместить работнику такие расходы, но только при их документальном подтверждении. Законодательством предусмотрено возмещение транспортных расходов на проезд до места командирования и обратно на общественном транспорте: автобусе, поезде, маршрутном такси, речным или морским судном при документальном подтверждении произведенных расходов проездным документом (п. 12 Положения).

Что касается расходов на проезд во время командировки (городской автобус, трамвай, метро, троллейбус, маршрутное такси), то ФНС России дала следующие пояснения. Работодатель может предусмотреть возмещение затрат на проезд на городском транспорте и во время командировки, прописав такое положение в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте (например, положении о командировках в организации). В этом случае, затраты можно не только возместить, но и учесть в расходах для целей налога на прибыль (письмо ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246 «О порядке признания отдельных видов расходов, связанных со служебной командировкой работника»).

Можно ли принять в расходы затраты командированного работника на оплату такси, и если да, то какими документами их подтвердить?

Затраты на такси можно принять в расходы, если они были экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, постановление ФАС Московского округа от 13 декабря 2013 г. № Ф05-15227/13 по делу № А40-171903/2012, письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223). Подтверждающими документами при этом будут чеки ККТ или квитанции об оплате проезда – один из этих документов таксист обязан выдать (п. 111 постановления Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом»).

Вместе с ними сотрудник должен приложить служебную записку с пояснениями расходов на такси, указав маршрут и обоснование использования этого вида транспорта. Последние могут быть такими: отсутствие возможности добраться до аэропорта на другом транспорте, отсутствие прямых маршрутов до места назначения, неудобный график следования общественного транспорта, риск не успеть выполнить поставленные задачи (опоздание на встречу, мероприятие) и другие.

На какие цели должны быть израсходованы суточные, чтобы их можно было принять к расходам по налогу на прибыль?

НК РФ не дает точного перечня затрат, на которые могут быть использованы суточные. Работник вправе потратить их по своему усмотрению. Суточные можно принимать к расходам для целей налога на прибыль в полной сумме, при этом НК РФ не требует каких-либо документов для подтверждения их расходования (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Необходимо иметь в виду, что есть ряд расходов, компенсацию которых налоговые органы не разрешают учитывать в расходах для целей налога на прибыль, ссылаясь при этом, что они должны производится за счет суточных. К таким затратам могут относиться расходы на питание сотрудника (письмо УФНС России по г. Москве от 14 мая 2009 г. № 16-15/047508), оплату проезда на такси без представления подтверждающих документов, дополнительных услуг гостиниц (химчистка, прачечная), услуг сотовой связи и т. д.

Как будут возмещаться расходы на оплату проживания двух командированных сотрудников, если фактическая оплата производилась с банковской карты одного работника?

При направлении сотрудников в командировку работодатель должен выдать им аванс на оплату командировочных расходов, в том числе и на наем помещения (п. 10-11 Положения). После приезда из командировки сотрудники обязаны составить авансовый отчет с указанием затрат, произведенных во время поездки, и их расшифровкой. Поскольку один из сотрудников оплатил расходы за проживание в гостинице себя и своего коллеги, он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими этот факт документами – банковской выпиской со счета или квитанцией, а также счет из гостиницы на обоих командированных или два разных счета на каждого работника. Также следует написать пояснительную записку с указанием причин, вызвавших необходимость оплаты проживания за себя и коллегу.

После получения авансовых отчетов (в одном из которых будет перерасчет денежных средств, а в другом – недостача на ту же сумму) вместе с подтверждающими документами и служебной запиской, бухгалтерия должна возместить сотруднику, оплатившему всю сумму, расходы на проживание в полном объеме.

Что касается отражения такой компенсации в расходах по налогу на прибыль, то учитывая, что командировка была экономически оправдана, а расходы, понесенные сотрудниками в ней, в том числе и на проживание, документально подтвержденными, организация может учесть возмещение затрат на проживание в полном объеме (п. 1 ст. 252 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Возмещение работнику расходов, связанных со служебной командировкой при утере чека

Вопрос:
Подотчетное лицо был в командировке 2 дня, используя свой автомобиль. Есть счет гостиницы, который подтверждает его пребывание в данной командировке, чеки ГСМ потерял, можно ли возместить расходы ГСМ без чека?
Ответ:
Работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы на проезд и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ч.4 ст.168 ТК РФ).
Таким образом, непосредственно Трудовой кодекс не ставит возмещение расходов по командировке в зависимость от документальной подтвержденности затрат. Расходы возмещаются в размере и порядке, закрепленном коллективным договором или локальным нормативным актом. Поэтому с точки зрения Трудового кодекса работодатель вправе возместить работнику расходы на ГСМ, не подтвержденные чекам, в порядке, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Например, в Положении о командировках может быть установлено, что в случае утери работником документов, подтверждающих расходы по командировке, работник составляет на имя руководителя объяснительную записку, указывает в ней фактически потраченную сумму и причины отсутствия первичных документов. На основании объяснительной записки работодатель принимает решение о возмещении или об отказе в возмещении указанных в ней расходов. Однако такое возмещение влечет за собой следующие налоговые последствия.
Налог на прибыль
При налогообложении прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Никаких ограничений в выборе вида транспорта для проезда к месту командировки НК РФ не установлено.
В то же время, для признания расходов при налогообложении прибыли они, в частности, должны быть документально подтверждены (п.1 ст.252 НК РФ).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
В связи с этим в случае отсутствия у командированного работника чеков ГСМ, подтверждающих расходы, признавать такие расходы при налогообложении нет оснований.
НДФЛ
Согласно п.3 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению компенсационные выплаты в соответствии с законодательством РФ, связанные с возмещением командировочных расходов. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Таким образом, если организация возмещает командированному работнику расходы на ГСМ, не подтвержденные документам, с этой суммы необходимо удержать НДФЛ.
Страховые взносы
Аналогична ситуация со страховыми взносами: при командиовках не подлежат обложению взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно (п.2 ст.422 НК РФ). Поэтому если расходы на ГСМ не подтверждены документами, с суммы возмещения расходов начисляются страховые взносы.

В данном случае в связи с использованием сотрудником личного автомобиля организация может выплатить ему компенсацию за использование личного имущества. Согласно ст.188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
По мнению Минфина в случае выплаты компенсации за использование личного автомобиля расходы на ГСМ отдельно не возмещаются, а включаются в эту компенсацию (Письма от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 10.04.2017 N 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239).
Налог на прибыль
При налогообложении прибыли компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признается в составе прочих расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительством РФ от 08.02.2002 N 92 (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ). При этом стоит обратить внимание, что нормы расхода на выплату компенсации установлены за месяц, следовательно, если срок командировки меньше месяца, то сумму придется еще и уменьшить — именно такой вывод следует из Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87.
Таким образом, сумма компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и может быть больше норм, утвержденных Правительством. Однако при налогообложении прибыли будет учтена сумма только в пределах норм (причем пропорционально фактическим дням использования автомобиля в служебных целях).
НДФЛ
При исчислении НДФЛ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательно компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п.3 ст.217 НК РФ).
Как сказано в Письме Минфина России от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом у организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
Аналогичные выводы содержатся и в других письмах Минфина (см. Письма от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327).
Таким образом, при исчислении НДФЛ не учитывается компенсация за использование в командировке личного автомобиля в размере, установленном соглашением между работником и работодателем. В то же время, поскольку Минфин требует наличия документов, подтверждающих фактическое использование автомобиля, при отсутствии чеков ГСМ, подтверждающих расход топлива, могут возникнуть споры с налоговыми органами в части освобождение от НДФЛ суммы компенсации. Поэтому следуя безопасному подходу, следует исчислить НДФЛ.
Страховые взносы
В части страховых взносов ситуация аналогична: исходя пп.2 п.1 ст.422 НК РФ сумма компенсации за использование личного имущества не облагается взносами в размере, установленном соглашением сторон трудового договора. Однако официальные ведомства настаивают на необходимости иметь документы, как подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающие расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях. На это указывает Минздравсоцразвития России в пункте 3 письма от 06.08.2010 N 2538-19, а также в письме от 26.02.2014 N 17-3/В-82. Аналогичный вывод содержат письма ФСС России от 14.03.2016 N 02-09-05/06-06-4615, от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985.
Таким образом, при отсутствии чеков ГСМ, подтверждающих расход топлива, контролирующие органы, скорее всего, доначислят страховые взносы с суммы компенсации.

С учетом сказанного, при отсутствии чеков ГСМ организация вправе возместить работнику соответствующие расходы (в виде возмещение суммы по договоренности сторон или в виде компенсации за использование личного автомобиля), однако с этой суммы возникает необходимость исчислить НДФЛ и страховые взносы (следуя максимально безопасному подходу). При исчислении налога на прибыль можно учесть только сумму компенсации за использование личного автомобиля в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 92.

Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов

Если сотрудник направляется в командировку, то работодатель обязуется компенсировать расходы, связанные с проживанием. Траты подтверждаются документами о найме жилья. По возвращении из поездки соответствующие бумаги о тратах должны быть предоставлены в кадровый и бухгалтерский отдел в трехдневный срок. Если бумаги отсутствуют по причине утери, кражи, пр., то компенсация за проживание в командировке без документов также может быть насчитана, но при определенных условиях.

Условия возмещения командировочных расходов по найму жилья

Во время командировки работник обычно останавливается в гостинице или арендует жилье. Если командированный живет в гостинице, то затраты на проживание компенсируются на основании гостиничного счета, кассового чека и бланка строгой отчетности. Если сотрудник снимает квартиру или дом, то должен предоставить договор аренды, чек (если арендодателем являлось юридическое лицо) или расписку (если арендодатель – физическое лицо).

Как получить компенсацию по оплате проживания в командировке без подтверждающих документов

Во время служебной поездки документы могут быть утрачены (украдены, утеряны, физически уничтожены случайным образом). В этом случае оплата за проживание без подтверждающих документов компенсируется в обязательном порядке, но сумму возмещения работодатель определяет самостоятельно, ориентируясь на среднюю стоимость стандартного номера в гостинице или аренды жилья в регионе, где проходила командировка сотрудника. Нормы компенсации таких расходов регламентируются частью 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Оставить заявку

Командировка: проживание без подтверждающих документов в гостинице

В служебной поездке специалисту работодатель предоставляет право снимать номер в гостинице. При заселении администратор оформляет номер на командировочного с заключением договора об оказании гостиничных услуг (в соответствии с Постановлением Правительства РФ №1085 от 9 октября 2015 года). При выезде из гостиничного номера администратор оформляет бланк строгой отчетности и другие документы, которые подтверждают факт проживания с указанием даты заселения и выезда, сумму оплаты.

Если документы были утрачены, то можно запросить их дубликаты или оформление справки, подтверждающей проживание. Оба варианта будут содержать перечень услуг, предоставленных гостиницей определенному гражданину, а также суммы, которые были им оплачены.

Как подтвердить проживание в командировке без документов в случае аренды жилья у частного лица

Командировочному разрешается в служебной поездке арендовать дом, квартиру или комнату у частного лица или компании. Поиском жилья можно заниматься самостоятельно или прибегнуть к помощи риелторов. В последнем случае нужно дополнительно приложить отчет об оказании услуг с чеком об оплате.

Перед тем, как подписывать договор о найме жилья, следует внимательно осмотреть квартиру в присутствии владельца и зафиксировать в документе все недочеты. Но, прежде всего, нужно проверить документы арендодателя на право собственности, чтобы исключить в дальнейшем проблемы (мошенники могут сдать жилье нескольким съемщикам на одну и ту же дату). Хорошо, если дополнительно будет справка из управляющей организации о лицах, зарегистрированных в квартире.

Стандартный договор найма (Гражданский кодекс гл. 35) должен содержать права и обязанности сторон, срок проживания, сумму за аренду.

Оформление фиктивного счета с умышленным завышением суммы аренды рассматривается как мошеннические действия и наказывается по ст. 159 Уголовного кодекса РФ.

Если документы об аренде были утрачены, то командировочный может запросить дубликаты договора и счетов у арендодателя для предоставления руководству.

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Оставить заявку

Будут ли компенсированы расходы на проживание в командировке без документов, если жилье арендовала сама компания

Если сотрудники регулярно направляются в командировку в один и тот же город, то компания обычно снимает определенную квартиру или дом на постоянной основе. В этом случае оплата аренд осуществляется руководством компании, и выплаты командированному за проживание не предоставляются.

Начисляется ли НДФЛ на компенсацию за оплату проживания в командировке

Возмещение затрат на проживание в гостинице или аренду жилья считается доходом сотрудника, полученным натуральными средствами, поэтому облагается налогом в полной мере, однако, налоговую сумму погашает работодатель.

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Как компенсировать утерянные в командировке чеки

Законодательство России не запрещает добираться до места командировки на автобусе. В этой статье эксперт по трудовому законодательству Наталья Пискарева рассказывает, какие документы нужны для отчётности после автобусной поездки, как учесть расходы на автобус и что делать, если чек или билет на автобус утерян.

Что говорит закон

Работодатель в соответствии со ст. 168 ТК РФ и п. 12 Положения о командировках №749 компенсирует сотруднику в служебной командировке расходы на проезд:

• к месту выполнения служебного поручения и обратно;
• между населёнными пунктами, если работник вынужден посещать их в ходе командировки;
• к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населённого пункта.

Кроме того, компания возмещает работнику дополнительные расходы: стоимость постельного белья в поезде, сервисных и аэропортовых сборов.

Законодательство не ограничивает виды транспорта, которыми сотрудник может пользоваться в служебной поездке. Это значит, что командированный может добираться до места назначения на пригородном, междугородном или международном автобусе. Поездки на автобусе часто доступнее, чем на поезде или самолёте, а на некоторых направлениях автобусы являются единственным видом транспорта.

При этом проезд на внутригородском автобусе командированному компенсируется, только если это предусмотрено коллективным договором или внутренним положением о командировках. Если нет, то на эти цели работник тратит суточные.

Какие документы подтверждают проезд на автобусе

Командированный подтверждает поездку на автобусе двумя документами — билетом и кассовым чеком. Билет на автобус доказывает фактическое нахождение в командировке (п. 7 Положения №749); кассовый чек или бланк строгой отчётности — фактические затраты на проезд.

Билет

Билеты на автобус бывают семи типов, в зависимости от характера маршрута (междугородний, пригородный, городской), срока действия (разовый или на период), идентификации пассажира (именной и неименные билеты). Виды билетов и их обязательные реквизиты перечислены в приложении 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом (Постановление №1586).

Например, разовый билет городского и пригородного сообщения, приобретаемый в автобусе (тип №3), должен содержать:

• название, серию и номер билета;
• название организации, выдавшей билет;
• вид транспортного средства (автобус);
• стоимость проезда.

Иногда бухгалтеры сомневаются, можно ли обезличенным документом, без даты поездки и Ф.И.О. пассажира, подтвердить расходы в командировке. ФНС в письме от 20.01.2010 № 3-2-09/6 разъяснила, что билет признаётся отчётным документом, если содержит обязательные реквизиты. Билет можно не принять к учёту, если он выдан в населённом пункте, которого нет в маршруте командировки. Например, билетом на автобус в Сочи нельзя доказать проезд к аэропорту Анапы. Куда именно ездил сотрудник, легко проверить, если соотнести название перевозчика и номер маршрута, которые указаны в билете.

Командированному необязательно покупать билет в кассе или у водителя. Согласно п. 30 Правил перевозок пассажиров и багажа, бумажный и электронный билет имеют одинаковую силу, то есть сотрудник имеет право предоставить для отчётности распечатку электронного билет на автобус.

Чек

Требования к чекам прописаны в ст. 4.7 Закона «О применении ККТ» №54-ФЗ. Одним из обязательных элементов кассового чека с 1 июля 2019 года является QR-код. По нему с помощью мобильного приложения ФНС «Проверка чеков» можно проверить подлинность документа. В QR-коде зашифрована информация о платеже и продавце: дата и время покупки, ИНН торговой точки и другие сведения.

Чек на автобус не всегда выдаётся в печатном виде. Водитель или кондуктор имеют право дать пассажиру билет со ссылкой или QR-кодом на скачивание чека. QR-код сканируют с помощью приложения «Проверка чеков». Чек скачивают, распечатывают и вместе с билетом прикладывают к авансовому отчёту.

Если пользователь покупает билет на автобус в интернете, чек приходит на его электронную почту. При покупке билета на Туту чек отправляется автоматически.

Что делать, если отчётные документы утеряны

Рассмотрим три возможные ситуации.

Сотрудник потерял или испортил билет, но у него есть чек о банковской операции. С 1 марта 2022 года вступил в силу п. 61 (1) Правил перевозки пассажиров (Постановления №1586), по которому пассажир может получить дубликат проездного документа на автобус там же, где он покупал оригинал, если докажет факт оплаты. Для этого он предъявляет продавцу кассовый чек, выписку с банковского счёта или другой подтверждающий документ. Если их нет или билет оплачен не самим пассажиром, получить дубликат не удастся.

Работник потерял кассовый чек. За дубликатом нужно обратиться к продавцу билета или оператору фискальных данных (ОФД). Как правило, это банк, который обслуживает платежи продавца. Если с момента покупки билета прошло меньше суток, продавец выдаст копию чека либо сообщит, где и как её получить. Если билет куплен несколько дней назад, придётся писать заявление оператору фискальных данных. В нём указывают сумму, дату и примерное время оплаты, реквизиты плательщика. Координаты ОФД есть у продавца.

Сотрудник купил билет за наличные и потерял билет с чеком или ссылкой на чек. В этом случае восстановить отчётные документы не получится.

При покупке на Туту автобусных билетов в личном кабинете сохраняется вся история заказов. Вы всегда можете посмотреть сведения о прошедших поездках, скачать электронные билеты и чеки.

Бухгалтер определяет фактический срок пребывания в командировке по билетам и использует его для расчёта суточных и оплаты труда. Если билет восстановить не удаётся, срок пребывания в командировке можно доказать другими документами — подробнее в п. 7 Положения №749. Например, служебной запиской работника с отметками принимающей стороны.

Сотрудник должен сам доказать факт нахождения в командировке. Он может попросить прислать документ с отметками принимающей стороны по факсу, электронной почте, с курьером или заранее подготовить служебную записку и поставить подписи во время командировки. При желании направить запрос принимающей стороне может работодатель. Но признать расходы на поездку на автобусе экономически обоснованными без билета нельзя. Такой вариант Налоговым кодексом РФ не предусмотрен.

Так может выглядеть служебная записка для подтверждения фактического срока пребывания в командировке

Как учесть расходы на автобусный билет

Пример 1. Сотрудник находился в командировке в Анапе. Обратно в Москву летел из аэропорта в селе Витязево, расположенного в 5 км от Анапы. После возвращения в Москву работник принёс в бухгалтерию разовый билет на пригородный автобус от Анапы до Витязево. Бухгалтерия должна принять документ к учёту, так как дорога в аэропорт, расположенный за пределами города, считается проездом к месту командировки и обратно по п. 12 Положения №749. Расходы признаются обоснованными по ст. 252 НК РФ.

Пример 2. Командированный по возвращении из Пензы сдал в бухгалтерию разовый билет на городской автобус до ж/д вокзала Пенза-1. Вокзал находится в черте города. Пункт 12 Положения №749 и положение о командировках организации не предусматривают компенсацию транспортных расходов на внутригородские поездки. В этом случае билет нельзя отдельно принять к учёту, сотрудник должен был оплатить его суточными.

Расходы на автобус в командировке при наличии билета и кассового чека не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Также они уменьшают базу по налогу на прибыль в соответствии с п. 1.12 ст. 264 НК РФ.

Неподтверждённые расходы, когда у командированного нет билета или чека или обоих документов сразу, работодатель принимает к учёту по доброй воле. Он должен иметь в виду, что идти они будут за счёт чистой прибыли, также на них придётся начислить НДФЛ и страховые взносы в полном объёме.

Что в итоге

• Законодательство не ограничивает виды транспорта, которыми можно пользоваться в командировке. Работник может добираться до места назначения на пригородном, междугородном или международном автобусе.
• Поездка на автобусе подтверждается двумя документами — билетом и кассовым чеком. Билет на автобус доказывает фактическое нахождение в командировке, кассовый чек или бланк строгой отчётности — фактические затраты на проезд.
• Утерянный чек или билет на автобус можно восстановить, если билет оплачен безналичным способом.
• Неподтверждённые расходы, когда у командированного нет билета или чека или обоих документов сразу, работодатель принимает к учёту по доброй воле. Фактическое нахождение в командировке подтверждается другими документами — например, отметками принимающей стороны.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Ещё можно почитать