Секретарь — такая многоликая профессия
Обязанности секретаря, как правило, зависят от размеров компании, направления и сферы деятельности, и даже содержания, которое вкладывает руководитель фирмы в функции «своей правой руки». Именно поэтому очень часто под вакансией обычного секретаря может «скрываться» должность помощника директора или секретаря-референта. При трудоустройстве важно учесть, что круг обязанностей, как правило, формирует руководитель. Однако существуют специализации, которые определяют основные функциональные обязанности.
Многоликая профессия
Одна из самых востребованных секретарских должностей — секретарь в небольшой компании (29% от общего количества объявленных вакансий). В обязанности секретаря входит просмотр почты, отбор необходимой корреспонденции, ответы на стандартные запросы, индивидуальный подход к посетителям, телефонные переговоры, контроль над исполнением заданий. Образование, необходимое для занятия должности, — курсы секретарей.
Не менее востребована позиция секретарь-офис-менеджер (22% от общего количества объявлений). Он координирует работу офисного персонала: секретарей, курьеров, диспетчеров. Организует деятельность офиса, занимается делопроизводством, обрабатывает входящую корреспонденцию. На этой должности руководители хотят видеть кандидатов с высшим образованием или окончивших специализированные секретарские школы, учебные центры. Предпочтительна подготовка по профилю деятельности фирмы и стажировка за рубежом.
Замыкает тройку лидирующих позиций секретарь на ресепшн (19%): занимается приемом и распределением входящих звонков, встречает и провожает посетителей. Поскольку эта должность является одной из низших ступенек профессии, специального образования, как правило, не требуется.
На четвертом месте — секретарь-референт (15%). В его обязанности входит подготовка проектов решений и текстов выступлений руководителя, редактирование отчетов и другой документации. Он отслеживает, как сотрудники выполняют распоряжения директора компании, оценивает качество выполненных работ. Необходимое образование: специализированные секретарские школы, учебные центры, колледжи.
Нечасто встречаются объявления о вакансии референта (около 1%), в обязанности которого входит обработка и распределение корреспонденции, реферирование информации, подготовка отчетов и статей для шефа, участие в переговорах. Требование — высшее образование либо специализированные секретарские школы, учебные центры.
- Facebook share link
- Threads share link
Должностная инструкция секретаря
Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Образец должностной инструкции секретаря
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Участие в общих собраниях и совещаниях;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
Что входит в обязанности секретаря руководителя
- Новости
- Архив новостей
- Архив до 2017 года
- Общие сведения
- Вехи истории
- Правила пользования
- Услуги библиотеки
- Независимая оценка качества оказания услуг
- Доступная среда
- Отчеты о работе
- О библиотеке в СМИ
- Виртуальный тур по библиотеке
- Контактная информация
- «Детство»
- «Отрочество. Юность»
- «Молодежный центр»
- Музей детской книги
- Учредительные документы
- Основные локальные акты
- Государственное задание
- Финансово-хозяйственная деятельность
- Нормирование
- Охрана труда
- Персональные данные
- Антикоррупционные документы
- Доступная среда
- Противодействие экстремизму
- Методический отдел
- Тематика консультаций
- Информационно-методические письма
- Исследовательские проекты
- Повышение квалификации
- Детские библиотеки области
- Профессиональные конкурсы
- Региональные проекты
- Профессиональные события
- Новости для профессионалов
- Документы для профессионалов
- Программа «Большое чтение»
- Вестник «Волшебная шляпа»
- Путеводитель
- Что почитать?
- Книги для молодежи
- Художественная литература
- Проект «Дебют»
- Проект «Творческий портрет»
- Проект «Моя книга»
- Настольные игры
- Профи-гид
- Проф-соционика
- Главная
- >Для молодежи
- >Профориентация
- >Профи-гид
- > Профессия: Секретарь руководителя
Профессия: Секретарь руководителя
О профессии
Секретарь руководителя выполняет организационные, контрольные и технические функции по обслуживанию деятельности руководителя организации, направленные на создание условий, способствующих его эффективной работе. Он является ключевой фигурой в организации, «правой рукой» руководителя, связующим звеном в работе с подразделениями и отдельными сотрудниками. Именно поэтому профессия востребована и имеет множество разновидностей: офис- менеджер, секретарь-референт, секретарь- переводчик и др.
Возможности трудоустройства
Организации различных форм собственности, где у руководителей есть потребность в работе секретаря, ведется документооборот и/или прием посетителей.
Должностные обязанности:
- организует проведение совещаний, ведет их протоколирование;
- занимается подготовкой аналитических и справочных материалов, презентаций; организует командировки руководителя;
- контролирует сроки выполнения решений и поручений руководителя;
- запрашивает и получает необходимые руководителю сведения;
- ведет телефонные переговоры, рабочий календарь руководителя;
- организует прием посетителей;
- работает с курьерскими, почтовыми и транспортными службами;
- принимает участие в делопроизводственных процессах: регистрирует и оформляет документы, поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию, обеспечивает сохранность и подготовку документов к сдаче в архив.
Индивидуальные качества секретаря:
- стрессоустойчивость;
- высокая самоорганизованность;
- исполнительность;
- ответственность;
- организаторские способности;
- хорошая память;
- пунктуальность;
- аккуратность;
- приятная внешность;
- доброжелательность;
- коммуникабельность;
- грамотная речь.
Необходимые знания и навыки
Чтобы стать секретарем руководителя необходимо получить среднее специальное или высшее образование. А также хорошо знать:
- основы управления (в т.ч. правовые) и делопроизводства;
- архивное дело;
- русский и иностранные языки;
- основы психологии общения и этики.
Секретарь должен уметь:
- стенографировать;
- работать с электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной;
- пользоваться базами данных, работать со справочной литературой и т.д.
Плюсы профессии
- востребованность на рынке труда;
- карьерный рост в сфере юриспруденции, экономики, менеджмента;
- возможность познакомиться с нужными и интересными людьми.
Минусы профессии
- ненормированный рабочий день, возможное отсутствие выходных, командировки;
- большая загруженность;
- частые стрессовые ситуации.
Где учат на секретаря руководителя?
- Санкт-Петербургский университет технологий управления и экономики (программа «Документоведение и архивоведение»). Адрес: г. Санкт-Петербург, Лермонтовский проспект, д. 44а.
- Колледж Министерства иностранных дел Российской Федерации (программа «Документационное обеспечение управления и архивоведение»). Адрес: г. Москва, Озерковская набережная, д. 26, стр. 5.
- Учебный центр «А.Ф. Конто», Ивановский филиал (курс «Секретарское дело»). Адрес: г. Иваново, ул. Театральная, д. 15.
Литература
- Галахов, В. Секретарь-референт высокой квалификации : учебное пособие для учреждений начального профессионального образования / В. Галахов. – Москва : Академия, 2007. – 240 с.
- Кузнецов, И. Секретарь-референт : учебно- практическое пособие / И.Н. Кузнецов. – Москва : Дашков и К, 2004 . – 560 с.
- Пшенко, А. Секретарь-референт высокой квалификации : документационное обеспечение управленческой деятельности : учебное пособие для начального профессионального образования / А.В. Пшенко, Е.А. Степанов. – Москва : Академия, 2007. – 272 с.
- Секретарь нужен всем // Ромео и Джульетта. – 2017. – N 2. – С. 9-11.
- Янковая, В. Секретарь-референт высокой квалификации : язык и стиль управленческих документов : учебное пособие / В.Ф. Янковая. – Москва : Академия, 2007. – 272 с.
Интернет-ресурсы
- Референт // Навигатор образования (Читать публикацию)
- Секретарь-референт // Учёба.ру (Читать публикацию)
- Секретарь руководителя // Министерство труда и социальной защиты РФ (Читать публикацию)
- Новости
- Архив новостей
- Архив до 2017 года
- Общие сведения
- Вехи истории
- Правила пользования
- Услуги библиотеки
- Независимая оценка качества оказания услуг
- Доступная среда
- Отчеты о работе
- О библиотеке в СМИ
- Виртуальный тур по библиотеке
- Контактная информация
- «Детство»
- «Отрочество. Юность»
- «Молодежный центр»
- Музей детской книги
- Учредительные документы
- Основные локальные акты
- Государственное задание
- Финансово-хозяйственная деятельность
- Нормирование
- Охрана труда
- Персональные данные
- Антикоррупционные документы
- Доступная среда
- Противодействие экстремизму
- Методический отдел
- Тематика консультаций
- Информационно-методические письма
- Исследовательские проекты
- Повышение квалификации
- Детские библиотеки области
- Профессиональные конкурсы
- Региональные проекты
- Профессиональные события
- Новости для профессионалов
- Документы для профессионалов
- Программа «Большое чтение»
- Вестник «Волшебная шляпа»
Адрес:
153000, г. Иваново, ул. Крутицкая, д. 9
Телефоны (код города — 4932):
- 30-87-06 – Администрация
- 30-17-36 – Бухгалтерия, Отдел комплектования и обработки
- 32-56-44 – Методический отдел, Отдел автоматизации
- 32-80-88 – Отдел «Детство», Зал литературы на иностранных языках
- 32-76-80 – Зал обслуживания читателей отдела «Отрочество. Юность»
- 41-44-86 – Отдел «Отрочество. Юность», Зал литературы по краеведению
- 32-97-32 – Молодежный центр Отдела поддержки творческих инициатив
- 30-17-26 – Зал литературы по искусству
- 41-44-86 – Театр книги «Корноватка»
Время работы библиотеки:
с 10.00 до 18.00 ежедневно, без выходных
Летом (июнь, июль, август): с 10.00 до 18.00, выходные дни — суббота и воскресенье
Последний день месяца — санитарный день
E-mail:
Интернет- представительства:
Агент#10561
(с) Государственное бюджетное учреждение Ивановской области «Ивановская областная библиотека для детей и юношества», 2007-2024
Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь c использованием нами файлов cookies. Это абсолютно безопасно и может помочь нам улучшить работу сайта.
Обязанности секретаря руководителя
В последнее время сильно изменилось отношение к профессии секретаря. Пришло понимание, что это не просто технический исполнитель поручений руководителя. Сейчас обычно это квалифицированный специалист, который является связующим звеном в работе с подразделениями и отдельными сотрудниками.
Если немного углубиться в историю, то профессия секретаря зародилась еще в Древнем Риме. В те времена секретари были скорее как персональные советчики у знати. Должность секретаря в России появилась в период правления Петра I. Требования к секретарям были высокими: нужно было знать законы и иметь образование.
Конечно, с течением времени профессия претерпела изменения. Сейчас профессия секретаря очень востребована. Итак, чем же занимается секретарь?
- Приём документов на подпись руководителя организации
- Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции
- Ведение делопроизводства
- Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой
- Обеспечение сохранности дел и в сдача их в архив установленные сроки
- Составление по поручению руководителя писем, запросов и других документов
- Приём телефонных звонков и запись полученной информации с последующим доведением до руководителя
- Организация приема посетителей
- Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
Хочется особенно отметить, что сейчас очень часто востребованы гибридные специалисты, которые могут выполнить все вышеперечисленные работы.
И если в малом бизнесе на должность секретаря могут взять человека без опыта работы и соответствующего образования, то в крупных компаниях ждут обученных специалистов со знанием делопроизводства и этики делового общения.
Интересно узнать больше про профессию секретаря руководителя? Наша бизнес-школа ассистентов, помощников и административных специалистов Анны Сосновой обучает всем аспектам профессии секретаря. Вам будут доступны самые актуальные знания по профессии, авторские чек-листы, пособия, профессиональные статьи и шаблоны. Все это вы сможете применить в работе уже во время обучения! Навыки, приобретенные у нас в школе, помогут Вам устроиться на работу даже в самую требовательную организацию!