9 важных задач кадровика в начале 2023 года
Столько масштабных и внеплановых изменений в рамках года не было уже давно: их с лихвой хватит лет на пять. За что же хвататься? Чтобы избежать хаоса и определить объем работы на 2023 год, надо систематизировать задачи. Все их можно условно разделить на технические и организационные.
Первые связаны с реализацией тех поправок, которые уже утвердили или скоро введут. Для этого надо будет поправить локальные акты или создать новые и ознакомить сотрудников с новшествами, скорректировать кадровые процедуры.
Вторые – организовать работу в условиях внеплановых и возможных изменений в новом году.
Обозначим главные задачи.
СФР и отчетность
Ключевое техническое изменение – объединение ПФР и ФСС России в СФР с 1 января 2023 года (Федеральный закон от 14 июля 2022 г. № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации», Федеральный закон от 14 июля 2022 г. № 237-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»). В целом для работодателей это станет позитивным изменением: вместе пяти отчетов – СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, СЗВ-М, ДСВ-3 и 4-ФСС надо будет ежеквартально направлять один единый отчет ЕФС-1. В нем будут указываться данные персонифицированного учета о трудовой деятельности сотрудников и информация о взносах на травматизм.
В то же время теперь придется ежемесячно отправлять новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» в налоговую инспекцию – в него включаются расчеты по взносам и данные по выплатам и вознаграждениям.
Новая трудовая книжка
О новой форме трудовой книжки Минтруд России сообщил в своем Приказе от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», но вводится эта форма как раз с 1 января 2023 года. Несмотря на ранний «анонс» изменения чисто формальные – увеличился размер книжки и добавлено несколько новых разделов. Кроме того, у нее появился новый уровень защиты – B. Самое главное для работодателей: если есть запас старых книжек, можно использовать их пока они не закончатся. А когда это произойдет – закупать новые бланки надо будет у изготовителя (АО «Гознак») или у компаний, которые заключат с ним договоры распространения.
Дополнительные правила для иностранцев
С 1 января 2023 года больше иностранных сотрудников получат медицинские услуги по ОМС (Федеральный закон от 14 июля 2022 г. № 240-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»). Работодателям больше не нужно требовать полис ДМС или обеспечивать их платной медицинской помощью как временно пребывающих иностранцев. ДМС же останется только для высококвалифицированных специалистов. Следовательно, в трудовых договорах с иностранными сотрудниками надо убрать условие о предоставлении медицинской помощи в России. Для этого надо заключить дополнительное соглашение, указав, что предоставление услуг по ДМС или платных медицинских услуг действует до 31 декабря 2022 года.
Оплата больничных для ГПХ
Еще одна льгота с 1 января 2023 года положена для физлиц, с которыми работодатели заключают договоры ГПХ. Как правило, такие договоры заключаются с теми россиянами, которые регулярно или периодически оказывают услуги в области копирайтинга, дизайна, IT и т. п. Теперь они имеют право получать пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также по уходу за ребенком в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
По сути, эта мера призвана приблизить исполнителей по договорам ГПХ к штатным сотрудникам компании. Как известно, ранее такие договоры оформляли нередко именно для того, чтобы сэкономить на выплатах – отпускных, больничных, страховых взносах и др. Теперь компаниям придется платить страховые взносы в ФФОМС и СФР (ранее – в ПФР и ФСС России) для обеспечения таким «сотрудникам»-исполнителям оплату листа нетрудоспособности. И если такой человек заболеет, скорее всего придется заключать новый временный договор с другим. Таким образом, уже сегодня рекомендуем проверить все действующие договоры ГПХ, чтобы актуализировать базу таких договоров и проверить формулировки о социальном страховании. Если их нет, можно оформить отдельное соглашение к договору о том, что с нового года заказчик платит все положенные страховые взносы в отношении исполнителя в рамках действующего законодательства. Соответственно, бухгалтерии нужно обновить и настроить системы выплат по таким договорам.
Электронная подпись для портала «Работы в России»
Необходимо получить электронную подпись? Обратитесь в компанию ГАРАНТ Электронный Экспресс
С 1 января 2023 года для создания и ведения кадрового электронного документооборота на портале «Работа в России» нужна электронная цифровая подпись (Постановление Правительства РФ от 13 мая 2022 г. № 867). С помощью нее на портале можно будет подписывать, использовать и хранить кадровые документы, в том числе договоры о выполнении работ, услуг, прохождении практики и стажировки. При этом дублировать их на бумаге не нужно. Но для подписания договоров потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Таким образом, если вы используете площадку «Работа в России» лучше оперативно приобрести и оформить электронную подпись.
Отпуска-2023
Кроме того, ряд задач придется решать организационно и по мере утверждения изменений и новшеств. Дело в том, что прямо сейчас ряд поправок находится на рассмотрении в Госдуме, некоторые проекты пока в стадии обсуждений или уточнений. Например, оплата отпуска для тех, кто написал заявление позднее, чем за 3 дня https://www.garant.ru/news/1581876/.
Напомним, сегодня перечислить отпускные необходимо не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса). Но на практике сотрудники часто пишут заявление позже, например, накануне, – работодателя в таком случае можно считать нарушителем за позднюю оплату. В случае проверки инспектор ГИТ имеет полное право зафиксировать нарушение и наказать штрафом до 50 тыс. руб. (п. 6-7 ст. 5.27 КоАП РФ), а также обязать выплатить компенсацию за задержку оплаты отпуска на основании ст. 236 ТК РФ.
В случае принятия законопроекта № 219349-8, который в октябре был внесен в Госдуму (его рассмотрение запланировано на январь 2023 года) работодателям придется оплатить отпуск в оставшиеся 2 дня или даже в первый день после возвращения работника на работе. В целом это позитивное изменение для обеих сторон трудовых отношений, которое узаконит привычную и удобную практику.
Еще одна ключевая задача, которая ждет кадровиков уже в ближайшие дни, это утверждение графика отпусков на 2023 год. Сделать это нужно за 2 недели до нового года (ст. 123 ТК РФ). В 2022 году, напомним, крайний срок наступает 16 декабря. Но важность этой задачи связана не столько с формированием полного списка работников, а сколько с тем, как не навлечь на себя больше рисков. ТК РФ не уточняет, кого включать в график, поэтому ориентироваться приходиться на письмо Роструда от 9 марта 2021 г. № ПГ/03709-6-1, в котором сказано, что включать нужно всех, кто числится в штате на день утверждения документа. Но в 2022 году было очень много случаев простоя, отстранения от работы – по экономическим причинам (из-за снижения объемов работы в компаниях), когда сотрудник не работает и в очередной оплачиваемый отпуск не ходит, а он накапливается.
Сюда же относятся мобилизованные и те, кто отсутствует по неизвестной причине (например, вынужденно уехал за границу и не закончил отношения с организацией). Кроме того, уже принят закон, который дает дополнительные 24 дня оплачиваемого отпуска родителям детей-инвалидов. Правда, обновленная ст. 262 ТК РФ будет действовать только с 1 сентября 2023 года.
Другими словами, баланс отпусков станет одной из основных проблем работодателей – у многих накопятся дни, их надо предоставлять, ставя под удар бизнес-процессы. И это в непростых экономических условиях. Поэтому рекомендуем прежде всего утвердить вовремя график отпусков на следующий год и зафиксировать список сотрудников и их должностей — повторюсь, в зоне риска с точки зрения отпусков: мобилизованные работники, отсутствующие по неизвестной причине, в том числе уехавшие, сотрудницы в декрете, сотрудники с детьми-инвалидами. Это нужно, чтобы в экстренном случае вы могли спокойно и без хаоса отправить их в отпуск и временно заменить другими сотрудники.
Удаленная работа
Другое важное направление, которое желательно проверить до весны, – оформление удаленной работы. Многие компании ввели ее в связи с пандемией, но сейчас немало сотрудников внезапно уехали без предупреждения. А вот документальный фонд в отношении них остался старым, то есть без возможности дистанционного труда и без наличия электронной подписи. Мы ожидаем, что ряд законов в этой сфере примут в течение следующего года, но и сейчас компании находятся в зоне риска. Так, например, без личной подписи нельзя ни вынести взыскание, ни уволить, но еще опаснее – нет гарантии, что работник будет трудиться эффективно и соблюдать правила и локальные акты. Кому-то придется срочно переподписывать документы, другим – ждать возвращения работников.
Мобилизованные сотрудники
Готовым надо быть и к возвращению мобилизованных сотрудников, ведь законодательно за ними закреплены все льготы и гарантии: рабочее место, стаж работы (ст. 351.7 ТК РФ). Если вы приняли вместо них временных сотрудников, стоит проверить документы с ними – правильно ли указано основание срочности, срок договора и т.д. Любая ошибка грозит судебным спором, и мы ожидаем роста их числа во второй половине 2023 года.
В этой же связи мы предполагаем, что будут ужесточения и в системе воинского учета. Пока она остается одной из самой неурегулированной, а штрафы – одни из самых маленьких для работодателей. Согласно гл. 21 КоАП штрафы за нарушения в области воинского учета не превышают 3 тыс. руб. А максимальный штраф – 5 тыс. руб., если не сообщить о принятом или уволенном сотруднике, который должен состоять на воинском учете (п. 3. ст. 21.4 КоАП РФ). Очевидно, что государство будет исправлять ситуацию, а значит, лучше в ближайшее время проверить ведение воинского учета в организации и начать его вести, если этого не было.
Мораторий на проверки
В то же время государство продлило мораторий на плановые проверки – до конца 2023 года. Согласно Постановлению Правительства РФ от 1 октября 2022 г. № 1743, которое внесло поправки в другое Постановление – от 10 марта 2022 г. № 336, плановые проверки останутся только для предприятий высокого риска и опасных объектов. Вместо них могут назначить профилактические визиты, которые не приведут к штрафам, но в случае нарушений составят предписание, чтобы их устранить. С одной стороны, это даст возможность работодателям работать более спокойно, с другой – внеплановые проверки остаются в силе. А они могут случиться в любой момент – по жалобе сотрудника, на основании информации в СМИ и т.п. Да и сами надзорные органы запросто могут скорректировать правила. Яркий пример – разрешение на проверки в ноябре-декабре 2022 года в случае массовых жалоб на невыплату зарплаты. Не исключено, что подобные меры будут применять и в следующем году.
Важная информация, которую нужно знать кадровику в 2023 году
Важная информация, которую нужно знать кадровику в 2023 году:
— с 1 января МРОТ составляет 16242 рубля в месяц;
— Обзор: «Объединение ПФР и ФСС в 2023 году»;
— Обзор: «Основные изменения в трудовом законодательстве в 2023 году»;
— Производственный календарь на 2023 год для пятидневной рабочей недели;
— Производственный календарь на 2023 год для шестидневной рабочей недели;
— справочная информация о вступлении в силу нормативно-правовых актов в области трудового законодательства;
— Российская трехсторонняя комиссия утвердила Единые рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2023 год.
Какие главные изменения ждут кадровика с 1 января 2023 года
Увеличат МРОТ. Вступят в силу новые формы сведений о трудовой деятельности. К правилам и инструкциям по охране труда станут предъявлять требования. Введут в действие трудовые книжки нового образца. Подробнее об этих и других новшествах в нашем обзоре.
МРОТ
Минимальная зарплата вырастет до 16 242 руб. Новый показатель на 963 руб. выше, чем нынешний.
Сведения о трудовой деятельности
О кадровых мероприятиях, о которых ранее отчитывались по форме СЗВ-ТД, нужно сообщать по единой форме ЕФС-1. Сведениям о трудовой деятельности отвели раздел 1.
Передавать информацию понадобится также при заключении и прекращении гражданско-правовых и ряда других договоров. Делать это потребуют не позже рабочего дня после дня наступления события.
Работникам нужно выдавать сведения о трудовой деятельности по обновленной СТД-Р.
Подробнее об объединении ПФР и ФСС читайте в обзоре.
Правила и инструкции по охране труда
Разрабатывать правила и инструкции по охране труда понадобится согласно основным требованиям. Начало срока их действия перенесли с 1 марта 2022 года.
Трудовые книжки
Станут действовать трудовые книжки нового образца. Обменивать те, что есть у сотрудников, не нужно. Если к этому времени у работодателя останутся прежние бланки книжек и вкладышей, он может использовать их без ограничения по сроку.
Обновление портала «Работа в России»
На платформе «Работа в России» можно будет создавать, подписывать, использовать и хранить в том числе договоры о выполнении работ, оказании услуг, а также прохождении практики и стажировки. Дублировать их на бумаге не придется.
Медицинское страхование иностранцев
Разрешили для работы не оформлять полис ДМС либо договор о предоставлении платных медуслуг большинству иностранцев и лиц без гражданства. Они смогут рассчитывать на медпомощь в рамках ОМС, если работодатели платили за них страховые взносы не меньше 3 лет.
Изменения не затронут высококвалифицированных иностранных специалистов.
Изменения в законодательстве с 1 марта 2023 года: о чем нужно знать кадровику
С 1 марта 2023 года специалистов кадровых служб ожидает ряд нововведений. Расскажем, на что необходимо обратить внимание.
Вступает в силу заключительная часть поправок, внесенных в Закон о персональных данных в июле прошлого года. С 1 марта 2023 г. подтверждать уничтожение персональных данных нужно будет в соответствии с требованиями, установленными Роскомнадзором. В связи с этим обратите внимание на информационное сообщение ведомства, в котором поясняется, как документально оформить факт уничтожения персональных данных.
Меняются сроки уведомления Роскомнадзора об изменении сведений, ранее представленных в уведомлении об обработке персональных данных. Установлено, что оператор обязан проинформировать ведомство не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором возникли такие изменения. В случае прекращения обработки персональных данных оператор должен уведомить об этом Роскомнадзор в течение 10 рабочих дней с даты прекращения обработки персональных данных (сейчас – в течение 10 рабочих дней с даты возникновения таких изменений или с даты прекращения обработки ПД).
Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца.
Оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Закона о персональных данных, нужно будет осуществлять в соответствии с требованиями, утв. приказом Роскомнадзора от 27 октября 2022 г. № 178, который вступит в силу также 1 марта.
Правила эвакуации работников при чрезвычайных ситуациях.
Вступают в силу правила эвакуации при угрозе возникновения или возникновении чрезвычайных ситуаций. В документе определили, в частности, какие действия должны предпринимать работодатели.
Новые правила расследования и учета случаев профзаболеваний работников.
Вступает в силу новый порядок расследования и учета профессиональных заболеваний работников, который учитывает изменившееся законодательство и практику его применения. В документе установлено, что работодателю необходимо направлять сведения для составления санитарно-гигиенической характеристики условий труда работника в орган государственного санитарно-эпидемиологического контроля (надзора):
- в течение суток со дня, следующего за днем получения из медорганизации извещения об установлении работнику предварительного диагноза, – острое профзаболевание;
- в течение 7 рабочих дней со дня, следующего за днем получения извещения об установлении работнику предварительного диагноза, – хроническое профзаболевание.
Заседания комиссии по расследованию профзаболевания будут проходить как в очной форме, так и с использованием средств дистанционного взаимодействия. Подробности – в новостном выпуске.
Перечень рабочих мест, в отношении которых СОУТ проводится с учетом устанавливаемых Минтрудом России особенностей.
В силу ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ СОУТ на отдельных рабочих местах осуществляется с учетом особенностей, устанавливаемых уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. С 1 марта 2023 г. до 1 марта 2029 г. будет действовать новый перечень рабочих мест, в отношении которых специальная оценка условий труда проводится с учетом устанавливаемых Минтрудом России особенностей.
Особенности проведения СОУТ для микропредприятий.
Вступают в силу особенности проведения СОУТ для микропредприятий (без необходимости проведения измерений, исследований, испытаний и других дорогостоящих процедур). См. подробнее в новостном выпуске.
Единые требования к электронным документам, связанным с работой.
С 1 марта 2023 г. при создании электронных документов будут применяться единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой. Вводится справочник основных видов электронных документов, связанных с работой. Разобраться в требованиях к элементам электронных документов поможет Энциклопедия решений.
Запрет на работу в такси и городском транспорте лицам, имеющим судимость.
Вступает в силу ст. 328.1 ТК РФ, которой устанавливается запрет на работу в такси и городском транспорте лицам, имеющим судимость, либо подвергающимся уголовному преследованию за преступления, перечисленные в новой статье. При поступлении на работу работник должен будет предоставить справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Уже работающие водители должны будут представить справку в срок до 1 сентября.
Пилотный проект по профилактике профзаболеваний работников в отдельных видах экономической деятельности.
С 1 марта по 31 декабря 2023 г. проводится пилотный проект по профилактике профзаболеваний работников в отдельных видах экономической деятельности. СФР профинансирует расходы работодателей на реализацию профилактики профзаболеваний в реабилитационных центрах СФР; дополнительного отпуска на период профилактики; проезда работников к месту проведения профилактики и др.
Кроме того, с 1 марта в ТК РФ появится обязанность работодателя оплачивать проезд вахтовиков от места нахождения работодателя или пункта сбора до места выполнения работы и обратно (ранее такая обязанность была установлена в Основных положениях о вахтовом методе организации работ, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. N 794/33-82). Помимо этого, в ТК РФ будет установлен гарантированный минимум оплаты труда творческих работников, когда они не участвуют в создании и (или) исполнении произведений или не выступают (подробности – в новостном выпуске). Есть и другие изменения, ознакомиться с которыми можно в нашем специальном обзоре.