В чем заключается цель регистрации документов

В чем заключается цель регистрации документов

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя федерального органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

4.1.6. Документы регистрируются в РКФ — традиционных или электронных карточках, журналах.

4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей федерального органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

количество листов документа;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Регистрация документов в России (XVI – н. XX века)

Регистрация (от латинского registrum – список, перечень, внесение в список, книгу) – это «запись фактов, явлений с целью учета, придания факту законности» .

Регистрация документов является одной из тех делопроизводственных операций, которые непосредственно связаны с организацией управленческого процесса. В делопроизводственной практике она определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» .

Регистрации документов во все времена уделялось большое внимание. Это объясняется тем, что с регистрацией связано решение нескольких задач. Одна из них – обеспечение охраны документов, удостоверяющих различные управленческие действия, в том числе касающиеся имущественных отношений. Регистрация придает документу юридическую силу, фиксируя факт его создания, получения, отправления. Запись в регистрационные формы сведений о документе дает возможность получать справки о времени его составления, его содержании и местонахождении.

Регистрировать документы в прямом смысле этого понятия начали, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.
Издавна на Руси письменные свидетельства делились на две группы: документы, соответствующим образом оформленные и так или иначе зарегистрированные в государственных органах, и частная переписка. Уже в Псковской судной грамоте 1467 г. считалось, что документы, положенные в ларь собора Святой Троицы, обладали большей законодательной силой, чем частные акты (доски). Расписки о долговых обязательствах, не заверенные по форме, не принимались судом. При предъявлении иска предпочтение отдавалось не домашней расписке, а документу, составленному по определенной форме и положенному в Псковский архив: «Рукописание у него написано и в ларь положено» . Архиву, таким образом, придавалось большое значение в приобретении документом юридической силы.

С развитием государственного аппарата, образованием штата чиновников усложняются все делопроизводственные процессы: расширяется сфера применения письменной фиксации управленческих действий, устанавливается процедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов, регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизации и хранения документов.

Особое внимание уделяется приданию документам официального характера, в первую очередь документам, касавшимся феодального землевладения и закреплявшим право феодала на работника . Регистрации именно таких документов посвящено множество статей законов и других правовых актов.

Наиболее важные сделки о земле и крестьянах оформлялись крепостным порядком. Документирование сделки – это оформление соответствующим способом ее записи (составление крепости – специфической формы договора) и регистрация в государственном органе.

В Судебнике 1550 г. особое внимание уделено оформлению актов о холопстве с целью усиления контроля за документами, связанными с установлением крепостнических отношений. Вводится обязательность их регистрации. Регистрация отпускных грамот сосредоточивается в трех городах – Москве, Новгороде, Пскове. Закон требовал обязательной регистрации служилых кабал.

Регистрация кабальных грамот укрепляла права феодалов на владение кабальными людьми. Все крепости на несвободных людей – полные, докладные и служилые кабалы – вносились в записные книги. Копии с этих книг из местных учреждений посылались государевым казначеям в Казенный приказ.

Обязательность регистрации кабал, в том числе «старых», предписывали Судебник 1550 г., Уложение царя Федора Ивановича 1586 г., о котором упоминается в указе 1597 г., Приговор о служилых холопах 1597 г., Сводный судебник 1607 г. О практике регистрации записей о пожизненной службе вольного человека говорится в указе Василия Шуйского 1608 г. Обязательность регистрации документов о крепостной зависимости вновь предусматривали Соборное уложение 1649 г., Наказ сыщикам беглых крестьян и холопов 1683 г., Указ о записи купчих и поступных на крестьян 1688 г.

Во всех указанных правовых актах подчеркивалось признание юридической силы лишь тех крепостей, которые записаны в государственном органе власти. Только при условии регистрации документа владелец холопа мог защитить свои права в суде. По незарегистрированной кабале хозяин лишался права иска о краже холопом имущества. Юридическую силу кабалы на пленников-иноверцев приобретали после регистрации их у казначеев (по Сводному судебнику, ст. 157). Наказ сыщикам 1683 г., Указ о записи купчих 1688 г. признают юридическую силу лишь тех крепостных актов, которые записаны в приказах. Таким образом, основанием крепостной зависимости объявляется ее фиксированный характер и официальная регистрация. Исключение, допускаемое Наказом сыщикам, составляли не старые крепостные акты, не записанные в приказах, а те, по которым нет записей, оспаривавших эти акты. По таким крепостям беглых возвращали прежним владельцам.

В Приказе холопьего суда в Москве и в приказных избах других городов служилые кабалы записывали в специальные кабальные книги. По Уложению 1597 г. предписывалось «всяким холопьим крепостным книгам быти за дьячею рукою болшово для укрепленья» . При возникновении споров между владельцами кабальных людей служилую кабалу сопоставляли с кабальными книгами.

Для выявления беглых холопов служилые кабалы ежегодно перерегистрировались. Эта регистрация была своеобразной. По сложившейся делопроизводственной традиции в книгу записывали полный текст кабалы. Кроме того, фиксировали показания закабаляемого о добровольном или принудительном закабалении, о его прежней работе. Соборное уложение 1649 г. для предотвращения злоупотреблений, когда вместо действительного лица, на которого составлялась кабала, ставилось подставное лицо, предписывало обязательное присутствие закабаляемого при регистрации кабалы. В служилую кабалу вводилось описание его примет: «А которые люди учнут на кого имати кабалы воровски заочно подставою, и про таких в Холопье приказе сыскивать кабалными книгами, и осматривать спорных людей в приказе в рожей и в приметы» . Требование описания примет холопа в кабалах содержится во многих статьях Уложения. Предлагалось описывать эти приметы «имянно», то есть точно.

Новым в оформлении регистрации служилой кабалы было предписание ставить на нее помету приказного человека, воеводы или губного старосты о занесении кабалы в книгу. Лицо, не зарегистрировавшее кабалу, подвергалось наказанию: «…а тому, кто на кабале подпишет, что кабала в книге записана, а в книги не запишет, за то учинить наказание, что государь укажет» .

Сводный судебник предписывал: «А тем всяким холопьим крепостным книги быти за дьячьею рукою болшого для укрепленья» .

Оформление кабалы и книг по Соборному уложению контролировалось подписями двух независимых друг от друга инстанций – воеводы (или же дьяка либо подьячего) и губного старосты. При этом статьи 72-73 предписывали заверять кабалы и кабальные книги только подписями воевод или приказных людей и губных старост, а не печатями: «Да и кабальные записные книги из городов присылати к Москве воеводам и приказным людем и губным старостам за своими же руками, а не печатьми ежегод… и тем книгам и кабалам, которые будут за печатьми, а не за руками, не верить…»

В Поместном приказе и в приказных палатах крупных городов по указу 1688 г. заводились специальные записные книги крепостей (купчих, меновых) на крестьян и на вотчины с крестьянами. Таким образом, закреплялась государственная регистрация сделочных записей на крестьян.

В законах рассматривались и вопросы документирования владельческих прав на землю. В приговоре Освященного собора и бояр 1572 г. предписывалось государевы грамоты на вотчины, передаваемые монастырям, у которых мало земель, записывать в Поместной избе . Соборное уложение устанавливает обязательность регистрации не только обмена поместьями, но и обмена вотчины на поместье: «…и теми своими меновными землями учнут владети по записям…»

Купля или заклад оформлялись составлением купчей или закладной грамот и записью в книге приказа. Подлежали регистрации и записи на сдачу прожиточного поместья (прожитка). Владение прожитком без регистрации считалось нарушением закона. В таком случае поместье отнималось.

Таким образом, регистрация актов сделок рассматривалась как гарантия неотчуждения вотчин и поместий. Права на владение поместьями, вотчинами и крестьянами закреплялись в писцовых книгах, сведения в которых, исходя из ст. 51 Уложения, должны быть основаны на грамотах, а не на сказках (сообщениях) самих землевладельцев. Поэтому писцовые книги можно назвать своеобразными регистрационными книгами. Об этом свидетельствуют и указы 1618, 1620-1622 годов. Так, в указе 1618 г. говорится о том, что восстановить вотчинные грамоты и крепости возможно на основании записей в Поместном приказе и Большом приходе. Вместе с записными книгами там перечисляются писцовые, дозорные, платежные книги. Из этого следует, что записи в них производились на основе документов, что подтверждает и указ 1620-1622 гг.

Важной отраслью народного хозяйства было в России коневодство. Судебник 1550 г. определял порядок оформления купли-продажи лошадей в Москве и Московском уезде (ст. 94). Пятенщик, который клеймил лошадей, должен был зарегистрировать договор купли-продажи: «…в книги писати по старине» . Регистрация сделок проводилась по месту их совершения земским дьяком в присутствии целовальника.

Со временем процесс регистрации документов все более усложняется. Составляются специальные писцовые наказы – своеобразные инструкции о порядке оформления записей о земле и их регистрации.

Для предотвращения злоупотреблений подьячих и для пополнения государевой казны указом 30 января 1701 г. оформление крепостных актов на сделки проводилось в специализированном аппарате – Палатке на Ивановской площади под надзором Оружейной палаты и при свидетелях.

Регистрация сделок специальным компетентным органом еще более укрепляла ее статус как важного государственного мероприятия, упрочивавшего порядок совершения актов, который сохранился и в XIX веке. С 1706 г. контроль за деятельностью подьячих крепостных дел осуществляла Ратуша, а с 1719 г. – Юстиц-коллегия. Площадные подьячие появляются и в других городах России. Доходы от составления и записей крепостей поступали в государственную казну. В каждом крепостном акте по указу 1701 г. фиксировалось, что «сия крепость в книгу записана» . Предписывалось ежемесячно присылать в Оружейную палату записные крепостные книги, в которых указывалось, «сколько в месяц и в каких делах и от кого и кому крепости писаны, и кто у тех крепостей свидетели…» Дьяк Оружейной палаты скреплял книги своей подписью и передавал их подьячим крепостных дел, где они должны находиться «впредь для ведома и подтверждения, чтоб однолично никакого коварства в крепостях и в книгах не было» .

Обязательность регистрации постепенно распространяется и на другие виды документов. Январский указ 1683 г. повелевал подъячим приказов записывать челобитные в книги. В каждом столе приказа заводилась на один год своя записная книга, которая скреплялась приписью дьяка . В ней содержались имя подателя документа и помета дьяка. В Наказе тобольскому воеводе 1697 г. предлагалось полученные грамоты записывать в особую книгу с указанием времени получения, имени подателя и содержания документа.

Правильности регистрации челобитных придавалось большое значение. В Поместном приказе, например, «молодые» подьячие челобитные записывали под надзором «старых» подьячих. За неправильную запись в книге подьячих били кнутом.

Своеобразной была регистрация исходящих документов. После выдачи документа челобитчику или отсылки грамоты, например, воеводе в книги подробно записывали их содержание. На документах делали регистрационные отметки.

XVIII век – это время радикальных перемен в организации делопроизводства. Регистрация документов рассматривается как один из основных его этапов. Разрабатывается целая система норм, регулирующих регистрационный процесс. В XVI-XVII вв. регистрация в основном преследовала одну главную цель – обеспечить землевладельцам сохранение прав собственности на землю и на работников. Она не была самостоятельной делопроизводственной операцией. Вот почему регистрация документов рассматривалась не в специальных, а в общих законодательных актах. XVIII век начинает законодательное закрепление норм всего делопроизводства, так как этого требовали интересы разросшейся государственной машины.

Особое внимание уделялось разработке, опубликованию и исполнению законов. Указ об учреждении Сената 1711 г. устанавливал, что условием публикации законодательных актов является их обязательная предварительная регистрация в Сенате.

Определяются инстанции для приема челобитных. Высшей инстанцией были царь и Сенат. Челобитные вместе с другими документами регистрировали в канцелярии Сената и передавали на рассмотрение в Расправную палату (отделение по судебным делам).

В связи с нескончаемым потоком жалоб в Сенате из общего делопроизводства выделяется регистрация челобитных. В 1720 г. учреждается «персона знатная ради приема челобитен», которая с 1722 г. получила название генерал-рекетмейстер.

Челобитные заносились в записные книги. Генерал-рекетмейстер писал на челобитных резолюции с указанием срока решения вопроса. Затем эти челобитные отсылались в соответствующие коллегии, президенты которых расписывались в их получении, и регистрировались в особых книгах.

Поступающие в Сенат документы регистрировали, и решения по ним записывали в специальные книги. Подьячие распределяли поступившие документы по датам и вели им реестр. Отдельно записывали подлинные приговоры и указы царя и Сената, ведения губернаторов и мемориалы послов. Помесячный реестр составлялся на документы приказного стола, который вел переписку с приказами, денежным и монетным дворами.

В Сенате на заседании присутствия дела оглашались по реестру поступления. Вне зависимости от очередности поступления слушались царские указы и документы особой важности. После принятия решения делалась соответствующая отметка в реестре входящих дел. Протоколист составлял реестр резолюций Сената.

Коллегии ежемесячно подавали в Сенат ведомости о входящих и исходящих документах. Отправляемые Сенатом указы записывали в книгу, в которой фиксировались год, месяц, число отправления, место, куда указ послан, дату, к которой должны прислать рапорт о его получении.

В указе о должности генерал-прокурора 1722 г. запись о регистрации документов признавалась доказательством их неисполнения, если рапорт об этом не был получен.

Правила регистрации документов были сформулированы в изданном в 1722 г. «Генеральном регламенте или уставе, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и в отправлении своего чина подданейше поступать имеют».

Исходя из общей задачи государства – охраны своих интересов и государственной тайны – глава I Генерального регламента предписывала «тайные дела содержать в тайне». Задачу охраны документа ставила и их регистрация. Одновременно регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата: «по журналу можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, в их систематизации, так как регистрационные журналы велись по каждой группе документов.

Генеральный регламент ввел специальную должность регистратора. Согласно Табели о рангах 1722 г. должность сенатского регистратора соответствовала 13 рангу, регистратора при коллегиях – 14 рангу.

На документах появляются входящие и исходящие номера. Входящий номер ставился в верхней левой части лицевой стороны листа, исходящий – посередине верхней части листа.

На поступившем документе регистратор проставлял номер и дату получения, в общем журнале («повседневной записке») излагалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги («регистратуры»): в книгу «С» записывались в хронологической последовательности документы, полученные от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу «Д» — документы других коллегий и местных учреждений. К книге «Д» составлялся реестр с указанием адресатов – коллегий и провинций, откуда получены документы.

Регистрация исходящих документов проводилась следующим образом. В книге «А» регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата документа, кому и куда он отправлен, излагалось его краткое содержание. Затем копиист переписывал в книгу текст документа «с числом и подписанием всех чинов». В книге «В» таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.

Аналогичный способ регистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно «Учреждению для управления губерний» 1775 г. для получаемых документов велся «реестр входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.

Принятый в государственных учреждениях порядок делопроизводства (в том числе и регистрация) копировался и в вотчинных хозяйствах. Так, в наказе Б.П. Шереметьева дается распоряжение надзирателям записывать в особые тетради мирские приговоры о раскладке повинностей, в наказе А.М. Черкасского 1719 г. приказчику предписывалось регистрировать крестьянские челобитные в «книге для справы», в инструкции по ведению учетных и отчетных документов 1726 г. говорилось: «Присланные государя нашего указы все записывать в книги именно и всем быть за рукою приказному» .

Правила регистрации документов в учреждениях XIX в. определялись «Общим учреждением министерств» 1811 г. Процесс регистрации был сложным, поступившие документы регистрировались на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении.

В канцелярии министерства велся общий журнал поступивших документов, в которых излагалось его краткое содержание, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата поступления. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свой частный журнал входящих документов, где регистрировались только те из них, которые рассматривались в самой канцелярии и не относились к ведению департаментов.

Общий и частный журналы входящих документов делились на три части: в первой записывались высочайшие именные указы и повеления, во второй – документы на имя министра, в третьей – секретные. Точно также все документы, поступавшие в департаменты, регистрировались в общем журнале, который делился на три части. В первой записывались указы и повеления, которые должны были исполняться в департаментах, во второй – документы, поступавшие от министра, от других учреждений и лиц, в третьей – секретные. Кроме того, для записи срочных («нужных») документов велся особый реестр, который находился у директора департамента. После записи в общем журнале документы распределялись по отделениям, где регистрировались в частных журналах входящих документов.

Регистрировались и все исходящие документы. «Никакая бумага не исходит ни из департамента, ни из канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих» ,- говорилось в «Общем учреждении министерств».

В канцелярии министра и департаментах было по два журнала исходящих документов: общий и частный. В общий журнал вносились все документы с «самым кратким означением их содержания», в частном журнале документы записывались «во всем их пространстве (от слова до слова)» . Он делился на три части: в первой записывались указы, во второй – переписка министра или департамента, в третьей указывалось, где находятся секретные документы. Для записи последних, кроме того, велся особый частный журнал.

В отделениях после регистрации в общем журнале документы отправлялись корреспондентам. Запись в частный журнал производилась уже с копий (отпусков). Документы, которые отправлялись по почте или с рассыльным, записывались в рассыльную книгу, в которой указывались структурная часть учреждения или лицо, отправлявшее документ, номер документа. Специальное место отводилось под расписку за документ.

О значении, которое придавалось регистрации, свидетельствует и тот факт, что при определении состава документов полковых канцелярий «Положением о сокращении переписки в войсках» 1834 г. первыми названы журналы входящих и исходящих бумаг .

Работа с прошениями по-прежнему выделялась в отдельное делопроизводство. Для их приема и рассмотрения в 1810 г. на смену должности генерал-рекетмейстера канцелярии рекетмейстерских дел в составе Государственного совета была создана специальная комиссия. В ней принимали прошения на высочайшее имя. На первом заседании комиссии было решено составлять для регистрации четыре журнала: по жалобам на департаменты Сената; по прошениям о милостях (денежных пособиях) и наградах; по прошениям разного рода; по прошениям, о которых решено собирать справки. «Общим учреждением министерств» допускалась подача жалоб на действия подведомственных министру учреждений, но с соблюдением правил: «…1) чтоб не принимать жалоб на нижние места мимо высших; 2) чтоб не давать движения жалобам без всяких доказательств приносимым» .

Реформы 60-х годов привели к созданию многих новых видов документов. Их регистрация оставалась сложной. Так, «Общее положение о крестьянах, вышедших из крепостной зависимости», утвержденное 19 февраля 1861 г., предписывало заносить в особую книгу приговоры сельского схода по вопросам, специально оговоренным в ст. 54 . В волостном правлении заводились четыре регистрационные книги. В книгу приказов вписывались «приказания, объявленные старшиною правления», и «решения, принятые правлением единогласно или по большинству голосов». Во второй книге записывались приговоры волостного схода, в третьей – решения волостных и третейских судов, четвертой была «книга сделок и договоров» . Записи, внесенные в последнюю книгу, а также «выдаваемые с них засвидетельствованные копии, имеют в случае спора силу судебного доказательства» .

Таким образом, волостные правления выполняли функции нотариального учреждения на селе: они удостоверяли имущественные сделки, обязательства и договора (на сумму не свыше трехсот рублей), выдавали заверенные копии с этих документов.

Ведение книг в волостном правлении возлагалось на волостного писаря, «который обязан верно и в порядке вести означенные книги…»

Изменение социально-экономических и политических условий во второй половине XIX в., реформы в области управления, появление капиталистических предприятий, банков, железных дорог требовали ускорения процессов документирования и работы с документами.

В 1911 г. вышла книга И.И. Рихтера «Опыт нормальной классификации делопроизводства, счетоводства и статистики казенных железных дорог (по десятичной системе)», где автор предлагал централизовать работу по регистрации, классификации и архивному хранению документов всего Управления. Эта идея противоречила «Общему учреждению министерств» 1811 г., создававшему множество регистрационных центров и архивов.

В опубликованных в 1915 г. «Правилах делопроизводства и делохранения казенных железных дорог» И.И. Рихтер предложил сократить до минимума число инстанций, через которые проходит документ. По его мнению, каждый документ должен проходить через две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение) при условии «рационального распределения предметов ведения между службами, частями, отделами, отделениями и делопроизводствами» .

Существовавшая ранее система делопроизводства была пересмотрена также в военном ведомстве. В «Положении о письмоводстве и делопроизводстве» 1911 г. предусматривались, в частности, изменения в организации регистрации документов: в отдельных случаях допускалось применение карточной формы регистрации. Для ускорения заполнения регистрационных форм к большим и сложным текстам рекомендовалось давать такой заголовок, который бы мог «служить готовой записью во входящий журнал» .

Однако общая практика регистрации документов оставалась прежней. Многократность регистрации одного и того же документа на пути его движения к исполнителю не способствовала быстрому решению вопросов.

Итак, появившись в одном из ранних периодов документирования, регистрация документов сохраняла свое назначение на протяжении многих лет вплоть до настоящего времени. Суть оставалась изначальной: регистрация укрепляла статус официального документа – быть подлинным доказательством закрепленной в нем информации.

10.1. Значение и задачи регистрации документов

В организации работы с документами ведущее место занима­ет постановка регистрации документов. Именно сглаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроиз­водства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сде­лать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о до­кументе по установленной форме, фиксирующей факт его соз­дания, отправления или получения»*. Как вытекает из опреде­ления, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65.

Регистрация — один из начальных этапов работы с получен­ными документами, следующий сразу за их первичной обработ­кой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправля­ются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создавае­мых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший про­цесс работы с документами. И поэтому рационализация дело­производства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с доку­мента показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что по­зволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информацион­но-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Смотрите также:

Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт .
bibliotekar.ru/biznes-60/21.htm

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий .
bibliotekar.ru/biznes-60/22.htm

Регистрация и учет документов. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело .
bibliotekar.ru/biznes-58/19.htm

Регистрация документов

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения , а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

порядковый регистрационный номер;

индекс по номенклатуре дел;

индекс по используемому классификатору.

При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18.

Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

Формы регистрации документов

В настоящее время используют существует три формы регистрации:

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

название вида документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

расписка исполнителя в получении документа;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.