Кто может подписывать первичные документы в организации

Кто имеет право подписывать первичные документы

Подборка наиболее важных документов по запросу Кто имеет право подписывать первичные документы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Бухгалтерский учет:
• Авансовые платежи по налогу на прибыль проводки
• Авансовый отчет бухгалтерские проводки
• Авансовый отчет проводки
• Аккредитив проводки
• Акт инвентаризации резерва
• Показать все

• Бухгалтерский учет:
• Авансовые платежи по налогу на прибыль проводки
• Авансовый отчет бухгалтерские проводки
• Авансовый отчет проводки
• Аккредитив проводки
• Акт инвентаризации резерва
• Показать все

• Первичные документы:
• Акт о выявленных недостатках товара
• Акт списания кредиторской задолженности
• Акт торг-12
• Альбом унифицированных форм
• Виды первичных документов
• Показать все

Формы документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Типовая ситуация: Первичные документы: оформление, принятие к учету, исправление
(Издательство «Главная книга», 2023) Право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, работников, ответственных за конкретную операцию, например, у кассира. Передать право подписи первичных документов можно приказом или доверенностью. Реквизиты этого документа указывайте рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта в первичном документе.

Нормативные акты

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ
(ред. от 12.12.2023)
«О бухгалтерском учете» 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Правовые ресурсы

• «Горячие» документы
• Кодексы и наиболее востребованные законы
• Обзоры законодательства
  • Федеральное законодательство
  • Региональное законодательство
  • Проекты правовых актов и законодательная деятельность
  • Другие обзоры
  • Календари
  • Формы документов
  • Полезные советы

  Кто может подписывать первичные документы в организации

  

  4 февраля 2024 Регистрация Войти
  6 февраля 2024

  

  Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

  12 февраля 2024

  Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

  Новости и аналитика Правовые консультации Малый бизнес Как правильно оформлять бухгалтерские документы, если индивидуальный предприниматель нанимает стороннюю фирму, чтобы она вела полностью бухгалтерскую отчетность его фирмы? Имеет ли право подписывать бухгалтерские документы бухгалтер фирмы, оказывающей услуги? Если может, то на основании чего (доверенности или другого документа)? Каков порядок подписания налоговых документов в рассматриваемой ситуации?

  Как правильно оформлять бухгалтерские документы, если индивидуальный предприниматель нанимает стороннюю фирму, чтобы она вела полностью бухгалтерскую отчетность его фирмы? Имеет ли право подписывать бухгалтерские документы бухгалтер фирмы, оказывающей услуги? Если может, то на основании чего (доверенности или другого документа)? Каков порядок подписания налоговых документов в рассматриваемой ситуации?

  28 февраля 2018

  

  Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
  Требования Закона «О бухгалтерском учете» не ограничивают право индивидуального предпринимателя в установленном порядке передать право подписи первичных документов и отчетности другому лицу на основании доверенности или в соответствии с условиями договора на оказания услуг по ведению бухгалтерского учета.
  Налоговая отчетность, а также счета-фактуры могут подписываться уполномоченным лицом организации, исполняющей услуги в соответствии с условиями договора на оказание бухгалтерских услуг, только на основании доверенности. При этом такая доверенность не подлежит обязательному нотариальному заверению.

  Обоснование вывода:
  Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)). При этом руководитель экономического субъекта обязан:
  — возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта
  либо
  — заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.
  Отметим, что нормы Закона N 402-ФЗ, устанавливающие обязанности для руководителя экономического субъекта, распространяются также и на индивидуальных предпринимателей (далее — ИП) в силу ч. 2 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.
  Подпунктом «в» п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, далее — Положение N 34н) также предусмотрена возможность «передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту».
  Таким образом, ИП может заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
  При этом к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. ИП может оформить доверенность на право подписания финансовой отчетности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
  При этом нотариального удостоверения такая доверенность не требует исходя из п. 1 ст. 185.1 ГК РФ*(1).
  Исходя из положений п. 4 ст. 185 ГК РФ правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым). Таким образом, полномочия на подписание бухгалтерских документов могут содержаться и в самом договоре.

  Первичные документы

  Первичные учетные документы подписывает лицо (лица), совершившее (совершившие) сделку, операцию и ответственное (ответственные) за ее оформление, либо лицо (лица), ответственное (ответственные) за оформление свершившегося события, с указанием их должности, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пп.пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
  Регистры бухгалтерского учета подписывает также лицо, ответственное за их ведение (пп.пп. 6, 7 ч. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
  Таким образом, полагаем, в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ список лиц, ответственных за оформление первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета, может определить руководитель (либо иное должностное лицо с соответствующими полномочиями) организации, выполняющей по договору услуги по ведению бухгалтерского учета.
  Отметим, что для целей налогового учета документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. Так, первичные документы оформляются в соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ (п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, смотрите, например, письмо Минфина России от 28.03.2016 N 03-03-06/1/17097, письма ФНС России от 06.10.2016 N СД-4-3/18888, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).

  Бухгалтерская отчетность

  В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией (централизованной бухгалтерией) или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации и руководителем специализированной организации (централизованной бухгалтерии) либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет (п. 17 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», п. 38 Положения N 34н). При этом полномочия на подписание бухгалтерской отчетности могут содержаться как в договоре на оказание услуг, так в отдельной доверенности.

  Налоговая отчетность и счет-фактура

  Согласно ст. 26 НК РФ налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через уполномоченного представителя. Таким представителем может являться и специализированная организация. Уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в соответствии с гражданским законодательством РФ (п.п. 1, 3 ст. 29 НК РФ) (смотрите также письмо ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569@).
  На основании п. 5 ст. 80 НК РФ налогоплательщик или его представитель подписывает налоговую декларацию (расчет), подтверждая достоверность и полноту отраженных в ней сведений. В рассматриваемой ситуации, если достоверность и полноту таких сведений подтверждает специализированная организация, в налоговой декларации (расчете) указывается основание представительства (наименование документа, свидетельствующего о наличии полномочий на подписание налоговой декларации (расчета)). При этом к налоговой декларации (расчету) следует приложить копию документа, подтверждающего полномочия специализированной организации на подписание налоговой декларации (расчета).
  Счет-фактура не является первичным учетным документом. Он применяется только для целей главы 21 НК РФ и служит основанием для принятия покупателем предъявленных сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном указанной главой (п. 1 ст. 169 НК РФ).
  Налоговым законодательством предусмотрена возможность подписания счета-фактуры не только руководителем и главным бухгалтером организации, но и иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).
  В строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» достаточно проставить подписи уполномоченных лиц и указать их фамилии и инициалы. Возможно также указание дополнительных реквизитов (сведений), в том числе должностей уполномоченных лиц, подписавших счет-фактуру (письма Минфина России от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39)*(2).
  Из писем ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569@, Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227 следует, что в случае невозможности подписания документов директором участие в налоговых отношениях возможно только на основании доверенности (приказа недостаточно).

  Ответ подготовил:
  Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
  Ткач Ольга

  Ответ прошел контроль качества

  29 января 2018 г.

  Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

  ————————————————————————-
  *(1) Подробнее смотрите в материале: Энциклопедия решений. Нотариальное удостоверение доверенности.
  *(2) Отметим, что НК РФ не содержит требований о том, что в случае подписи счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем или главным бухгалтером, вместе со счетом-фактурой покупателю должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия этого лица. Отсутствие у налогоплательщика таких документов не может повлечь для него отрицательных последствий. Для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету достаточно оформленного надлежащим образом счета-фактуры (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2, Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11535/2008, Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, письмо ФНС России от 09.08.2010 N ШС-37-3/8664). Не установлен и запрет на подписание счета-фактуры единственным уполномоченным лицом (смотрите, например, письмо ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/425).

  Правила подписания первичных документов

  Подборка наиболее важных документов по запросу Правила подписания первичных документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

  • Первичные документы:
  • Акт о выявленных недостатках товара
  • Акт списания кредиторской задолженности
  • Акт торг-12
  • Альбом унифицированных форм
  • Виды первичных документов
  • Показать все
  • Первичные документы:
  • Акт о выявленных недостатках товара
  • Акт списания кредиторской задолженности
  • Акт торг-12
  • Альбом унифицированных форм
  • Виды первичных документов
  • Показать все
  • Подпись:
  • Акт сверки взаимных расчетов кто подписывает
  • Доверенность на подписание договора
  • Доверенность на подписание кадровых документов
  • Доверенность на подписание счетов фактур
  • Доверенность на право второй подписи
  • Показать все

  Судебная практика

  Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 61.20 «Взыскание убытков при банкротстве» Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)»
  (АО «Центр экономических экспертиз «Налоги и финансовое право») По данным платежам работник представлял в бухгалтерию организации авансовые отчеты в строгом соответствии с установленными правилами. Суду представлены расписки о получении авансовых отчетов с приложением первичных оправдательных документов, подписанные бухгалтером и содержащие печать организации, а также другие документы.

  Статьи, комментарии, ответы на вопросы

  Готовое решение: Как прописать в договоре условие об электронном документообороте
  (КонсультантПлюс, 2023) Если вы выберете усиленную квалифицированную подпись, то в этом случае письменное соглашение об ее использовании не нужно (ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи). Это правило применяется и в отношении первичных документов.

  Нормативные акты

  Приказ Минсельхоза РФ от 31.01.2003 N 26
  «Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях» 13. Первичные учетные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер), должны быть надлежащим образом оформлены с заполнением всех необходимых реквизитов и иметь соответствующие подписи.

  Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н
  (ред. от 23.12.2021)
  «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»
  (Зарегистрировано в Минюсте России 07.06.2021 N 63814) 19. Исправление в документе бухгалтерского учета производится таким образом, чтобы были ясны ошибочные и исправленные данные. Оно должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), внесших это исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

  Правовые ресурсы

  • «Горячие» документы
  • Кодексы и наиболее востребованные законы
  • Обзоры законодательства
    • Федеральное законодательство
    • Региональное законодательство
    • Проекты правовых актов и законодательная деятельность
    • Другие обзоры
    • Календари
    • Формы документов
    • Полезные советы

    Первичные документы: подпись и ее оформление

    

    Мы собрали все правила, которые касаются подписи на первичных документах. Сохраните статью в закладки — она пригодится, когда вы будете уточнять спорные вопросы или наводить порядок в документообороте.

    Кто отвечает за подписанный документ

    Тут логично и просто: кто подписал, тот и отвечает. Такие правила установлены ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал — средневековые галочки и крестики не годятся. Подписи в документе обязательно нужно расшифровать. Перечень сотрудников, которые имеют право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим Приказом. Это может быть бухгалтер, кассир, менеджер. Если, например, учет ведет сторонняя организация, то их представителей тоже можно прописать в Приказе (п. 14 положения, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н, информация Минфина № ПЗ-10/2012).

    НЮАНСЫ

    Руководитель организации сам не может ставить подписи за главного бухгалтера. Когда организация не является малым или средним предприятием, руководитель не может принять ведение бухучета на себя. Данный вывод следует из ч. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. ИП не может передавать право на подпись. В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам (п. 10 Порядка, утвержденного приказом от 13.08.2002 Минфина № 86н и МНС № БГ-3-04/430).

    Факсимиле: когда можно и нельзя использовать при подписании документа

    Факсимиле — это печать подписи с помощью клише или ее воспроизведение иным способом копирования (п. 2 ст. 160 ГК). Компания сама определяет, признавать ли факсимильную подпись равнозначной оригинальной.

    Пора выяснить, чем рискует бухгалтер в 2020 году: пройдите уникальный тест! Пройти тест
    В некоторых случаях использовать факсимиле просто рискованно — смотрите таблицу.

    Факсимиле можно	Факсимиле нельзя или рискованно
    Хозяйственные договоры, дополнения и приложения к ним Можно, если стороны согласились использовать факсимиле. Такое условие не должно противоречить закону (п. 2 ст. 160 ГК).	Первичные документы по учету хозяйственных операций: накладные, акты и др. В чем риск: налоговая может счесть такие документы недостоверными (подп. 7 п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
    Международные перевозочные документы Международные правила допускают факсимиле, если это не противоречит законам страны, в которой их оформили.	Бухгалтерская и налоговая отчетность В чем риск: закон требует личной подписи руководителя (ч. 8 ст. 13 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 5 ст. 80 НК).
    Трудовые договоры, трудовые книжки В чем риск: по закону документы заверяют собственноручными подписями работник и должностное лицо работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК, п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69; п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225)
    Документы по учету труда и его оплаты и внутренние локальные документы В чем риск: есть требование о собственноручной подписи на кадровых документах в указаниях по применению и заполнению форм учетной документации по учету труда и его оплаты по унифицированным формам (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1)
    Банковские, кассовые документы В чем риск: такие документы на бумажных носителях заверяют только собственноручными подписями (п. 2.3 положения ЦБ от 19.06.2012 № 383-П, п. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У)
    Документы по недвижимому имуществу В чем риск: документы, которые служат основанием для кадастрового учета и государственной регистрации сделок с недвижимостью, должны иметь надлежащие подписи сторон (п. 2 ст. 434, ст. 550, п. 1 ст. 560 ГК, п. 1 ст. 21 Закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ)
    Доверенности В чем риск: доверенность с факсимиле могут признать недействительной (Письмо Минфина РФ от 15.03.2010 № 03-02-08/13, см. также письмо МНС от 01.04.2004 № 18-0-09/000042)

    Как можно делегировать право подписи первичного документа

    • Кому передается право подписывать документ.
    • Для каких действий делегируется подпись.
    Похожие публикации:

    1. Во главе государства монарх который передает власть
    2. Как отозвать заявление на налоговый вычет
    3. Какие юридические гарантии существуют при приеме на работу
    4. Медаль пушкина за что награждают