Кто имеет право снять документ с контроля
4.2. Порядок снятия документов с контроля
4.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
4.2.2. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.
4.2.3. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза является документ — ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.
Раздел 12. Постановка на контроль документов и поручений, снятие с контроля
12.1. Для постановки на контроль в карточке документа, при его регистрации, на вкладке «Контроль» указываются соответствующие значения в поле «Вид контроля» и в поле «Срок контроля».
12.2. После постановки документа на контроль, данный документ отображается во вкладке «Документы, где я контролер» папки «Контроль», которая отображается в списке папок у сотрудников, осуществляющих контроль исполнения документов.
12.3. Сотрудник, осуществляющий контроль, обязан регулярно просматривать папку «Контроль» и информировать непосредственного руководителя о ходе исполнения документов, в случае необходимости.
12.4. Сотрудник, осуществляющий контроль, проверяет наличие завершенных поручений и информации об исполнении в контролируемых документах.
12.5. По всем контрольным документам в карточку документа заносятся информация об исполнении и фактическая дата исполнения.
12.6. При исполнении документа в полном объеме в поле «Фактически исполнено» на вкладке «Контроль» в карточке документа вносится информация о дате исполнения. Также заполняются следующие поля:
— результат исполнения (указывается значение из списка);
— результат ИД (результат исполнительской дисциплины — указывается значение из списка);
— дело на хранении в (указывается информация о месте хранения документов — структурное подразделение администрации города Иркутска)
12.7. Снятие документа с контроля производится сотрудником, осуществляющим контроль, на этапе визирования результата исполнения документа или на основании запроса, полученного в соответствии с процессом, описанным в п.14.13 настоящего Регламента.
12.8. Снятие документа с контроля производится сотрудником, осуществляющим контроль, путем указания даты снятия с контроля в карточке документа в поле «Снято с контроля». После заполнения поля «Снято с контроля» и сохранения карточки, внесение дальнейших изменений в данную карточку становится недоступно, карточка может быть открыта только для чтения.
12.9. О том, что документ снят с контроля, свидетельствует о наличии даты в поле «Снято с контроля» в карточке документа.
12.10. АСУДП дает возможность должностным лицам администрации города Иркутска (руководителям всех уровней) осуществлять мониторинг исполнения выданных ими поручений, производить контроль за соблюдением сроков исполнения поручений. Для этих целей все выданные должностными лицами администрации города Иркутска поручения отображаются в АСУДП в папке «Выданные мной поручения».
12.11. Исполнение поручения также может быть поставлено на контроль. Для этого, при выдаче соответствующего поручения в поле контролер должен быть указан сотрудник, осуществляющий контроль за исполнением данного поручения.
12.12. У сотрудника, осуществляющего контроль исполнения документа (контролера), в папке «Контроль» имеется подпапка «Документы, где я контролер», в которой отображаются карточки неисполненных документов, в которых при регистрации документа данный сотрудник указан контролером.
12.13. У сотрудника, осуществляющего контроль исполнения поручения, в папке «Контроль» имеется подпапка «Задания, где я контролер», в которой отображаются карточки неисполненных поручений, в которых при выдаче поручения данный сотрудник был указан контролером.
12.14. При исполнении поручения результат работы, перед поступлением визирующему лицу (автору поручения) на визирование (приемку результатов исполнения), поступает на визирование/контроль сотруднику, указанному в поле «Контролер» в карточке данного поручения.
12.15. Сотрудник, осуществляющий контроль исполнения поручения, при условии, что поручение полностью исполнено (то есть поставленные в поручении вопросы и задачи исполнителем фактически решены или выполнены), контролер принимает/визирует результат работы, подтверждая соответствие результата исполнения сути поручения, а также производит проверку соответствия приложенных к результату исполнения файлов требованиям оформления.
12.16. Если результат работы по поручению не принят автором поручения (визирующим лицом) и возвращен на доработку, поручение не считается исполненным и снова поступает на контроль к указанному сотруднику, осуществляющему контроль за исполнением резолюции или поручения.
12.17. Снять поручение с контроля имеет право автор поручения или замещающий его сотрудник, путем приемки результата исполнения поручения.
| Отправка документов на ознакомление | Раздел 13. >> Служебная (внутрикорпоративная) переписка в электронном виде в администрации города Иркутска |
| Содержание Распоряжение администрации города Иркутска от 31 декабря 2014 г. N 031-10-956/14 «Об утверждении Регламента работы с. |
Кто имеет право снять документ с контроля
Справка Оглавление Редакции Приложения pdf
Справка к документу
Приложения с текстом в формате pdf
Оглавление
Сравнить редакции
Отметьте 2 редакции, чтобы сравнить их
Подтверждающие документы
Поиск похожих судебных актов по упоминанию норм
Чтобы найти похожие акты, отметьте важные для вас нормы (лучше не более 3-х) и нажмите «Найти».
Система подберет судебные решения с одновременным упоминанием всех выбранных норм.
Найти Выбрано 0 из 0 Отменить выбор
Постановка документа на контроль и снятие с контроля
Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат контрольной системы (карточка или экранная форма), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. Как, например, карточка контрольной системы, предложенная Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.
При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшихся исполненными, входной формат заполняется в самой контрольной службе. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.
Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. В правой части верхнего поля самого документа ставят отметку о взятии его на контроль.
Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.
В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания (рис. 11.4). Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Напоминания рассылаются руководителям структурных подразделений, а после заполнения подписываются ими и возвращаются в службу контроля для анализа исполнительской дисциплины.
Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки, рекомендованные УСОРД:
- – задания последующих лет не реже одного раза в год;
- – задания последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;
- – задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Рис. 11.4. Примерная форма напоминания об исполнении документов
Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение:
Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.
Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Поскольку типовые аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины не определены, то они устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ (рис. 11.5).
Рис. 11.5. Примерная форма по анализу исполнительской дисциплины
Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:
- – общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
- – количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
- – количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
- – задержки исполнения в рабочих днях;
- – причины задержек исполнения документов.
Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно бывают:
- – слишком высокая степень централизации полномочий;
- – перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
- – недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
- – недостаточные сроки для качественного исполнения;
- – нерациональная система документооборота;
- – недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.