Сколько адресатов должно быть в деловом письме

Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам?

Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?

Вопрос

Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?

Ответ

Обратимся к нормативным актам. Требования к оформлению реквизита «Адресат» зафиксированы в п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] и, вслед за стандартом, учтены в Примерной инструкции по делопроизводству[2] и Приложении 3 «Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления» к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству[3].

ГОСТ Р 7.0.97-2016 ограничивает количество адресатов в одноименном реквизите: их должно быть не более четырех. Если адресатов больше, то к такому деловому письму необходимо оформить список рассылки. Примерная инструкция по делопроизводству дополняет эту норму важной информацией: упоминать нескольких адресатов в реквизите «Адресат» можно как раз только в описанной в вопросе ситуации, то есть если письмо направляется в работу в первый адрес, а всем остальным – для сведения (см. п. 2.40 Примерной инструкции по делопроизводству). Обратите внимание, что слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами по действующей норме не ставится. Хотя в практике мы встречаем его довольно часто – большинству офисных работников именно «Копия» перед адресатом позволяет понять, что письмо направляется тому для сведения.

Вступительное обращение входит в структуру реквизита «Текст документа», требования к которому также установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако стандарт говорит лишь о том, что в деловом письме может быть использовано обращение, а также приводит примеры обращений, но без привязки к конкретной деловой ситуации.

Именно от деловой ситуации и коммуникативной задачи нужно отталкиваться при выборе формы вступительного обращения в деловом письме. Так, если письмо направляют «в работу» только первому адресату, есть все основания полагать, что обращаться следует именно к нему. Кроме того, с учетом, скажем так, непростых требований к реквизиту «Адресат» обращение послужит для получателя дополнительным маркером, выделяющим основного адресата письма.

Представьте, что, наоборот, вам доставили входящее письмо. В реквизите «Адресат» указаны две организации, а в обращении использовано «Уважаемые господа!». Вполне вероятно, что отправитель рассчитывает получить ответ об обоих. Будем честны, при оформлении реквизита «Адресат» требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 строго выполняют не всегда. Иногда, чтобы понять, кому адресовано письмо, нужно оценивать и содержание документа в целом. Но мы при составлении документов все же будем отталкиваться от нормы.

Приведем два возможных варианта оформления письма в контексте вопроса (Примеры 1, 2).

Как видите, в зависимости от ситуации вариантов оформления реквизита «Адресат» может быть много, для более подробного разбора нужны дополнительные сведения о документе.

Также следует учитывать ситуацию делового общения и субъективное (личное) восприятие. Деловое письмо – не конструктор, а живой инструмент, подписант и адресаты – конкретные люди со своими взаимоотношениями и взглядами. Представьте, что первым адресатом письма является наш партнер (например, компания-подрядчик), а проинформировать о переписке мы хотим руководителя руководящей нами организации (см. Пример 1). Письмо оформлено правильно с точки зрения требований нормативных актов, но руководитель (подписант) может задать вопрос: почему, при наличии двух адресатов в реквизите «Адресат», мы обращаемся только к одному, тем самым проявляя неуважение ко второму, значимому для нас должностному лицу? И это еще одна причина, по которой вспоминают о слове «Копия» – кажется, что оно позволяет избежать «некрасивой» ситуации, при которой мы вроде адресуем письмо должностному лицу, но не обращаемся к нему. А иногда, чтобы и оформить правильно, и ситуацию смягчить, ищут альтернативные варианты документирования. Например, направляют письмо одному адресату, а для второго составляют второе письмо, к которому прилагают первое. Возможно, аналогичная ситуация вызвала предположение автора вопроса, что обращение стоит исключить. Нет, не стоит.

Наша позиция такова. Оформлять документы нужно в соответствии с требованиями локальной инструкции по делопроизводству. Желательно (а для некоторых организаций – необходимо), чтобы локальная инструкция соответствовала нормативным актам и инструкции по делопроизводству вышестоящей организации (при наличии).

[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[3] Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2021.

Узнать больше:

• Деловое письмо: как создавать, согласовывать и хранить

• Деловое письмо организации, структурного подразделения и должностного лица: бланки и оформление

Сколько адресатов должно быть в деловом письме

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Форма по ОКУД 0211151

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

Прописная и строчная буква в наименовании должностей

С прописной буквы пишутся только высшие должности: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и др.
Наименования других должностей и званий (руководителей разных рангов, воинских званий, ученых степеней и званий и др.) пишутся со строчной буквы, например: министр просвещения РФ, глава администрации Кемеровской области, маршал авиации (войск связи, инженерных войск), президент Российской академии наук, доктор технических наук, действительный член РАН, член-корреспондент РАН, народный артист РФ, заслуженный деятель культуры, лауреат Нобелевской премии, генеральный директор, заместитель главного бухгалтера и т. д.

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Адресат – несколько организаций или структурных подразделений

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно. Например:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1).

Все распечатанные экземпляры письма подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

ВАЖНО!
Если письмо одинакового содержания (например, письмо-предложение) необходимо разослать нескольким не связанным между собой организациям (неважно, сколько их), то каждому адресату нужно оформить отдельное письмо и зарегистрировать его под отдельным номером.

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Наш совет

Цель создания и содержание письма, а также отношения организации-автора с получателем письма влияют на оформление реквизита «Адресат». Письмо направляется туда, где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе.

Деловые письма обычно содержат:

• управленческое решение, предложение, отчет или претензию – направляются в вышестоящую организацию, контрагенту компании, клиенту;
• поручение для исполнения или нормативный правовой акт – рассылается в подведомственные организации для исполнения или для сведения.

Если к организации у вас возникло несколько вопросов или предложений, не связанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, лучше написать каждому из них отдельное письмо. А если вы не знаете, кто будет отвечать на ваши вопросы, адресуйте письмо на имя генерального директора или в целом к организации.

Размещение реквизита «Адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в Приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;

• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Технические вопросы

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В соответствии с разделом 3 ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающим общие требования к изготовлению документов, многострочные реквизиты печатают через один межстрочный интервал, а составные части реквизитов отделяют дополнительным интервалом. Например:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. Например:

Статья обновлена 07.12.2023.

В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2017.

Узнать больше:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 о бланках документов

• Сопроводительное письмо

• Потоки документов в организации

Правила написания и оформления деловых писем

Бизнес-партнеры, сотрудники и руководители обмениваются информацией в ходе деловой переписки. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать хорошее первое впечатление, важно соблюдать правила составления деловых писем. Расскажем о структуре, содержании и оформлении делового письма.

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров. Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, сообщение с вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.

Отличия деловых писем от других

Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую, маркетинговую и другую специальную терминологию. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный. Деловые письма требуют субординации. Не используйте эпитеты, сложные синтаксические конструкции и сленг. Исключены панибратство, юмор, грубость, сарказм и сообщения не по работе. Адресат может вас неправильно понять.

Виды писем

• коммерческие (запросы, претензии) и некоммерческие (просьба, рассылка);
• с ответом (требования, обращения) и без ответа (подтверждение заказа, инструкции, приглашения);
• для единственного адресата, для нескольких лиц и коллективное (от группы людей одному получателю).

Бизнес

Читайте также:

Что такое незаконное использование товарного знака

Что такое незаконное использование товарного знака

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия представлять организацию. Например, менеджеры отдела продаж отправляют выгодные предложения о закупке товара постоянным клиентам компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как их пишут от лица организации.

Деловое письмо вам может написать клиент, но чаще покупатели предпочитают звонить в компанию. Подключите Коллтрекинг Calltouch, чтобы понимать, какая реклама приносит звонки, а какая тратит бюджет. Система записывает звонки клиентов и формирует отчеты по часам и дням, интегрируется с популярными сервисами и CRM. Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.

Коллтрекинг
Отслеживайте источники звонков
с рекламы для ее оценки
Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов. Слушайте звонки и улучшайте работу менеджеров.

Как писать деловое письмо

Рассмотрим универсальный алгоритм написания делового письма. Он подойдет для переписки с любой организацией или официальным лицом.

Проверьте свой адрес электронной почты

Лучше отправлять письма с корпоративной почты — по названию почтового ящика получатель сразу поймет, с кем имеет дело.

Если вы пишете с личной почты, убедитесь, что адресат узнает отправителя. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.

Выберите читаемый шрифт

Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их.

Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: они облегчают чтение большого письма. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.

Продумайте тему

Тема формирует это первое впечатление адресата о вас. Чтобы определить ее, сформулируйте цель письма.

Понятный и лаконичный заголовок — лучший способ начать официальную переписку. Это может быть болевая точка в бизнесе, постановка задач, созвон с клиентом или встреча. Примеры тем: «Предложение о сотрудничестве», «Продолжение встречи в [место] [число]».

Сформулируйте приветствие

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.

• Уважаемый(-ая) [имя, отчество];
• Здравствуйте, [имя, отчество];
• Добрый день, [имя, отчество].

Пишите кратко и понятно

Не заставляйте собеседника тратить время на чтение лишних подробностей. Из-за загруженности на работе адресат может не добраться до сути и закрыть сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ.

Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким для чтения. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.

Используйте формальное завершение

Завершайте деловые письма фразами:

• «Спасибо за уделенное время»;
• «С уважением, …»;
• «Благодарю за ответ»;
• «Хорошего дня»;
• «До встречи».

Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, участии в конференции.

Разработайте подпись

В подписи к электронному письму указывают:

• ФИО, должность, название компании;
• контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес организации;
• логотип;
• ссылки на соцсети компании или сотрудника.

Не перегружайте подпись лишними данными и делите ее на абзацы.

Проведите корректуру

Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты.

Образец делового письма

Структура делового письма:

• официальное приветствие;
• вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
• основная часть (суть письма) — изложение информации, перечисление возникших вопросов или запрос чего-либо;
• заключение — пожелания и благодарность;
• вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкции, чек-листы и подобное;
• контактные данные — электронная подпись.

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость. При необходимости электронную корреспонденцию можно предоставлять суду в качестве аргумента.

Далее рассмотрим восемь примеров официальных писем.

Деловое письмо о сотрудничестве

Уважаемый Сергей Андреевич!

Меня зовут Мария Алексеевна, я маркетолог в компании здорового питания [название].

Предлагаем вам сотрудничество. Наши преимущества: [перечисление достоинств]. При заключении договора для вас будет персональная скидка — 7% на всю продукцию.

Прикрепляю к письму коммерческое предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2023 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Александр Анатольевич!

Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую.

Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.

Хорошего дня!
[электронная подпись]

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Сидорчук Семен Иванович с 13 мая 2023 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Никонов Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2023 года.

Во вложении квитанции и чеки об оплате.

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!

Месяц назад, 23.04.2023 года, я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.

Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна!

Мы разработали сайт для компании [название]. Согласно пункту [название пункта] нашего договора мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад.

Задолженность составляет [сумма] рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании [название]. Иначе мы будем вынуждены принудительно взыскать данную сумму с вашей компании, а также расходы на обращение в суд.

Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.

Надеемся на понимание.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич!

Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

Бизнес

Читайте также:

Как сделать электронную подпись и для чего она нужна

Как сделать электронную подпись и для чего она нужна

Как оформить деловое письмо на английском языке

Письмо для англоговорящего получателя состоит из следующих элементов:

• Адрес отправителя (Address of Sender). Российские адреса транслитерируют. Представляться в начале письма не нужно — это делают в завершении.
• Дата (Date).
• Имя, должность и адрес получателя (Name, Position and Address of Recipient).
• Приветствие (Salutation). Обратиться к получателю можно с помощью слова Dear (дорогой, уважаемый). Выстраивайте приветствие в зависимости от того, что вам известно о получателе: фамилия, пол, должность. Например «Dear Mr./Mrs. Smith», «Dear Dr. Addison», «Dear colleagues» (для обращения в профессиональных кругах).
• Основная часть (Body). Изложите суть письма. Например, если вы приглашаете адресата на конференцию, основная часть может быть такой: «Our company cordially invites You to participate in Marketing Conference on Friday, the 11 of October at 5 p.m.» (Наша компания приглашает вас принять участие в Маркетинговой конференции в пятницу, 11 октября, в 17:00).
• Заключение (Closing). Например, сообщите, что ждете встречи с адресатом: «We look forward to seeing you at the event» (Будем рады видеть вас на мероприятии).
• Подпись (Signature). Выразите радушие и представьтесь, например: «Sincerely / Best regards, M. Nikonov, CEO of XYZ» (Искренне ваш / С наилучшими пожеланиями, М. Никонов, генеральный директор XYZ).
• Приложения (Enclosures). Например, для участия в конференции можно отправить информационное письмо или форму заявки.

Какие ошибки допускают

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

• Не используйте сложные термины. Пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, что вы от него хотите.
• Не пишите много. Подробности можно выяснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать. Если детали важны, оформите их в виде приложений.
• Не повторяйтесь. Тавтология увеличивает объем текста и сбивает с толку.
• Не ошибайтесь. Проверяйте все имена, цифры, названия перед отправкой сообщения.
• Не употребляйте архаизмы (сей год, каковой, при сем). Эти обороты устарели и приводят получателя в недоумение.
• Не используйте фамильярный стиль общения. Будьте тактичны и уважительны.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Не отвечать на письмо несколько дней — это нарушение делового этикета. Желательно отреагировать в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо, и сообщите примерный срок ответа.

Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.

Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит пользователям указать свои контакты — как только начнется рабочий день, специалисты колл-центра свяжутся с потенциальными клиентами.

Виджеты Calltouch
Увеличьте конверсию сайта на 30%

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:

• Тему встречи — о чем был разговор, когда и кто в нем участвовал.
• Договоренности — к каким соглашениям и срокам пришли по итогам встречи. Это поможет напомнить об обязательствах и зафиксировать план действий.
• Благодарность за уделенное время.
• Пожелания и предложения. Например, к формату новой встречи.
• Контактные данные участников.

Коротко о главном

• Деловые письма делят на коммерческие и некоммерческие, требующие ответа и нет, для одного адресата или нескольких лиц.
• В письме должны быть официальное приветствие, вступление, суть письма, пожелания, прикрепленные файлы, электронная подпись.
• Будьте уважительны к собеседнику, формулируйте мысли кратко и четко.
• Отвечайте на входящие письма в течение 2–3 часов.

Вопросы и ответы

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Если собеседник не отвечает несколько дней или близится дедлайн, уместно написать вежливое письмо с напоминанием о себе. Представьтесь, укажите дату и краткое содержание отправленного письма или проведенной встречи. Поинтересуйтесь, какое решение принял адресат. Используйте клише: «Считаем необходимым напомнить…», «Обращаем ваше внимание…», «По причине задержки ответа / решения / оплаты…».

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Важно быть искренним и показать свое намерение исправить ситуацию. Извинитесь, объясните причину возникшей проблемы и предложите варианты ее решения. Если вы пишете письмо клиентам, добавьте бонус в виде промокода на скидку.