Машиночитаемая доверенность с какого числа обязательна

Машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года: ответы на часто задаваемые вопросы

С 1 сентября 2023 года сотрудникам при подписании электронных документов от имени организации понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации.

Пока идёт переходный период, но с 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность станет обязательным элементом в электронном документообороте компании при подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

Вопросов по работе с МЧД очень и очень много — отвечаем на самые распространённые. А заодно рассказываем, как создавать и подписывать электронный документ в обновлённом личном кабинете Docrobot.

МЧД и законодательство

Будет ли отличаться формат МЧД для B2B и B2G?

В марте 2023 года ФНС России и Минцифры России анонсировали универсальный формат МЧД, который подойдёт для B2B- (с партнёрами по бизнесу) и для B2G-взаимодействия (с госорганами). Познакомиться с ним можно на портале Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности».

Что значит зарегистрировать МЧД?

Зарегистрировать машиночитаемую доверенность — это значит добавить документ в блокчейн-систему ФНС России с успешной проверкой данных и присвоением статуса «Активна».

Когда МЧД станет обязательной, электронная подпись юридического лица, которую раньше использовали сотрудники при подписании документов от имени организации, утратит силу. Почему?

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ, с 1 сентября 2023 года утратят силу «старые» усиленные квалифицированные электронные подписи, выданные на сотрудников, которые содержат в себе данные владельца-физлица и организации, от имени которой тот выступает. Получить УКЭП на сотрудника организация не сможет, а сотрудники не смогут использовать ранее полученные электронные подписи. Изменения не затронут усиленные квалифицированные электронные подписи, выданные удостоверяющим центром ФНС России на руководителя компании или ИП: такие УКЭП будут действовать до окончания срока действия их сертификата.

С началом осени меняется и схема обмена электронными документами. При подписании электронных документов от имени организации сотрудники будут должны использовать УКЭП физического лица, а не УКЭП, выданную на сотрудника организации. В этом случае им понадобится машиночитаемая доверенность.

До конца августа действует переходный период. В это время сотрудники организации при подписании электронных документов могут работать по любой из двух схем:

1. По старой — использовать ранее выданную УКЭП на сотрудника организации (до 31.08.2023).

2. По новой — подписывать электронные документы личной УКЭП физического лица, полученной в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и прикладывать к ним МЧД или доверенность, распечатанную на бумажном носителе (сейчас и после 1 сентября 2023 года).

Сочетание «УКЭП физического лица + МЧД» станет (назовём это так условно) заменой УКЭП, выданной на сотрудника организации.

Все сотрудники должны получить машиночитаемую доверенность?

Новые правила касаются сотрудников, которые участвуют в юридически значимом документообороте компании: сдают отчётность в электронной форме, взаимодействуют с налоговой и госструктурами, участвуют в торгах или подписывают документы с контрагентами.

Таким сотрудникам в соответствии с 63-ФЗ от 06.04.2011 с 1 сентября 2023 года при подписании электронных документов от имени компании с помощью УКЭП физического лица работодатель обязан оформить машиночитаемую доверенность с указанием полномочий такого сотрудника и срока действия МЧД.

Актуальна ли МЧД для усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП)?

Машиночитаемая доверенность обязательна только для усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Для УНЭП выпускать МЧД необязательно.

Что такое классификатор полномочий и зачем он нужен?

Классификатор призван определить полномочия сотрудника для их корректного отображения в машиночитаемом виде.

Классификатор полномочий будет содержать перечень полномочий, которые указываются в машиночитаемой доверенности. Каждое полномочие содержит наименование, дату включения в классификатор и уникальный идентификационный номер.

Обязанность вести и заполнять классификатор возложена на Минцифры России. Порядок формирования классификатора определён приказом Минцифры от 18.08.2021 № 856.

Как добавить МЧД к юридически значимым документам при их подписании?

Стандартно при подписании, например, универсальных передаточных документов (УПД), машиночитаемая доверенность передаётся вместе с ними в формате XML.

Дополнительно Минцифры России совместно с ФНС России планируют обновить XSD-схему для юридически значимых документов и добавить в неё возможность прикреплять МЧД.

Какие данные руководителя организации следует указать при оформлении МЧД?

Сейчас действуют две версии XSD-схемы МЧД (2-я и 3-я), которые можно использовать для обмена.

• Для 2-й версии необходимо указывать ФИО руководителя организации, дату рождения, наименование документа, подтверждающего полномочия, гражданство, должность, ИНН и СНИЛС.
• Для 3-й версии необходимо указывать ФИО руководителя организации, должность, ИНН и СНИЛС.

МЧД в личном кабинете Docrobot

Где можно создать МЧД?

Создать машиночитаемую доверенность можно с помощью конструктора в личном кабинете Docrobot. Для работы с МЧД достаточно перейти во вкладку «Доверенности», нажать кнопку «Добавить доверенность» и создать документ. Затем необходимо указать дату и заполнить данные доверителя.

Личный кабинет Docrobot будет платным?

Личный кабинет Docrobot подключается бесплатно в рамках вашего текущего тарифа.

Как личный кабинет позволяет прикреплять машиночитаемую доверенность к электронным документам?

В личном кабинете МЧД можно прикрепить к электронным документам в виде метаданных посредством файла Description или через блок инфополей (ИнфПолФхж1). К 1 сентября будет реализована пакетная отправка машиночитаемой доверенности — передача МЧД в формате XML вместе с подписанным документом.

Передача МЧД в виде метаданных — как устроен механизм?

Если в файле Description обозначить связь между между документом и машиночитаемой доверенностью, МЧД будет автоматически передаваться вместе с каждым УПД, подписанным электронной подписью.

Чтобы использовать этот способ передачи МЧД, в файле Description нужно прописать код, указанный в таблице.

Имя файла Description для МЧД представляет собой последовательность R_T_A_O_GGGGMMDD_N.xml, которая формируется из следующих элементов:

• R_T — префикс, принимающий значение Description.
• A — идентификатор получателя файла обмена (префикс оператора ЭДО + GUID).
• O — идентификатор отправителя файла обмена (префикс оператора ЭДО + GUID)
• GGGG — год формирования передаваемого файла обмена, MM — месяц, DD — день.
• N — 36-символьный глобально уникальный идентификатор (GUID), принимающий значения идентификатора GUID основного документа.
• XML — расширение имени файла обмена, от имени файла основного документа его должен отличать только префикс Description.

• DESCRIPTION_2LDEC6625EA-92F6-49A1-AB2B-E25D5CF67DBD_2LD8A1A5B50-28FB-49CD-A074-6C1CB631A279_20221230_247056ab-a524-40b0-873e-e26ecb96e4e6.xml

Для документов, которые передаются в виде архива, файл Description нужно поместить в архив с основным документом. Для файлов, которые передаются в виде XML-файлов, файл Description следует отправить вместе с основными файлами в виде отдельного XML.

Как будет выглядеть МЧД в скачанном архиве при передаче в виде метаданных?

Если вы скачиваете документы по API или через веб-интерфейс, МЧД внутри полученной ZIP-папки будет находиться в виде файла XML.

Нужно ли дополнительное соглашение при работе с метаданными?

Статьи 17.2 и 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ гласят: доверенность представляется посредством её включения в пакет электронных документов, если иной порядок представления такой доверенности не предусмотрен соглашением. Таким образом, дополнительное соглашение не требуется только при пакетной отправке.

Какой способ отправки машиночитаемой доверенности используется по умолчанию?

В веб-версии по умолчанию будет использоваться пакетная отправка МЧД. Этот же способ рекомендован при работе с API.

Где будут храниться созданные доверенности?

МЧД, зарегистрированные в блокчейн-системе ФНС России, в ней же и хранятся. При необходимости можно по номеру запросить у ведомства нужную доверенность.

В личном кабинете хранятся все доверенности, которые были в нём созданы. Также в личном кабинете хранятся МЧД, добавленные по номеру из реестра машиночитаемых доверенностей ФНС России.

Для работы с юридическими значимыми документами достаточно хранить информацию по номеру МЧД, периоду действия и ИНН организации, от имени которой она была выдана. Эти данные позволят передавать машиночитаемые доверенности в файле Description, с помощью которого будет происходить обмен документами.

Все выпущенные через личный кабинет МЧД будут автоматически отправляться на регистрацию в блокчейн-систему ФНС России. Статус регистрации тоже можно отследить в личном кабинете. Если понадобится, машиночитаемую доверенность можно скачать и хранить на локальном компьютере.

Как указать полномочия, которых нет в классификаторе от Минцифры России?

Полномочия, которых нет в классификаторе, следует указать вручную в специальном предусмотренном для этого поле. До публикации от Минцифры России единого классификатора такие полномочия могут указываться в свободной форме и не могут быть проверены системой Docrobot.

Возможно ли интегрировать МЧД в учётную систему?

Интеграция МЧД возможна с помощью API: нужно скачать файл доверенности и загрузить его в учётную систему. По API можно получать данные из МЧД и сам файл доверенности.

При регистрации МЧД через API в случае успешной отправки сервер вернёт сведения по доверенности из блокчейн-системы:

• poaId — хеш доверенности.
• poaNumber — номер доверенности.
• issuerInn — ИНН доверителя.
• txId — уникальный идентификатор транзакции.

Более детально познакомиться с интеграцией МЧД по API можно в спецификации. Чтобы получить спецификацию, обращайтесь в отдел интеграции Docrobot.

Как следует доработать учётную систему под машиночитаемую доверенность?

Учётная система должна уметь формировать файл Description в зависимости от подписи, которой подписан документ. Например, если подписантов несколько, и для каждого из них выдана отдельная МЧД, учётная система должна распознавать, какая доверенность для какого из подписантов должна быть отправлена.

Ещё нужно проследить, чтобы в учётной системе сохранялись номер МЧД, период её действия и ИНН доверителя.

При работе по API пропустит ли система документ без МЧД, но подписанный электронной подписью директора?

При работе с API передача файла МЧД опциональна.

• Если для подписания выбрана электронная подпись генерального директора, после получения файлов система вернёт статус обработки документа.
• Если файл документа сформирован корректно и сертификат ему соответствует, документ, подписанный электронной подписью, выданной от организации на собственника, будет доставлен получателю без машиночитаемой доверенности.

Будет ли реализована обработка МЧД по FTP-каналу?

Обработка МЧД по FTP-каналу уже реализована. Настроить её вам поможет отдел интеграции. Там же вы сможете получить описание и примеры документов.

Когда будут введены проверки МЧД для интеграционных решений?

Проверки МЧД начнут действовать с 1 сентября. Для розничных сетей, которые пройдут тестирование и будут готовы перейти с партнёром на продуктивный обмен, эта опция будет доступна раньше.

Интегрироваться с узлом ФНС России для регистрации машиночитаемых доверенностей могут только провайдеры?

Интеграция с узлом ФНС Россия доступна только провайдерам. Пользователи могут зарегистрировать машиночитаемую доверенность прямо на сайте регулятора или с помощью инструментов, предоставленных провайдером.

Docrobot подключает регистрацию МЧД через API — это позволяет регистрировать доверенности в блокчейн-системе ФНС России и получать данные по документу.

МЧД: отзыв, передоверие и другие сценарии

Можно ли в личном кабинете отозвать МЧД?

В личном кабинете предусмотрен функционал для отзыва МЧД — для этого достаточно выделить опцию галочкой. Более того, можно посмотреть список отозванных доверенностей.

Как передоверить машиночитаемую доверенность?

Уполномоченное лицо с правом выдачи МЧД может передать такое право доверенному лицу. При передоверии подписант МЧД и руководитель компании будут разными лицами.

Личный кабинет позволяет выпускать доверенности с правом передоверия. Для этого также предусмотрена галочка. После регистрации МЧД лицо, получившее право выдачи МЧД, сможет передавать его сотрудникам компании.

При выпуске дочерней доверенности доверителя нужно указать в качестве физического или юридического лица?

При передоверии в основной доверенности доверителем будет выступать юридическое лицо. В дочерней доверенности доверителем будет физическое лицо, которое имеет право на передоверие.

Распечатанная на бумаге МЧД выглядит как обычная доверенность со штампом электронной подписи?

В личном кабинете у вас есть возможность распечатать МЧД. В печатной форме будут отражены информация о доверителе и доверенном лице, полномочиях и штамп с электронной подписью доверителя.

Можно ли в личном кабинете подписать документ при отсутствии прав на это?

Все доверенности, созданные и подписанные в личном кабинете, проходят дополнительную проверку в блокчейн-системе ФНС России. Система верифицирует право подписания и выдачи доверенности.

С 1 сентября 2023 года подписать и передать юридически значимые документы без наличия МЧД будет нельзя. До выпуска единого классификатора полномочий отправители и получатели будут сами проверять указанные в МЧД полномочия, которые дают право на подписание электронного документа.

Что будет происходить с некорректными МЧД?

МЧД, у которых истёк срок действия, не прошедшие валидацию, не зарегистрированные в системе ФНС России или не подтвердившие принадлежность к файлу подписи, не будут обрабатываться на платформе Docrobot и не будут доставлены адресатам. Для файлов, не прошедших валидацию, система будет отображать ошибку. Допустившие ошибку пользователи получат рассылку с текстом ошибки.

Что входит в проверку машиночитаемой доверенности?

Docrobot будет проверять статус машиночитаемой доверенности в блокчейн-системе ФНС России, срок действия и принадлежность МЧД к файлу подписи, прикреплённому к документу. По законодательству провайдер не обязан выполнять перечисленные проверки, но Docrobot будет принимать все необходимые меры для подтверждения подлинности документа. При этом ответственность за достоверность данных и электронной подписи лежит на отправителе и получателе.

Можно ли загрузить на платформу уже имеющуюся МЧД в формате XML?

Работая на веб-платформе или в личном кабинете, вы можете загрузить МЧД, ранее зарегистрированную в блокчейн-системе ФНС России. Для этого нужен только её номер.

Можно ли использовать машиночитаемую доверенность, выпущенную в другом сервисе?

При работе с продуктами Docrobot вы можете использовать МЧД, выпущенную в другом сервисе. Обязательное условие — она должна быть зарегистрирована в блокчейн-системе ФНС России.

В этом случае необходимо отправить документ с МЧД в виде метаданных. Система автоматически загрузит доверенность в ваш личный кабинет и проверит статус МЧД в блокчейн-системе ФНС России, если переданная в файле Description доверенность выдана на физическое лицо из файла подписи.

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) и как ее оформить

19 декабря 2022 года был опубликован Федеральный закон № 536-ФЗ, который вносит изменения в документ N 476-ФЗ от 27.12.2019. Согласно этим нововведениям, дата начала обязательного использования машиночитаемой доверенности (МЧД) назначена на 1 сентября 2023 года.

С этого срока физическое лицо-представитель организации может отправить документы, если подпишет электронной подписью и одновременно отправит МЧД.

В статье детально разбираемся, что такое МЧД, как ее получить и использовать в 2023 году.

МЧД — что это и для кого она нужна

Машиночитаемая доверенность – это не что иное, как электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации.

Согласно 476-ФЗ МЧД используется для подтверждения полномочий сотрудника, наделенного правом подписывать электронные документы (ЭД) от имени компании.

Изменения в области применения электронной подписи. Внедрение МЧД

Порядок применения электронной подписи корректировался на протяжении 5 этапов в течение 3 лет (подробнее о них вы можете прочитать здесь). Каких изменений ждать организациям сейчас?

• 31 августа 2023 года заканчивается переходный период применения МЧД и КЭП (квалифицированной электронной подписи) юридического лица или ИП по доверенности.
• С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры из реестра Минцифры России выдают квалифицированные сертификаты только для физических лиц.
• Запрещается применение квалифицированных сертификатов по доверенности ЮЛ и ИП, выданными коммерческими удостоверяющими центрами.
• С 1 сентября 2023 года при использовании КЭП доверенное лицо должно приложить и машиночитаемую доверенность для подтверждения своих полномочий.

Способы подписания электронных документов

По новому порядку, чтобы подписать электронный документ, сотруднику понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП) плюс машиночитаемая доверенность. Руководитель организации вправе подписывать документы без МЧД.

До 1 сентября 2023 года МЧД сотрудники могут работать по любой из двух схем:

• по-старому — применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника,
• по-новому — использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица).

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании.

Советуем переводить сотрудников на собственные подписи уже сейчас. Это позволит продолжить работу в сентябре в привычном ритме: продолжать сдавать отчетность, подписывать акты и договоры и тд.

Единые требования к МЧД: форма, содержание

Форма МЧД утверждена приказом Минцифры № 857, онасоздается в формате XML (текстовый формат, предназначенный для хранения и передачи данных) и подписывается ЭП руководителя организации в формате XMLdSIG или CAdES (утвержден приказом того же ведомства № 472).

Что должна содержать МЧД:

• Название документа
• Сведения о доверителе (для ФЛ, ИП, ЮЛ или иностранной организации).
• Сведения о поверенном/представителе (включая паспортные данные поверенного, СНИЛС и ИНН).
• Дату совершения доверенности.
• Срок действия доверенности.
• Перечень полномочий/представителя с кодами (OID) по классификатору полномочий или просто текстовое описание полномочий, если нет кода (идентификатора).
• Номер доверенности
• Усиленную КЭП доверителя.
• Сведения (интернет-ссылку) об информационной системе для проверки данных о прекращении действия МЧД раньше срока, в том числе при отзыве доверенности доверителем.
• Возможность (право, полномочие) передоверия (основание – статья 187 ГК РФ).

Требования к XML-файлам изложены в приказе ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года.

Если информационная среда не умеет открывать XML документы, допускается составить МЧД в формате PDF.

Несколько слов о классификаторе полномочий

Онлайн-классификатор формируется Минцифрой России и ведется головным удостоверяющим центром. Здесь аккумулируются все виды полномочий поверенного, которые могут быть указаны в машиночитаемой доверенности.

Классификатор помогают формировать участники ЭДО путем направления на согласование списка полномочий. В случае одобрения списка, каждому полномочию присваивается уникальный идентификатор (OID) и название. Эти данные вместе датой одобрения заносятся в классификатор.

Доступ всех желающих к классификатору осуществляется круглосуточно и бесплатно с помощью портала Госуслуг.

Правила создания, порядок хранения и предоставления МЧД, отмена МЧД

Постановления Правительства РФ, уточняющие правила создания, порядок предоставления и хранения МЧД, а также отмену машиночитаемой доверенности еще ждут утверждения. Пока имеется следующая информация:

• Для создания МЧД применяется любой удобный интерфейс. Формировать и подписывать доверенность можно на сайтах Федеральных органов исполнительной власти, на сайтах операторов ЭДО и УЦ, в специальном программном обеспечении, используемом организацией.
• МЧД предоставляется вместе с подписываемым пакетом документов – должен быть указан номер МЧД, либо ссылка на место хранения документа.

В августе 2023 налоговой службой создано хранилище для МЧД, созданных по единой утвержденной форме. Хранилище построено на базе распределенного реестра. Ожидается, что такая система унифицирует проверку полномочий и систему оборота МЧД, позволит всем участникам оперативно получать актуальную информацию по документам. 29 декабря 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2021, подписанный Президентом РФ.

Он упрощает отзыв электронных доверенностей. Согласно новому документу сведения об отмене МЧД будут публиковаться в специальном реестре, который создается в рамках единой информационной системы нотариата.

Как касса Лайтбокс может помочь малому бизнесу?

Что мы предлагаем своим клиентам:

• Онлайн-кассы, сразу интегрированные с ЭДО.
• Помощь в выборе оператора ЭДО и подключения к нему. Обучением работе в ЭДО.
• Помощь в получении ЭЦП.
• Консультации по созданию и использованию электронной МЧД.

Почему предприниматели выбирают кассы от Лайтбокс для автоматизации бизнес-процессов?

Здесь есть все инструменты для автоматизации торговли:

• Бесплатная кассовая программа и ее обновления.
• Автоматизация документооборота.
• Есть функция экономия чековой ленты. Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономию чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно, и он стал короче.
• Более 50 аналитических отчетов.
• Расширенный функционал.
• Складской учет. Оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков многое другое.
• Онлайн-бухгалтерия. Интеграция с 1С-Бухгалтерия, Контур.Эльба, Мое дело.
• Работа с ЕГАИС и маркировкой.
• Круглосуточная техподдержка.
• Есть предложения по аренде и рассрочке онлайн-касс.

Итог

Машиночитаемая доверенность передает право подписания важных ЭД сотруднику организации, чем значительно облегчает работу с электронными документами в компании и освобождает время руководителя.

Нужна консультация? Оставьте заявку, мы скоро вам позвоним.

Законодательная база по МЧД

Появление МЧД неразрывно связано с нововведениями в правилах получения ЭЦП. Поэтому Министерство цифрового развития (Минцифры) России утвердило несколько документов, регламентирующих отдельные моменты по применению доверенности:

• Приказ от 18.08.2021 г.№ 858 – единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях работника.
• Приказ от 18.08.2021 г.№ 857 – единые требования к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи.
• Приказ от 18.08.2021 г.№ 856 – порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему.

Все три приказа работают с 1 марта 2022 года и будут действовать до 1 марта 2028 года. Никаких других документов пока принято не было.

Чтобы оформить доверенность было проще, налоговая служба России запустила в работу сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Здесь вы сможете оформить МЧД по всем правилам.

Сервис сформирует машиночитаемую доверенность в формате xml, который вы скачаете и сможете использовать.

Сервис создает доверенности на основе нормативных актов:

• Статья 185 ГК РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ. Общие положения о доверенности.
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (с изменениями и дополнениями).
• Приказ ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@ «Об утверждении формата доверенности».
• Другие законы и акты, которые вносят изменения в налоговый кодекс и перечисленные нормативные акты.

Узнать подробнее

Дата публикации: 10.08.2023

Машиночитаемые доверенности в 2023 году: 10 вопросов

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это доверенность в электронной форме, в формате XML, где описаны полномочия сотрудника какой-либо организации, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя (далее — ИП).

Делопроизводство

Предполагалось, что сотрудники организаций или представители ИП могут подписывать документ организации своей ЭП как физического лица, но обязательно сопровождать подписание подтверждением полномочий на подписание документов машиночитаемой доверенностью.

С 1 марта 2022 г. организации в добровольном порядке начали применять этот инструмент при обмене электронными документами.

Далее планировалось, что с 1 января 2023 г. все сотрудники организации, кроме ее руководителя, будут подписывать служебные документы только своей квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП) как физического лица. В этом квалифицированном сертификате не указана организация, только фамилия, имя, отчество сотрудника, и чтобы предоставить электронный документ, подписанный такой электронной подписью, в стороннюю информационную систему или контрагенту, к нему будет необходимо прилагать МЧД.

С течением времени вопросов по теме создания и использования МЧД меньше не становится. Сегодня ответим на десять самых актуальных.

Когда МЧД будут обязательными?

В связи с тем, что не все организации во время переходного периода успели подготовить свои информационные системы к работе с новой формой электронной доверенности в машиночитаемом виде, а также с недостаточной готовностью государственных органов к обмену документами с использованием МЧД, Правительство РФ продлило переходный период по применению КЭП без использования МЧД до 31 августа 2023 г. Федеральный закон № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» был принят в целях урегулирования вопроса продления возможности использования квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП (далее — квалифицированный сертификат) представителей юридических лиц и ИП без применения МЧД.

Таким образом, во время переходного периода документы можно подписывать:

• КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
• КЭП сотрудника (без МЧД);
• КЭП физлица (только с МЧД).

С 1 сентября 2023 г. документы можно будет подписывать:

• КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
• КЭП физлица (только с МЧД).

Можно ли во время переходного периода получать и использовать КЭП сотрудников?

До окончания переходного периода можно будет продолжать получать и использовать выдаваемые коммерческими удостоверяющими центрами сертификаты ЭП на сотрудников, содержащие данные и о самих сотрудниках, и об организациях. То есть в 2023 году аккредитованные удостоверяющие центры, будут продолжать выпускать на сотрудников компаний КЭП с привязкой к организации, но срок их действия будет ограничен 31 августа 2023 г.

Что требуется, чтобы начать использовать МЧД?

Чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется организовать получение сотрудниками — потенциальными подписантами документов организации, КЭП физических лиц в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и далее оформить на физическое лицо МЧД, подписанную КЭП руководителя организации или ИП.

Как подать отчетность или отправить электронные документы в Федеральную налоговую службу (далее — ФНС России) с использованием МЧД?

При подаче отчетности или отправке электронных документов сотрудник подписывает документы собственной КЭП и прикладывает к пакету файл МЧД. Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден Приказом ФНС № ЕД-7−26/445@ 3 и уже поддерживается в информационных системах бухгалтерского учета и документооборота.

Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое время. Рекомендуемый формат заявления об отзыве доверенности установлен письмом ФНС № ЕА-4−26/534@ 4 и также поддержан в информационных системах бухгалтерского учета и документооборота.

На сайте ФНС России размещен сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме» 5 , с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его и в дальнейшем использовать по назначению (рис. 1).

Рис. 1. Сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме»

Можно ли не направлять МЧД вместе с документом каждый раз?

Чтобы не направлять МЧД контрагентам каждый раз, можно присоединиться к блокчейн-платформе ФНС России (рис. 2) 6 . Технология распределенного реестра позволяет оперативно уведомлять всех участников блокчейн-сети об изменении статуса доверенности, а также быстро проверять полномочия подписанта.

Рис. 2. Блокчейн-платформа ФНС России по обмену МЧД

Единая технология обмена МЧД через блокчейн-платформу ФНС России успешно опробована в рамках эксперимента, который проходил в течение 2021−2022 гг. Она позволяет создать среду цифрового доверия, где оперативный доступ к актуальным версиям документов для всех участников обеспечивается за счет использования технологии распределенного реестра. Результат эксперимента показал, что такая модель является наиболее стабильной. Ее применение позволяет унифицировать всю систему оборота МЧД и проверку полномочий для бизнеса и государства во всех секторах экономики за счет единого государственного решения.

В рамках эксперимента у участников были развернуты узлы сети распределенного реестра, в частности, у ФНС России, операторов электронного документооборота (далее — операторы ЭДО), 1С, государственных органов, федеральных служб, банков и многих других организаций. Соответственно, организации, обменивающиеся документами в рамках внешнего юридически значимого документооборота через операторов ЭДО, уже сейчас могут формировать МЧД и регистрировать их в распределенном реестре (рис. 3, 4).

Рис. 3. При выборе опции «Создать xml-доверенность» будет предложено выбрать тип доверенности

Рис. 4. Для использования в документообороте с контрагентами выбираем B2B доверенность и заполняем поля предложенной формы. Номер МЧД будет сгенерирован автоматически

Организация ведет внешний юридически значимый электронный документооборот с контрагентами путем обмена документами через оператора ЭДО. Можно ли уже использовать МЧД при подписании и отправки документов через операторов ЭДО?

Через операторов ЭДО уже можно отправлять документы, подписание которых подтверждено МЧД. Поскольку организации в первую очередь планируют подписывать с использованием МЧД договорные и бухгалтерские документы, переход к новому порядку подписания таких типов документов может строится в следующем порядке действий (Алгоритм).

Алгоритм

Переход к новому порядку подписания документов

Можно ли создавать МЧД в своих информационных системах?

Для удобства работы организаций с МЧД многими вендорами был доработан функционал поддерживаемых ими информационных систем в части взаимодействия с распределенным реестром. Так, функционал МЧД уже сейчас реализован в сервисе 1С-ЭДО, где можно создавать, подписывать, направлять МЧД на регистрацию в распределенный реестр, получать уведомления об изменениях с МЧД.

Работа в сервисе 1С-ЭДО, а значит и с МЧД, доступна из информационных систем 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот и других программ, работающих на платформе «1С:Предприятие» (рис. 5).

Рис. 5. Интерфейс создания МЧД в модуле 1С-ЭДО

Многие ли организации уже используют МЧД?

По данным ФНС России на 1 декабря 2022 г., статистика распределенного реестра по формированию МЧД дает представление о количестве уже выпущенных доверенностей и подписанных с их использованием электронных документов (рис. 6).

Как видите, пока количество выданных доверенностей мизирное — 13 098. Для России это капля в море. Но это только начало использования МЧД!

Рис. 6. Количество выпущенных МЧД и подписанных с их помощью документов

Есть ли единый формат МЧД?

Пока нет. В соответствии с коллективным решением Минцифры, ФНС, Федерального казначейства, Банка России и Федеральной нотариальной палаты до конца 2022 года должен быть создан единый формат МЧД на базе формата ФНС России и Федеральной нотариальной палаты. Такой формат позволит упростить документооборот как в секторе B2B, так и при обмене документами в государственных органах.

Действует ли классификатор полномочий?

Классификатор полномочий — это ресурс, который содержит перечень полномочий представителя, указываемого в МЧД. Речь идет о полномочиях физического лица при использовании КЭП. Всем полномочиям в классификаторе присваивается уникальный идентификационный номер, помимо которого каждое полномочие в обязательном порядке будет иметь наименование и дату включения в классификатор.

В настоящее время опубликован и уже вступил в силу приказ Минцифры России № 751, вносящий изменения в Порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему (далее — Порядок). А сам Порядок был утвержден приказом Минцифры России № 856. Изменения коснулись места размещения классификатора полномочий, порядка передачи в него перечней полномочий, а также доступа к классификатору.

Размещение, формирование и ведение классификатора полномочий теперь осуществляется в федеральной государственной информационной системе «Единая система нормативной справочной информации» (далее — ФГИС ЕСНСИ). Участники электронного взаимодействия направляют перечень осуществляемых ими полномочий посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)». Доступ заинтересованных лиц к классификатору полномочий осуществляется непрерывно с использованием ФГИС ЕСНСИ, в том числе путем предоставления такого доступа с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия.

Классификатор полномочий формируется и будет состоять из справочников. На сегодняшний день он уже включает полномочия, полученные от Минцифры, Минстроя, ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка и других органов.

1 — Федеральный закон № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“» (в ред. от 30.12.2021).

2 — Иванова доверенности: все, что необходимо знать // Секретарь-референт. 2021. № 12. С. 37−41.

3 — Приказ ФНС России № ЕД-7−26/445@ «Об утверждении формата доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента) в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме и порядка ее направления по телекоммуникационным каналам связи».

4 — Письмо ФНС России № ЕА-4−26/534@ «О направлении рекомендуемого формата заявления об отзыве доверенности».

Что такое машиночитаемая доверенность?

Машиночитаемые доверенности должны были стать обязательными с 1 января 2022 года. Но власти отложили изменения — правила вступят в силу в 2023 году. В 2022 году руководители организаций и сотрудники могут использовать машиночитаемые доверенности по желанию. Это так называемый переходный период.

Что известно на декабрь 2022 года
Использование МЧД станет обязательным с 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года

В статье расскажем, кому нужна машиночитаемая доверенность, как ее создать и использовать. Правила будут актуальны с 2023 года, но начать готовиться к изменениям лучше уже сейчас.

Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?

В 2022 году у сотрудников будет два варианта, как получить подпись, чтобы подписывать документы организации.

По-старому

По-новому

Такая схема подойдет для работы в офисе и удаленно.

Чтобы получить подпись, сотрудники могу обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Продлевать уже выпущенные подписи удобно в корпоративном удостоверяющем центре. Также в сервисе можно следить за сроками действия сертификатов и вести реестр выданных подписей сотрудникам.

Специалисты на аутсорсе, которые официально не трудоустроены в организации, тоже могут действовать от лица компании по МЧД. Для этого им нужна электронная подпись физического лица и МЧД, подписанная руководителем организации, от лица которой действует специалист.

Требования к машиночитаемой доверенности

Требования к машиночитаемым доверенностям определены Приказом Минцифры России. Документ вступит в силу с 1 января 2022 года. Самые важные положения:

• Формат доверенности — XML. Это означает, что система, в которую загружается такая доверенность, должна поддерживать автоматизированную обработку данных.
• Руководитель организации или предприниматель должны подписать машиночитаемую доверенность своей электронной подписью.
• Система, в которой создается доверенность, должна давать возможность отозвать ее. Это может сделать руководитель организации или предприниматель.
• Форма машиночитаемой доверенности будет устанавливаться государственными и муниципальными системами, в которые возможно загрузить документы. Если они не установят правила, нужно применять форму, размещенную на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

Где работает машиночитаемая доверенность?

На данный момент МЧД принимают только сервисы ФНС России и ФСС. Налоговая работает по правилам, утвержденным в Приказе от 30.04.2021. ФСС опубликовал правила работы с МЧД на сайте. Остальные госпорталы, электронные торговые площадки и системы, которые принимают документы, подписанные электронной подписью, должны настроить функционал для приема МЧД до 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года. Правило относится, в том числе, к ЭДО.

Для обмена документами с контрагентами, МЧД можно создать в сервисе оператора ЭДО.

Если система еще не принимает МЧД, рекомендуем работать с электронными подписями, выпущенными на сотрудников организации и бумажными доверенностями.

Как сделать машиночитаемую доверенность?

Генеральный директор компании или предприниматель должен создать машиночитаемую доверенность в формате XML. Это можно сделать в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО.

Если система, куда вы будете загружать документы, подписанные электронной подписью, не поддерживает автоматическую обработку машиночитаемых доверенностей и визуализацию данных, вероятно, нужно использовать доверенность в формате PDF.

Готовую доверенность нужно подписать электронной подписью руководителя организации или предпринимателя в формате XMLDSIG. Руководитель может выдать неограниченное число доверенностей. Срок каждой не должен превышать три года. Конкретный срок действия указывается в доверенности.

Какие сведения должна содержать машиночитаемая доверенность?

1. Наименование документа.
2. Сведения о доверителе: предпринимателе или организации.
3. Сведения о сотруднике, которого наделяют полномочиями.
4. Дата выдачи.
5. Срок действия.
6. Перечень полномочий сотрудника, которые он вправе осуществлять от имени организации или предпринимателя.
7. Коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание.
8. Сведения об информационной системе,в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности.
9. Номер доверенности;
10. Указание на возможность передоверия.
11. Электронная подпись, которой подписана доверенность.
12. В какую систему будет загружаться доверенность — указывается по желанию.

Что такое классификатор полномочий?

В машиночитаемой доверенности нужно указать полномочия сотрудника. Например, тендерному специалисту будут нужны полномочия по участию в закупках, а юристу — по взаимодействию с налоговой. У каждого сотрудника может быть свой набор. А можно доверить сразу все полномочия. Они прописаны в классификаторе. Частично он уже размещен в Единой системе нормативной справочной информации. Но Минцифры его еще дополняет. Когда будет готова финальная версия, неизвестно. Но если в классификаторе пока нет полномочий, например, по участию в торгах, то и создать МЧД с такими полномочиями не получится.

Внутри организации можно создать свой классификатор для внутреннего ЭДО и обмена документами с контрагентами.

Что делать сотруднику с машиночитаемой доверенностью?

Чтобы подписать документ от имени компании или предпринимателя, сотрудник должен использовать свою электронную подпись. К подписанному документу нужно приложить машиночитаемую доверенность.

Если у компании большой документооборот, не обязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Можно подписать соглашение с контрагентом о том, что достаточно сделать это один раз. И указать, в какой системе хранится доверенность и как ее найти.

Если кратко

1. С сентября 2023 года сотрудники организаций и предпринимателей должны подписывать документы своей электронной подписью, а не подписью организации или ИП. Для этого нужна машиночитаемая доверенность.
2. Машиночитаемую доверенность должно подписать лицо, которое может действовать без доверенности от имени юридического лица, или предприниматель.
3. Машиночитаемую доверенность можно не прикреплять к каждому пакету документов, подписанных электронной подписью. Достаточно заключить соглашение с контрагентом о том, в какой системе хранится доверенность.

Электронная подпись для любых задач
В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работы
Заказать подпись