Поступление товаров, работ, услуг и их приемка в разные даты обязывают создать резерв
С учетом разъяснений Минфина России актуализированы и наши Путеводители по бухгалтерским проводкам:
- для казенных учреждений и органов власти;
- для бюджетных и автономных учреждений.
Получите полный доступ к Энциклопедии решений системы ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Ведомство дало системные разъяснения об отражении в бухгалтерском учете операций по приемке товаров, работ, услуг с формированием документов о приемке в ЕИС в сфере закупок (Письмо Минфина России от 11 ноября 2022 г. № 02-06-07/110108). В этом случае приемка по такому документу может быть произведена не в момент передачи / поступления товара, а с временным разрывом. Минфин России предлагает полный перечень бухгалтерских проводок для отражения указанных операций включая корреспонденции по счетам санкционирования:
Бюджетные и автономные учреждения
Детальный порядок учета рассмотренных операций в соответствии с разъяснениями Минфина – в новой пошаговой инструкции «Закупка товаров, работ, услуг в бюджетной сфере: от А до Я»
Помните, что Инструкция № 157н обязывает отражать операции в регистрах бухгалтерского учета по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, но не позднее следующего дня после этого. А значит принять к учету следует:
- товары и результаты работ – датой их поступления,
- услуги – последней датой периода их оказания / потребления
И это требование должно выполняться даже если приемка произведена не в момент передачи / поступления товара, результатов работ, т.е. когда дата фактического получения / поставки состоялась ранее даты документа приемки в ЕИС.
Отражая в учете информацию о первичном учетном документе указать надо его наименование и дату документа (она отражена в заголовочной части документа). Вместе с тем датой совершения операции является дата подписания документа (это дата, указанная в его оформляющей части) или период выполнения работы/услуги, указанный в содержательной части документа. И если эти даты не совпадают, в первичном документе обязательно следует указать дату совершения операции.
Обязанность заказчика произвести оплату по контракту и показать обязательство на счете 302 00 возникает у учреждения с даты приемки товара, работы, услуги – это дата подписания документа в ЕИС. Учитывая, что на момент поступления товаров, работ, услуг срок предъявления требования по оплате еще не наступил (имеется тот самые временной разрыв с датой приемки в ЕИС), учреждение на момент поступления товара, выполнения работы, оказания услуги не может однозначно определить дату подписания документа приемки. А значит указанные обязательства признаются отложенными и требуют начисления резерва на счете 401 60 с одновременным отражением суммы отложенного обязательства на счете 502 99.
Иными словами по факту поставки товаров и в тех случаях выполнения работ / оказания услуг, когда оформляются место два документа (о получении и об электронной приемке), мы должны показать отложенные на этот временной разрыв обязательства. Обратите внимание, эти отложенные обязательства будут одновременно с бюджетными обязательствами отражаться в разделе 3 Отчета (ф. 0503128, ф. 0503738). А после электронной приемки или подписания Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) и возникновения кредиторской задолженности отложенные обязательства вместе с денежными перейдут в раздел 1 Отчета (ф. 0503128, ф. 0503738). Если же товары, работы, услуги не будут приняты (не подписан документ электронной приемки / Акт (ф. 0510452), в учете будет отражен новый факт хозяйственной жизни – отказ от приемки – обратной проводкой.
Исходя из положений Инструкции № 157н и Стандарта «Резервы. » к таким обязательствам относится и потребленная «коммуналка» – ее размер может быть расчетно-документально подтвержден даже без первичных документов. Значит, по этим обязательствам в конце отчетного периода (квартала) должен быть начислен резерв. Затем датой поступления первичного документа в бухгалтерском учете за счет суммы ранее созданного резерва будут признаваться денежные обязательства. Обратите внимание, в данном случае позиция Минфина напоминает нам о резерве под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы. Да, он не упоминается напрямую, но аналогия очевидна в предлагаемом механизме – на основании расчетных данных создать резерв. Когда и как его показать? Это будет зависеть от условий контракта и учетной политики. Но не забывайте: если в годовой отчетности зарезервированы суммы под позднее поступление документов по «коммуналке», после их получения за пределами срока сдачи отчетности кредиторку оплачиваем за счет резерва текущей датой, а входящие остатки не корректируем.
Обратите внимание еще на несколько важных моментов:
- Согласно положениям ГК РФ приемка работ по договору подряда удостоверяется единственным документом – актом. Соответственно, в части оформления результатов работ есть одна дата – это дата, когда заказчик подписал документ и завершил сделку. Если исходить из того, что по выполненным работам стороны оформляют один документ с одной датой, он будет фиксировать и приемку, и период завершения работ. В этом случае начислять резерв не требуется. Однако нельзя исключать ситуации, когда подрядчик разместит в ЕИС подписанный со своей стороны первичный документ (например, акт ф. КС-2), датированный одним месяцем, а учреждение подпишет его в следующем месяце. Образуется временной разрыв – в этом случае резерв необходим.
- Да, вполне допустима ситуация, когда поступление товаров, работ, услуг и их электронная приемка осуществляются по одному документу. Резерв не начисляем, можно сразу признать расходы на счете 401 20 / 109 00 и кредиторскую задолженность перед поставщиком. И здесь важно следующее: этот один документ должен быть отражен в учете в том отчетном периоде, когда имела место поставка товара, выполнение работ, оказание услуг, независимо от того, будут ли расхождения по датам в заголовочной, содержательной и оформляющей части документа. То есть ориентироваться надо на дату свершения факта хозяйственной жизни, а не на дату формального составления документа.
Но если документов два – накладная / УПД / и пр. + документ об эл.приемке либо (если не требуется размещения в ЕИС) Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) в электронной форме, значит имеют место две даты. И даже если это даты одного отчетного периода, предусмотрите формирование резерва. - Будьте внимательны при отражении в учете операций с поступлением товаров. Инструкции по учету не предусматривают типовых проводок со счетом 105 00 при начислении резерва. Поэтому формирование резерва предстоящих расходов в случае временного разрыва между поступлением и электронной приемкой товаров Минфин указывает проводить через дебет счета 106 00, и лишь затем перевести Дт 105 00 – Кт 106 00. То же касается и товаров, объем которых учреждение выбирает в течение долгого времени – ГСМ, бутилированная вода и т.п. При временном разрыве приходовать такие матзапасы сразу на счет 105 00 нельзя – только через счет 106 00 с начислением резерва.
И не забудьте про НДС к вычету: проводки Дт 210 12 — Кт 401 60 в Инструкциях нет, значит, ее нужно предусмотреть в учетной политике и согласовать с учредителем и финорганом. - Не стоит полагаться на то, что при приеме годового отчета орган-учредитель не увидит, начислен резерв под временный разрыв между поступлением и электронной приемкой товаров или нет. Проверить это сможет КСП, когда в феврале-марте наступит время проверки консолидированной отчетности ГРБС, а в ЕИС будут размещены все документы по контрактам отчетного года. И вот тогда вряд ли удастся избежать штрафа за искажение отчетности по ст. 15.15.6 КоАП.
Учреждениям пояснили: если даты поставки и приемки товара различаются, в учете надо отразить резерв
При электронных закупках по Закону N 44-ФЗ датой приемки товара считают день, когда заказчик подписал и разместил в ЕИС документ о приемке. Такой момент может не совпадать с датой отгрузки. В этом случае надо сделать проводку по дебету счета 105 00 или 106 00 и кредиту счета 401 60.
Обязательство по оплате можно отражать на счете 302 00 только после приемки товаров.
Полагаем, применять счет 105 00 надо лишь после того, как по контракту к учреждению перейдет право пользоваться и распоряжаться материальными ценностями.
Разница между «датой приема» в акте и «датой формирования подписи»
Организация планирует переходить на электронный документооборот. В связи с этим возникает следующая ситуация: при подписании акта электронной подписью информационная система фиксирует дату подписания, которая может отличаться от даты фактического приема работ/услуг (например, счет-фактура выставлен 30.06.2015, а акт подписан 02.07.2015 г.). Подготовить акты заранее возможности нет, поскольку данные от контрагентов поступают после истечения расчетного периода. Правомочно ли принимать к учету такие документы в текущем налоговом периоде, если дата подписания документа относится к следующему периоду?
Когда принимать к учету
Очевидно, что налогоплательщику важно принять к учету акты и признать расходы в том налоговом периоде, в котором услуга была оказана. Сделать это он может только после оформления соответствующего первичного документа, коим и является акт (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ ст. 9). Период, в котором признаются расходы в бухгалтерском учете, определяется датой приема работ/услуг, если договором не предусмотрено иное ( Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).
Согласно ст. 172 НК РФ, расходы в налоговом учете тоже принимаются по дате приема работ/услуг, если договором не предусмотрено иное.
Дата подписания акта заказчиком играет важную роль в бухгалтерском и налоговом учете, поскольку до момента приема работ/услуг налогоплательщик не имеет права принимать расходы к учету и заявлять на вычет НДС при соблюдении иных требований законодательства.
Как привыкли работать на бумаге
При работе с бумажными документами дату приема работ/услуг организации всегда указывали в самом документе (в случае, когда дата приема-передачи отдельно не указывалась, за таковую принималась дата составления первичного документа). Даже если документ был подписан гораздо позже факта принятия работ/услуг, в нем все равно проставлялась фактическая дата приема. При бумажном документооборот организации привыкли принимать дату приема за дату подписания, поскольку фактическая дата проставления подписи никак и ничем не регистрируется.
Таким образом, при работе с бумажными документами происходит подмена понятий – дата подписания для бухгалтеров — это дата приема.
Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО
Переход на ЭДО
Законодательно утвержденного порядка передачи электронных первичных документов не существует. А потому работа с электронным актом ничем не будет отличаться от работы с бумажным.
Несмотря на то, что при работе с документами в электронном виде информационная система фиксирует все события, происходящие с файлом (даты и время отправки, получения и формирования электронной подписи), суть понятия «дата приема» остается неизменной. Именно поэтому бухгалтеру ничего не мешает при подписании электронного акта указать любую дату приема, независимо от даты и времени получения документа.
Разница между «датой приема» и «датой формирования подписи»
Разберемся подробнее с понятиями «дата приема» и «дата проставления подписи».
Обратимся к ст. 9 ФЗ-402 от 06.12.2011, в которой перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Электронный документ через Диадок — это удобно, надежно и безопасно
Остановимся более детально на п. 4 «содержание факта хозяйственной жизни». Именно он содержит информацию о том, кто, кому, на каком основании, в каком объеме, когда и что сделал. «Когда» выделено не случайно. Если дата составления документа и дата самого факта хозяйственной жизни не совпадают, то в части документа, описывающей факт хозяйственной жизни, совершенно четко должна быть прописана дата свершения хозяйственной операции. Так, к данному пункту имеет отношение дата приема груза или принятия работ/услуг.
Подпись — еще один обязательный реквизит, который призван идентифицировать ответственное за факт хозяйственной жизни лицо.
Заметим, что в статье отсутствует такой реквизит, как дата проставления/формирования подписи. Если бы он был важен в бухгалтерском или налоговом учете, то вероятнее всего был бы включен в список обязательных реквизитов. В таком случае при бумажном документообороте инспекции при проверке документов каждый раз проводили бы графологические экспертизы, чтобы определить дату фактической подписи документа.
Дата приема товаров/услуг отражается в документе, а дата формирования подписи не является реквизитом документа и не определяет свершение события хозяйственной жизни (за исключением случаев, когда иное не прописано в договоре и не утверждено в учетной политике организации).
Таким образом, следует различать дату приема (которую привыкли называть «датой подписания») и дату формирования подписи — когда человек подписал документ.
Как уже говорилось, дата подписания электронного документа фиксируется информационной системой. Она имеет значение лишь для подтверждения действительности сертификата электронной подписи на момент подписания (п. 2 ст. 11 Федерального закона № 63-ФЗ), но не для указания периода отгрузки или оказания услуги.
Как решено в Диадоке
В системе электронного документооборота Диадок при подписании формализованных накладных и актов можно указывать любую дату приема товара и принятия работ/услуг, независимо от того, когда фактически был получен документ и когда будет сформирована электронная подпись.
Ответ
Учитывая изложенное, услуги необходимо относить к тому периоду, в котором они были приняты. Дата приема услуг отражается в первичном учетном документе. Дата формирования электронной подписи не является реквизитом документа и не определяет свершение события хозяйственной жизни (за исключением случаев, когда иное прописано в договоре или утверждено в учетной политике организации).
Какой датой приходовать товар датой отгрузки или датой поступления
2.1. Документальное оформление поступления товаров
2.1.1. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли — продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.
2.1.2. Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно — транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом — фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. (код по ОКУД 0903016).
Товарно — транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно — транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно — транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом (коды по ОКУД 0903801, 0903802, 0903803, 0903804).
При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».
Счет — фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет — фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара (типовая форма N 141).
Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету — фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара (типовая форма N 868).
2.1.3. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно — транспортной накладной, счете — фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.
2.1.4. Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно — материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Минфином СССР от 14.01.67 N 17.
2.1.5. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.
Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65 N П.6 и Гражданским кодексом РФ, а при приемке их по качеству и комплектности — требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.
Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет — фактура, товарно — транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
2.1.6. При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
2.1.7. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (код по ОКУД 0903001), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
2.1.8. При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
2.1.9. Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.
2.1.10. Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составление и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.
Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара договору, составляется рекламационный акт. Акт должен составляться в присутствии материально ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта при его отсутствии) и экспертов Торгово — промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей торгово — промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт (код по ОКУД 0903002) составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Порядок и сроки составления рекламационных актов рассматриваются в «Инструкции о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.
2.1.11. Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в «Журнале поступления товаров», который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.
2.1.12. Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
2.1.13. Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
2.1.14. Порядок приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре — оборудовании, регулируется Инструкцией «Об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре — оборудовании», утвержденной Минторгом СССР, Центросоюзом СССР и Государственным арбитражем при Совете Министров СССР 29.06.82 N 072-75 (письмо Минторга РСФСР от 11.08.82 N 0205).
2.1.15. Документальное оформление и учет изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также товаров в комиссионных магазинах регулируется соответственно Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1089 «Об утверждении Правил скупки у населения драгоценных металлов, драгоценных камней в изделиях и ломе», приложением к Правилам работы пунктов по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения, утвержденных Приказом Минторга СССР от 14.11.72 N 212 «Инструкция о порядке оформления операций по скупке ценностей и об организации бухгалтерского учета и отчетности в пунктах по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения» и Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1090 «Об утверждении Правил комиссионной торговли непродовольственными товарами», Приказом Комитета РФ по торговле от 07.12.94 N 99 «Инструкция о порядке оформления комиссионных операций и ведения бухгалтерского учета в комиссионной торговле непродовольственными товарами».