Как написать докладную записку грамотно образец

Докладная записка: как написать правильно

Вопрос о том, как написать докладную записку, актуален среди многих сотрудников компаний. Несмотря на то, что информирование руководителей считается одним из наиболее эффективных способов повышения удобства работы, многие не знают о принципах ее составления. Расскажем о некоторых аспектах составления докладных записок, а также приведем образцы и бланки для заполнения.

Как правильно написать докладную записку

Чтобы правильно составить документ можно использовать образцы и бланки.

• Образец – это уже готовый пример докладной записки. Его использование помогает исключить вероятность появления недочетов, которые могут негативно сказаться на скорости рассмотрения докладной записки.
• Бланк – это незаполненный документ, его нужно заполнить самостоятельно.

Докладная записка должна быть написана информационно и раскрыто. Необходимо самостоятельно изложить все мысли, описать важные моменты, прикрепить доказательства в случае их наличия, и только после этого отправлять документ на рассмотрение.

Особенности написания докладной

Докладная записка директору может оформляться на основании имеющегося в компании образца, следуя определенным требованиям относительно формы и содержания. Однако никто не может запретить подготовить докладную записку в свободной форме.

Главная цель написания записки заключается в передаче важной информации. В отличие от служебной записки или заявления, в ней отсутствует просьба или требования что-то сделать. Преимущественно это описание той или иной работы, возникшей проблемы, недопонимания, сложности с осуществлением рабочего процесса вследствие некомпетентности сотрудников и так далее.

В начале докладная записка содержит, как правило, фразу « довожу до вашего сведения…», и только после этого описывается ситуация, проделанная работа, возникшая проблема и так далее. В верхней части должно присутствовать, кому адресована записка – на основании этих сведений она будет передана тому или иному лицу. Важно указать не только ФИО, но и должность.

Получается, что докладная записка отличается от иных форм документов, которые также могут оформляться работниками в компании.

Как правильно написать докладную записку

Докладная записка имеет понятную и простую форму – не требуется указание большого количества личных сведений, а также личное посещение руководства для ее рассмотрения.

Докладная записка руководителю должна быть написана грамотно, чтобы у адресата не возникало вопросов и недопониманий. Поэтому важно понять, по каким принципам составляется документ, просмотреть пример докладной записки и сравнить ее со своим полученным результатом:

В докладной записке должна быть указана причина ее составления. Допускается использовать сокращения, но в небольшом количестве, чтобы не возникало недопониманий во время прочтения. Также рекомендуется исключать сложные термины и запутанные формулировки. Желательно писать сухо и по фактам, чтобы руководителю не пришлось тратить много времени на чтение длинного текста. Кстати, часто первыми разбираются небольшие по объему обращения, поскольку на них требуется малое количество времени.

Объективное предоставление сведений, без появления личных чувств и ощущений, а также отсутствие критики и осуждений – важный аспект. Не стоит предаваться чувствам и негативно высказываться относительно работы компании или коллег – это может указать руководителю на гиперэмоциональность работника.

В конце записки поставьте подпись. Если в записке все четко описано – ее будет достаточно для рассмотрения ситуации и принятия того или иного решения.

Виды должностных записок

Выделяют 3 основных вида:

1. Инициативные. Содержат предложение, которое подкрепляется фактами и логическими выводами.
2. Информационные. Доводят до руководителя сведения о состоянии работы на текущий момент, выполненных целях и задачах, промежуточных результатах.
3. Отчетные. Формируются после окончания работы или выполнения распоряжений, данных сотруднику.

Примеры докладных записок

Докладная записка о прогуле

Такая записка является подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Ведь чтобы наложить на сотрудника дисциплинарное взыскание, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

В докладной записке укажите Ф.И.О. и должность отсутствующего работника, дату и время его отсутствия, укажите ссылку на пункт и реквизиты документа, который работник нарушил (как правило, это трудовой договор).

Образец докладной записки о прогуле

Подробнее о составлении такой записки смотрите в Консультант Плюс по ссылке.

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Примеры докладных записок:

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

• урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
• рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
• донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
• объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
• регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
• жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
• разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
• доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
• информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
• положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
   • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
   • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
   • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
   • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
   • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

• нарушении трудового распорядка и дисциплины;
• невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
• допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
• выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
3. Выводы и рекомендации автора записки.

Рекомендации к оформлению

Учитывая, что докладная записка ─ это официальный документ, его содержание и формирование подчиняется положениям ГОСТ Р7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». В частности, в третьей главе описаны технические требования к документу. Например, можно использовать печатный шрифт размером, 12, 14, 16, а максимальный отступ абзаца не должен превышать 1,25 см.

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

• название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
• получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
• название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
• ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
• короткая суть докладной;
• содержание тремя обособленными блоками;
• на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

• сведения об организации-отправителе;
• присвоенный документу номер;
• город, в котором составлена докладная;
• подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Как составить докладную записку

Докладная записка — это информационно-справочный документ для работодателя о событиях в организации, требующих принятия решения. Если оформить его неправильно, в спорных случаях он не будет иметь юридической силы. Из статьи узнаете, в каких случаях и как составить докладную записку.

Скачайте образцы документов для работы:

Особенности докладной записки

Докладная записка — это служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения ( Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации , Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.)

Важно! Формат докладной записки всегда подразумевает принятие конкретного решения по обозначенной ситуации. В отличие от служебной записки, докладная записка на сотрудника всегда обеспечивает связь по вертикали: от сотрудника к его начальнику и выше. Принцип субординации можно нарушить только в случае, если докладная записка директору содержит жалобу работника на непосредственного руководителя.

Обратите внимание! Докладные записки относятся к важным документам внутренней переписки организации и подлежат обязательной регистрации в день подачи в журнале учета документации. Это требование отражено в документе Росархива от 31.12.2003 «Рекомендации по ведению делопроизводства в организации».

При расторжении трудового договора за дисциплинарный проступок докладная записка о нарушении является одним из обязательных документов процедуры. Если работник после такого увольнения подаст в суд, докладная выступит весомым аргументом в пользу работодателя.

О процедуре увольнения за прогул читайте в нашем материале .

Виды докладных записок

Адресатом докладной записки всегда выступает старший по должности. Обычно это начальник подразделения или директор организации. Но докладные могут писать также руководители компании в вышестоящий орган (например от филиала — в головное подразделение).

В зависимости от адресата документы могут быть внешними или внутренними.

По содержанию выделяют три типа докладных записок:

• Инициативные. Составитель выступает с конкретным предложением, подтвержденном фактами и выводами.
• Информационные. Доводят до сведения о процессе выполнения работы или промежуточных результатах.
• Отчетные. Сигнализируют о завершении работы или выполнении распоряжения руководства.

Чаще всего в организациях пишут докладные записки на работника, чтобы сообщить о нарушении трудовой дисциплины. Поводом могут послужить опоздание, прогул, невыполнение должностных обязанностей, появление на работе в состоянии алкогольного опьянения или грубое поведение. Но в этом формате пишут также предложение о премировании сотрудника или просьбу оптимизировать рабочие процессы.

Скачайте образец докладной записки на сотрудника о нарушении деловой этики по ссылке

Сколько хранятся документы

От вида докладной записки зависит срок ее хранения. Сроки утверждены в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236 . Обычно они составляют 1 год, 3 или 5 лет, но есть два исключения.

• В случаях, связанных с отпусками и командировками работников с вредными и опасными условиями труда, хранить докладные потребуется 50 / 75 лет.
• Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, аттестация, отпуск по уходу за ребенком и т.д.), также хранятся 50 / 75 лет.

Инструкция по оформлению докладной записки

Утвержденной специальной формы по написанию документа нет, но важно учесть общие рекомендации по его оформлению и содержанию.

Обратите внимание! Официальный статус в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) имеет только докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Она зарегистрирована под кодом унифицированной формы 0286041.

Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть оформлен по всем правилам, установленным для служебной документации. Возможно как печатное, так и рукописное написание — на усмотрение составителя.

Как написать докладную записку:

1. В шапке (правый верхний угол) укажите ФИО и должность адресата (руководителя), а также название организации. Ниже находятся сведения о составителе: ФИО и должность.
2. В заголовке дайте название и краткое описание документа: докладная записка о (событии, нарушении, достижении).
3. В содержании текста обязательно опишите ситуацию, подкрепите описание конкретными фактами с датами и именами участников.
4. Далее проанализируйте проблему и в завершении добавьте блок с просьбой принять меры или предложением своего варианта решения.
5. В левом нижнем углу поставьте дату написания в формате дд.мм.гггг. В правом — подпись составителя от руки и ее расшифровка.

Докладная записка — образец скачайте по ссылке

Важно! Внешние докладные обязательно должны быть написаны на бланке организации с реквизитами, информацией об исполнителе и номером контактного телефона.

Требования к содержанию документа

Докладная относится к документам деловой переписки, поэтому должна быть составлена в соответствующем стиле.

• Текст написан в единственном числе от первого лица.
• Рекомендуется начинать подзаголовок с предлога «О (Об)», а сам текст — с фразы «Довожу до вашего сведения».
• Текст должен соответствовать названию документа.
• После описания ситуации новый абзац нужно начать с фразы «Прошу» («Предлагаю») и далее предложить вариант решения.
• Документ должен быть коротким и структурированным.
• Если составитель добавляет к записке подтверждающие документы, после основного текста он пишет: «Приложение: на NN л. в 1 экз».
• Если докладная состоит из двух и более листов, их следует пронумеровать, начиная со второго.
• При описании ситуации важно писать сдержанно, без выражения субъективного мнения.

Конечным этапом рассмотрения докладной становится резолюция руководителя, которая обязательно станет основанием принятия определенных мер. Иногда документ проходит несколько этапов согласования: от начальников подразделений до директора.

В новом полном курсе по кадровому делопроизводству есть подробные пояснения по оформлению документов, в том числе для внутренней переписки

Как пишется докладная записка?

Руководитель не всегда может уследить самостоятельно, кто из сотрудников нарушает трудовую дисциплину. Либо, напротив, не всегда вышестоящий руководитель знает о некорректных требованиях нижестоящего начальника к своим подчинённым. Если мирное обсуждение проблем в коллективе не приносит должного результата, выходом может стать докладная записка. Этот документ сообщает о различных инцидентах внутри штата и предлагает вариант решения проблем, возникших у руководителей и сотрудников. Выясним, как правильно написать докладную, какие виды документов существуют, и какая информация должна быть отражена в записке в обязательном порядке.

Виды докладных записок

1. Внутренние и внешние. Под внутренними понимаются документы, направляющиеся руководству любого уровня внутри компании. Под внешними — записки, направляющиеся в другую организацию. Например, строительная фирма входит в саморегулируемую организацию (СРО), и можно рассказать ей о нарушениях, встречающихся в компании.
2. Позитивные и негативные. Образец докладной на имя директора может носить и позитивный характер. Например, сообщать о перевыполнении планов и предложении премировать самых активных сотрудников. Негативные сообщают о неприятных инцидентах внутри организации — например, о невыполнении трудовых обязанностей кем-то из коллектива.
3. Информационные. Они могут сообщать о выполнении какого-то этапа работ, предложить какую-то новую идею для внедрения в производственном процессе, предоставить отчёт о завершении какого-то проекта и ожидания новых распоряжений.

Для того, чтобы быстрее доносить до руководства информацию о различных инцидентах, можно воспользоваться инструментами кадрового электронного документооборота (КЭДО). В сервисе можно:

• утвердить разные образцы форм докладных записок для отличающихся друг от друга ситуаций — сотрудник сразу сможет выбрать шаблон, заполнить его и отправить вышестоящему руководителю;
• ускорить регистрацию докладов начальству — как только документ будет оформлен и загружен в КЭДО, он моментально дойдёт до адресата;
• упростить поиск документов — фильтры в сервисе помогут найти необходимую докладную за секунды;
• упорядочить хранение документов — сервис КЭДО позволяет собрать всю информацию в одном месте.

Как правильно написать докладную на работника или руководителя?

Текст докладной записки, как правило, оформляется следующим образом:

• в самом начале указывается информация об адресате и составителе документа: Ф.И.О., должность, наименование компании;
• указывается наименование документа «Докладная записка» и раскрывается, о чём именно пойдёт речь (например, о нарушении трудовой дисциплины);
• описываются факты происшествия с именами причастных к нему лиц и датах, когда оно случилось;
• указывается вариант решения проблемы (например, просьба сделать выговор сотруднику, который пренебрегает трудовой дисциплиной);
• прописывается перечень документов, которые прилагаются к записке, при их наличии;
• ставятся подпись и дата.

Рекомендуется придерживаться следующих правил при составлении документа:

1. Краткость. Ситуацию нужно описать сжато, коротко описывая все важные факты, не выражая никакого субъективного мнения о событии.
2. Доказательства. После описания инцидента и просьбы принять какие-либо меры желательно приложить доказательства того, что был совершён какой-то проступок, работа действительно завершена или план перевыполнен.
3. Неанонимность. Составитель докладной записки обязан назвать себя.

Образец написания докладной

Как отличить докладную от других документов?

Нередко, когда надо писать докладные записки, их путают со служебными или объяснительными. Однако у них есть принципиальные отличия:

1. Служебные записки — это документы, предполагающие обмен информацией между сотрудниками, отделами, департаментами, не находящимися в прямом подчинении друг у друга. Они просто сообщают о положении дел в компании, у них нет иерархичности.
2. Объяснительные рассказывают, из-за чего произошла та или иная ситуация. Докладные же просто фиксируют факты, без раскрытия причин.

Все виды вышеупомянутых документов так или иначе помогают коллективу и руководству принимать решения и действовать сообразно ситуации.

Подключите сервис Кадрового ЭДО и получите 3 месяца использования модуля КЭДО в привычном интерфейсе 1С бесплатно