Что такое экспертиза ценности документов
9. Экспертиза ценности документов
9.1. Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
9.2. Экспертиза ценности документов в министерстве проводится: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.
9.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях министерства с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК министерства.
Функции и права центральной экспертной комиссии министерства, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.
9.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 8).
Что такое экспертиза ценности документов
39. Организация проведения экспертизы ценности документов
39.1. Экспертиза ценности документов — это изучение дел и документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков их хранения и отбора на постоянное, долговременное хранение (свыше 10 лет) или уничтожение.
39.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в ВАС РФ — Центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Председателем комиссии, как правило, назначается заместитель председателя суда, курирующий вопросы делопроизводства и архивного дела. Экспертная комиссия создается приказом арбитражного суда, в нее включаются наиболее опытные и квалифицированные работники судебных составов, структурных подразделений, а также специалисты архива.
Экспертиза ценности и определение сроков хранения документов проводятся на основе:
Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом от 25.08.2010 N 558 Министерства культуры Российской Федерации и зарегистрированного 08.09.2010 N 18380 Минюстом России;
Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и арбитражных судов с указанием сроков хранения, утвержденного приказом ВАС РФ.
39.3. Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения или уничтожения;
рассмотрение проектов сводных номенклатур дел суда, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, судебных дел с постоянным сроком хранения и вынесение решений о представлении их на утверждение (согласование) ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению в архиве суда;
подготовка и вынесение на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда РФ (ЦЭК ВАС РФ) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и об определении сроков хранения документов и дел, не предусмотренных «Перечнем типовых архивных документов».
39.4. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости (но не реже двух раз в год). Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения протокола председателем суда.
Протоколы ЭК, содержащие решения о согласовании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, утверждаются председателем суда только после их рассмотрения и утверждения экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
Сводная номенклатура дел суда представляется на согласование с ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, как правило, один раз в пять лет.
39.5. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения Перечня осуществляют Центральная Экспертная комиссия Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Государственный архив Российской Федерации и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
39.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Правилами работы архивов арбитражных судов, утверждаемыми приказом ВАС РФ.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документа – это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.
Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.
Ценность документов определяется в делопроизводстве и архиве. В первом случае это производится при составлении номенклатур дел и в ходе подготовки бумаг в архив, а во втором – на этапе, предшествующем передаче дел на постоянное хранение.
Основные этапы сложной операции экспертизы ценности
- Составление номенклатуры дел. Этот этап является частью текущего делопроизводства. В ходе его осуществления определяются предварительные сроки хранения документов в архиве в соответствии с их ценностью.
- Непосредственно экспертиза ценности документов. Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
- Уточнение ценности дел. Этот этап экспертизы проводится непосредственно в момент передачи документов в архив организации. Цель данной операции – удостовериться в том, что на предыдущих этапах не было допущено ошибок при определении важности того или иного дела.
Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.
Сортировка документов в результате экспертизы
Пока не проведена проверка, уничтожение документов учреждения запрещается. Результатом станет сортировка: часть из бумаг будет уничтожена за ненадобностью, другая часть, необходимая для работы, останется в офисе, а третья будет передана на внеофисное хранение.
При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнем, в котором указаны принятые на территории РФ сроки хранения тех или иных бумаг. Кроме того, в качестве руководства к действиям должны служить федеральные законы и другие нормативно-правовые акты, среди которых важное место занимают решения ЦЕПК Федерального архивного агентства.
Установленные упомянутыми документами сроки хранения являются обязательными для всех организаций и учреждений как государственных, так и негосударственных, независимо от их формы собственности.
Состав экспертной комиссии
В состав экспертной комиссии должны включаться высококвалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения. Членами комиссии становятся опытные работники, знающие содержание и состав документов, а также значение и ценность той информации, которая в них содержится. В обязательном порядке в состав комиссии входит человек, ответственный за архив конкретной организации.
Председателем комиссии чаще всего назначается заместитель руководителя организации, который курирует вопросы архива и делопроизводства.
Результатом работы комиссии становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.
Деятельность комиссии – достаточно сложный и ответственный труд, часто проведение экспертизы ценности документов приводит руководителей в замешательство и вызывает затруднения. Однако в необходимости ее проведения не может быть сомнений: определив ценность документов, компания сможет избавиться от ненужных бумаг, упорядочить нужные и работать более продуктивно.
Основные принципы экcпертизы ценности
Документы обеспечивают хранение и накопление данных, а также доступ к ним при необходимости. Но как источники информации они не одинаково ценны. В одних бумагах – сведения, имеющие разовое значение, и после использования к ним больше не возвращаются. В других – данные, которые могут потребоваться в течение какого-то определенного времени. В третьих – информация о трудовой деятельности граждан, их образовании и личные данные. Она имеет ценность для конкретных людей, но с течением времени теряет свою нужность. И есть документы, содержащие данные, ценные для науки или практических целей. Их стоит хранить постоянно.
Экспертиза ценности документации в делопроизводстве
Оставлять все бумаги нецелесообразно. Для этого потребуются дополнительные архивные помещения, специальное оборудование и сотрудники, которые будут следить за архивом, и найти нужный документ в груде бумаг будет сложно. Экспертиза ценности определяет важность информации на данный момент и в будущем и устанавливает срок хранения документации. Это комплексная работа, основанная на принципах всесторонней оценки документов в соответствии с установленными критериями. Экспертиза ценности должны проводиться регулярно и отбирать бумаги на хранение в организации, государственное хранение или утилизацию.
Критерии экспертизы ценности
Экспертиза ценности документов осуществляется по следующим критериям:
- происхождение – определение роли, места организации или лица, составившего документ, в системе конкретной сферы деятельности или государственного управления, значимости составителя, времени и места образования документа;
- содержание – оценка важности отображаемого в документе факта (события, явления, предмета), значимости и качества отображения данных, дублируемость в других источниках, целевое назначение, подлинность и разновидность документа;
- внешние особенности документа – проверка юридической достоверности (присутствие подписи, печати, даты), наличия различных резолюций, пометок, физического состояния бумаги, особенностей изложения текста.
Помимо этих основных критериев экспертизы ценности, применяют общие принципы оценки:
- Значимость организации или лица, благодаря которым образовался документ. На сегодня существует огромное количество органов власти, учреждений и предприятий различного уровня и формы собственности, и чем большую роль они играют в жизни общества, тем более важен документ, созданный ими.
- Значимость содержания документа. В каждой организации вся документация делится на организационно-распорядительную и справочную. Первая отображает деятельность предприятия, а вторая исполняет вспомогательную функцию и со временем теряет актуальность.
- Значимость времени и места создания документа. В разные периоды функционирования общества документы имеют различное значение, и при оценке их ценности это необходимо учитывать.
Все критерии и принципы имеют большое значение для проведения качественной экспертизы ценности и применяются к любой документации.