Отпуск в 2023 году: важные нюансы для бухгалтера
Общие правила расчета и выплаты отпускных не поменяли. Однако на практике часто возникает много вопросов. Когда выплачивать отпускные? Как их отразить в 6-НДФЛ? Нужно ли облагать взносами и НДФЛ компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении? Подробнее об этом и не только расскажем в обзоре.
Расчет отпускных в 2023 году
Отпускные нужно посчитать за каждый день отпуска исходя из среднего дневного заработка. Расчет зависит от того, в каких днях вы предоставляете отпуск – календарных или рабочих.
Если отпуск выпадает на нерабочие праздничные дни, за них отпускные не рассчитывайте. А вот выходные дни оплатите, если отпуск в календарных днях.
Учтите: оплата за каждый день отпуска не должна быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Напомним, что последний с 1 января 2023 года увеличен до 16 242 руб.
Отпуск с последующим увольнением оплатите в обычном порядке. Если при увольнении у сотрудника есть неиспользованный отпуск, то за него нужно рассчитать компенсацию.
Срок выплаты отпускных
Сроки выплаты отпускных в 2023 году не изменились. Перечислите их минимум за 3 календарных дня до начала отпуска. Если день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, перечислите средства накануне. Их можно выдать и с зарплатой, важно не пропустить срок. За выплату отпускных не вовремя грозит ответственность.
При расторжении трудового договора компенсацию за неиспользованный отпуск по общему правилу нужно выдать в день увольнения.
НДФЛ с отпускных в 2023 году
Налог удержите на дату оплаты отпуска.
Сроки уплаты НДФЛ с отпускных общие, к примеру:
- с выплат за период с 23 мая по 22 июня налог перечислите 28.06.2023;
- с 23 июня по 22 июля – 28.07.2023;
- с 23 июля по 22 августа – 28.08.2023;
- с 23 августа по 22 сентября – 28.09.2023.
Напомним, что такие сроки действуют с 1 января 2023 года.
Если отпуск переходящий, НДФЛ удержите и перечислите в общем порядке.
НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении также нужно удержать со всей суммы. Основание расторжения договора – сокращение штата, по собственному желанию или др. – значения не имеет.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ
В 6-НДФЛ включите только те отпускные, которые вы фактически выдали. Например, в поле 020 раздела 1 расчета за полугодие укажите налог, удержанный с отпускных за последние 3 месяца отчетного периода (апрель, май и июнь). А в полях 021 – 023 отразите НДФЛ, который нужно перечислить по первому, второму и третьему срокам уплаты налога для этого отчетного периода.
Компенсацию за неиспользованный отпуск отразите в 6-НДФЛ в полном размере.
При заполнении расчета за 2023 год сведения об отпускных, компенсациях за неиспользованный отпуск и НДФЛ с них укажите также в справке о доходах и суммах налога физлица. К примеру, для отпускных укажите код дохода 2012, а для компенсации – 2013.
Страховые взносы с отпускных
Оплату отпуска нужно облагать страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также взносами на травматизм в обычном порядке.
Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении тоже облагайте взносами в полном объеме.
Налог на прибыль и отпускные
Если вы используете метод начисления, то отпускные при расчете налога на прибыль вы можете учесть, как и другие расходы на оплату труда, по мере начисления.
Если у вас есть резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то отпускные списывайте за счет него. Учтите, что формирование такого резерва — ваше право, а не обязанность.
При кассовом методе отпускные включайте в расходы при их выплате сотруднику.
Отметим, включить в расходы по налогу на прибыль можно только те отпускные, которые вы выдали по закону (например, для оплаты основного или допотпуска).
Компенсацию за неиспользованный отпуск также учитывайте в расходах на оплату труда в зависимости от метода учета доходов и расходов.
Обратите внимание, списывать компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва на оплату предстоящих отпусков нельзя.
Порядок выплаты и обложения отпускных у бюджетных организаций
Бюджетные организации рассчитывают, выплачивают, облагают налогами и страховыми взносами отпускные так же, как и коммерческие организации. Однако есть особенности.
К примеру, в расходах на оплату труда они учитывают только те затраты, которые связаны с приносящей доход деятельностью и произведены за ее счет.
- Как рассчитать средний заработок для оплаты отпусков
- Как выплачивать отпускные работнику
- Как рассчитать НДФЛ с отпускных и уплатить его в бюджет
- Как отразить различные выплаты в расчете 6-НДФЛ
- Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на оплату труда
- Как учреждению отразить в налоговом учете создание и использование резерва на оплату отпусков
- Ответственность работодателя за нарушение обязательств, связанных с отпусками
- Как начислять и уплачивать страховые взносы на ОПС, ОМС и на случай ВНиМ с зарплаты и иных выплат физлицам
- Как начислять и уплачивать в СФР взносы на страхование от несчастных случаев на производстве
Примеры расчета отпускных и сроков выплаты в 2023 году
- Пример расчета среднего заработка для оплаты отпуска в календарных днях, если расчетный период отработан не полностью
- Пример расчета среднего заработка для оплаты отпуска в рабочих днях
- Пример расчета отпускных исходя из МРОТ
- Пример перерасчета отпускных с учетом повышения МРОТ
- Пример расчета срока выплаты отпускных (без особенностей)
- Пример расчета срока выплаты отпускных, если день выплаты пришелся на выходной
Ежегодные оплачиваемые отпуска в 2023 году: порядок предоставления и оплаты
Начался сезон отпусков. Предоставляя в текущем году оплачиваемые отпуска своим работникам, работодатели должны учесть ряд нюансов. Рассказываем об особенностях предоставления и оплаты ежегодных основных оплачиваемых отпусков в 2023 году.
Предоставление оплачиваемого отпуска
Работодатели обязаны предоставлять оплачиваемый отпуск своим работникам ежегодно, независимо от финансового положения компании, особенностей и сферы ее работы и технологической загруженности предприятия.
Право на отпуск предоставляется всем без исключения сотрудникам, работающим по трудовому договору. Если сотрудник отработал в компании более полугода, у него автоматически возникает данное право (ст. 122 ТК РФ). Однако некоторым сотрудникам (женщинам перед отпуском по беременности и родам, несовершеннолетним работникам и работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев) работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск и до истечения шести месяцев непрерывной работы на предприятии.
Отпуска предоставляют работникам без подачи заявлений на основании утвержденного графика отпусков.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Работодатели обязаны предоставлять оплачиваемый отпуск работникам ежегодно, независимо от финансового положения компании, особенностей и сферы ее работы и технологической загруженности предприятия.
2. Право на отпуск через 6 месяцев работы предоставляется всем сотрудникам, работающим по трудовому договору. Некоторые категории сотрудников могут получить отпуск и до истечения шести месяцев непрерывной работы на предприятии.
3. В исключительных случаях ежегодный отпуск работодатель может не представить.
4. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет не менее 28 календарных дней.
5. Ежегодный отпуск сотрудника может быть разделен на части, при этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
6. По общему правилу, заменять ежегодный отпуск денежной компенсацией нельзя.
7. Очередность отпусков в компании должна определяться в соответствии с графиком отпусков, который обязателен и для работодателя, и для работника.
8. Работодатель не обязан переносить отпуска сотрудников на удобное для них время или продлевать их по требованию сотрудников.
9. Некоторые категории работников могут брать отпуск в любое удобное для них время независимо от периода, указанного в графике отпусков.
10. Если во время ежегодного отпуска работник заболел, работодатель обязан отпуск продлить или перенести на другой срок.
11. Ежегодный отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала.
12. За несвоевременную оплату ежегодного отпуска работодателя могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать.
Не предоставлять в очередном году оплачиваемый отпуск разрешается только в исключительных случаях. Это возможно, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Причем для перенесения отпуска на следующий рабочий год необходимо согласие работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска несовершеннолетним работникам и работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, запрещается. Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд для всех прочих работников также запрещается.
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В указанный срок включаются, в том числе выходные дни. Причем начало отпуска может приходиться и на выходной день, ТК РФ не запрещает работодателям устанавливать отпуска подобным образом. Но предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска исключительно в выходные дни не соответствует требованиям трудового законодательства и нарушает права работников (письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).
Для некоторых работников продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска превышает 28 календарных дней. К таковым относятся педагогические работники (от 42 до 56 календарных дней), несовершеннолетние работники (31 календарный день) и инвалиды (30 календарных дней). На время отпуска за работниками сохраняют место работы, должность и средний заработок. Увольнение работника по инициативе работодателя в период его пребывания в отпуске запрещается. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности ИП.
Законодательство не запрещает работодателям делить ежегодные отпуска сотрудников на части. Но для этого требуется письменное согласие работника. К тому же хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Указанное правило распространяется и на случаи отзыва работников из отпуска. Отзыв также допускается только с согласия работника, а неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ). Принудительный отзыв сотрудников из ежегодных отпусков без их согласия не допускается даже при наличии производственной необходимости. Кроме того, отзыв работника из отпуска возможен только с обязательным соблюдением требования о том, что работник не будет лишен возможности использовать как минимум 14 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска подряд (письмо Минтруда от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286).
По общему правилу, заменять ежегодный отпуск денежной компенсацией нельзя. Замена возможна лишь в части отпуска, превышающей 28 календарных дней. Данная часть отпуска по письменному заявлению работника может быть заменена компенсацией. При этом замена денежной компенсацией ежегодного оплачиваемого отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет не допускается (ст. 126 ТК РФ).
Очередность предоставления отпусков
Очередность отпусков определяют в соответствии с графиком отпусков. График работодатель утверждает ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись также не позднее, чем за две недели до его начала. В график включают всех работников, в том числе и тех, которые фактически не работают, но за которыми сохраняется рабочее место.
Не нужно включать в график мобилизованных сотрудников. В случае призыва работника на военную службу по мобилизации действие трудового договора с ним приостанавливается на период прохождения военной службы. В этот период стороны трудового договора приостанавливают осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством и локальными актами (ст. 351.7 ТК РФ).
Во всех других случаях график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, и последние не вправе его оспаривать. Однако некоторые работники могут взять отпуск в любое удобное для них время независимо от периода, указанного в графике отпусков. К таким работникам относятся:
- родители, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- работники в возрасте до 18 лет;
- работники с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из детей возраста 14 лет);
- женатые работники в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам;
- работники, пострадавшие в результате радиационных аварий или катастроф;
- супруги военнослужащих;
- ветераны;
- работники, которые ранее были отозваны из отпуска, в части не использованной в связи с этим части отпуска;
- почетные доноры России;
- Герои СССР, Герои России, кавалеры Ордена Славы трех степеней, Герои Труда и Герои социалистического труда.
Все указанные работники могут взять ежегодный отпуск в удобное для них время путем направления работодателю письменного заявления с приложением подтверждающих документов. В заявлении нужно указать продолжительность отпуска и дату его начала. Ранее утвержденный график отпусков при этом оспаривать не нужно. Работодатель самостоятельно внесет корректировки в график отпусков при получении от работника соответствующего заявления.
Перенос и продление ежегодного отпуска
Работодатель обязан продлить или перенести на другой срок ежегодный оплачиваемый отпуск, если в период такого отпуска работник заболел или был вынужден исполнять государственные обязанности, освобождающие от работы. При наличии таких обстоятельств работодатель самостоятельно переносит или продлевает ежегодный отпуск на новый срок с учетом пожеланий работника.
Работник должен уведомить работодателя о наступлении данных обстоятельств. Сделать это можно любым способом — по почте, телефону, телеграммой, лично, письменно и так далее. Одновременно работник может сообщить, собирается ли он продлить отпуск или хочет перенести его на новый срок. Указанное сообщение не является для работодателя обязательным к исполнению и носит рекомендательный характер. Трудовое законодательство не требует обязательного представления работником заявления о переносе или продлении отпуска. Отпуск переносится (продлевается) автоматически.
Если работник заболел в период ежегодного оплачиваемого отпуска, то отпуск продлевается непосредственно по окончании периода временной нетрудоспособности без заявления работника. Это прямо следует из п. 18 «Правил об очередных и дополнительных отпусках», утв. НКТ СССР 30.04.1930 №169. Данный акт до сих пор действует и применяется в сфере трудовых правоотношений. Следовательно, если причины, мешающие работнику использовать отпуск, наступили после его начала, то срок возвращения из отпуска автоматически увеличивается на соответствующее количество дней без подачи работником заявления.
Письменное заявление от работника необходимо только при переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок по причине несвоевременной оплаты отпуска или предупреждении о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала.
ТК РФ не обязывает осуществлять именно перенос или именно продление ежегодного оплачиваемого отпуска по требованию работника. Переносить отпуск или продлевать его решает работодатель. Вместо переноса ежегодного отпуска по требованию сотрудника работодатель может продлить отпуск на период его временной нетрудоспособности или исполнения государственных обязанностей.
Работодатель не обязан переносить отпуска сотрудников на удобное для них время или продлевать их по требованию сотрудников. При принятии такого решения работодатель исходит из производственных интересов (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 19.04.2022 № 88-5401/2022).
Оплата ежегодного отпуска
Ежегодный отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала. Указанная норма не устанавливает, какие именно дни необходимо учитывать при расчете – календарные или рабочие. Но Роструд рекомендует отсчитывать данный срок именно в календарных, а не рабочих днях.
Дело в том, что течение сроков, с которыми ТК РФ связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни (ст. 14 ТК РФ). Поэтому сроки для оплаты отпуска исчисляются именно в календарных днях, и при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплату отпуска нужно производить накануне этого дня (письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).
При оплате отпуска ТК РФ не обязывает работодателей выдавать сотрудникам расчетные листки. Такие листки выдают один раз в месяц при выплате зарплаты за отработанный месяц. Отпускные в состав зарплаты не включаются, и оплата отпуска выплатой зарплаты не является. Поэтому работодатель не обязан выдавать расчетный листок работнику при оплате отпуска. Работнику, ушедшему в отпуск, расчетный листок может быть направлен, как и остальным работникам, при начислении и выплате второй части зарплаты. В таком расчетном листке будет содержаться информация об общей денежной сумме, подлежащей выплате либо уже выплаченной (письмо Роструда от 19.10.2021 № ПГ/30623-6-1).
Ответственность за несвоевременную оплату ежегодного отпуска
За несвоевременную оплату ежегодного отпуска работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Данная норма предусматривает наложение административных штрафов в следующих размерах:
- от 1 000 до 5 000 рублей – для ИП;
- от 10 000 до 20 000 рублей – для должностных лиц организаций;
- от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.
Кроме того, при несвоевременной оплате ежегодного отпуска работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ст. 124 ТК РФ).
Отпуск‑2023 в разъяснениях Минтруда и Роструда
Среда, четверг, пятница, понедельник, вторник — в таком порядке сотрудник просит предоставить ему отпуск. Будет ли нарушением исключение выходных дней из отпускного периода? Роструд такое разделение нарушением не считает, если:
- работник и работодатель согласны на такой вариант;
- соблюдено правило «неделимой части отпуска».
Работодатель может не согласиться предоставлять отпуск по такой схеме. Подобный отказ контролеры не вправе расценивать как нарушение законодательства.
Если работник и работодатель не смогли договориться относительно деления отпуска на периоды, то такой отпуск должен быть предоставлен целиком — неделимой частью (ответ на вопрос № 177859 от 17.03.2023 на сайте Онлайнинспекция.рф).
Важно! Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части возможно по соглашению между работником и работодателем. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч.1 ст. 125 ТК РФ).
Как быть, если сотруднику пришла повестка во время его отпуска
Полученную из военкомата повестку о мобилизации на сотрудника-отпускника работодатель не вправе игнорировать — отпуск не является уважительной причиной неявки гражданина в военкомат и не дает оснований для отсрочки (ст. 24 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Не имеет значения, в каком отпуске находится сотрудник: без сохранения зарплаты или оплачиваемый по графику.
Работодатель в такой ситуации:
- извещает сотрудника о повестке;
- для подстраховки отправляет ему по почте уведомление и копию повестки с описью вложений;
- сообщает в военкомат, что сотрудник в отпуске и уведомлен о мобилизации (с приложением копии приказа об отпуске и копии уведомления).
Закон не обязывает работодателя в такой ситуации разыскивать работника.
Прерванный в связи с мобилизацией ежегодный оплачиваемый отпуск автоматически будет продлен после завершения военной службы и возобновления трудового договора. Заявление писать не придется (ответ на вопрос № 169962 от 27.09.2022 на сайте Онлайнинспекция.рф).
Важно! По желанию мобилизованного сотрудника дни ежегодного отпуска, превышающие 28 дней, работодатель может компенсировать деньгами — достаточно оформить заявление в письменной форме (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).
Можно ли взять отпуск из-за свадьбы через месяц
Трудовое законодательство обязывает работодателей предоставлять отпуск работнику, вступающему в брак. Для его получения новобрачный пишет заявление. Но в ТК РФ не закреплен срок для подачи заявления и не оговорен период, в течение которого предоставляется «свадебный» отпуск. Должен ли работодатель отпустить сотрудника в такой отпуск, если он принесет заявление спустя месяц, год или несколько лет после события, дающего ему законное право на отпуск.
Прямого ответа на этот вопрос в ТК РФ нет. Чиновники трудового ведомства рекомендуют прописать срок предоставления отпуска для таких случаев в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (Письмо Роструда от 13.01.2023 № ПГ/32716-6-1).
Отпуск без сохранения зарплаты по письменному заявлению работника предоставляется в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней (ст. 128 ТК РФ).
Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне
Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку
Можно ли оформить отпуск на выходные дни
Оформлять сотруднику отпуск только на выходные дни — опасная для работодателя затея, которая может обернуться штрафом до 50 000 руб. (ст. 4.5, 5.27 КоАП РФ).
Минтруд считает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска исключительно в выходные дни ситуацией, не соответствующей требованиям трудового законодательства — в такой ситуации работник недополучает положенные по закону виды отдыха: еженедельный непрерывный и ежегодный оплачиваемый (Письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).
При этом в ТК РФ:
- нет прямого запрета на предоставление отпуска при совпадении его начала с выходным и(или) нерабочим праздничным днем;
- предусмотрена возможность дробления отпуска по соглашению сторон как угодно при условии обязательной длительности одной из частей не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Почему чиновники против субботно-воскресного отпуска? Они усматривают в нем скрытую «отпускную» компенсацию, которая законна только при увольнении работника. Кроме того, такой отпуск не позволяет сотруднику полноценно отдохнуть.
Роструд допускает такой вариант при условии, что подобную схему работник применяет в отношении не всего отпускного периода, а лишь его части (ответ на вопрос № 164962 от 24.05.2022 на Онлайнинспекция.рф).
Избежать претензий можно, если оформить отпуск с захватом лишних выходных в сочетании с рабочими днями — такая ситуация контролеров не смущает, несмотря на то, что начало и конец отпускного периода будет совпадать с выходным днем.
Законное нарушение графика отпусков
По общим правилам график отпусков является обязательным к исполнению для работников и работодателя. Однако в ТК РФ есть исключения, когда отпуск предоставляется без оглядки на график — по желанию работника в любое удобное для него время.
Роструд рассмотрел ситуацию, когда сотрудник, занятый на работах с вредными условиями труда (класс 3.1.) — родитель трех несовершеннолетних детей, младшему из которых не исполнилось 14 лет, запланировал и зафиксировал в графике отпусков на 2023 год два отпускных периода по 14 календарных дней. После утверждения графика отпусков и начала нового календарного года он передумал и попросил о переносе одной из частей отпуска.
Специалисты сайта Онлайнинспекция.рф считают, что в такой ситуации работодатель обязан перенести по желанию такого работника любую часть отпуска (ответ на вопрос № 177843 от 17.03.2023).
Важно! Работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до восемнадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в выбранные ими даты до достижения младшим из детей возраста четырнадцати лет (ст. 262.2 ТК РФ).
Подсказки по отпускам для бухгалтера
Вопросов, связанных с выплатой отпускных, у бухгалтера всегда немало. А с 01.01.2023 добавились проблемы, связанные с новыми правилами уплаты налогов в составе единого налогового платежа (ЕНП) и обновлением налоговой отчетности по НДФЛ. Наши подсказки помогут быстро разобраться с ними и другими «отпускными» проблемами.
В какой срок в 2023 году удерживать и перечислять НДФЛ с отпускных?
С 01.01.2023 НДФЛ с отпускных:
- удерживается при их выплате (абз. 15 п. 1 ст. 217 НК РФ);
- перечисляется в бюджет в составе ЕНП в общие сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ). Например, не позднее 28.09.2023 нужно перечислить налог с отпускных выплат за период с 23.08.2023 по 22.09.2023.
В каком порядке отражать отпускные в 6-НДФЛ с 01.01.2023?
В 6-НДФЛ отражаются только те отпускные, которые фактически выданы в отчетном периоде. К примеру, в расчете за полугодие:
- в поле 020 раздела I отражается налог, удержанный с отпускных в апреле, мае, июне;
- в строках 021-023 указывается НДФЛ, подлежащий перечислению по первому, второму и третьему срокам уплаты налога для данного отчетного периода.
Сотруднику после производственной травмы предоставили дополнительный отпуск для санаторно-курортного лечения. Удерживать ли НДФЛ, начислять ли страховые взносы с отпускных?
Оплата допотпуска для санаторно-курортного лечения — это компенсационная выплата, с которой НДФЛ не удерживается, а взносы не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина от 17.10.2017 № 03-04-07/67700, Минтруда от 27.10.2015 № 17-3/В-524).
Будет ли нарушением законодательства неотражение в расчетном листке неоплачиваемого периода отпуска без сохранения зарплаты?
Нарушения не будет − инспекторы не требуют отражать в расчетном листке неоплачиваемые периоды (ответ на вопрос № 174368 от 13.01.2023 на сайте Онлайнинспекция.рф)
Работник идет в отпуск с понедельника. Можно ли выплатить ему деньги в пятницу предыдущей недели?
Отпускные в такой ситуации нужно выплатить не позже четверга — за три* полных календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
За позднюю выплату отпускных работодатель накажет себя сам — ему придется выплатить работнику проценты за задержку денег, а трудинспекторы вправе оштрафовать работодателя на 50 000 руб. (Письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ–7157).
* В ст. 136 ТК РФ планируют внести дополнения с иными сроками — при предоставлении срочных оплачиваемых отпусков по заявлению, поданному за 1-2 дня до его начала (законопроект № 219349-8).
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Заключение
- Работник может попросить отпуск только в рабочие дни, исключая выходные (например, на среду, четверг, пятницу, понедельник и вторник) —работодатель вправе ему отказать. По мнению Роструда, при разделении отпуска на части нужно соблюдать главные условия: достигнуть обоюдного согласия и не нарушать условие о неделимой части отпуска в 14 дней.
- Отпуск не дает права на отсрочку, если работника мобилизуют по повестке. Работодателю следует известить работника о полученной повестке, отправить ему по почте уведомление и копию повестки с описью вложений, а в военкомат сообщить, что сотрудник в отпуске и уведомлен о мобилизации. Прерванный отпуск автоматически продлевается после окончания службы и возобновлении трудового договора.
- Роструд рекомендует закрепить срок для предоставления «свадебных» отпусков в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте — в ТК РФ он не прописан.
- Минтруд против предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска исключительно в выходные дни, считая такой вариант скрытой «отпускной» компенсацией, которая законна только при увольнении работника. Кроме того, такой отпуск не позволяет сотруднику полноценно отдохнуть.
- Если работник является многодетным родителем (младшему ребенку не исполнилось 14 лет) и он запланировал в графике отпусков два отпускных периода, а потом решил отдыхать в другое время — работодатель обязан перенести любую часть отдыха на желаемую дату. Роструд не считает такой перенос нарушением ТК РФ.
Отпускные в 2023 году с учетом новых правил
Приближается летний период отпусков. Многие из нас могли «пропустить мимо» изменения, который действуют с 2023 года в правилах расчета отпускных. Вы должны о них знать!
Изменения по отпускным кажутся не столь значительными, чтобы отвлечь бухгалтера от новых правил расчетов с бюджетом через ЕНП и уведомлений. Между тем, о них нужно знать и их нужно учитывать при расчете и предоставлении отпусков в 2023 году. Особенно, важно правильно отразить отпускные в 6-НДФЛ с учетом новых правил удержания и уплаты налога с 2023 года.
Новый запрет от Роструда по предоставлению отпусков
В 2023 году появился новый запрета от Роструда в части предоставления отпусков. Теперь работнику нельзя указывать в заявлении на отпуск конкретные даты (ответ на вопрос от 17.03.2023 № 177859 на портале «Онлайнинспекция. рф»). Если работник неправильно напишет заявление, попросите переписать.
Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск
Не ниже МРОТ
С 2023 года при расчете отпускных нужно учитывать новый размер МРОТ, ниже которого перечислять денежные средства сотруднику запрещено. Точнее, так: оплата за каждый день отпуска не должна быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ 2023 года.
Поэтому, нужно проверить расчет, так, чтобы дневная выплата была не ниже дневной, рассчитанной из МРОТ.
Отпускные нужно рассчитать за каждый день отпуска исходя из среднего дневного заработка. Расчет зависит от того, в каких днях вы предоставляете отпуск – календарных или рабочих. Здесь все без изменений.
- Как определить сумму отпускных при неполном рабочего времени
- Как определить сумму отпускных, если расчетный период отработан не полностью
- Как определить сумму отпускных при повышении заработной платы
- Как рассчитать средний заработок и отпускные при суммированном учете рабочего времени
Сроки выплаты отпускных
Сроки выплаты отпускных в 2023 году также не изменились. Единственное, о чем важно помнить, если работник идет в отпуск с понедельника, отпускные он должен получить в четверг предыдущей недели.
НДФЛ с отпускных в 2023 году
Налог нужно удержать на дату оплаты отпуска.
Сроки уплаты НДФЛ с отпускных такие же, как и сроки уплаты НДФЛ в целом, например:
- с отпускных выплаченных с 23 мая по 22 июня НДФЛ нужно уплатить 28.06.2023;
- с 23 июня по 22 июля – 28.07.2023;
- с 23 июля по 22 августа – 28.08.2023;
- с 23 августа по 22 сентября – 28.09.2023.
Если отпуск переходящий, НДФЛ перечисляйте 28 числа месяца в общем порядке.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ с 2023 года
В 6-НДФЛ нужно включать только те отпускные, которые фактически выплачены.
В поле 020 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие нужно учесть налог, удержанный с отпускных за последние 3 месяца отчетного периода.
Например, в 6-НДФЛ за полугодие 2023 года учитывайте НДФЛ, выплаченный за апрель, май и июнь)
А в полях 021 – 023 отразите НДФЛ, который нужно перечислить по первому, второму и третьему срокам уплаты налога для этого отчетного периода.