Создание служебных произведений: с какими проблемами может столкнуться работодатель?
Конфликты между работодателями и работниками являются одной из наиболее распространенных причин судебных споров. Сюда относятся не только споры по вопросам приема на работу, невыплаты заработной платы или увольнения, но и вопросы, связанные с интеллектуальной собственностью. Отдельно следует выделить возникающие проблемы с определением правообладателя исключительных прав на служебные произведения – произведения науки, литературы или искусства, созданные в пределах установленных для работника трудовых обязанностей (в соответствии с п. 1 ст. 1295 Гражданского кодекса). На конференции «Интеллектуальная собственность и управление: юридический аспект» ИД «Коммерсантъ», информационным партнером которой выступила компания «Гарант», управляющий партнер «Зуйков и партнеры» Сергей Зуйков отметил, что подобные иски на сегодняшний день составляют наибольшую категорию дел, но их количество с каждым годом увеличивается. Отсутствие четких законодательно регламентированных критериев отнесения произведений к служебным – есть указание на то, что они созданы в пределах установленных для работника трудовых обязанностей – и противоречивая судебная практика создает дополнительную путаницу по вопросу того, кто может использовать результаты интеллектуальной деятельности (далее – РИД), созданные в рамках трудовых отношений.
Служебные произведения – что говорит закон
Автором служебного произведения закон определяет работника (п. 1 ст. 1295 ГК РФ) – ему принадлежат авторские права на произведение. Так, например, работнику принадлежит право авторства, право на обнародование и право на вознаграждение за служебное произведение (п. 2-3 ст. 1255 ГК РФ). При этом исключительное право на служебное произведение принадлежит работодателю, за исключением случаев указания иных условий в гражданско-правовом или трудовом договоре (п. 2 ст. 1295 ГК РФ).
Примечательно, что аналогичный подход по общему правилу применяется по отношению к служебному изобретению, служебной полезной модели или служебному промышленному образцу – исключительное право на них, а также право на получение патента принадлежат работодателю (п. 3 ст. 1370 ГК РФ). При этом в отношении таких РИД могут применятся исключения. Если они созданы работником с использованием материальных средств работодателя (например, денежных), но не в связи с выполнением своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя, то они не являются служебными (п. 5 ст. 1370 ГК РФ). А право на получение патента и исключительное право на такие изобретение, полезную модель или промышленный образец принадлежат работнику.
В случае, если стороны договорились о том, что исключительное право на служебное произведение принадлежит автору, то закон предусматривает право работодателя использовать такое произведение на условиях простой (неисключительной) лицензии с выплатой правообладателю вознаграждения (п. 3 ст. 1295 ГК РФ). При этом все условия использования произведения и порядок выплаты вознаграждения определяются договором, а в случае судебного спора – судом.
Важно обратить внимание, что закон предусматривает возврат исключительного права на служебное произведение работнику. Это возможно, если работодатель в течение трех лет не начнет использование этого произведения, не передаст исключительное право на него другому лицу или не сообщит автору о сохранении произведения в тайне (п. 2 ст. 1295 ГК РФ). Аналогичный срок предусмотрен для права получения вознаграждения автором – при условии, что в течение трех лет работодатель начнет использование служебного произведения или передаст исключительное право другому лицу. При этом размер и условия вознаграждения определяются договором, а в случае возникновения спора – судом.
Отсутствие конкретных критериев отнесения произведений, созданных работником, к служебным, сподвигло Верховный Суд РФ дать соответствующие разъяснения.
Критерии отнесения произведения к служебным – позиция ВС РФ
Большое внимание разъяснению по вопросам правового регулирования служебных произведений было уделено Верховным судом РФ (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23 апреля 2019 г. № 10 «О применении части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации», далее – Постановление Пленума ВС РФ № 10). По мнению ВС РФ, суд наделяется обязанностью по определению, является ли конкретное спорное произведение служебным (п. 104 Постановления Пленума ВС РФ № 10). При этом судам следует руководствоваться положениями законодательства, которое действовало на момент создания произведения. Это временное уточнение является важным в связи с тем, что вместе с транформацией законодательства об интеллектуальной собственности претерпевало изменение понятие служебного произведения. До 1 января 2008 года действовал Закон РФ от 9 июля 1993 г. № 5351-I «Об авторском праве и смежных правах» (утратил силу), который определял его как произведение, созданное в порядке выполнения служебных обязанностей или служебного задания работодателя (ст. 14 Закона об авторском праве – утратил силу). В соответствии с этим, применяемые в настоящий момент правила, регламентированные ГК РФ, относятся к произведениям, созданным работником после 31 декабря 2007 года.
Ключевой момент, который следует учитывать судам при определении, является ли произведение служебным – входило ли задание по созданию произведения в пределы трудовых обязанностей работника (п. 104 Постановления Пленума ВС РФ № 10). При отсутствии такого задания в качестве трудовых обязанностей работника, произведение не может быть признано служебным. В таком случае исключительное право принадлежит работнику. Если работодатель захочет использовать такое произведение (при этом с условием выплаты работнику вознаграждения), то ему потребуется заключать отдельное соглашение с работником. При этом такое соглашение должно быть заключено в письменной форме (по смыслу п. 2 ст. 1286 ГК РФ).
ВС РФ также отметил, что использование автором материалов работодателя для создания произведения не является основанием для признания его служебным (п. 104 Постановления Пленума ВС РФ № 10). В данном случае прослеживается аналогия с законодательным закреплением исключения по отношению к признанию изобретения, полезной модели или промышленного образца служебными (на основании п. 5 ст. 1370 ГК РФ).
И, наконец, ВС РФ определил, что ответственность за доказательства содержания трудовых обязанностей работника и факт создания произведения науки, литературы или искусства в пределах этих обязанностей при решении вопроса о признании произведения служебным ложится на работодателя (п. 104 Постановления Пленума ВС РФ № 10).
Советы по оформлению договорных отношений
Как объяснил Сергей Зуйков, основная проблема, которая возникает по вопросу служебных произведений, заключается в отсутствии у большого количества компаний юридически грамотно оформленных отношений сотрудников, создающих РИД, и самих компаний. На примере практики компании эксперт выделил наиболее важные моменты, которые следует учитывать работодателю при оформлении отношений с сотрудниками.
Как правильно оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору о создании и использовании служебного произведения? Воспользуйтесь справкой ГАРАНТ: Дополнительное соглашение к трудовому договору о создании и использовании служебного произведения
Суды в первую очередь рассматривают следующие факты: было ли создано произведение во время работы, было ли спорное произведение создано на мощностях работодателя. В отдельных случаях при определенных договоренностях между работником и работодателем исключительные права на такие произведения могут принадлежать работнику.
Сергей Зуйков, основываясь на практике компании, привел перечень фактов, которые должны содержать договоры, заключаемые между компанией и сотрудниками (трудовые или гражданско-правовые):
- указание на объекты, созданные в рамках договора;
- указание на то, какие объекты передавались от исполнителя к заказчику (например, с помощью носителя или электронной почты);
- объем передаваемых прав (на основании ст. 1270 ГК РФ);
- условия и порядок оплаты за создание объекта;
- условия и порядок оплаты за передачу или отчуждение прав;
- документы об оплате (например, платежные поручения).
При этом эксперт подчеркнул, что данный перечень составляет скорее наиболее полный вариант содержания договоров. На практике не все документы могут выступать в качестве доказательств в судебном споре. Например, при указании в договоре объекта, в идеале должен быть предоставлен договор на бумажном носителе в виде двустороннего акта, которым работодатель наделяет работника на создание такого объекта. Если в качестве работников выступают программисты или дизайнеры, то соответствующее оформление договорных отношений в большинстве случаев не представляется возможным в виду количества создаваемых объектов. В таком случае новые произведения могут создаваться в часовые промежутки, а составление бумажного акта на каждый объект не представляется возможным. В данной ситуации для создания договора на служебное произведение эксперт советует прописывать в нем условия о том, в каком порядке какие задания даются. Так, например, программист может получать задание непосредственно от начальника по электронной почте – именно этот способ следует зафиксировать в договоре. Таким образом, в случае судебного разбирательства наиболее предпочтительным вариантом будет предоставление электронной переписки в качестве доказательства.
Помимо создания самого объекта важно учитывать указание в договоре факта его передачи от сотрудника к работодателю, подчеркнул Сергей Зуйков. Существует разные способы передачи произведений: запись на облачные хранилища (на них фиксируется передачу исходных кодов), отправка по электронной почте, запись на носители. Самое главное – сохранить следы передачи объекта, что можно впоследствие передавать в суд в качестве доказательства.
В отношении объема передаваемых прав следует учитывать их широкий перечень, закрепленный ст. 1270 ГК РФ – например, воспроизведение, публичный показ, сообщение в эфир, сообщение по кабелю и т. д. Сергей Зуйков отметил, что наиболее спорным моментом способом использования является право на переработку произведения – если оно не указывается в договоре, то можно считать, что оно не передано.
Отдельное внимание эксперт уделил условию и порядку оплаты за создание произведения и передачу или отчуждение прав. Он объяснил, что на практике принято прописывать в служебном договоре условие о том, что сумма за создание объекта включена в заработную плату работника. При этом эксперт посоветовать указывать, какая именно сумма от общей зарплаты оплачивается за отчуждение прав или как такая сумма рассчитывается. Также работодатель должен иметь документ об оплате – платежное поручение через банк о том, что была выплачена зарплата, включая авторское вознаграждение.
Наиболее актуальные проблемы – практические примеры
Проблемы, возникающие в связи с созданием и использованием служебных произведений, могут возникать не только со штатными сотрудниками, которые на данный момент работают в компании, но и с бывшими сотрудниками. В качестве примеров кейсов консалтинговой компании Сергей Зуйков приводит следующие ситуации.
В случае, когда сотрудник и работодатель признают, что работник является автором или соавтором произведения, сотрудник может взыскать с бывшего работодателя вознаграждение за использование созданного им произведения, если оно не было выплачено ранее. В аналогичной ситуации сотрудник также может взыскать часть или всю прибыль за использование созданного им произведения. Такая проблема чаще всего возникает в ситуациях, когда не был урегулирован порядок передачи отчуждения или передачи прав на объект, отметил эксперт.
Другая ситуация – сотрудник и работодатель не признают факт авторства или соавторства за сотрудником. В таком случае сотрудник подает иск о признании права и взыскивает с работодателя вознаграждение за использование произведения или часть или всю прибыль работодателя. Сергей Зуйков приводит в пример ситуацию, которая может возникнуть в случае такого спора. Так, работодатель может не включить имя сотрудника в качестве соавтора большого объекта, над которым работали несколько человек. В таком случае, когда работник подает иск в суд с целью признания соавторства, он становится сообладателем произведения на уровне с самой компанией. Даже если соавтор создал только 1/50 часть от общего произведения, в случае признания его соавторства через суд он становится совладельцем произведения – то есть он может взыскивать вознаграждение за использование произведения. Ситуация ухудшается тем, что в дальнейшем такой работник может предъявлять претензии к дистрибьютору (например, при реализации ПО), а спор выходит за рамки отношений работодателя и сотрудника, заметил эксперт.
***
Увеличение числа споров между работодателем и работником по вопросу принадлежности исключительного права на произведение, созданное работником, отражает наличие большого количества проблем, связанных с надлежащим оформлением отношений. Для того, чтобы обезопасить свои права, компании следует в трудовом или гражданско-правовом договоре, заключаемым с сотрудником, создающим произведение, подробно указывать условия такой деятельности. Такие факты позволят отнести произведение к служебному и защитить права работодателя.
Служебные произведения. Как работодателю правильно оформить и защитить права на программы для ЭВМ и базы данных
В данной статье я расскажу о том, как правильно оформить документы, подтверждающие исключительные права («право собственности») работодателя на произведение. Под произведением имею ввиду программы для ЭВМ и базы данных. Под конец статьи также расскажу не много об изобретениях и отличиях в оформлении правоустанавливающих документов.
Многие скажут что исключительные права на произведения автоматически возникают у работодателя и особо переживать по этому поводу не стоит, ведь их напрямую защищает закон.
Действительно, по общему правилу, исключительные права на произведения принадлежат работодателю, если иное не установлено в договоре (к примеру в трудовом договоре), но только если оно разработано работником (автором) в пределах его трудовых обязанностей. Однако, если работник вдруг обратится в суд, посчитав что исключительное право на произведение принадлежит ему, т.к. создано оно вне рамок исполнения им своих трудовых функций, сможете ли вы доказать суду документально, что этот работник создал произведение именно в рамках своих трудовых обязанностей? Если нет, то суд с большой долей вероятности может принять решение в сторону работника, тем более не следует забывать что работник в данном случае является «слабой стороной», а значит спрос с работодателя в суде будет максимальным. Исходя из личного профессионального опыта могу с уверенностью сказать что многие работодатели не уделяют кадровым документам надлежащего внимания и зачастую даже название должности не соответствует тому, чем фактически занимается работник. Ни в трудовом договоре, ни еще где-либо отсутствуют функциональные обязанности или прописаны так абстрактно, что судью становится очень сложно убедить в том, что имелось ввиду в таких «рукописях».
Служебным, произведение считается только тогда, когда оно разработано работником организации в пределах, установленных для работника трудовых обязанностей. То есть у данного работника должно быть конкретно прописано в его должностных обязанностях такие трудовые функции, например как: разработка программ для ЭВМ и баз данных; написание исходного кода программ для ЭВМ и баз данных; модификация, интеграция программ для ЭВМ и баз данных (я привел общие термины, т.к. не являюсь специалистом в разработке ПО). Должностные обязанности можно прописать в трудовом договоре, либо ином локальном документе работодателя, но в таком случае в трудовом договоре должна быть ссылка на этот локальный документ и работник должен быть письменно ознакомлен с ним.
В идеале следует придерживаться следующему порядку:
- После принятия работодателем решения о разработке ПО, составляется служебное задание, в котором указывается поручение работнику от работодателя выполнить работы по разработке ПО (указать ориентировочное наименование), перечень авторов (работников), которым поручается данная работа, ориентировочный период времени, в течение которого они должны выполнить указанные работы, приложить техническое задание и ознакомить с данными документами перечисленных в нём работников (авторов) под подпись. Также желательно назначить ответственное лицо.
- Далее следует заключить между работодателем и указанными работниками (авторами) договор (соглашение), в котором нужно определить размер, сроки и порядок оплаты вознаграждения за создание ПО. Да, авторам полагается вознаграждение в силу требования закона (Гражданский кодекс Российской Федерации), при этом независимо от заработной платы, но право такое возникает в определенных случаях и зависит от того, собирается ли работодатель использовать исключительные права на это ПО (например передать право использования кому-либо по лицензионному договору). Если работодатель не заинтересован в разработанном ПО, то и оснований для выплаты вознаграждения не возникает и по истечении определенного времени исключительные права переходят работнику (автору).
- После разработки ПО, к примеру назначенное ответственное лицо, составляет отчет о разработке указанного ПО и составляется акт, в котором необходимо отразить перечень работников (авторов), наименование разработанного ПО и указание на то, что авторами (работниками) указанное ПО и исключительные права на него (хотя по закону это прямо установлено, лишним не будет) передано в распоряжение работодателю.
- Далее, соответственно, определяется балансовая стоимость разработанного ПО и указанное ПО ставится на бухгалтерский учет.
В общем и целом, теперь ПО в надежных руках и исключительные права документально подтверждены, но не помешает его государственная регистрация в Роспатент и получение соответствующего свидетельства. В реестр российских программ для ЭВМ и баз данных сведения о разработанном ПО вносятся по желанию (необходимости) и не влияет на подтверждение прав на ПО.
Казалось бы, на первый взгляд, всё просто… Но подходит ли данная схема всем без исключения? Конечно же нет. К примеру для крупной IT компании, такая схема может оказаться труднореализуемой, т.к. работников (авторов) трудоустроено много и все они «разбросаны» по всей России (кто-то может работать вообще удаленно и не понятно где его найти). В таком случае можно разработать локальный документ работодателя — (положение) регламент о порядке разработки ПО или о порядке постановки ПО на бухгалтерский учет (на что фантазии хватит), в котором, главное, определить порядок предоставления сведений о начале разработки ПО, пошаговую инструкцию о том, кто и в какой момент должен выполнить то или иное действие, перестраховаться и предусмотреть в нём общие должностные инструкции (функциональные обязанности) соответствующей должности (не забываем про ссылку в трудовом договоре), а также порядок постановки заданий на разработку произведения (например с помощью электронной почты или какой-либо программной системы для бизнес процессов) — существует судебная практика, в которой суд признал надлежащим доказательством принт-скрины репозитория, в котором соответственно отражены сведения, позволяющие определить перечень авторов (работников), виды выполненных ими работ, а также сведения о затраченном времени.
Обращаю внимание что не каждый работник, выполнявший те или иные работы, связанные с разработкой ПО, являются авторами. Автором произведения признается гражданин, творческим трудом которого создано произведение. Не признаются авторами произведения граждане, не внесшие личного творческого вклада в создание произведения, в том числе оказавшие его автору только техническое, консультационное, организационное или материальное содействие или помощь либо только способствовавшие оформлению прав на такой результат или его использованию, а также граждане, осуществлявшие контроль за выполнением соответствующих работ. В свою очередь, еще раз отмечу этот важнейший момент, автором именно служебного произведения он признается только в том случае, если оно разработано в рамках его трудовых функций, иначе служебным оно являться не будет, соответственно исключительные права принадлежать будут автору, а не работодателю.
Хотелось бы также отразить здесь аналогичный вопрос по служебному изобретению (полезной модели, промышленного образца), которое имеет ряд существенных отличий. Я не буду вдаваться здесь в то, что из себя представляет само изобретение, то есть его понятие, определенное законодательством.
Служебным произведением признается разработанное автором произведение именно в пределах трудовых функций указанного работника, тогда как служебным изобретением признаются изобретения, разработанные в связи с выполнением своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя. Разница на первый взгляд не очевидна, однако она есть и очень существенная. Разница заключается в том, что автор произведения в силу своих трудовых функций именно обязан заниматься разработкой ПО, а изобретение может быть создано в том числе и без наличия таких обязанностей у работника. То есть, к примеру, организация имеет собственное производство транспортных средств. В указанной организации трудится профессиональный «механик» и в его трудовых инструкциях ни слова не сказано о том, что он должен что-то придумывать и изобретать. Однако указанному работнику, при выполнении своих обычных трудовых обязанностей, приходит в голову идея о том, как можно выполнить ту или иную работу условно говоря гораздо эффективнее. Конечно, приведенное определение изобретения на самом деле звучит иначе и приведено здесь не аналогично понятию, установленному ГК РФ, но сделано это для того, чтобы не нагружать читателя лишней на данный момент информацией. Однозначно и вкратце могу указать, что изобретение должно являться техническим решением, быть новым, иметь изобретательский уровень и промышленно применим. Также дополню, что изобретение может быть создано и по конкретному заданию работодателя, но это уже другой вопрос, при решении которого можно ориентироваться на изложенный выше порядок, касающийся служебных произведений.
И так, работник, скажем так, что-то изобрел. Закон в таком случае обязывает работника уведомить об этом работодателя (далеко не каждый день человек изобретает что-то целенаправленно и зачастую о возникших у изобретателя идей, работодатель соответственно не знает, что и учитывает законодатель). Следующим шагом работодатель определяет (обычно с привлечением экспертов) патентоспособность изобретения и принимает решение о том, нужны ли ему исключительные права на указанное изобретение и соответственно, при положительном решении, осуществляет процедуры государственной регистрации и получения патента. В случае, если работодатель не заинтересован в получении патента или ином использовании (сохранении в тайне или передачи другому лицу), исключительные права на изобретение, также как и в случае со служебным произведением, переходят автору и на выплату работодателем автору вознаграждения соответственно оснований не возникает.
В общем и целом, предоставленной информации считаю достаточной для понимания общей картины, но, следует иметь ввиду, что данная статья написана без применения установленных законодательством понятий и в ней не отражены важные детали, т.к. основная ее цель это донести предпринимателям (не юристам) информацию в доступной форме, которая должна помочь им осуществить достижение своих целей, не спотыкаясь по пути о тонкости законодательства и не конечно не потерять бизнес, что исходя из анализа судебной практики, имеет место быть и это не редкость.
- правообладатели
- право
- правообладатель
- правосудие
- Habr
- IT-инфраструктура
- IT-стандарты
- Управление разработкой
- IT-компании
IV. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов
4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.
Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.
4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.
Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.
4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.
4.4. Проекты документов согласуются:
непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;
соисполнителями (при их наличии);
руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);
юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);
Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.
Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.
4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.
Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.
4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов составляют :
Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.
проекты деловых (служебных) писем — 1 — 3 рабочих дня;
проекты приказов без приложений — 1 — 3 рабочих дня;
проекты приказов с приложениями справочного характера — 3 — 5 рабочих дней;
проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;
проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;
проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1 — 3 рабочих дня.
Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.
В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.
4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46 Примерной инструкции.
При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.
Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.
4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).
Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.
При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.
4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.
4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:
согласовать проект документа без замечаний;
согласовать проект документа с замечаниями;
отклонить проект документа;
указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.
Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.
Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:
наличия существенных замечаний по проекту документа;
несогласия с проектом документа.
4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.
4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю организации или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем структурного подразделения-исполнителя.
4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.
В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.
Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.
4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации, внутренними нормативными документами организации).
4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.
4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.
4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.
4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).
4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.
При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.
4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47, 2.48 Примерной инструкции.
4.21. Утверждение документа производится:
непосредственно руководителем — проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;
4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение N 10).
Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.41 Примерной инструкции.
4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение N 11).
Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.
Кто списывает исполненный документ «В ДЕЛО»?
Вопрос от администрации города. Если на документе проставлена резолюция руководителем, то после исполнения этот документ должен списать «В ДЕЛО» также руководитель? Какими правовыми актами это можно подтвердить?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Нет, сам руководитель, проставивший резолюцию, не «списывает» документ в дело.
Нормативным актом, регламентирующим данный вопрос, может быть специально разработанный Регламент контрольной работы или тот или иной Административный регламент, в соответствии с которым организуются внутренняя деятельность, взаимодействие и предоставление государственной или муниципальной услуги, т.к. в административных регламентах всегда устанавливается контроль за реализацией той или иной административной процедуры.
Правило проставления отметки об исполнении документа и направления его в дело также зависит от того, как регламентирована работа исполнителей с документами и как этот вопрос служба делопроизводства отразила в Инструкции по делопроизводству.
В процессе контроля исполнения документов служба делопроизводства осуществляет контроль исполнения по срокам и обычно взаимодействует с руководителем организации, который осуществляет контроль исполнения по существу принятого управленческого решения (резолюции).
В этом взаимодействии уже давно сложились технология, когда на основании справок и отчетов об исполнительской дисциплине, подготовленных службой делопроизводства, а также служебных записок исполнителей о необходимости перенесения сроков исполнения, руководитель осуществляет общий управленческий контроль по отношению к исполнению документов. А контроль исполнения своих конкретных решений по их существу (правильно / неправильно) руководитель осуществляет в процессе подписания или утверждения проекта конкретного документа, подготовленного в соответствии с его резолюцией (плана мероприятий, отчета, ответного или инициативного письма и т.п.). При этом руководитель не обращается к тому документу, на котором проставил резолюцию, тот документ остается в структурном подразделении-исполнителе, ведь самые важные вопросы деятельности и свои управленческие решения (указания по исполнению) руководитель, как правило, помнит.
После подписания подготовленный исполнителем проект документа становится официальным документом. Необходимо заметить, что на самом исполненном документе (с резолюцией) отметка об исполнении в настоящее время проставляется редко, т.к. исполнители и служба делопроизводства (и руководители) в основном работают с регистрационно-контрольными карточками в СЭД, заполняя соответствующие поля, включая сведения об исполнении, и обеспечивая связки документов (например, письмо-запрос + письмо-ответ).
Проставление отметки об исполнении документа как реквизита – достаточно трудоемкая операция, поскольку в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 она должна включать не только слова «В дело», но и индекс дела по номенклатуре дел с указанием года, на который она составлена, должности лица, оформившего отметку, подписи и даты, а при необходимости – краткие сведения о характере исполнения (например, «направлен ответ от. №. », «проведено совещание 00.00.0000», «составлен план. » и т.п.).
В Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) устанавливается, что исполнитель документа определяет индекс дела по номенклатуре дел, в которое должен быть включен документ (п. 7.11), и передает его:
- для включения в дело (как правило, ответственному за делопроизводство в подразделении, если он назначен) или
- отправки (в службу делопроизводства).
Из этого следует, что отметку об исполнении документа и направлении его в дело могут оформлять:
- сам исполнитель,
- ответственный за делопроизводство в подразделении-исполнителе или
- служба делопроизводства,
но никак не руководитель, проставивший резолюцию!
Правила делопроизводства в государственных организациях, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) о проставлении отметки об исполнении ничего не говорят.
А Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199) подтверждают, что исполнитель определяет место хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (подраздел 3.7 «Работа исполнителя с документами»).