Вопрос: При приеме на работу, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку (работодатель или работник)? Нужно ли при оформлении вкладыша впервые регистрировать его в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием его серии и номера? Или просто достаточно вести книгу учета ведения трудовых книжек и вкладышей в них? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)
При приеме на работу, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку (работодатель или работник)? Нужно ли при оформлении вкладыша впервые регистрировать его в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием его серии и номера? Или просто достаточно вести книгу учета ведения трудовых книжек и вкладышей в них?
1. Приобретать вкладыши в трудовую книжку должен работодатель (но не при приеме работника, а заблаговременно) в порядке, утверждаемом Министерством финансов РФ. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату за ее приобретение.
2. Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и внесение в нее сведений, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, является обязательным.
Для правильного оформления и хранения трудовых книжек Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н, в котором акцентируется внимание на обеспечении книжками именно работодателей. Данным Порядком установлено, что изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением «Гознак», а работодатель может приобретать их у распространителей, отвечающих требованиям Объединения «Гознак».
Согласно п. 44 Правил работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Согласно п. 46, 47 Правил изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.
В соответствии с п. 41 Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.
Кто покупает трудовую книжку
Подборка наиболее важных документов по запросу Кто покупает трудовую книжку (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Трудовая книжка:
- Акт об отказе в получении трудовой книжки
- Акт об уничтожении трудовой книжки
- Акт приема передачи трудовых книжек
- Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
- Благодарность в трудовую книжку
- Показать все
- Трудовая книжка:
- Акт об отказе в получении трудовой книжки
- Акт об уничтожении трудовой книжки
- Акт приема передачи трудовых книжек
- Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
- Благодарность в трудовую книжку
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них
(КонсультантПлюс, 2023) Бланки трудовых книжек и вкладышей в них обязан приобретать работодатель. Покупать бланки он должен у изготовителя или распространителя, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя (п. 44 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, п. 6 Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей).
Готовое решение: Как учреждению учитывать трудовые книжки и вкладыши в них
(КонсультантПлюс, 2023) Бланки трудовых книжек и вкладышей в них обязан приобретать работодатель (п. 44 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Нормативные акты
Приказ Минфина России от 11.04.2022 N 55н
«Об утверждении Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2022 N 70007) 6. Для приобретения бланков трудовых книжек работодатели обращаются к изготовителю либо Распространителям, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Вкладыш в трудовую книжку кто должен покупать
4 февраля 2024 Регистрация Войти
6 февраля 2024(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
12 февраля 2024
Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право Обязан ли работодатель удерживать с работника стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша к ней, учитывая, что первоначальная книжка или вкладыш к ней были испорчены не работодателем? Предусмотрена ли ответственность за неудержание с работника стоимости бланка трудовой книжки и вкладыша к ней? Как правильно предусмотреть в локальном нормативном акте порядок удержания (или неудержания) стоимости с работника?
Обязан ли работодатель удерживать с работника стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша к ней, учитывая, что первоначальная книжка или вкладыш к ней были испорчены не работодателем? Предусмотрена ли ответственность за неудержание с работника стоимости бланка трудовой книжки и вкладыша к ней? Как правильно предусмотреть в локальном нормативном акте порядок удержания (или неудержания) стоимости с работника?
2 ноября 2021
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательство не содержит нормы, обязывающей работодателя удерживать с работника стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша к ней. Административная ответственность работодателя за безвозмездную передачу бланка трудовой книжки работнику не предусмотрена. Работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников.Обоснование вывода:
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника (ст. 66 ТК РФ) и оформляется работодателем как при заключении трудового договора впервые, так и в случае ее отсутствия у поступающего на работу в связи с утратой, повреждением или по иной причине (ст. 65 ТК РФ).
Ранее при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в ней работодатель мог взимать с него плату, размер которой определялся размером расходов на их приобретение.
С 1 сентября 2021 года действует порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее — Порядок N 320н), которым не предусмотрено обязательное взимание платы с работника за оформление трудовой книжки или вкладыша.
Вместе с тем согласно п. 41 Порядка N 320н по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша к ней и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. На основании указанной нормы специалисты Роструда считают*(1), что за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них с работника взимается плата.
Пунктом 45 Порядка N 320н установлена безусловная обязанность работодателя оплатить стоимость испорченного бланка в случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае их порчи не по вине работника.
Формулировка указанного пункта Порядка N 320н также не позволяет однозначно определить, обязан ли работодатель в остальных случаях приобретения бланков трудовых книжек удерживать их стоимость с работника. Указанная норма косвенно может свидетельствовать как о том, что в остальных случаях работодатель вправе удержать стоимость бланка с работника, так и о том, что в остальных случаях работодатель обязан удержать стоимость бланка с работника.
В настоящее время ввиду отсутствия прямых норм, обязывающих работодателя удерживать с работника стоимость трудовых книжек и вкладышей в них, полагаем, что работодатель вправе урегулировать данный вопрос в локальном нормативном акте.
Работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников (ст. 8, 57 ТК РФ).
В локальном нормативном акте стоит указать случаи, когда плата с работника не взимается.
Например, стоимость не взимается:
— при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций;
— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае их порчи не по вине работника.
Также целесообразно указать способы взимания платы. Например, плата может взиматься:
— путем удержания из заработной платы на основании письменного заявления работника об уменьшении суммы зарплаты на стоимость бланка трудовой книжки;
— наличными.
Таким образом, решение о необходимости взимания платы с работника за выдачу трудовой книжки, по нашему мнению, находится в компетенции работодателя.
Отметим, что если работодатель принял решение взимать с работника плату за оформление трудовой книжки, то отражать ее в бухгалтерском и налоговом учете необходимо в прежнем порядке*(2).
Вывод о том, что взимание платы за выданные работникам бланки оформленных трудовых книжек является правом работодателя, но не обязанностью, ранее подтвердил Верховный Суд РФ*(3). Такой же позиции придерживался и Роструд*(4). Минфин также допускает ситуации*(5), при которых работодатель вправе не взыскивать стоимость бланков трудовых книжек с работников.
За нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, КоАП РФ предусматривает административную ответственность.
По общему правилу административная ответственность наступает за нарушение требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Поскольку прямой нормы, обязывающей работодателя взимать (удерживать) стоимость трудовой книжки и вкладыша к ней, трудовое законодательство не содержит, решение работодателя не взимать стоимость бланка трудовой книжки с работника не является нарушением каких-либо норм и не влечет административную ответственность.Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Иванова ИннаКонтроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим18 октября 2021 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Вопрос: Может ли работодатель с 01.09.2021 принять решение не удерживать с работников стоимость бланков трудовой книжки и вкладыша к ней при их оформлении? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2021 г.)
*(2) Энциклопедия решений. Оформление работникам трудовых книжек: налоговые последствия, бухгалтерский учет, применение ККТ.
*(3) Определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416, решение Верховного Суда РФ от 19.06.2007 N ГКПИ07-564.
*(4) Вопрос: Имеет ли право работодатель не взимать плату с работника за выдачу бланка трудовой книжки и вкладыша к ней? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ»)
*(5) письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367.Кто покупает вкладыш в трудовую книжку — работник или работодатель?
Блог Кадровика Статьи Трудовые книжки Кто покупает вкладыш в трудовую книжку — работник или работодатель?
Ведущий эксперт — профессиональный бухгалтер
Актуально на 14 сентября 2020Трудовая книжка представляет собой оформляемый на специальном бланке документ, содержащий сведения о местах работы и награждениях сотрудника. При использовании листов, отведенных для таких записей, в нее вшивается вкладыш. О том, что представляет собой этот вкладыш, кто его приобретает и как влияет на его применение введение электронных трудовых книжек, — в нашем материале.
Правила применения вкладыша
- самом работнике;
- выполняемой им работе
- переводах на другую работу;
- увольнениях;
- наградах за труд.
Форма книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Для внесения сведений в ней выделены 2 раздела, предназначаемых для данных:
- о работе;
- о награждениях.
Когда один из этих разделов оказывается полностью заполненным, к трудовой книжке следует оформить вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением № 225). Форма вкладыша и правила внесения в него данных совпадают с установленными для трудовых книжек, но этот документ:
- имеет другое название;
- никогда не используется в отрыве от трудовой книжки;
- должен вшиваться в трудовую книжку.
Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке записью о его выдаче с указанием серии и номера использованного для этого бланка (п. 39 Правил, утв. Постановлением № 225).
Расходы по приобретению вкладыша
Обеспечение работника трудовой книжкой является обязанностью работодателя (ст. 65 ТК РФ). И эта обязанность распространяется на вкладыш как на неотъемлемую часть трудовой книжки.
Бланки обоих документов приобретаются работодателем за плату у их изготовителя либо распространителя (п. 2-5 Порядка, утв. Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н) и хранятся у него до момента выдачи работнику.
При оформлении трудовой книжки или вкладыша работник должен возместить работодателю стоимость соответствующего бланка (п. 47 Правил, утв. Постановлением № 225). Возмещение может быть осуществлено путем:
- удержания средств из заработной платы;
- внесения наличных денег в кассу;
- перечисления безналичным путем.
Не взимается с работника плата за бланк в случаях (Правила, утв. Постановлением № 225).
- порчи бланка не по его вине (п. 48);
- восстановления документов после чрезвычайных ситуаций (п. 34).
Перспективы вкладыша при электронной трудовой книжке
До 2020 года трудовая книжка, оформляемая в виде бумажного документа, была единственно возможным вариантом для отражения сведений о работе и наградах за нее. С 2020 года стало обязательным накопление данных, вносимых в трудовую книжку, в электронном виде в базе, хранящейся в ПФР (ст. 66.1 ТК РФ, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).
Наличие электронной базы позволяет обходиться без занесения информации о трудовой деятельности в бумажный документ, поскольку из нее нужные сведения могут быть получены в любой момент — и не только в бумажном варианте, но и в электронном. Тем не менее, бумажная трудовая книжка продолжает быть актуальной, поскольку:
- Она остается источником сведений о работе, имевшей место до 2020 года. В информационной базе фиксируются лишь данные, характеризующие ее по состоянию на 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). При отказе работника от ведения трудовой книжки на бумаге в нее вносится запись об этом (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ) и оформление ее прекращается. Книжку работнику придется хранить у себя.
- Работник вправе сделать выбор в пользу ведения бумажного документа (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В таком случае он будет продолжать оформляться (параллельно с накоплением электронных данных) либо до завершения работником трудовой деятельности (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), либо до принятия им решения о переходе на электронный вариант (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). К трудовой книжке, продолжающейся вестись на бумаге, может потребоваться вкладыш.
Однако для лиц, впервые принимаемых на работу после 2020 года, электронная трудовая книжка оказывается единственно возможным способом формирования сведений о трудовой деятельности (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Это означает, что со временем бумажная трудовая книжка исчезнет совсем, а вместе с ней и необходимость в оформлении к ней вкладыша.
Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Подводим итоги
- Источником сведений о трудовой деятельности работника является трудовая книжка. Для ее оформления предусмотрен специальный бланк в виде книжки. При полном использовании листов одного из основных разделов этого документа в него вшивается вкладыш, заполняемый по тем же правилам, что и трудовая книжка.
- Расходы по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ложатся на работодателя. Но работник должен возместить работодателю сумму этих расходов при выдаче ему соответствующего бланка.
- С введением электронного способа накопления данных о трудовой деятельности отпадает необходимость в оформлении бумажной трудовой книжки и, соответственно, в использовании вкладыша в нее. Однако эти документы служат подтверждением стажа, имевшего место до 01.01.2020, и, несмотря на начавшееся обязательное накопление сведений в электронном виде, будут по-прежнему оформляться для лиц, принявших решение о продолжении ведения бумажного документа.
- Первичное оформление на работу, состоявшееся после 2020 года, будет производиться без оформления бумажной трудовой книжки. Поэтому со временем бумажный ее вариант перестанет применяться совсем. Соответственно, исчезнет и необходимость во вкладыше.