Что входит в обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя

Международный день секретаря

Помощник руководителя — это человек, который помогает начальнику во всех делах. Без него руководитель не вспомнит даже дорогу к своему кабинету, потому помощник или ассистент становится, по факту, вторым по важности человеком в компании.

средняя зарплата
удовлетворенность

Что делает помощник руководителя

Обязанности помощника руководителя очень гибкие, потому что зависят в первую очередь от того, кто нанимает помощника. Один руководитель нуждается только в ведении деловой переписки и создании удобного для себя расписания встреч. А другой потребует забирать его детей из школы, собаку из парикмахерской, а одежду — из химчистки.

Среди традиционных обязанностей помощника:

тайм-менеджмент руководителя (помощник назначает время встреч и командировок, следит за тем, чтобы босс придерживался расписания);
планирование деловых свиданий и поездок руководителя, иногда сопровождение;
ведение переписки и телефонных переговоров с бизнес-партнерами и клиентами;
ведение документации;
выполнение обязанностей переводчика, написание деловых писем на иностранном языке;
обеспечение комфорта руководителя — помощник контролирует, чтобы рабочий кабинет был чистым и уютным, всегда хватало канцтоваров, напоминает об обеденном перерыве, иногда заказывает еду с доставкой, а также приносит начальнику и посетителям кофе;
ведение отчетности о проделанной работе.

Сколько получает помощник руководителя

Зарплата помощника руководителя часто зависит от престижности компании, в которой он работает. И не так часто — от объема обязанностей, которые он ежедневно выполняет.

Доверенное лицо. Всё о работе помощника руководителя

Говорят, что короля играет свита, и в этом смысле личный помощник руководителя – это та свита, которая не только «играет» своё начальство, но и делает всё возможное, чтобы работа руководителя была максимально эффективной.

54992698(2).jpg

Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь и читать мысли Первого Лица, и уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют первые лица к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей правой руки и та самая искра, которая должна вспыхнуть между работодателем и работником. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

Личный помощник должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.

Что предстоит делать

У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности?

Тайм-менеджмент:

• составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;

• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

• подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;

• организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).

Ведение документации:

• работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;

• работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.

Поддержание деловых контактов:

• отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;

• ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.

Работа офис-менеджера:

• следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;

• поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.

Работа заместителя:

• находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;

• самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;

• при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.

Обязанности отличаются не только в зависимости от того, какие функции считает необходимым возлагать на него босс, но и в соответствии с требованиями компании.

Как в маленьких, так и в больших фирмах личный помощник может совмещать эту должность с руководством отделами или, наоборот, делить свои функции с другими работниками.

Минусы работы

Понимание того, что является обязанностями личного помощника руководителя, у многих работодателей может коренным образом отличаться. Поэтому в разных местах от вас могут потребовать самых разных навыков. Разными могут быть также и представления шефа о человеческих качествах помощника.

Второй минус состоит в том, что «тень» шефа полностью подчиняется его манере ведения бизнеса, мирится со всеми особенностями его характера и до последнего вздоха отстаивает позицию босса, с которой может быть не согласна.

Ещё один нюанс – туманные перспективы карьерного роста в компании, где вы работаете. Притом что к определённому моменту вы можете накопить значительный опыт и знания, связанные с руководством тем бизнесом, которым занимается ваша фирма, вряд ли наступит момент, когда вам, в понимании большинства – секретарю, предложат занять кресло заместителя начальника или даже его полноценного партнёра.

Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время. И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.

Идеальный помощник руководителя:

• обладает навыками смежных и несмежных специальностей – тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, может и умеет управлять людьми;

• умеет организовать и провести переговорный процесс;

• интеллектуально развит, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу;

• предан интересам дела и своему начальнику;

• доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;

• обладает отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – умеет предугадывать его реакцию и решения и способен от имени босса решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата;

• знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства и не бегает к нему с консультациями по каждому пустяку, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;

• быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения.

Текст Елена Ерголина

Ассистент руководителя

Секретарь — это помощник руководителя, человек, который должен быть полностью осведомлен о состоянии дел в компании. Сейчас практически любой фирме требуются услуги ассистента руководителя, причем требования к ним растут: на секретаря могут возлагаться административные обязанности, выполнение некоторых бухгалтерских операций. Согласно должностной инструкции, помощник руководства должен уметь работать на ПК и обращаться с оргтехникой, знать деловой этикет, грамотно писать на русском языке, уметь находить взаимопонимание с разными людьми, свободно владеть английским языком, иметь приятные внешние данные и соответствующий профессиональный имидж. Секретарь подчиняется руководителю его организации. Требования к квалификации отличаются, но в любом случае предполагают наличие высшего (иногда незаконченного высшего) образования и опыт работы в этой или аналогичной должности (от 1-го или от 2-х лет).

Должностные обязанности

выполнение задач, которые возложил на него директор организации
копирование, сканирование, печать необходимых документов
ведение рабочего графика руководителя, в частности организация собеседований, телефонных разговоров
ведение базы клиентов
прием посетителей директора, поддержание чистоты переговорных комнат
обеспечение своевременной передачи руководству важной для него информации
ответственность за соблюдением конфиденциальности этой информации, за сохранностью документации
составление деловых писем

Также секретарь делает все необходимые директору звонки и отвечает на них, контролирует входящую и исходящую информацию по электронной почте. В случае болезни секретаря-референта помощнику руководителя придется его заместить.

Если организация имеет связи с иностранными фирмами и учреждениями или руководителю приходится часто быть в разъездах, список обязанностей становится еще больше:

организация поездок, возможных командировок директора (связь с личным водителем, бронирование отелей, определение программы поездки)
организация встречи и программы мероприятий для иностранных клиентов или партнеров

Профессиональные навыки и качества

Помимо вышеперечисленных умений, от секретаря потребуется взять на себя контакты с персоналом и, в том числе, иметь информацию об их адресах, телефонах, важных событиях в их жизни (например, рождении ребенка или юбилее); вести контроль над исправностью техники в офисе; формировать архивы. Для помощника руководителя необходимо умение составлять различные виды документов, быстро находить нужную информацию, уметь организовывать совещания и презентации, планировать и беречь свое время и время своего директора.

Этим список требований к ассистенту руководителя не исчерпывается. Вот список личных качеств, которые желательны для его успешной работы: дипломатичность, стрессоустойчивость, доброжелательность, аналитические способности, умение планировать, коммуникабельность, организаторские способности, исполнительность.

Вы можете пройти обучение на практических бизнес-семинарах Moscow Business School, если хотите сменить сферу деятельности или укрепить свои позиции на текущем месте.

Профессиональный помощник руководителя
Деловой протокол и бизнес-этикет
Документационный менеджмент
Корпоративный секретарь акционерного общества

Кто он, ассистент руководителя?

Персональный ассистент — незаменимая профессия в 21 веке. Это человек, который прикреплен к руководителю и вполняет различного рода задачи: личные или бизнес-поручения.

В настоящее время все больше и больше курсов для помощников посвящены важных навыкам в работе ассистента. И это неспроста: ведь ассистент — своего рода «человек-орекстр». Он должен обладать высокоразвитой эмпатией, коммуникативными и управленческими навыками.

ПОРТРЕТ ПРОФЕССИИ АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ

Профессия «Ассистент» не закреплена ни в каких стандартах и квалификационных справочниках. По сути, каждая организация сама решает, как обозначить ту или иную должность у себя, какие обязанности на нее возложить.

Однако с 2015 года в России действует профессиональный стандарт секретаря-помощника, в котором закреплены общие и самые распространенные функциональные обязанности для помощника.

оформление документов и управленческой документации
организация совещаний, собраний и переговоров
организация графика руководителя
работа с посетителями и гостями
организация и ведение телефонных переговоров
организация работы приемной и др.

Не стоит забывать, что профстандарт — это лишь обобщенный портрет профессии ассистента и помощника. Но это не значит, что в нем приведет исчерпывающий перечень функций.

ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

В настоящее время наша страна только приходит к пониманию необходимости профессии ассистента. Ведь руководитель не может взвалить на себя организационные и иные «рутинные» обязанности — некогда будет выполнять стратегические задачи.

Однако на рынке уже появилось деление ассистентов на типы. Предлагаю с ними разобраться:

Секретарь-помощник руководителя— правая рука руководителя. его обязанности закреплены в профстандарте секретаря помощника. Он занимается типичными функциями помощника, однако, зачастую также выполняет простые поручения руководителя. Основная его цель — осовободить руководителя от рутины.
Персональный ассистент — ассистент руководителя с блоком организационных задач, работой с документами и уклоном на личные поручения.

Персональный ассистент прикреплен к конкретной персоне — руководителю. И выполняет как те задачи, которые связаны с типичными должностными обязанностями (документы, работа с посетителями, планирование графика шефа и др.), так и личные поручения.

Примеры личных поручений:

— организация Дня Рождения сына руководителя

— покупка подарка к Новому году жене руководителя

— покупка картины в особняк руководителя и т.д.

Личные ассистенты (они же персональные) необходимы как руководителям крупных компаний, так и медийным личностями (например, блогерам, политикам).

Бизнес-ассистент — ассистент руководителя с базовым пулом задач, а также большим объемом бизнес-поручений.

Такой специалист, как правило, не занимается личными поручениями. Он проходит специализированные курсы бизнес-ассистентов, чтобы разбираться в бизнес-процессах и мочь выполнять бизнес-задачи. Руководитель делегирует бизнес-ассистенту часть задач по бизнесу. Это может быть:

— помощь в участии в профильных выставках

— развитие сотрудничества и партнерства и др.

Очень важно для бизнес-ассистента быть специалистом с развитыми кросс-функциональными навыками в области бизнес-процессов, маркетинга, управления проектами и др.

КАЧЕСТВА АССИСТЕНТА

Поскольку ассистент — приближенное лицо к «императору», то он обязательно должен быть:

вовлеченным и активным. То есть, хотеть работать на пользу шефу и своей компании.

Постоянно думать «Что еще я могу предпринять на благо моей компании?»

Для руководителя большой стресс — менять ассистента. Поэтому очень ценится преданность.

хранить конфиденциальную информацию

Важно понимать, что на позиции помощника Вы владеете большим количеством конфиденциальной информации. Ее важно береть, хранить и не разглашать.

Сюда входит как грамотная устная, так и грамотная письменная речь.

Нужно безупречно знать правила хорошего тона, уметь завести и поддержать светскую беседу.

Мало принять решение, важно еще быть за него ответственным: то есть нести ответственность за последствия своих решений.

Список качеств ассистента можно продолжать бесконечно. Данному блоку посвящен целый модуль как на очных курсах помощника руководителя, так и в дистанционных.

ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ

Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:

1) наличие высшего образования

По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.

2) знание иностранных языков

Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.

3) опыт работы

Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.

Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.

4) знание конкретной сферы

Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.

Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.

Почему выбирают центр профессионального развития «ПРОФИ-КАРЬЕРА»?

Преподаватели — ведущие специалисты в своих областях, авторы учебных пособий и статей, практикующие эксперты

Обучение проходит в самом центре Москвы, в престижном историческом здании
Центр обладает бесcрочной лицензией Департамента Образования г. Москвы

Мини-группы дают возможность получить ответы на Ваши вопросы и обменяться опытом с коллегами по обучению

Вкусные обеды, кофе-паузы и комфортную обстановку отмечают все наши клиенты
Формат обучения: по расписанию на сайте, дистанционный или корпоративный для Ваших сотрудников

Нам доверяют обучение своих сотрудников

Расписание открытых курсов
Дистанционное обучение
Корпоративное обучение
Условия участия в курсах
О центре
Консультанты и тренеры
Бесплатные материалы
Новости
Скидки и акции

Расписание на 2023 год скачать

Делопроизводство и документооборот
Секретариат и офис-менеджмент
Архивное дело
Профессиональные стандарты
Управление и развитие персонала
Качественный сервис
Бизнес-этика. Корпоративная культура
Безопасность бизнеса
Продажи и переговоры
Телефонное общение
Предупреждение и ликвидация ЧС
Управление организацией
Маркетинг и копирайтинг

Телефон: +7 (495) 150 18 17
Заявки принимаются ежедневно. Консультации с пн по пт с 9:00-18:00.
Адрес: 109147, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1
Почта: manager@seminarna.ru

Подписка на рассылку

При отправлении заявки Вы подтверждаете согласие на обработку своих персональных данных. Мы ценим наших клиентов и никогда не занимаемся рассылкой спама. Ваши данные хранятся только у нас и не передаются другим компаниям.

Лицензия на осуществление образовательной деятельности №037998
от 03 ноября 2016 года (бессрочно)

Вся представленная на сайте информация носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч.2 ст.437 ГК РФ

Мы принимаем к оплате

$nbsp;

Оплата в кредит

«Покупай со Сбербанком» – простой, удобный и современный способ покупки товаров в интернет-магазине. Данная услуга по кредитованию предоставляется компанией ПАО «СБЕРБАНК» и доступна во всех городах России.

Для оформления покупки и кредита вам не нужно выходить из дома
Решение по кредиту принимается за несколько минут
Бесплатное досрочное погашение.

Условия кредитования с сервисом «Покупай со Сбербанком»:

Возраст от 21 до 65
Первоначальный взнос 0%
Сроки кредитования от 3-х до 36 месяцев

Купить образовательные услуги в кредит без переплаты очень просто:

Заполните заявку на обучение и сообщите о желании воспользоваться кредитом без переплаты с сервисом «Покупай со Сбербанком»
На указанный Вами электронный адрес поступит счет со ссылкой для перехода на оформление кредита без переплаты
Подтвердите оформление кредита без переплаты в Сбербанк Онлайн (решение будет принято в течение нескольких минут)
Пользуйтесь покупкой и погашайте ежемесячный платеж по кредиту без переплаты

Внимание!При оплате образовательных услуг в кредит допуск к участию в образовательных программах осуществляется только после одобрения банком кредитной заявки и поступления денежных средств от Банка.

По вопросам, связанным с выдачей кредита, обращаться в ПАО «СБЕРБАНК» на горячую линию:

1) +7 495 500-55-50 для звонков из любой точки мира

2) 900 для бесплатных звонков с мобильных на территории РФ