6-НДФЛ — кто сдает и когда
6-НДФЛ — это отчет налоговых агентов о выплаченных физлицам доходах и удержанном с них НДФЛ. Кто сдает расчет, а кто может его проигнорировать, в какие сроки и куда представляется данный вид отчетности, расскажем в нашей статье.
Вам помогут документы и бланки:
- Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет
- Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ
- Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2023 — 2024 годах
- Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту
- Сдача 6-НДФЛ за 2023 год (нюансы)
- Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать
- Итоги
Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет
Форма 6-НДФЛ вошла в список обязательной отчетности по НДФЛ с 2016 года. Аналогов до этого она не имела. Ключевые особенности 6-НДФЛ таковы:
- 6-НДФЛ совмещает суммовую и календарную информацию;
- 6-НДФЛ обладает спецификой — сочетает систему наращивания данных от периода к периоду с квартальной градацией информации по налогу к уплате.
Начиная с отчета за 1 квартал 2023 г. бланк отчета обновлен приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. В нем учтены требования законодательства по НДФЛ с 1 января 2023 года. Если вам нужен образец заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал (год) 2023 года, воспользуйтесь образцом от КонсультантПлюс, пробный доступ к системе бесплатный:
Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ
Отчетность 6-НДФЛ должны составлять налоговые агенты — это следует из НК РФ и порядка заполнения формы.
Например, является ли адвокат налоговым агентом и должен ли он сдавать 6-НДФЛ? Должен, если он учредил адвокатский кабинет и выплачивает физлицам доходы (п. 1 ст. 226 НК РФ).
К налоговым агентам относятся:
- отечественные фирмы и ИП;
- обособленные подразделения иностранных фирм в нашей стране.
Для всех указанных коммерсантов действует общий алгоритм: «заплатил физлицу — оформи 6-НДФЛ».
Об обязанностях и ответственности налоговых агентов по НДФЛ читайте в статье «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».
Существует еще одна категория налоговых агентов по НДФЛ, отдельно не обозначенных в п. 1 ст. 226 НК РФ, но упоминаемых в п. 2 ст. 230 НК РФ — это обособленные подразделения (ОП) отечественных фирм.
В отношении 6-НДФЛ каждое такое ОП фактически признается самостоятельным налоговым агентом — все имеющие подразделения фирмы, обязаны представлять расчет отдельно по каждому ОП (если организация не выбрала централизованный способ уплаты и отчетности по НДФЛ). На титульном листе таких 6-НДФЛ указывается ОКТМО и КПП соответствующего ОП, а в остальном алгоритм формирования подобен аналогичному расчету центрального подразделения.
Если выплат работникам подразделения в отчетном периоде не было, организация сама решает, сдавать нулевой 6-НДФЛ или сообщить об отсутствии объекта по НДФЛ в налоговую письмом.
Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2023 — 2024 годах
С 2023 года сроки сдачи 6-НДФЛ, как впрочем и остальных отчетов в налоговую, перенесены на единую дату — 25 число, т. е. отчитываться нужно раньше, чем мы привыкли. Крайние даты для представления отчетности на 2023 год были такими:
- 27 февраля 2023 г. — для итогового отчета за 2022 г.;
- 25 апреля 2023 г. — для отчета за 1 квартал 2023 г.;
- 25 июля — для отчета за полугодие;
- 25 октября — для отчета за 9 месяцев.
В 2024 году подавать 6-НДФЛ нужно не позднее:
- 26 февраля 2024 г. — итоговый отчет за 2023 г.;
- 25 апреля 2024 г. — отчет за 1 квартал 2024 г.;
- 25 июля — отчет за полугодие;
- 25 октября — отчет за 9 месяцев.
Подробнее про сроки сдачи отчета 6-НДФЛ читайте в этой статье.
Чего ожидать от налоговиков, если 6-НДФЛ сдан не вовремя? Об этом расскажет статья «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».
Сдать отчет на бумаге могут только те работодатели, число работников у которых до 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Остальные должны отчитываться электронно.
Здесь возникает вопрос: формулировка «до 10 человек» означает «10 включительно» или «менее 10» (то есть 9)? Ответ на него вы найдете в КонсультантПлюс. Получить пробный доступ к системе можно бесплатно.
Подробности о том, как отчитываться по НДФЛ и платить его в бюджет, ищите в этой статье.
Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту
Совмещение предпринимателем ОСНО или УСН с ПСН — это повод разобраться, как сдавать 6-НДФЛ.
За основу берется общий подход: 6-НДФЛ сдается по месту учета в инспекции. Но необходимо учесть один нюанс: при совмещении режимов мест учета может быть несколько (п. 7 ст. 226 НК РФ), поэтому коммерсанту необходимо сдать как минимум 2 отчета:
- первый 6-НДФЛ с данными о доходах, выплаченных работникам, занятым в облагаемой по ОСНО или УСН деятельности — в ту инспекцию, где коммерсант зарегистрирован в качестве ИП (по месту его жительства);
- второй отчет отправляется в инспекцию, на территории которой осуществляется деятельность ИП, переведенная на ПСН. В нем нужно отразить выплаченные доходы по работникам, связанным только с этими видами деятельности.
Подробнее этот вопрос рассмотрен здесь.
Сдача 6-НДФЛ за 2023 год (нюансы)
При заполнении 6-НДФЛ за периоды 2023 года требуется учесть присущие только данному расчету особенности, которые можно классифицировать:
- на технические;
- учетные;
- логические;
- организационные.
К техническим особенностям заполнения 6-НДФЛ можно отнести:
- схему заполнения ячеек (1 ячейка — 1 цифра, направление заполнения — слева направо, незаполненные поля прочеркиваются, при отсутствии показателя проставляется «0»);
- метод формирования отчета: для бумажного варианта — цвет чернил заполнения отчета только синий, черный и фиолетовый, запрет на использование корректирующих средств для исправления ошибок и др.; для электронной формы — применение шрифта Courier New высотой 16–18 пунктов при заполнении отчета и др.
Среди основных учетных особенностей 6-НДФЛ можно назвать:
- формирование показателей раздела 1 только за последние 3 месяца отчетного периода, раздела 2 — нарастающим итогом с начала года;
- обезличенность данных отчета — приводятся обобщенные показатели без привязки к конкретному получателю дохода.
Персонализированные сведения сдаются только в составе годового 6-НДФЛ в виде Приложения 1 — это бывшая справка 2-НДФЛ.
Логические особенности 6-НДФЛ заключаются в необходимости соблюдения специальных принципов отражения данных:
- в разделе 1 показатели заполняются за 3 последних месяца отчетного периода по каждому сроку уплаты НДФЛ (строки 021-022) и по каждому сроку возврата налога (строки 031-032);
- в разделе 2 не может быть отрицательных сумм: если стр. 130 (вычеты) превышает стр. 110 (доходы), вычеты принимаются равными доходам и др.
Правильно заполнить расчет вам поможет наш чек-лист. Скачать его можно здесь.
Основной организационной особенностью является обязательное применение регистров по НДФЛ в качестве первоисточника данных для заполнения 6-НДФЛ.
Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ ищите здесь.
Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать
Возможность не сдавать 6-НДФЛ появляется только в одном случае — если в отчетном периоде отсутствовали выплаты в пользу физлиц.
Такая ситуация возможна, если:
- бизнес находится на предварительном этапе становления (этап решения организационных аспектов, набора штата — при этом никакие выплаты физлицам не производятся);
- финансовое состояние не позволяет производить какие-либо выплаты из-за недостатка или отсутствия денежных ресурсов;
- в иных аналогичных ситуациях.
В этом случае о несдаче 6-НДФЛ налоговую целесообразно проинформировать письмом, образец которого вы можете найти здесь.
При этом если в 1-м квартале года доходы выплачивались, а затем до конца года выплаты отсутствовали, 6-НДФЛ за все отчетные периоды требуется обязательно представить, поскольку расчет требуется составлять нарастающим итогом от начала года.
В такой ситуации:
- в раздел 1 за следующие за 1 кварталом периоды информация не заносится ввиду ее отсутствия — при заполнении этого раздела принимаются во внимание выплаты последнего в отчетном периоде квартала;
- в разделе 2 расчетов за все последующие отчетные периоды повторятся показатели 1-го квартала.
Облегчить составление 6-НДФЛ можно следующими путями:
- использовать специальные программные продукты;
- минимизировать риск появления ошибок (контролировать проверяемые параметры расчета, в том числе используя применяемые налоговиками контрольные соотношения) — это позволит избежать подачи корректировок и иных пояснений;
- иные способы (усиление контроля достоверности данных на этапе сбора первичной информации, системное повышение квалификации специалистов компании, позволяющее свободно ориентироваться в нюансах налогового законодательства и др.).
Механизм снижения риска ошибок в 6-НДФЛ рассматривается в статье «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ».
Как проходит камеральная проверка отчета 6-НДФЛ, читайте здесь.
Итоги
Основные виды отчетности работодателя — это 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам. На вопросы о 6-НДФЛ: кто сдает и когда, мы ответили выше. А про РСВ мы подробно рассказываем в этой рубрике.
С 2024 года – новая форма 6-НДФЛ
ФНС России подготовила проект приказа, содержащий новую форму расчёта 6-НДФЛ. Предполагается, что применять эту форму будет необходимо с отчётности за 1-й квартал 2024 года.
С 1 января 2024 года в силу вступают изменения в НК РФ, предусматривающие, в том числе, изменение правил уплаты НДФЛ с доходов сотрудников на удалёнке, находящихся в других странах.
Что содержит проект приказа
- форму и формат расчёта сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ);
- форму справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая выдается налоговым агентом по заявлению налогоплательщика;
Что нового в формах
- На титульном листе сокращено поле «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю».
- В Разделе 1 «Данные об обязательствах налогового агента» изменён порядок отражения сумм НДФЛ, возвращенных с начала налогового периода. Будет всего 4 поля, в которых нужно отражать суммы НДФЛ, возвращённые в период удержания налога, соответствующего четырём срокам перечисления.
- В Разделе 2 «Расчёт исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц» полностью изменена последовательность отражения данных о доходах, налогах и вычетах. При этом появилась новая строка «Налоговая база», а также дополнительные строки для указания сумм НДФЛ, удержанных:
- с 1 по 22 число первого месяца последнего квартала;
- с 23 числа первого месяца по 22 число второго месяца последнего квартала;
- с 23 числа второго месяца по 22 число третьего месяца последнего квартала;
- с 23 числа по последнее число третьего месяца последнего квартала.
- Исключена строка «Сумма налога перечисленная».
Также проект приказа предусматривает, что сообщения о невозможности удержания НДФЛ, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного НДФЛ, представляются по форме 6-НДФЛ.
В решениях «Такском» для электронной отчётности представлены все актуальные формы документов*. Вам не нужно самостоятельно обновлять сервис — это происходит автоматически. Мы отслеживаем все изменения законодательства и своевременно обновляем формы документов в наших продуктах.
На выбор мы предлагаем три решения для сдачи отчётности: устанавливаемую программу «Доклайнер», веб-сервис «Онлайн-Спринтер» и встраиваемое в 1С решение «1С: Электронная отчётность».
Гибкая линейка тарифов подойдёт как организациям, так и ИП на любых режимах налогообложения
Оставить заявку на получение консультации от нашего специалиста можно здесь.
* Обновлённые формы появляются в решениях «Такском» к отчётному периоду.
Подключите удобную электронную отчётность
Сервисы для онлайн-отчётности с техподдержкой 24/7 и полезными сервисами для бухгалтера
Коды отчётного периода 6-НДФЛ за 2023 год
При заполнении расчёта 6-НДФЛ нужно обратить особое внимание на заполнение графы «Отчётный период (код)». Он проставляется на титульном листе и относится к тому периоду, за который заполняется отчётность. При неверном указании кода считается, что работодатель не исполнил свою обязанность как налогового агента.
Заполнение 6-НДФЛ быстро и без ошибок в онлайн-сервисе «Моё дело»
Сервис напомнит о сроках сдачи, учтёт все нюансы заполнения, сформирует, проверит и отправит отчётность
Коды отчётного периода отчётности по 6-НДФЛ
Код отчётного периода 6-НДФЛ — это числовой идентификатор, предназначенный для автоматизации обработки информации. Поэтому его нужно не просто использовать, но и указывать в верном формате.
Расчёт 6-НДФЛ за 2023 год заполняется по правилам, утверждённым Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в ред. от 29.09.2022 г. Отчёт представляется по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев и года нарастающим итогом, и для каждого отчётного периода используется свой код. Кроме того, отдельная кодировка предусмотрена для реорганизованных и ликвидированных компаний.
Использование кодировки необходимо налоговикам для того, чтобы сформировать единый способ сдачи отчётности и автоматизировать её обработку.
Код отчётного периода указывается на титульном листе. Он обозначает временной промежуток, за который сформирован расчёт и подаются сведения о начисленных доходах сотрудников, начисленному и удержанному НДФЛ.
Cкачать бланк 6-НДФЛ
При заполнении кода отчётного периода 6-НДФЛ нужно учесть такие моменты:
- код имеет двузначное числовое значение, для чего на титульном листе предусмотрено два знакоместа (ячейки). При заполнении информации запрещено оставлять одну или обе ячейки пустыми;
- в ячейках нельзя указывать «00» или «- -»;
- код отчётного периода, как и другую информацию бумажного 6-НДФЛ, нужно заполнять чернилами только синего, фиолетового или чёрного цвета;
- нельзя зачёркивать информацию или использовать корректирующие средства. При ошибке подобного рода нужно заполнить расчёт заново.
При заполнении расчёта 6-НДФЛ необходимо использовать коды отчётного периода, которые указаны в Приложении 1 к Приложению 2 Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@:
Отчётный/налоговый период Код отчётного периода расчёта В общем случае При реорганизации или ликвидации При снятии с учета в качестве ИП или главы КФХ 1 квартал 21 51 83 Полугодие 31 52 84 9 месяцев 33 53 85 Год 34 90 86 Коды периода представления расчёта 6-НДФЛ
Важно! Отдельное выделение кодов отчётного периода отчёта для реорганизованной или ликвидированной организации необходимо потому, что они сдают отчёт за период с начала года до даты реорганизации или ликвидации. Этот же момент касается и ИП (главы КФХ) при их снятии с учёта.
Например, компания ликвидирована 23 сентября 2023 года. Тогда нужно сформировать 6-НДФЛ за 9 месяцев и указать код отчётного периода — 53.
Кроме кода отчётного периода на титульном листе расчёта 6-НДФЛ есть ещё графа для указания временного периода — «Календарный год». Она используется для указания конкретного года, за который заполняется расчёт.
В совокупности информация в графах «Отчётный период» и «Календарный год» помогает определить, за какой промежуток времени налогоплательщик подаёт расчёт.
Для грамотного заполнения расчёта 6-НДФЛ воспользуйтесь возможностями справочно-правовой системы «Моё дело Бюро». Она позволит правильно и без ошибок сформировать отчёт и в частности указать код отчётного периода отчёта 6-НДФЛ.
Боитесь допустить ошибку в 6-НДФЛ?
Сформируйте отчёт онлайн в сервисе «Моё дело»
Примеры заполнения графы «Отчётный период»
Рассмотрим примеры заполнения информации об отчётном периоде расчёта 6-НДФЛ.
Пример 1
ООО «Технология» сдаёт расчёт 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года. Компания не относится к реорганизованным или ликвидированным. Тогда нужно указывать код отчётного периода в отчёте — 21.
Образец заполнения кода отчётного периода — 1 квартал
Пример 2
ООО «Технология» сдаёт расчёт 6-НДФЛ в целом за 2023 год. Компания не относится к реорганизованным или ликвидированным. Тогда нужно указывать код отчётного периода в отчёте — 34.
Образец заполнения кода периода представления — год
Пример 3
Собственники ООО «Технология» приняли решение о ликвидации компании. Общество ликвидировано 24 августа 2023 года. Организация должна сдать информацию за период с 1 января по 24 августа 2023 года. Август относится к отчётности за 9 месяцев, поэтому нужно указать код отчётного периода — 53.
Образец заполнения кода отчётного периода для ликвидированной компании — 9 месяцев
Внимание! При ликвидации нужно ниже под названием компании указать код «0» — для ликвидированного налогоплательщика. При реорганизации нужно указать код согласно Приложению 4 к Приложению 2 Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ в зависимости от вида реорганизации (преобразование, слияние, разделение, присоединение, разделение с одновременным присоединением).
Вы можете рассчитать налоги и сдать любую отчётность онлайн с помощью сервиса интернет-бухгалтерии «Моё дело»
Как подготовить отчёт 6‑НДФЛ
Каждый квартал все, у кого работают сотрудники, отправляют в налоговую отчёт 6-НДФЛ. В нем отражаются начисления по всем сотрудникам за последние три месяца. С помощью этого отчёта налоговая может оперативно проверять уплату налогов и требовать недоимки.
Откуда берётся НДФЛ
Каждый работодатель обязан удерживать у сотрудника 13% налога с выплаченной зарплаты. Это НДФЛ — налог на доходы физических лиц. Его нужно перечислять в налоговую инспекцию не позднее следующего дня после выплаты зарплаты.
Но как часто бывает, реальный мир намного сложнее. НДФЛ удерживается ещё с отпускных и больничных сотрудника. А с учредителей ООО налог вычитают с дивидендов. Кроме того, и ставка НДФЛ может быть больше. Если сотрудник прожил в России меньше 183 дней за 12 месяцев подряд, то с дохода удерживается 30%. Особые условия введены только для граждан Республики Беларусь, Казахстана и Армении. Для них ставка НДФЛ всегда составляет 13%.
Можно пойти ещё дальше — НДФЛ рассчитывается даже с материальной выгоды. Например, если вы одолжите сотруднику выгодный заём с выгодными условиями ниже 4% годовых, придётся рассчитать 35% от сэкономленных процентов.
Все полагающиеся суммы налоговая хочет получать своевременно, что и будет отслеживать в новом отчёте.
Что за отчёт 6-НДФЛ?
Отчёт 6-НДФЛ обобщённый. В нём содержится сумма дохода, которую получили все сотрудники, налоговые вычеты и общая сумма НДФЛ. Всего в отчёте два раздела: в первом — показатели просуммированы за квартал, а во втором — детализация с датами выплат и удержания налога. С 2021 года эти разделы меняются местами, а в годовой отчёт включаются справки по каждому сотруднику. Такие справки раньше входили в отчёт 2-НДФЛ, но с 2021 года он отменён.
На всякий случай ссылки на важные документы:
- форма отчёта 6-НДФЛ;
- порядок заполнения 6-НДФЛ.
Сроки подачи 6-НДФЛ
С учетом выходных и праздничных дней в 2021 году сроки такие:
- За 2020 год — не позднее 1 марта;
- за I квартал 2021 — до 30 апреля;
- за полугодие — до 2 августа;
- за девять месяцев — до 1 ноября.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев