За какие категории отвечает отдел закупок

Менеджер по закупкам VS категорийный менеджер: кто круче?

В привычном классическом товароведении, закупками занимается отдел закупок, продажами – отдел продаж, продвижением – отдел маркетинга. Менеджер по закупкам в этой системе отвечают за то, чтобы товар приходил и был на складе в наличии. Что дальше происходит с товаром закупщика уже не касается. Потому что не его задача продавать товар или продвигать.

В категорийном менеджменте, менеджер осуществляет весь цикл продажи товара — от его приобретения до реализации. Он имеет более широкие полномочия: отвечает за то, чтобы товар поступал в компанию, принимает решения по ассортименту и закупочным ценам, а также отвечает за то, чтобы купленный им товар был в дальнейшем реализован в магазинах или каналах сбыта компании.

Именно поэтому он принимает решения по ценообразованию и маркетинговым активностям. Его задача, чтобы товар был продан. В случае если товар становится неликвидом, задача категорийного менеджера вернуть товар поставщику или реализовать в компании за счет промо-акций и т.д.

Давайте разберемся в принципиальных отличиях.
Менеджер по закупкам

• Управляет ассортиментом, основываясь на спросе
• Планирует закупки: составляет товарные матрицы, оценивает риски, составляет график поставок и т. д.
• Наценки устанавливаются на основании предыдущих данных

Категорийный менеджер

• Управляет ассортиментом, опираясь на исследования поведения потребителей
• Централизует управление закупками: объединяет товары в категории, планирует, контролирует и анализирует эффективность продаж по категориям
• Ценообразование учитывает затраты, цены конкурентов, покупательский спрос. Анализируется прибыльность каждой товарной группы

Что такое категорийный менеджмент?

Концепция управления категориями знакома тем, кто занимается розничной торговлей. Она позволяет компаниям работать эффективней и экономить значительные суммы денег при закупках.

На самом базовом уровне категорийный менеджмент – это объединение товаров в категории.

Категория – это, по сути, любая группа похожих товаров, которые компания закупает в рамках одной сделки.

Товарные категории формируются с ориентацией на предпочтения покупателей. Группируются они так, как их связывает между собой конечный потребитель, а не так, как удобно закупщику.

Стратегия «разделяй и властвуй»

Поставщики знают, что менеджеры по закупкам хотят скорее заключить сделку и предлагают им более высокую цену взамен на быстрые поставки, отсрочки и другие выгодные условия. В результате возникают договоренности с не самыми выгодными условиями по цене.

Категорийный менеджер действует по-другому. Он отвечает за определенную категорию товаров. Для него важна входная стоимость товара, цена на полке, а также какие инструменты будут использоваться при продаже данного товара. Например, он коррелирует свои действия с отделом маркетинга по продвижению товара. А также взаимодействует с отделом логистики по поставках и хранению товара, с бухгалтерией по оплате товара.

Централизация ответственности в руках категорийного менеджера позволяет компании иметь меньше неликвидов, более сбалансированный ассортимент и в результате иметь лучшие результаты.

PS. В помощнике закупок min-max.pro реализован функционал для категорийного менеджмента, с помощью которого можно видеть текущие продажи и остатки, устанавливать лимиты и видеть категории, по которым остатки вышли за допустимые пределы, сравнивать цены поставщиков и многое другое.

Протестировать функционал для категорийного менеджмента вы можете в течение 14 дней совершенно бесплатно. Оставить заявку на демо-версию помощника закупок min-max.pro можно здесь.

Статья относится к тематикам: Категорийный менеджмент, Автоматизация на 1С, Управление закупками
Поделиться публикацией:

Подписывайтесь на наши новостные рассылки, а также на каналы Telegram , Vkontakte , Дзен чтобы первым быть в курсе главных новостей Retail.ru.
Добавьте «Retail.ru» в свои источники в Яндекс.Новости

Менеджер по закупкам VS категорийный менеджер: кто круче? https://www.retail.ru

В привычном классическом товароведении, закупками занимается отдел закупок, продажами – отдел продаж, продвижением – отдел маркетинга. Менеджер по закупкам в этой системе отвечают за то, чтобы товар приходил и был на складе в наличии. Что дальше происходит с товаром закупщика уже не касается. Потому что не его задача продавать товар или продвигать.

В категорийном менеджменте, менеджер осуществляет весь цикл продажи товара — от его приобретения до реализации. Он имеет более широкие полномочия: отвечает за то, чтобы товар поступал в компанию, принимает решения по ассортименту и закупочным ценам, а также отвечает за то, чтобы купленный им товар был в дальнейшем реализован в магазинах или каналах сбыта компании.

Именно поэтому он принимает решения по ценообразованию и маркетинговым активностям. Его задача, чтобы товар был продан. В случае если товар становится неликвидом, задача категорийного менеджера вернуть товар поставщику или реализовать в компании за счет промо-акций и т.д.

Давайте разберемся в принципиальных отличиях.
Менеджер по закупкам

• Управляет ассортиментом, основываясь на спросе
• Планирует закупки: составляет товарные матрицы, оценивает риски, составляет график поставок и т. д.
• Наценки устанавливаются на основании предыдущих данных

Категорийный менеджер

• Управляет ассортиментом, опираясь на исследования поведения потребителей
• Централизует управление закупками: объединяет товары в категории, планирует, контролирует и анализирует эффективность продаж по категориям
• Ценообразование учитывает затраты, цены конкурентов, покупательский спрос. Анализируется прибыльность каждой товарной группы

Что такое категорийный менеджмент?

Концепция управления категориями знакома тем, кто занимается розничной торговлей. Она позволяет компаниям работать эффективней и экономить значительные суммы денег при закупках.

На самом базовом уровне категорийный менеджмент – это объединение товаров в категории.

Категория – это, по сути, любая группа похожих товаров, которые компания закупает в рамках одной сделки.

Товарные категории формируются с ориентацией на предпочтения покупателей. Группируются они так, как их связывает между собой конечный потребитель, а не так, как удобно закупщику.

Стратегия «разделяй и властвуй»

Поставщики знают, что менеджеры по закупкам хотят скорее заключить сделку и предлагают им более высокую цену взамен на быстрые поставки, отсрочки и другие выгодные условия. В результате возникают договоренности с не самыми выгодными условиями по цене.

Категорийный менеджер действует по-другому. Он отвечает за определенную категорию товаров. Для него важна входная стоимость товара, цена на полке, а также какие инструменты будут использоваться при продаже данного товара. Например, он коррелирует свои действия с отделом маркетинга по продвижению товара. А также взаимодействует с отделом логистики по поставках и хранению товара, с бухгалтерией по оплате товара.

Централизация ответственности в руках категорийного менеджера позволяет компании иметь меньше неликвидов, более сбалансированный ассортимент и в результате иметь лучшие результаты.

PS. В помощнике закупок min-max.pro реализован функционал для категорийного менеджмента, с помощью которого можно видеть текущие продажи и остатки, устанавливать лимиты и видеть категории, по которым остатки вышли за допустимые пределы, сравнивать цены поставщиков и многое другое.

Протестировать функционал для категорийного менеджмента вы можете в течение 14 дней совершенно бесплатно. Оставить заявку на демо-версию помощника закупок min-max.pro можно здесь.

категорийный менеджмент, категорийный менеджер Менеджер по закупкам VS категорийный менеджер: кто круче?

Специалист по закупкам, должностные обязанности

Управление закупками на предприятии регулирует поток товаров и услуг и обрабатывает все данные, связанные с общением с поставщиками. Для достижения результатов необходимо знание цепочки поставок, коммерческого и налогового прав, порядка выставления счетов, порядка формирования запасов, а также знание вопросов транспортировки и логистики. Помимо хорошего знания приобретаемых товаров и услуг, специалисты по закупкам также должны уметь планировать, осуществлять и контролировать стратегии закупок, все эти должностные обязанности помогут их предприятиям стать более прибыльными.

Поиск надежных поставщиков является важной частью управления закупками. Руководители, агенты и специалисты по закупкам обычно узнают о новых товарах и услугах из Интернета, а также на выставках и конференциях. По возможности они встречаются с потенциальными поставщиками на их заводах. Знание иностранных языков может быть полезным при поиске поставщиков заграницей. Специалисты, работающие в этой отрасли, всегда должны оценивать потенциальных поставщиков с точки зрения их способности поставить качественный товар по приемлемой цене и точно в срок.

Навыки и обязанности специалиста по закупкам

Специалисты по управлению закупками должны быть подкованы во многих областях:

• разбираться в теории управления товарными запасами;
• обладать хорошими аналитическими способностями;
• быть знакомыми со средствами автоматизации управления товарными запасами;
• уметь работать с учетными системами: 1С, SAP, Oracle и т.д.
• быть хорошими переговорщиками;
• разбираться в методологиях управления запасами и отслеживать последние тренды c ними связанные;
• понимать методы маркетинга;
• уметь брать на себя ответственность и самостоятельно принимать решения;

Чтобы преуспеть в этой области, необходимо иметь хорошие лидерские качества, а для занятия более высоких должностей часто необходима степень магистра, связанная с управлением. Для работы на позициях начального уровня, таких как младшие специалисты, по закупкам, помощники специалистов по закупкам, а также менеджеры отдела снабжения, часто требуется высшее образование и некоторые знания о товаре.

Например, в Северной Америке для работы на позициях начального уровня крупные поставщики могут потребовать наличие степени бакалавра. Как правило, сотрудники проходят обучение и различные тренинги по продажам, затем по общему контролю, бухгалтерии и контролю запасов. Профессиональные звания в этой области включают в себя титулы Дипломированного специалиста по закупкам — Certified Purchasing Professional (CPP) в США и Certified Professional Purchaser (CPP) в Канаде.

Руководители отдела закупок, специалисты по закупкам, специалисты отдела материально-технического снабжения контролируют бюджет, руководят персоналом, и могут, как анализировать методы закупок, так и заключать контракты с поставщиками.

Эти профессионалы своего дела обязаны разбираться в следующих аспектах:

1. налоговое право
2. тенденции в области закупок
3. этика в области закупок
4. вопросы глобального аутсорсинга

Специалисты по закупкам и менеджеры отделов снабжения обычно занимаются конкретными вопросами, связанными с закупками, когда как руководители обычно осуществляют общий контроль, включая контроль над менеджерами отделов снабжения. Однако должности и обязанности в разных отраслях и разных компаниях сильно отличаются.

Часто в штат набирается большое количество сотрудников для управления всеми аспектами закупочной деятельности. Но применение последних автоматизированных решений по управлению товарными запасами позволяет расширять ассортимент без найма дополнительных сотрудников. Работники при этом могут снять с себя большой объем работы по расчетам и аналитике заказов, выполняя больше роль операторов системы.

Специалисты по закупкам должны уметь выбирать товар, который захотят купить потребители, поэтому они обязаны разбираться как в тенденциях, так и в экономических условиях, которые влияют на покупательную способность. Например, для введения новых товаров в ассортимент совместно с отделом маркетинга или для подбора более дешевых товаров аналогов.

Те, кто работают в небольших магазинах, могут отвечать за закупки всего ассортимента, тогда как сотрудники крупных компаний могут отвечать только за закупку нескольких групп товаров. В этом случае на помощь им могут прийти специализированные системы управления товарными запасами, которые зачастую работают лучше экспертов. Специалист в этом случае будет исполнять роль оператора системы: проверять корректность заказов и вносить в них корректировки, которые система не способна учитывать. Специалист более высокого уровня может дополнительно отвечать за настройку системы. О том, какие виды систем управления товарными запасами бывают и чем они отличаются, читайте в статье “Как выбрать систему управления товарными запасами и не потратить бюджет впустую”

Взаимодействие специалиста по закупкам с другими отделами

Специалисты по закупкам могут работать совместно с рекламным отделом над рекламной кампанией продуктов, которые они закупают. Важной частью этой работы является дальнейший контроль, так как их ответственность не заканчивается в момент покупки товара. Например, специалисты должны контролировать то, что товары, которые они закупили, расставлены так, чтобы привлечь покупателя. В этом случае может быть полезен контроль по статистике – анализ неслучайного отсутствия спроса и инструменты планограммирования.

Специалисты по закупкам должны отслеживать как потребности клиентов в новых товарах, так и то, как хорошо они распродаются, сколько их нужно закупить, чтобы не было дефицита и хватило места для хранения на складе. При этом необходимо учитывать финансовые возможности компании. Для этого важно наладить взаимодействие с другими подразделениями компании.

Отдел продаж обычно имеет свои планы, которые могут формироваться на экспертном уровне, либо, например, с учетом внутрирыночной информации, которая недоступна отделу закупок. Такая информация обязательно должна попадать на вход к специалистам по закупкам. Сотрудники отдела продаж должны иметь возможность предоставить свой план, чтобы отдел закупок обеспечил их запасами для его выполнения.

Со стороны складской логистики также могут быть ограничения: площади заняты неравномерно, часть складов перегружены, есть ограничения на приемку по количеству позиций в смену. Нужно учитывать пропускную способность приемки, скорость транспортировки между складами, вместимость транспортных средств и какие транспортные средства есть в наличии. Вся эта информация должно быть доступна отделу закупок, чтоб специалисты могли корректировать заказы в соответствии с текущей ситуацией.

Финансовый отдел может предъявлять ограничения по бюджету, который можно тратить на закупку в месяц. Финансистов интересует разумность инвестиций в запас: насколько это выгодно, какая предполагаемая доходность денежных средств, под какой процент берутся заемные деньги, какой процент дефицитов и сверхзапасов. Все эти вопросы финансовый отдел может предъявлять специалистам по закупкам. В ответ финансовые специалисты вправе рассчитывать получить исчерпывающую информацию: какой план объема запасов, какие планы закупок на ближайшие периоды, доля неликвидов и сверхзапасов, динамика по ним в ближайшие периоды и т.д.

При проведении промо-акций отделу закупок нужно получить всю информацию о плане активностей от отдела маркетинга для обеспечения наличия продукции в магазинах. Отдел маркетинга в свою очередь в праве ожидать от специалистов по закупкам аналитику по прошедшим акциям и прогноз спроса на будущие. Это поможет более эффективно планировать мероприятия.

Часто у отдела продаж свои способы расчета планов прогнозов и продаж, а у отдела закупок совершенно другие. В результате планы не сходятся, отдел продаж жалуется, что запасов не хватает для обеспечения спроса. Маркетинг по-своему планирует акции и это никак не связно с тем, что планирует отдел закупок. У каждого из отделов свои наработки и методики. Для эффективного взаимодействия между отделами необходимо не только поддерживать хорошие отношения, но и пользоваться единой методикой или единым инструментом, которой будет понятен всем. Современные системы управления товарными запасами обладают широкими функционалом для взаимодействия между отделами и позволяют сотрудникам разных подразделений общаться на одном языке в рамках правильных ключевых показателей. В результате выигрывает не только отдел закупок, на который снижается нагрузка, но и все компания в целом за счет того, что прибыль растет.

За какие категории отвечает отдел закупок

Эта статья для CEO и CFO компаний с выручкой более 1 миллиарда рублей, у которых доля затрат на закупки составляет более 20%.

Можете ли вы сходу ответить на три вопроса:

• Насколько эффективна служба закупок в вашей компании?
• Какую именно ценность приносят закупки?
• Можно ли сократить затраты на закупки на 25-30%, не теряя при этом в качестве и объемах?

Не знаете, что ответить? Тогда, вероятно, ваш отдел закупок работает не на 100%.Разберемся с причинами низкой эффективности работы отдела закупок.

Итак →

Причины, которые мешают отделу закупок стать полноценным инструментом увеличения прибыли компании

Я проанализировал 125 интервью с руководителями компаний, финансовыми директорами, руководителями функциональных подразделений и подразделений, занимающимися закупками. Делюсь причинами, по которым закупки не закупают товары и услуги требуемого качества дешевле и быстрее.

Причина 1. Служба закупок как обычный технический исполнитель

Службе закупок отводится роль технического исполнителя, который работает по установленным закупочным регламентам, поддерживает документооборот и предотвращает злоупотребления.

Поэтому закупки вязнут в малоэффективной, рутинной работе, не реализуя возможности для увеличения прибыли компании.

Последний проведенный мной опрос среди 65-ти менеджеров по закупкам показал, что основную проблему они видят в чрезмерной нагрузке, мешающей сконцентрироваться на ключевых проектах (проведение проектов по импортозамещению, внедрение системы электронных торгов и др.).

А ведь на самом деле →

Закупки — инструмент, который делает компанию более конкурентной, внедряет новые решения и развивает поставщиков, приносит измеримый результат в виде экономий и улучшения сервиса.

Причина 2. В функции нет разделения на стратегические и операционные закупки

Специалисты по закупкам отвечают за весь процесс — от подачи заявки на закупку до организации оплат.

Один и тот же человек может найти поставщиков, провести конкурс, заключить контракт на поставку канцтоваров, а потом размещать текущие заказы. Целесообразно разделять эти два направления закупок, так как это позволит фокусироваться на стратегических вопросах.

Причина 3. У сотрудников отдела закупок нет целей и KPI’s

Служба закупок напрямую влияет на финансовые показатели компании — EBITDA и чистую прибыль.

Однако чаще всего вознаграждение сотрудников не зависит от результатов их деятельности, либо эта связь чисто формальная и неочевидная. У сотрудников нет мотивации достигать выдающихся результатов и в итоге они сосредотачиваются на процессе.

Причина 4. Функция закупок рассматривается как центр затрат в компании

Для сокращения издержек устанавливаются зарплаты ниже рыночного уровня, предпринимаются попытки экономии на численности персонала.

В итоге слабо мотивированные сотрудники службы закупок выполняют функции, требующие стратегического мышления и аналитических навыков.

Без мотивации и экспертизы они не достигают существенных результатов, выполняют проекты для галочки.

Причина 5. Ответственность между отделом закупок и другими отделами размыта и не формализована

У подразделений компании нет подробного руководства к действию в ситуации, когда нужно приобрести товары и услуги.

Нет понимания, кто и что должен делать и в каком порядке. Поэтому сотрудники руководствуются исторически сложившейся практикой и привычками.

Причина 6. Другие отделы закупают по своему усмотрению

Иногда из-за загруженности по основному направлению или по другим причинам служба закупок не участвует в процессе поиска, выбора и утверждения поставщика. Это автоматически повышает риск увеличения затрат.

Почему?

Инициатор остается без контроля и расходует финансы компании руководствуясь исключительно собственным видением. У инициаторов нет времени и профессиональных навыков для выбора оптимального поставщика по цене и качеству.

Часто отдел закупок не вовлекается в проекты ИТ, маркетинга, логистики на стадии их инициирования, а присоединяется только на этапе утверждения результатов тендера либо согласования контракта.

Это неправильно, потому что отдел закупок может помочь сформировать техническое задание, разложить затраты на составные части проекта (стоимость товара, доставка, хранение, владение) и снизить стоимость каждой составляющей.

Даже если сотрудники службы закупок не имеют экспертизы в категории, их нужно вовлекать в процесс выбора поставщика и подготовки контракта. Благодаря этому качество принимаемых решений будет лучше, а уровень контроля над расходами выше.

Причина 7. Низкая квалификация сотрудников отдела закупок, слабая экспертиза в закупочных категориях

В этом случае сотрудники отдела закупок следуют шаблонным решениям, используют «грубую силу» на этапе переговоров и выбора поставщиков.

Отсутствует творческий подход, нет выработки win-win решений при взаимодействии с поставщиками. Сотрудники могут задерживать оплату счетов или вынуждать поставщика демпинговать, угрожая лишить объемов.

Кроме того, нет понимания специфики закупаемых товаров и услуг и рынка поставщиков. Например, при закупке услуг в сфере маркетинга, ИТ консалтинга и аутсорсинга.

Причина 8. Закупки не играют существенной роли в развитии компании

В компаниях выстраивается следующая иерархия функций с точки зрения их значимости для итоговых показателей компании:

1) продажи, маркетинг, производство, логистика

2) далее финансы, HR, ИТ…

3) и только затем, на периферии, закупки…

Я редко встречал руководителей отделов закупок, которые входили бы в управленческий комитет или совет директоров компании.

Соответственно, влияние службы закупок на стратегию компании минимально, хотя результаты их работы непосредственно влияют на финансовые показатели.

Сотрудникам службы закупок отводится роль специалистов по документообороту. В то время как основные правила игры определяются инициаторами закупок.

Инициаторы проводят закупку самостоятельно, мотивируя это срочностью, сложностью, отсутствием альтернатив либо критичностью ситуации для бизнеса. При этом ставят отдел закупок перед фактом и требуют лишь поставить подпись в листе согласования к договору, чтобы создать видимость соблюдения процедуры.

Но процедура НЕ СОБЛЮДАЕТСЯ!

А вот и другая сторона медали →

Причина 9. Закупки — внутренние монополисты

Несмотря на ошибки, недочеты, низкий уровень сервиса, корпоративные политики обязывают инициаторов обращаться в службу закупок для проведения поиска и выбора поставщика.

Из-за этого у специалистов по закупкам отсутствует мотивация достигать большего результата и обеспечивать высокий уровень сервиса для внутренних клиентов (производство, ИТ, маркетинг, административный отдел). Зачем? Вне зависимости от результата, внутренний клиент в любом случае придет в закупки.

Причина 10. Закупки редко используют инструменты автоматизации закупок

Согласно отчету Gartner за 2015-й год («Обзор решений в области стратегического сорсинга») рынок таких инструментов, как e-sourcing (оптимизация процесса выбора поставщика), управление контрактами, управление базой поставщиков растет, но в России международные инструменты используются редко.

В нашей стране популярны локальные электронные торговые площадки. Это отчасти вызвано требованием законодательства в отношении госзакупок, которые составляют большую часть рынка.

Без современных ИТ инструментов не удается достичь прозрачности затрат, не проводится аналитика, необходимая для принятия стратегических решений.

В результате компания лишается десятков процентов возможной экономии, затрачивается на 20-40% больше человеческих ресурсов на осуществление закупок.

Причина 11. Функция финансов контролирует инициаторов по части исполнения бюджета

При этом специалисты по закупкам не привлекаются на стадии его формирования.

Закупки помогают более точно составить бюджет и поставить реалистичные цели по экономиям, сервису и оборотному капиталу. Это позволит в большей мере влиять на прибыльность компании.

Причина 12. Закупки тратят слишком много времени на согласование результатов конкурса и контрактов

Количество согласующих в некоторых компаниях превышает 10-12 человек даже по простым категориям закупок.

В этом случае закупкам приходится работать в пожарном режиме, чтобы удовлетворить внутренних клиентов по срокам.

Часто ситуация на рынке меняется, и поставщик уже не готов работать по изначально озвученным условиям и приходится начинать процесс заново. Процесс выбора и утверждения поставщика в таких компаниях растягивается до 7-9 месяцев.

Страдает производственный процесс, компания тратит больше, чем следует, мотивация сотрудников снижается.

Какие из 12 причин характеризуют ситуацию, которая сложилась в вашей компании? И что с этим делать?

В следующий раз я предложу вам пошаговую инструкцию по выводу отдела закупок из неэффективного состояния.

Если же рекомендации по повышению закупок нужны вам еще вчера, связывайтесь с нами напрямую.

Должностная инструкция отдела закупок

Должностная инструкция – это документ, в котором прописаны все права, обязанности работника. Документ составляется для каждой должности, которая есть в компании, в том числе для сотрудника отдела закупок (ОЗ). Но перед составлением необходимо разобраться, чем именно занимаются эти специалисты.

Важность должностной инструкции

• легче найти ответственного в случае ошибки, конфликтной ситуации;
• новому работнику проще адаптироваться, если из инструкции он твердо знает, что ему нужно делать;
• инструкция ложится в основу оценки результатов деятельности отдела. На основе оценки руководитель отдела принимает решение о повышении, увольнении, премировании работника.

Документ формирует либо HR-специалист, либо начальник отдела. В небольших компаниях составлением часто занимается собственник бизнеса. Таким образом, в документе для работников отдела закупок должны быть прописаны такие данные:

• общие положения о должности – требования к профессиональной подготовке сотрудника, квалификация;
• задачи, функции и обязанности;
• права менеджера по закупкам;
• зона ответственности;
• взаимодействие с другими подразделениями или сотрудниками;
• мотивация работника, система расчета его гонорара.

Если инструкция составлена верно, и менеджеры работают в соответствии с ней, то продуктивность отдела повышается. Вот какие изменения наблюдаются в компании:

• издержки на закупки в структуре общих логистических затрат сокращаются;
• количество бракованной продукции становится меньше;
• закупки совершаются вовремя, то есть на складе всегда есть необходимое количество товаров;
• сокращается количество ситуаций, когда производство встало из-за нехватки материалов или сырья;
• число полученных и выполненных заявок растет.

Для чего нужен отдел закупок

Отдел закупок воспринимается многими предпринимателями просто как центр затрат. Считается, что это подразделение никак не влияет на итоговую прибыль фирмы. На самом деле это не так. Ведь именно ОЗ взаимодействует с поставщиками товаров или сырья и приобретает их на наиболее выгодных для фирмы условиях. Получается, что от работы отдела во многом зависит себестоимость продукции. Чем она ниже, тем больше будет разница с рыночной ценой и тем выше прибыль.

Процесс содержит в себе целый ряд условий, которые непросто соблюсти. Важно не просто найти поставщиков с самыми выгодными условиями, но и правильно сформировать перечень и объем закупок. От этого тоже зависит выручка. Ведь только при правильной работе отдела запросы клиентов будут удовлетворены.

Вот какие функции есть у отдела:

• приобретение нужного товара в необходимом количестве, исходя из потребительского спроса, сезонности и прогноза продаж в целом;
• поддержание высокой оборачиваемости товаров;
• организация доставки товаров со склада клиенту;
• взаимодействие с поставщиками, пока они отправляют и доставляют товар;
• разработка и проведение мероприятий, которые снизят долю расходов на заказ, хранение и транспортировку товаров;
• взаимодействие с другими отделами фирмы.

В процессе работы ОЗ взаимодействует с логистами (они отвечают за доставку товаров), с финансистами (они производят расчеты с поставщиками) и с маркетологами (они определяют, что именно интересует потенциальных клиентов). В итоге работа отдела влияет и на остальные подразделения.

Важной частью отдела являются менеджеры. Они распоряжаются львиной долей выручки компании и влияют на будущую прибыль. Поэтому важно контролировать их работу, в том числе за счет жестких ограничений по правам и обязанностям.

Разные системы закупок – разные обязанности

Система закупок есть в любой компании, однако она отличается в зависимости от масштаба фирмы, продаваемых продуктов. Чем крупнее сеть магазинов, тем сложнее модель закупочной деятельности. Есть несколько наиболее распространенных моделей.

Напрямую от поставщика

Поставщики снабжают предприятие товара напрямую. Затраты на логистику – высокие, однако и роль менеджеров – минимальна. Они только вовремя формируют заказы, а составляющие каждой заявки определены руководством фирмы и поставщиком.

Через распределительный центр

Если компания работает с дистрибьютором, то прежде чем попасть на склад, товары хранятся в распределительном дистрибьюторском центре. В договоре между дистрибьютором и компанией определены товары, которые необходимо продать. Следовательно, отдел закупок отвечает только за определение необходимого количества продукции и транспортировку ее из распределительного центра на полки своих магазинов.

Менеджер по закупке

В традиционной системе закупок ассортимент разделяется на товарные группы или категории. Работник отдела анализирует количество той или иной товарной группы, спрос клиентов и только после этого формирует заказ. В отделе закупок будет разумным разделить работников на две группы: закупщики и категорийные менеджеры, каждый из которых отвечает за свою товарную группу. Их функции отличаются.

Категорийный менеджер

Категорийный менеджер должен выполнять такие задачи:

• формирование ассортимента, выбор и заказ товара для наполнения товарной категории. Например, в продуктовом магазине есть товарная категория «Газированные напитки». Но в разных магазинах в эту категорию входят разные SKU – Coca Cola, Pepsi, местные отечественные производители в таре разных объемов;
• проведение ассортиментной политики;
• управление закупками и поставщиками. Категорийный менеджер выбирает, с кем именно выгодно сотрудничать;
• контроль за перевозками товара;
• проведение маркетинговых мероприятий по продвижению своей товарной группы;
• контроль выкладки товара на полках магазина.

Обязанности менеджера по закупкам могут варьироваться, в зависимости от выбранной системы. Например:

• если за каждый период компания заказывает одинаковое количество и виды товаров, а поставщик сам занимается доставкой, то роль менеджера сводится к формированию заявки;
• если менеджер выступает в роли эксперта, то в числе его обязанностей может быть поиск товаров, которые магазин сможет продать в короткие сроки;
• если компания небольшая, то менеджер по закупкам одновременно является логистом. Он меньше внимания уделяет непосредственно поиску поставщиков. Его основной задачей становится обеспечение магазина стабильными поставками в срок.

Закупщик

Закупщик в оргструктуре отдела находится на ступеньку ниже. Он подчиняется менеджеру. В его зоне ответственности исключительно операции по закупкам: формирование, отправка заявки. Он принимает решение о том, сколько единиц должно быть заказано, определяет сроки, место и способ поставки товаров.

Квалификация менеджеров

В должностной инструкции должны быть прописаны требования к квалификации работника. Конкретный перечень необходимых навыков утверждается в зависимости от модели закупок и зоны ответственности сотрудника. Вот общий перечень того, что он должен знать:

• методы управления финансовыми потоками для логистики;
• правила составления договора на поставку товаров;
• факторы, на которые следует обращать внимание при выборе поставщика;
• методы управления закупками и повышения их эффективности;
• методы и различные модели;
• операции, которые входят в процесс, и правила их выполнения;
• санкции, которые применяются к обеим сторонам при несоблюдении договора на поставку.

Кроме того, работники отдела много контактируют с представителями других подразделений, а также с поставщиками. Значит, требуется знание делового этикета, правил общения по переписке.

Необходимые умения также прописываются в инструкции. Чаще всего от отдела закупок требуется следующее:

• выбор лучших условий приобретения товара и умение обосновать этот выбор;
• правильное оформление документов – как договоров с поставщиками, так и внутренней отчетности;
• поддержание отношений с постоянными поставщиками или с перспективными контрагентами;
• получение информации о том ассортименте, который предлагает поставщик, и анализ этих данных;
• проведение обзора рынка поставщиков, сравнение их;
• ведение переговоров;
• укрепление имиджа, репутации своей компании за счет правильно выстроенных отношений с контрагентами.

Руководитель отдела

Для руководителя подразделения необходима отдельная инструкция, ведь его обязанности отличаются. Он может наравне с менеджерами заниматься закупками или вести переговоры. Но у него есть и дополнительные обязанности:

• организация работы подчиненных, распределение полномочий между сотрудниками;
• согласование с руководством фирмы кадровые перестановки в подразделении;
• контроль за работой персонала;
• утверждение конечного плана закупочных мероприятий;
• анализ конкурентной среды;
• формирование требований к товарам, в соответствии с которыми менеджеры ищут поставщиков.

Мотивация отдела закупок

Система мотивации персонала строится по классическому методу: часть гонорара за работу сотрудник получает гарантированно в виде оклада. Вторая часть представляет собой премии, размер которых определяется на основе плановых показателей. В отделе закупок можно ориентироваться на такие метрики:

• выполнение плана закупок;
• изменение цен на товары в выгодную для компании сторону;
• оборачиваемость приобретенной продукции;
• доля выполнения заявок на закупку.

Можно ввести дополнительные метрики для мотивации, которые будут зависеть от специфики предприятия. Например, можно отслеживать долю бракованных экземпляров, процент рекламаций или долю невыполненных заявок.

Должностная инструкция – это тот документ, который должен быть объемным. Чем подробнее будут описаны требования, права и обязанности отдела, тем продуктивнее будет его работа.