Срок хранения персональных данных
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения персональных данных (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Персональные данные:
- Cookie
- Адвокатский запрос персональные данные
- Адрес электронной почты
- Акт об уничтожении персональных данных
- Аттестация информационной системы
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ
(ред. от 06.02.2023)
«О персональных данных» 7. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон «О полиции» N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2023 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей
Контактная информация
117292 , Москва , ул. Кржижановского, 6 (центральный офис)
Срок хранения персональных данных уволенных работников
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения персональных данных уволенных работников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Персональные данные:
- Cookie
- Адвокатский запрос персональные данные
- Адрес электронной почты
- Акт об уничтожении персональных данных
- Аттестация информационной системы
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
«Научно-практический постатейный комментарий к Федеральному закону «О персональных данных»
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
(«Статут», 2021) Исключениями из требований данного принципа являются ситуации, когда законодательство или договор с участием субъекта персональных данных прямо предусматривает более длительный срок их хранения. Так, например, в случае увольнения работника формально отпадает основание для дальнейшей обработки его персональных данных, однако работодатель должен продолжать обрабатывать определенные данные о работнике в силу требований публичного права. Так, налоговым законодательством установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 5 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). Бухгалтерские документы подлежат хранению в течение не менее чем пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ). Впоследствии личные дела работников подлежат архивному хранению, на которое законодательство о персональных данных уже не распространяется (см. комментарий к ст. 1 Закона). Обработка оператором персональных данных уволенных работников свыше 5 лет является нарушением законодательства о персональных данных (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 15 января 2018 г. по делу N А40-81171/17-149-793). Помимо прочего, такого рода нарушение может выявляться в ходе проверки Роскомнадзора при визуальном осмотре СУБД, используемой кадровой службой (Апелляционное определение Московского городского суда от 4 июня 2018 г. по делу N 33а-3957/2018).Как правильно хранить согласие на обработку персональных данных работника
При приеме на работу гражданин дает согласие на обработку персональных данных, которое в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника в запираемом шкафу в отделе кадров. При проверке личных дел инспектор указала на нарушение ведения личного дела работника учреждения, а именно: «с работника при приеме на работу получено согласие на обработку персональных данных, которое хранится в личном деле». Политикой в отношении обработки персональных данных, утвержденной в учреждении, конкретно не указано, где должно храниться согласие работника на обработку его персональных данных. Как правильно хранить согласие на обработку персональных данных работника?
Письменное согласие работника на обработку его персональных данных является документом (материальным носителем информации), содержащим идентификаторы физического лица, перечень которых приведен в ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ)*(1) (фамилию, имя, отчество, адрес проживания, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и пр.).
Хранение документов, содержащих персональные данные работников, представляет собой частный случай их обработки (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
Статьей 87 ТК РФ предусмотрено, что порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. В соответствии с п. 8 части первой ст. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
Закон N 152-ФЗ предписывает, что хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных (ч. 7 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
На работодателя как оператора персональных данных возлагается обязанность в числе прочих издания документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, определяющих для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона N 152-ФЗ).
Согласно пп. 13-15 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687, обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.
Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.
Таким образом, порядок хранения документов, содержащих персональные данные, включая согласия на обработку персональных данных, места их хранения оператор определяет самостоятельно с учетом приведенных норм. Способы легализации такого порядка могут быть любыми: приказ, распоряжение, включение разделом в Положение об обработке персональных данных в организации и т.п. При этом работники должны быть ознакомлены с установленным порядком под подпись.
Отметим, что действующее законодательство не содержит запрета на хранение согласия на обработку персональных данных работника в его личном деле. Полагаем, не лишним будет утвердить документ, регламентирующий порядок ведения личных дел работников, и перечень документов, включаемых в состав личного делам.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Вопрос: Какие документы должны быть в личных делах работников бюджетного учреждения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2021 г.)
— письмо Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 28 августа 2020 г. N ЛБ-С-074-24059 «О методических рекомендациях».
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Амирова ЛарисаОтвет прошел контроль качества
6 декабря 2022 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, утверждены приказом Роскомнадзора от 24 февраля 2021 г. N 18.
Сколько должно действовать согласие на обработку персональных данных после увольнения работника. Сколько времени могут хранится в информационной базе работодателя данные уволенного работника.
Сроков действия согласия законом не установлено. Однако, нужно понимать, что в случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных.
Так как после увольнения сотрудника у работодателя отсутствуют цели обработки его персональных данных, поскольку трудовые отношения и связанные с ними обязательства прекращаются, то работодатель должен прекратить обработку персональных данных (за исключением тех, обработка которых предусмотрена законом) в срок, не превышающий тридцати дней с даты увольнения. Данные, которые работодатель вправе продолжить обрабатывать, это, например, архивные документы, срок хранения которых может распространяться на период после увольнения.
Обоснование
В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами (ч. 4 ст. 21 Закона N 152-ФЗ).
Так как после увольнения сотрудника у работодателя отсутствуют цели обработки его персональных данных, поскольку трудовые отношения и связанные с ними обязательства прекращаются, то работодатель должен прекратить обработку персональных данных (за исключением тех, обработка которых предусмотрена законом (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»)) в срок, не превышающий тридцати дней с даты увольнения. Данные, которые работодатель вправе продолжить обрабатывать, это, например, архивные документы, срок хранения которых может распространяться на период после увольнения.
Так, сроки хранения документов по личному составу предусмотрены ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ:
— если делопроизводство закончено до 01.01.2003 — 75 лет;
— если делопроизводство закончено после 01.01.2003 — 50 лет.
Указанные сроки не применяются к тем документам по личному составу, для которых Перечнем типовых управленческих архивных документов (другими перечнями) установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).