Неиспользованные дни отпуска как предоставляются

В Роструде рассказали, может ли сгореть неотгулянный отпуск и что с ним делать

Лето — излюбленное время для отпусков. Но не у каждого россиянина есть желание и возможность полностью отгулять свой ежегодный оплачиваемый отпуск, причем не только летом, но и в другие сезоны.

Рамиль Ситдиков/РИА Новости

Что происходит с неотгулянными отпусками, можно ли переносить их на другие годы, в каком случае можно получить компенсацию и может ли такой отпуск сгореть? Ответы на эти вопросы дали «РГ» в Роструде.

Можно ли перенести отпуск за прошлый год

Работнику каждый год должен представляться оплачиваемый отпуск. В трудовом законодательстве прописано, что отпуска предоставляются работникам, согласно графику, утвержденному работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, отмечают в Роструде. Но он может быть изменен — по соглашению сторон.

Рабочий год составляет 12 месяцев и исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю.

В исключительных случаях отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год — с согласия работника. Это возможно в том случае, если, к примеру, предоставление отпуска человеку в текущем году неблагоприятно отразится на работе организации.

Перенесенный отпуск нужно отгулять не позже, чем в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлен.

Может быть перенесен отпуск и по инициативе работника, но на это нужно согласие работодателя. Кроме того, трудовое законодательство запрещает не предоставлять работникам отпуск 2 года подряд.

В каком случае можно получить компенсацию за неиспользованный отпуск

Если работник увольняется, не отгуляв все положенные ему дни отпуска, работодатель обязан выплатить ему за это денежную компенсацию.

Если же работник не увольняется, то заменить денежной компенсацией можно только ту часть отпуска за каждый рабочий год, которая превышает 28 календарных дней. Например, человеку установлен основной ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней и дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск 3 календарных дня за ненормированный рабочий день. В этом случае заменить компенсацией можно только эти 3 «лишних» дня за каждый год. Но работодатель может на это и не согласиться: замена отпуска денежной компенсацией — это право, а не обязанность работодателя.

Кому нельзя заменить денежной компенсацией даже часть отпуска

Нельзя заменить денежной компенсацией даже часть отпуска (кроме случая увольнения) беременным женщинам, работникам младше 18 лет, людям, занятым на вредных и опасных работах, за исключением случаев предусмотренных отраслевым соглашением или коллективным договором.

В каком случае отпуск может «сгореть»

Неиспользованные дни отпуска не сгорают. Они предоставляются в следующем году. А при увольнении работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска.

Компенсация за неиспользованный отпуск в 2023 году при увольнении: как рассчитать и что делать, если не платят?

Ежегодный оплачиваемый отпуск положен всем официально трудоустроенным работникам. За неиспользованный отпуск можно получить денежную компенсацию. Разбираемся, кому ее дают, как посчитать и что делать, если работодатель отказывается платить.

Поделиться

Кому заплатят за неиспользованный отпуск?

Неиспользованный к моменту увольнения отпуск можно «отгулять», тогда официальная дата увольнения сдвинется на момент окончания отпуска. Другой вариант — получить вместо отдыха деньги. Право на это имеют сотрудники, отработавшие более половины месяца с момента трудоустройства. Если этот срок меньше, компенсация не полагается.

Выплата за неиспользованный на момент увольнения отпуск обеспечена Трудовым кодексом РФ (ст. 127). Согласно закону сотрудник получает при увольнении компенсацию за полный отпуск, если он работал в организации 11 месяцев и более. Если меньше, выплата рассчитывается в зависимости от фактически отработанного времени.

При расчете рабочий год не приравнивается к календарному и начинается не с 1 января, а со дня трудоустройства. Например, сотрудника приняли на работу 23 июля 2022 года. Если он уволится 23 июня 2023 года или позже, ему положены оплатить полный отпуск.

Кому положены дополнительные компенсации и дополнительные отпуска

Некоторые категории работников имеют право на полную компенсацию, даже если отработали от 5,5 до 11 месяцев. К ним относятся:

• Уволенные по сокращению, при ликвидации или реорганизации предприятия;
• Поступившие на военную службу;
• Признанные непригодными к выполнению своих функциональных обязанностей.

По закону предоставление отпуска сотруднику перед его увольнением — не обязанность работодателя, а право, но неиспользованные дни должны быть обязательно оплачены в день увольнения.

Стандартный отпуск длится 28 календарных дней. Инвалиды, пенсионеры, муниципальные и госслужащие получают к нему еще два дополнительных дня, несовершеннолетние — три дня. У медицинских работников к стандартному отпуску добавляется восемь дней, у спасателей — от 2 до 12.

Кто еще имеет право на дополнительные дни к отпуску:

1. Оплачиваемый отдых педагогов и тех, кто работает с химическим оружием, длится от 42 до 56 дней;
2. Вредные условия труда дают право на дополнительные семь дней;
3. Ветераны боевых действий получают плюс 15 дней;
4. При ненормированном рабочем дне можно отдохнуть 31 день;
5. Для тех, кто работает на Крайнем Севере, отпуск рассчитывается в зависимости от коэффициента, действующего в конкретном регионе.

Также дополнительные отпуска положены пострадавшим вследствие аварии на ЧАЭС и профессиональным тренерам и спортсменам.

Список сотрудников, имеющих право на дополнительный отпуск, может быть расширен в конкретной организации в соответствии с пунктами коллективного договора.

Как рассчитывается отпускной стаж

При расчете отпускного стажа учитываются:

• Время, в течение которого сотрудник не работал, но за ним сохранялась занимаемая должность;
• Отстранение от работы на незаконных основаниях с последующим восстановлением;
• Отстранение по причине просроченного медосмотра не по вине сотрудника;
• Отпуск за свой счет не более 14 дней в течение года.

Можно ли получить деньги за неотгулянный отпуск, если не увольняешься

Не все и не всегда могут рассчитывать на финансовый эквивалент отпускных дней. Если человек не увольняется, он может получить деньги за неиспользованный отпуск свыше 28 календарных дней. Но стандартные 28 он должен отгулять.

Подростки младше 18 лет не могут претендовать на денежную компенсацию вместо отпуска, это же относится и к сотрудникам с вредными условиями труда.

Налоги и вычеты за отпуск

Как и зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск облагается налогом на доходы физических лиц, его вычтут автоматически, самому ничего делать будет не нужно. С этой суммы взимают и страховые взносы. Эти правила одинаково работают и при увольнении сотрудника, и при получении им компенсации, если он остается в компании.

«Сгорает» ли неиспользованный отпуск?

Сотрудники, которые не были в отпуске более года, часто считают, что получить компенсацию можно только за дни отдыха, неиспользованные в течение последних полутора лет. Это связано с тем, что работодатели успешно трактовали в свою пользу текст Конвенции № 132 «Об оплачиваемых отпусках». По этому поводу было много судебных исков, а решения оказывались противоречивыми.

В 2018 году Конституционный суд принял постановление 35-П, согласно которому при увольнении сотрудник может получить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска за все годы работы в организации, но только в том случае, если дни остались по вине работодателя. Это можно установить по графикам отпусков и приказам о переносе отпуска с подписью руководителя. Если сотрудник специально копил отпуск, чтобы получить деньги, он может остаться ни с чем. Но в реальной жизни такая ситуация встречается очень редко, так как, согласно социологическим исследованиям, только 12% россиян не брали отпуск за последние два года.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск?

Общая формула расчета простая: количество неиспользованных дней отпуска, умноженное на среднедневной заработок сотрудника. Расчет среднедневного заработка зависит от того, как считается отпуск — в календарных или рабочих днях.

Если в календарных, то расчет выглядит так:

Начисленная за год зарплата делится на 12, затем полученная сумма делится на 29,3 (среднее количество дней в месяце)

При расчетном периоде меньше года формула корректируется:

Начисленная за фактически отработанный период зарплата: на 29,3 × на число отработанных месяцев + количество отработанных дней в неполном месяце

Если месяц отработан не целиком, количество дней считается по формуле:

29,3 : количество дней в месяце × количество отработанных дней

Расчет отпуска чаще встречается в календарных днях, но для отдельных категорий, например, сезонных рабочих, могут учитываться только рабочие дни. В этом случае для расчета среднего дневного заработка начисленную за все время зарплату делят на количество рабочих дней за отработанное время. Рабочие дни считают по календарю с учетом шестидневной рабочей недели.

Расчет за отпуск при увольнении

Для расчета компенсации отпуска нужно правильно учесть время работы человека в компании. Из трудового стажа исключаются периоды, когда сотрудника не было на рабочем месте без уважительной причины или его отстраняли от работы. Чтобы засчитать прогул, необходимо оформить соответствующие документы, подписанные сотрудником и работодателем, без этого прогул не засчитывается. Также не входит в расчетные дни отпуск по уходу за ребенком до трех лет, но включается декретный отпуск.

Нюансы подсчета дней отпуска

Число календарных дней при расчете отпуска обычно не округляется. Если оно получилось не целым, например 21,4, компенсация начисляется исходя из этого показателя. Если организация решает округлять, то происходит это не по правилам математики, а в пользу сотрудника. В нашем примере 21,4 превратится в 22 дня.

При учете месяцев работы их число тоже округляется. Если отработано больше половины месяца, он считается за целый, если меньше, дни исключаются из расчета.

Примеры расчета компенсаций за отпуск

Сотрудника оформили на работу 10 марта 2022 года, а 17 августа 2022 года он решил уволиться. Отработанный срок — менее 11 месяцев, поэтому полная компенсация отпуска работнику не положена. Посчитаем, за какой период он должен получить деньги.

Сотрудник отработал пять полных месяцев и семь дней. Количество дней составляет менее половины месяца, они исключаются из расчета.

Компенсация за неиспользованный отпуск будет начислена за пять месяцев.

Сотрудник работает в компании с 20 сентября 2022 года, 19 марта 2023 года он поступил на военную службу. За сколько месяцев нужно заплатить компенсацию за неиспользованный отпуск?

Фактически сотрудник отработал шесть месяцев и должен получить компенсацию за этот период. Но по закону те, кто отработал не меньше 5,5 месяца и затем поступил на военную службу, получают полную компенсацию за отпуск. Значит, компания оплатит неиспользованный отпуск в полном объеме.

Сотрудник несколько лет работает в организации. Он решил уволиться 10 февраля 2023 года. За последний год его ежемесячная зарплата составляла 38 000 рублей. В течение последнего года, с 10 февраля 2022-го, он 10 дней был на больничном и использовал семь дней отпуска.

При расчете отработанных дней считаем 10 полных месяцев, а два месяца берем за вычетом больничного и отпуска (20 и 24 дня соответственно):

10 × 29,3 + 20 : 30 × 29,3 + 24 : 31 × 29,3 = 335,2 дня

Вычислим заработок за расчетный период:

38 000 × 10 + 20 : 30 × 38 000 + 24 : 31 × 38 000 = 434 700 рублей

Зная заработок за год и количество отработанных дней, вычисляем дневной заработок:

434 700 : 335,2 = 1296,8 рубля

Посчитаем количество дней отпуска, которые работодатель должен компенсировать сотруднику при увольнении. По закону работник имеет право на 28 календарных дней отпуска, семь из которых он использовал в течение расчетного периода. С прошлых лет неиспользованных дней отпуска не осталось, поэтому компенсация будет выплачена за 21 день (28 минус 7):

21 × 1296,8 = 27 232,8 рубля

Что делать, если работодатель не хочет компенсировать неиспользованный отпуск

Решить вопрос с неиспользованным отпуском мирно и по закону удается не всегда. Иногда работодатели отказываются платить денежную компенсацию, не имея на это законных оснований. Сотрудник может отстаивать свои права.

Первый этап — письменная претензия на имя работодателя с требованием выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска. Сотрудник должен убедиться, что его обращению присвоен входящий номер.

Если решить проблему с работодателем не получилось, подаем жалобу в Трудовую инспекцию. В документе нужно указать, что нарушаются трудовые права сотрудника. Заявление можно отвезти в организацию лично, направить по электронной почте, «Почтой России» или передать с курьером. В течение месяца его рассмотрят, и вы получите ответ. В задачи Трудовой инспекции входит выяснение причин, по которым работодатель отказывается компенсировать неиспользованный отпуск. Для этого в вашу организацию может быть отправлен соответствующий запрос. О результате вам сообщат в течение 30 дней с момента подачи заявления.

К сожалению, даже обращение в Трудовую инспекцию не всегда приводит к нужному результату. Если по закону вам положена компенсация, но работодатель отказывается платить, и инспекция не смогла уладить дело, обращайтесь в суд. В иске нужно указать, что нарушаются ваши трудовые права, выдвинуть конкретные требования по выплате компенсации за неоплаченный отпуск и указать законные основания для этого. Если у вас нет опыта защиты себя в суде, наймите адвоката.

Если суд примет решение в вашу пользу, на счета работодателя наложат арест, поэтому он будет вынужден выполнить свои финансовые обязательства.

При отказе работодателя компенсировать неиспользованный отпуск должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Юридических лиц ждет штраф от 30 000 до 50 000, предпринимателей — от 1000 до 5000 рублей. Также может быть прекращена деятельность организации на срок до 90 дней. За повторное нарушение такого типа должностному лицу грозит дисквалификация на один–три года.

Если при увольнении вам не компенсировали неиспользованный отпуск, проще и быстрее решить проблему напрямую с работодателем. Сотрудник, знающий свои права и возможные последствия для нерадивого руководства, в большинстве случаев может убедить его выплатить то, что положено по закону. Если это не удается, не опускайте руки. Отстаивайте свои права с Трудовой инспекцией и в суде.

• Кому заплатят за неиспользованный отпуск?
• Кому положены дополнительные компенсации и дополнительные отпуска
• Как рассчитывается отпускной стаж
• Можно ли получить деньги за неотгулянный отпуск, если не увольняешься
• Налоги и вычеты за отпуск
• «Сгорает» ли неиспользованный отпуск?
• Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск?
• Расчет за отпуск при увольнении
• Нюансы подсчета дней отпуска
• Примеры расчета компенсаций за отпуск
• Что делать, если работодатель не хочет компенсировать неиспользованный отпуск

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

Ежегодный оплачиваемый отпуск работника может быть заменен на денежную компенсацию только в двух случаях – если у увольняемого сотрудника остались неиспользованные отпуска или если речь идет о замене денежной выплатой части отпуска, превышающей 28 календарных дней (ст. 126-127 Трудового кодекса). Рассмотрим обе эти ситуации подробнее.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Стоит отметить – несмотря на то, что право на использование отпуска за первый год возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы (ч. 1 ст. 122 ТК РФ), сотрудник, проработавший в компании менее полугода, все равно имеет право на компенсацию неиспользованного отпуска. Об этом говорит многочисленная судебная практика – см, например, Определение СК по гражданским делам Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 25 января 2022 г. по делу № 8Г-21450/2021[88-332/2022-(88-24717/2021)], Апелляционное определение СК по гражданским делам Красноярского краевого суда от 5 апреля 2023 г. по делу № 33-4229/2023, Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Крым от 16 июня 2021 г. по делу № 33-5514/2021, Письмо Роструда от 31 октября 2008 г. № 5921-ТЗ, Письмо Роструда от 23 июня 2006 г. № 944-6. При этом, как разъяснил Минтруд России в своем Письме от 25 января 2021 г. № 14-2/ООГ-521, компенсации при увольнении подлежат неиспользованные отпуска за все годы работы работника независимо от основания его увольнения. Не имеет значения и категория, к которой относится работник, – денежную компенсацию могут получить при увольнении и совместители, и работники, принятые по срочному трудовому договору, и работники на испытательном сроке, и те, кто уволен по инициативе работодателя, в том числе за прогул или иной дисциплинарный проступок и т. п.

Отметим, в отличие от компенсации в случае замены ею части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежная компенсация за неиспользованные отпуска при увольнении не содержит исключений. Она положена в любом случае – даже если речь идет о замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях. Прямая оговорка об этом имеется в ч. 3 ст. 126 ТК РФ.

Также следует учитывать позицию Конституционного Суда Российской Федерации, который в своем Постановлении от 25 октября 2018 г. № 38-П разъяснил, что ТК РФ не устанавливает никаких ограничений по сроку реализации права работника на компенсацию за неиспользованные отпуска. Поэтому даже если работодатель не выплатил компенсацию непосредственно при увольнении, работник вправе взыскать ее через суд независимо от того, сколько времени прошло с момента окончания рабочего года, за который должен был быть предоставлен неиспользованный отпуск. В суд необходимо обратиться в установленный срок, который исчисляется с момента прекращения трудового договора. В случае невыплаты или неполной выплаты указанной денежной компенсации работник имеет право обратиться в суд в пределах установленного законом срока – в настоящее время на такие случаи распространяется специальный процессуальный срок, определенный ч. 2 ст. 392 ТК РФ, который составляет один год со дня установленного срока выплаты соответствующих денежных сумм, в рассматриваемом случае – один год со дня прекращения трудового договора.

Причитающуюся работнику сумму работодатель должен выплатить в день увольнения, а если в этот день сотрудник не работал, то – не позднее следующего дня после предъявления им соответствующего требования (ст. 140 ТК РФ).

Чтобы рассчитать положенную работнику компенсацию, можно действовать следующим образом:

Определить каждый рабочий год сотрудника, за который ему положен отпуск. Здесь нужно учитывать, что ежегодный отпуск предоставляется не за календарный год (с 1 января по 31 декабря), а за рабочий год конкретного сотрудника. Например, если гражданин устроился на работу 20 января, то рабочим годом будет считаться период с 20 января года трудоустройства по 19 января следующего года.

Определить количество положенных сотруднику дней отпуска за каждый месяц с учетом его стажа.

Напомним, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медосмотр не по своей вине;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения зарплаты в пределах не более 14 календарных дней в течение рабочего года;
• период приостановления трудового договора в связи с призывом по мобилизации и т. п. (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).

Но есть и периоды, которые не включаются в стаж работы, дающий право на отпуск. К ним относятся: время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы, например, если он появился на работе в состоянии алкогольного опьянения, не прошел обязательный медосмотр или отказался использовать индивидуальные средства защиты (ст. 76 ТК РФ); время отпусков по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. В этих случаях рабочий год «удлиняется» на указанные периоды.

Вместе с тем право на полный отпуск имеют не только работники, которые проработали полный рабочий год, но и сотрудники:

• проработавшие у данного работодателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск;
• проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие ликвидации предприятия или учреждения или отдельных его частей, сокращения штата или работ, реорганизации или временной приостановки работ, поступления на военную службу и т. д. (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

Во всех остальных случаях работникам положен отпуск, пропорциональный отработанному стажу. Например, если сотруднику установлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, за каждый месяц стажа он имеет право на 2,33 календарных дня отпуска (28 дней : 12 месяцев).

Таким образом, количество положенных работнику дней отпуска можно определить по следующей формуле:

О = Е : 12 х С, где
О – количество положенных работнику дней отпуска;
Е – общая продолжительность отпуска;
С – количество месяцев отпускного стажа.

При этом в отношении работников, заключивших срочный трудовой договор до 2 месяцев, и работников, занятых на сезонных работах, действует специальное правило относительно количества дней отпуска в месяц – им положено по 2 рабочих дня отпуска за каждый месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ).

С правилами исчисления отпускного стажа, порядком округления излишков, а также примерами расчета можно ознакомиться в специальном материале «Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры» в системе ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Вычесть из положенного работнику количества дней отпуска уже использованные им дни. При этом нередко количество дней отпуска, за которое положена компенсация при увольнении, получается дробным. Округление их законодательством не предусмотрено, но Минтруд России в своем Письме от 2 ноября 2018 г. № 14-2/ООГ-8717 отмечал, что полученное число работодатель может округлить, правда, не по правилам арифметики, а исключительно в пользу работника. Об этом же ранее упоминало и Минздравсоцразвития России в своем Письме от 7 декабря 2005 г. № 4334-17. Такое округление целесообразно установить в локальном нормативном акте или коллективном договоре (Письмо Минтруда России от 16 июня 2022 г. № 14-2/ООГ-3982).

Определить количество дней, за которые положена компенсация.

Для этого необходимо умножить количество всех полных месяцев, за которые не использованы отпуска, на положенное количество дней отпуска за каждый месяц.

Рассчитать средний дневной заработок работника (ст. 139 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»). Для этого следует использовать одну из двух следующих формул.

• Заявление о замене отпуска денежной компенсацией
• Приказ о замене отпуска денежной компенсацией
• Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением по собственному желанию
• Другие бланки и образцы (1267+)

Если сотрудник полностью отработал 12-месячный расчетный период:

СЗ = (З : 12 : 29,3) х Д, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная за расчетный период заработная плата;
29,3 – среднемесячное число календарных дней (постоянный показатель в соответствии с ч. 4 ст. 139 ТК РФ);
Д – количество календарных дней отпуска.

Если сотрудник один или несколько месяцев расчетного периода отработал не полностью:

СЗ = (З : (29,3 х М + Н)) х Д, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная за расчетный период заработная плата;
М – количество полных календарных месяцев (когда работник отработал все рабочие дни или смены);
Н – количество календарных дней в неполных календарных месяцах;
Д – количество календарных дней отпуска.

При этом показатель Н для каждого месяца нужно рассчитать отдельно:

Н = 29,3 : КД x КО, где:
Н – количество календарных дней в неполном календарном месяце;
КД – количество календарных дней в месяце;
КО – количество отработанных в этом месяце календарных дней.

Полученные результаты по показателю Н за каждый неполный месяц затем следует суммировать, а полученный итог подставить в формулу для расчета среднего заработка.

Пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении можно найти в материале «Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры» системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Напомним, что средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы). При этом из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законом (например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск), за исключением предусмотренных ТК РФ перерывов для кормления ребенка;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законом (п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).

Лицам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ), и сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ) отпуска положены не в календарных, а в рабочих днях (из расчета два рабочих дня за месяц работы). В связи с этим средний дневной заработок таких сотрудников следует исчислять по следующей формуле:

СЗ = (З : Р6) х Д, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная заработная плата;
Р6 – количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время;
Д – количество рабочих дней отпуска.

Умножить вычисленный средний дневной заработок на количество неиспользованных дней отпуска. Это и будет положенная работнику сумма компенсации.

Вместе с тем увольняющийся работник вправе предпочесть компенсации сам отпуск. В этом случае он должен представить работодателю письменное заявление о предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением – воспользоваться этим правом не могут лишь сотрудники, которых увольняют за виновные действия (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). При этом днем увольнения считается последний день отпуска, а последним днем работы – день, предшествующий первому дню отпуска (Определение Конституционного Суда Российской Федерации от 25 января 2007 г. № 131-О-О). Это необходимо, чтобы работодатель мог надлежащим образом исполнить свою обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым сотрудником.

Компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Это возможно, когда сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуска (ч. 2 ст. 115, ст. 116 ТК РФ).

Кроме того, при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении отпуска на следующий рабочий год компенсацию можно получить за часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Если же работник, которому положен ежегодный основной оплачиваемый 28-дневный отпуск, не использовал его в прошлом году, в текущем он все равно не сможет получить компенсацию вне зависимости от того, сколько дней отпуска у него накопилось. Это связано с тем, что, как было указано выше, правом на замену части отпуска денежной выплатой могут воспользоваться только те сотрудники, которым предоставляется удлиненный или дополнительный отпуска.

О том, как правильно определить период, на который приходятся последние 12 календарных месяцев работы сотрудника, претендующего на денежную компенсацию вместо отпуска, узнайте из материала «Определение расчетного периода при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск» в «Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры» интернет-версии системы ГАРАНТ.

Получите бесплатный доступ на 3 дня!

Вместе с тем есть ряд нюансов, которые важно иметь в виду.

Во-первых, чтобы получить компенсацию, работник должен написать письменное заявление. Заменить сотруднику часть отпуска компенсацией по своей инициативе работодатель не вправе.

Во-вторых, подавший соответствующее заявление сотрудник не должен относиться ни к одной из следующих категорий:

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет;
• работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (если вопрос касается компенсации за ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в соответствующих условиях).

Указанным сотрудникам запрещается выплачивать компенсацию даже по их просьбе. Но и здесь есть свое исключение. Оно касается работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Часть их ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает 7 календарных дней, на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения, коллективных договоров, а также письменного согласия сотрудника, оформленного в виде дополнительного соглашения к трудовому договору, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией (ст. 117 ТК РФ).

При этом даже если все указанные выше условия соблюдены, предоставление компенсации за часть отпуска – право, а не обязанность работодателя. Поэтому он вправе отказать сотруднику в его просьбе. Если же руководство все же решило удовлетворить просьбу работника, замену отпуска денежной компенсацией необходимо оформить в виде приказа работодателя, изданного в свободной форме. Главное, отразить, за отпуск в каком именно рабочем году предоставляется компенсация. В данном случае средний заработок для выплаты компенсации исчисляется точно так же, как и для компенсации за неиспользованный отпуск.

Отметим, 25 июля 2022 года в ТК РФ появилась норма, позволяющая Правительству РФ при введении специальных мер в сфере экономики устанавливать особенности правового регулирования трудовых отношений в отдельных организациях, их структурных подразделениях и на отдельных производственных объектах, в том числе порядок и условия привлечения к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени, в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. В частности, Постановлением Правительства РФ от 1 августа 2022 г. № 1365 утверждены особенности правового регулирования трудовых отношений в отдельных организациях оборонно-промышленного комплекса, их структурных подразделениях и на отдельных производственных объектах. Ими допускается перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска работника без его согласия при нарушении организацией срока (или возникновении риска нарушения срока) исполнения госконтракта. При этом отпуск должен быть предоставлен работнику не позднее 18 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется, либо часть отпуска, превышающая 21 день, по заявлению работника может подлежать замене денежной компенсацией (подп. «д» п. 1 ст. Особенностей).

Документы по теме:

• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»
• Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169

Последняя актуализация: 18 июля 2023 г.

Если у вас остались вопросы, напишите нам: editor@garant.ru – мы постараемся вам помочь. Или обсудите волнующие вас вопросы на форуме.

Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам

Рассматриваем ситуации, когда у работника накопились неиспользованные дни отпуска за предыдущие рабочие годы. Как поступать работодателю, и можно ли заменить их денежной компенсацией.

Скачайте образцы документов для работы:

Общие правила

Каждый сотрудник по трудовому договору имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней. Для некоторых категорий работников он будет больше. Например, лицам до 18-ти лет положен ежегодный основной отпуск в 31 день.

Также работникам с условиями труда, отличающимися от нормальных, предоставляется дополнительный отпуск. Это своего рода компенсация, например, за работу с ненормированным рабочим днем или на Крайнем Севере. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска для работников, которые трудятся во вредных или опасных условиях, составляет 7 дней. При этом она предоставляется «в натуре», то есть без возможности замены денежной компенсацией.

Отпуск работника может быть перенесен в случаях, установленных Трудовым кодексом. При этом запрещено не отпускать работника на оплачиваемый отдых два года подряд. Работники до 18-ти лет и «вредники» должны уходить в отпуск ежегодно.

Перенесенные с согласия сотрудника дни положенного ему отдыха нужно использовать в течение 12 месяцев после окончания соответствующего рабочего года. Для работников оборонно-промышленного комплекса Постановлением Правительства РФ от 01.08.2022 №1365 установлен срок в 18 месяцев.

Тем не менее, на практике все равно бывают случаи, когда у специалиста накапливаются неотгулянные дни отпуска за несколько лет. Роструд советует включать эти периоды в график отпусков или предоставлять их по соглашению с работником. Накапливать задолженность по дням отпуска невыгодно работодателю. Его могут привлечь к ответственности за нарушение прав работников на отдых.

Случаи, когда возможна компенсация за неиспользованный отпуск

Трудовой кодекс разрешает заменить дни отдыха «в натуре» денежной выплатой в двух случаях:

• работник увольняется, и работодатель выдает компенсацию за заработанный им, но не использованный отпуск;
• по заявлению сотрудника — в части, превышающей положенные 28 дней, а для специалистов «оборонки» 21 день.

Рассмотрим подробнее вторую ситуацию, поскольку некоторые работники сознательно «копят» отпуска, рассчитывая потом заменить их разовой выплатой.

Денежная компенсация полагается за часть каждого ежегодного отпуска, превышающую 28 (21) дней, а не за сумму неотгулянных дней отпуска. Это может быть как основной, так и дополнительный отпуск.

Пример 1. Работнику установлен основной отпуск 28 дней и дополнительный отпуск 3 дня за ненормированный рабочий день. В этом случае он может написать заявление о замене 3 дней на денежную компенсацию; для оборонно-промышленного комплекса — о замене 10 дней.

Пример 2. Работнику установлен только основной отпуск в 28 дней. Если он не попадает под Постановление №1365 для оборонной промышленности, денежная компенсация ему не положена.

Из этого правила следует, что копить дни отпуска нерационально. Во время трудовой деятельности долги по отдыху «в натуре» возвращаются «в натуре» путем предоставления работнику дней отдыха.

Важно! Выплата компенсации за неотгулянный отпуск, если работник не увольняется, — право, а не обязанность работодателя. Это установлено ст. 126 ТК РФ.

Работники, которым нельзя заменить неиспользованный отпуск за год компенсацией

В законодательстве установлены случаи, когда сотрудник может использовать положенные ему дни отдыха только «в натуре». Это:

• беременные женщины;
• работники до 18-ти лет;
• «чернобыльцы» в части дополнительного отпуска — смотрите письмо Минтруда России от 26.03.2014 №13-7/В-234;
• «вредники» .

По четвертой категории есть особенности. Им положен минимальный дополнительный отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда в 7 дней. Заменить денежной компенсацией можно только ту часть, которая превышает это время. И при условии, что это предусмотрено отраслевым соглашением или коллективным договором, а также отдельным соглашением к трудовому договору.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Компенсация за неотгулянные дни отпуска при увольнении не зависит от желания работодателя и основания прекращения трудовых отношений. Работнику положена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска при увольнении.

Важно! Если работник отработал рабочий год не полностью, то компенсацию считают пропорционально отработанному времени в соответствии с пунктом 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках , утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. Минтруд России в письме от 16.06.2022 №14-2/ООГ-3982 указывает, что округление количества календарных дней неиспользованного отпуска для денежной выплаты при увольнении не предусмотрено, но работодатель может закрепить такое правило в локальных актах в пользу работника.

Как рассчитать компенсацию за неотгулянный отпуск при увольнении:

Шаг 1. Определяем количество неиспользованных дней отпуска за весь период работы. Из положенных дней отдыха вычитается то количество дней отпуска, которое сотрудник уже отгулял.

КНДО = количество отработанных лет × количество положенных дней отпуска за год — количество использованных дней отпуска

При увольнении учитываются все «задолженности» по отдыху, в том числе превышающие два года. Если работник проработал 11 месяцев, то он имеет право на компенсацию за полный ежегодный отпуск. Если менее — количество дней считается пропорционально фактически отработанному времени.

КНДО за год = количество дней отпуска за рабочий год / 12 месяцев × фактически отработанное время

Пункт 35 Правил : При исчислении сроков работы, дающих право на … компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, — округляются до полного месяца.

По применению п. 35 Правил отметим следующее. Их можно использовать в той части, в какой они не противоречат трудовому законодательству. А ТК РФ никаких округлений для расчета компенсации не предусматривает. Работнику нужно компенсировать то количество дней отпуска, которое он фактически заработал. Об этом же говорит Минтруд в письме от 16.06.2022 №14-2/ООГ-3982. Если и применять округление, то в пользу работника.

Шаг 2. Определяем средний дневной заработок сотрудника для определения размера компенсации.

СДЗ = Начисленная заработная плата за 12 месяцев / 12 месяцев / 29,3 (среднее количество дней в месяце)

Зарплата учитывается за год, предшествующий увольнению. Если работник в это время фактически не работал, то берется доход за предыдущие 12 месяцев.

Шаг 3. Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск путем умножения количества неотгулянных дней на средний дневной заработок.

В начислении и выплатах отпускных, компенсаций работнику есть множество нюансов. Разобраться с ними поможет наш курс «Управление оплатой труда» .