Как оформить перечень документов образец

Как составить опись передаваемых документов

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Включите в бланк следующие сведения:

1. Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
2. Дата составления.
3. Собственно список в форме таблицы, с указанием:
   • номера;
   • полного наименования акта;
   • количества его экземпляров;
   • количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
4. Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.

Если документы передаются другой организации

Форма является простой табличной. Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т. п.).

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Если дела передаются в архив

Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет. Кроме того, учитывайте требования Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 .

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Как оформить перечень документов — образец заполнения

Корпоративные документы содержат множество конфиденциальных данных: финансовые показатели, реквизиты компании и контрагентов, подробности операций и оплат. Если бизнес передаёт их третьим лицам или отдаёт для хранения/утилизации, нужно убедиться, что документация дойдёт в целости и сохранности.

С этой целью составляют описи. Рассказываем, как это сделать в разных случаях.

Как составить опись документов: общие правила

Опись — это официальный перечень документации. Им сопровождается процесс передачи заявленных документов.

Она позволяет зафиксировать ключевые обстоятельства:

1. Какие именно документы содержатся в списке.
2. Когда их передали/отправили.
3. Кто и в каком составе их получает.

Обычно используется, когда бумаги передают:

• в различные государственные органы: ИФНС, суд, инспекцию труда, страховые фонды и т.д.;
• новому сотруднику, который только вступил в должность и должен ознакомиться с документацией;
• другим компаниям и предпринимателям перед сделкой.

Опись составляется, когда ценную документацию:

• отправляют по почте;
• архивируют;
• утилизируют.

Опись также необходима при инвентаризации.

Бизнес составляет описи, чтобы подстраховать себя. В пути с документами может случиться что угодно. Как минимум, их могут потерять или украсть. Тогда ответственный за их передачу сможет показать опись и доказать, что направил все в должном виде и необходимом количестве, не изымая какую-то часть документов собственноручно. А если документация потеряется по дороге в налоговую, бизнес подтвердит, что вовремя и в полном объёме отправил все, что требовалось — и избежит ответственности.

В большинстве случаев опись оформляется произвольно, как удобно бизнесу. Он вправе:

• составить свой бланк, закрепить его в учётной политике и использовать в каждом случае;
• использовать унифицированные образцы.

Как бы ни составлялся бланк, в него важно добавить обязательные реквизиты:

• данные лица, которое должно получить документы: ФИО ИП, название предприятия;
• дату, в которую оформляли передачу;
• перечень всех документов;
• полное и ясное название каждого из них;
• отметки о количестве передаваемых экземпляров и страницах каждого документа;
• отметку о том, копия передается или оригинал;
• совокупное количество листов.

Это общие требования, но действовать нужно по ситуации. Если есть дополнительная информация, которую важно учитывать, её также нужно внести.

В целом, опись похожа на лист со списком или таблицей, в которых перечислена документация. Очерёдность лучше выстроить по степени приоритетности: первыми идут самые значимые бумаги (приказы, соглашения), затем оставшиеся. Если составляется в форме таблицы, и в ней остаются пустые строки, их нужно зачеркнуть.

Стандартно, описью занимается сотрудник, которому вверили передачу документации. Он оформляет бумагу и передает её для заверения руководителю, секретарю или главному бухгалтеру — человеку, отвечающему за документооборот. Руководители компаний ставят рядом с подписью печать, если учреждение работает с ней.

В качестве стандартного образца можно взять такой бланк:

Образец 1.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Как делается опись документов для инспекции

Иногда инспекторы запрашивают у бизнеса какие-то документы, чтобы провести проверку оплат, расчёта налоговой базы и для прочих целей. Если их решили подать на бумаге или электронно, опись обязательна в каждом случае. Как приложить её к пакету документов:

• оформить отдельным листом;
• добавить в сопроводительное письмо.

Оформить перечень можно на обычном листе или бланке, который бизнес использует в работе. Документ составляют на имя руководителя инспекции — его можно узнать на сайте или у сотрудников отделения.

В такую опись обязательно вносят все стандартные реквизиты, которые мы указали выше. К ним добавляют:

• цель, с которой подаются документы;
• реквизиты предпринимателя или организации полностью;
• номер требования или реквизиты иного документа, на основании которого у бизнеса запрашивают документацию.

Когда опись для налоговой выходит на несколько страниц, их нумеруют. И хотя в законе такого требования нет, на практике выходит, что лучше это сделать. Если часть листов потеряется, нумерация подтвердит, что изначально бизнес составлял документ в надлежащем объёме.

Когда сотрудник инспекции примет документы, попросите его расписаться во втором экземпляре описи и поставить на нем соответствующий штамп. Это тоже для дополнительной безопасности — если опоздать с подачей требуемых документов, налоговая может оштрафовать. Заверение на описи подтвердит, что налогоплательщик все сделал вовремя.

Опись для инспекции может выглядеть так:

Образец 2.

Когда документы передаются в суд, опись не нужна. Всю сопутствующую документацию и так приведут в иске.

Как составить опись документов для передачи третьим лицам: образец

Это стандартная ситуация, в которой используются обычные образцы. Специальных требований здесь нет.

Описи составляют также таблицей или списком. Указывают все обязательные реквизиты. Ставят пометку о том, какие документы подаются — оригинальные или копии. Незаполненные строки таблицы зачеркиваются.

Лучше составить два документа, чтобы отдать один получателям, а второй оставить себе.

Как оформить перечень документов для отправки почтой: образец

Ценные документы отправляют почтой ценным письмом с описью. Здесь произвольная форма не подойдёт. Для почтовых отправлений установлен специальный бланк — Форма 107.

В него включают:

• реквизиты и данные лица, которому отправляют документы;
• стоимость отправления;
• количество документов в списке.

В подтверждение отправки сотрудник почты ставит в документе подпись и штамп календарного штемпеля. Составляется два экземпляра. Один уходит с посылкой, другой остаётся у отправителя.

Форма для почтовых описей такая:

Образец 3.

Как составить опись документов для архива

Документацию архивируют также с описью. Сдаточные бланки дублируют, один экземпляр будет храниться вместе с бумагами в архиве.

Если на хранение идёт много дел, полей в бланке будет чуть больше, чем в стандартном. Но даже когда архивируют один документ, опись оформляется по всем правилам с учётом обязательных реквизитов.

Как правило, в архив документы направляют бессрочно или на определённый срок. Срочными считаются дела, которые должны храниться меньше десяти лет. Бессрочное содержание в описи никак не отмечают, но если есть срок, его указывают в перечне отдельным столбцом в таблице или пунктом в списке.

Важно соблюсти нормы Приказа Минкультуры №526:

• отметить сроки окончания хранения в графе «Крайние даты»;
• в отдельной графе указать «дату документа». Многие ставят здесь дату, в который документ составили, но речь идёт о дне его регистрации.

В остальном, всё оформляется по общим правилам. Документы архивируются в следующем порядке:

1. Сотрудник архива, ответственный за операцию, составляет опись.
2. Перечень передаётся на проверку и подтверждение комиссии.
3. Если у комиссии не возникнет вопросов, она передаст документ директору для заверения.
4. Руководитель проверяет опись и ставит в ней свою подпись.
5. Документ прошивают и отправляют в архив в папке с твердой обложкой.

При передаче в архив электронной документации опись оформляется в аналогичном порядке на бумажном листе. В бланке указывают объём файлов в мегабайтах.

Образец для архивирования документов:

Образец 4.

Образец 5.

Как оформить опись документов для утилизации

Когда необходимость в документах пропадает, их уничтожают. Обычно это происходит в двух случаях:

1. Срок их хранения подошёл к концу.
2. Документы больше не понадобятся.

На случай возникновения в дальнейшем споров оформляют опись — чтобы зафиксировать, какие именно документы утилизируются. Если в документе указывают подразделение компании, в шапке бланка также указывают его полное название.

В целом, порядок тут такой же, как при сдаче в архив. Документ подписывает ответственный за операцию. После этого опись направляют на рассмотрение комиссии. Когда она утвердит список и зафиксирует это в протоколе, дело остается за руководителем. Он заверяет опись, и только после этого документы можно утилизировать.

Бланк можно взять тот же, что для архива.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Инструкция по составлению описи передаваемых документов

В деятельности любого предприятия и предпринимателя создается множество документов. Порой по разным причинам возникает необходимость составить опись документов — например, чтобы отправить их в налоговую или сдать на хранение в архив. Есть ли для этого определенные правила и что нужно обязательно учесть при составлении перечня? Разберемся подробнее.

Скачать бланк описи передачи документов в Word

Cкачать образец описи передаваемых документов

Скачать образец описи документов для передачи другой организации

Скачать образец описи документов для передачи в архив

Обязательно ли составлять опись

Если дать краткое понятие, то опись документов — это перечень или список, по которому бумаги передаются от одного лица другому (компании, госоргану, ИП и пр.) или из отдела в отдел. И даже небольшой перечень в конце письма — это тоже опись. Кажется, что это несущественный документ и составлять его не всегда обязательно, но на деле опись относится к виду подтверждения и даже доказательства и может использоваться при расследованиях или в судебных процессах.

Например, вы направляете своему контрагенту претензию и прикладываете к ней счета, акты выполненных работ и прочие бумаги. Если в заказное письмо не вложить перечень документации или не указать его в тексте письма, то недобросовестный партнер скажет, что вы отправили ему пустой конверт или не приложили что-то по списку. А чтобы таких и подобных ситуаций не было, важно понимать, как составить опись документов, чтобы к передаваемым по ней вещам и бумагам не возникало вопросов.

В обычных гражданских и деловых отношениях такие списки составляются по желанию, но используются они достаточно часто: в кадрах, при отправке писем в проверяющие и контролирующие органы, контрагентам или клиентам, при подаче заявок на торги или аукционы, в органах следствия, судах и процессах, для организации хранения различной документации и даже просто для наведения порядка в папках с разными бумагами — наличие перечня помогает быстро найти или положить на место нужный документ.

Конечно, для обычной хозяйственной деятельности законом не устанавливается строгий перечень, когда опись должна составляться обязательно. Но для отдельных видов организаций и в некоторых ситуациях такие списки должны составляться по определенным правилам, которые утверждаются в специальных НПА.

Так, согласно АПК и ГПК РФ, при подаче иска в суд обязательное требование — наличие перечня всего, что прилагается к заявлению.Также для каждой судебной инстанции утверждены специальные инструкции, в соответствии с которыми происходит учет всех составляемых бумаг (в том числе и электронных) и их использование, комплектование дел и процесс хранения. И важная роль во всем этом отводится описи. Она должна иметь определенную форму и присутствовать в каждом судебном деле.

Для нотариусов действуют Правила нотариального делопроизводства, утвержденные Приказом Минюста России № 394 от 14.12.2022 , и по всем делам, в том числе и наследственным, списки формируются у нотариусов строго по этим правилам.

Различные государственные органы власти и организации должны использовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утверждены Приказом Росархива от 09.12.2020 № 155 ) и составлять перечни документации в соответствии с этими правилами.

При отправке оригиналов различных бумаг и вещей Почтой России, как правило, используется утвержденная форма с перечнем вложений — форма 107. Она закреплена Приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п . Для почтовых отправлений допускается использовать и свою форму или бланк с описанием вложений, но она все равно должна содержать обязательные реквизиты, которые имеются в форме 107.

Правила составления описи

Как правило, список составляется в отношении бумажной документации или вещей. Но с учетом распространения электронного документооборота перечни применяются и в отношении электронной документации, а очень часто — и при ее отправке электронной почтой.

Если форма описи не закреплена никаким нормативным актом или законом, то такую форму или бланк каждое предприятие или ИП вправе разработать самостоятельно или каждый раз использовать произвольную форму. Но если все-таки такой бланк утверждается в организации, то следует учесть цель, для чего он формируется. Например, для хранения кадровых или бухгалтерских бумаг разрабатывается один бланк, а для отправки отчетности или писем в госорганы — совсем другой.

Опись можно составить в форме таблицы или простым пронумерованным списком. Так, для внутреннего документооборота более удобна таблица, а в сопроводительном письме проще указать перечень приложений списком. Составляется такой список на фирменном бланке или на простом листе — это большого значения не имеет. В любом списке обязательно указывается следующая информация:

• порядковый номер передаваемой бумаги;
• ее название и реквизиты (дата, исходящий номер);
• количество листов;
• количество экземпляров.

В зависимости от цели составления перечня в него допустимо включить важные дополнительные сведения, например:

• наименование органа или ФИО лица, составившего или выдавшего документ;
• наименования компании, госоргана, ФИО должностного лица или ИП, которому направляется или передается документация;
• примечания или особые отметки о содержании;
• место для подписи и расшифровки подписи того, кто передает и/или получает бумаги или вещи по списку;
• общее количество передаваемых бумаг и листов, например: «всего 5 документов на 23 листах».

Особенности оформления описи при передаче в другую организацию

Очень часто возникает необходимость передать документацию в другую организацию или в государственный орган, который прислал запрос. Перед составлением списка документы сортируются по виду, количеству экземпляров, порядку, если необходимо — нумеруются страницы в объемных документах. Затем для передаваемой документации составляется опись по форме, утвержденной в организации или в произвольной форме, и в ней указывается:

• какое общество, ИП или должностное лицо передает бумаги;
• куда они передаются (наименование общества или госоргана);
• основание для составление перечня — запрос, письмо, необходимость подписать оригиналы и пр. Например, «документы по описи передаются с целью выполнения предписания № 01-001 от 01.01.2021»;
• порядковый номер документации по списку;
• название каждой бумаги и ее реквизиты (номер и дата);
• что передается — оригинал или копия;
• количество экземпляров и количество листов каждого передаваемого документа;
• если по правилам организации документации присваиваются специальные индексы (цифровой код) — необходимо указать их;
• наименование должности, расшифровка и подпись лица, передавшего и принявшего бумаги;
• дата составления и передачи бумаг по списку;
• место для печати, если она предусмотрена.

Для вас разработали образец и бланк.

ООО __________________, адрес:_______________________________

передало в адрес ООО ______________, адрес: _________________________________

для ________________________________ следующие документы согласно описи:

№ п/п	Наименование документа	Кол-во листов	Кол-во экземпляров
1
2
3
Итого:

Документы передал по описи:

Документы получил по описи:

Список составляется минимум в 2 экземплярах: один для отправителя, второй — для получателя. Если по внутренним регламентам организации списки хранятся в разных отделах или в разных делах, то изготовьте большее количество этих экземпляров.

Если к документации составляется сопроводительное письмо, то тогда в него допустимо включить перечень приложений к письму в форме пронумерованного списка. В нем обязательно указать: наименование документа, его реквизиты, количество листов и экземпляров.При отправке документов по электронной почте опись также удобнее сделать в форме простого перечня.

Особенности оформления при передаче в архив

Обычно для хранения в архив (государственный или внутренний — на предприятии) передаются большие объемы документов, поэтому и опись имеет особенности. Для внутреннего хранения списки необязательны, но желательны — так проще потом найти нужную бумагу.

Для государственного архива перечень передаваемых вещей обязателен, составляйте его по правилам и как минимум в двух экземплярах. Сначала подготовьте бумаги для хранения — распределите их по датам, или по названию, или по другому критерию, который отражается в содержании описи. Учитывайте, по какому реквизиту потом проще найти нужную бумагу, дело или папку. Каждая папка подписывается, а все листы в ней нумеруются, эти данные вносятся в соответствующие колонки перечня.Затем папки помещают в коробки или ящики, которые тоже нумеруются или подписываются. В список вносятся сведения:

• номер и общее количество ящиков или коробок с бумагами;
• название каждой папки, период за который она составлена;
• срок хранения документации — определяется для каждого вида документа отдельно (например, по ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» );
• примечание — если необходимо указать особенности (например, трудовые договоры или трудовые книжки и пр.);
• общее количество передаваемых ящиков, коробок;
• общее количество листов;
• подписи лица или членов комиссии, составивших опись;
• должность и подпись лица, принявшего документацию на хранение.

Списки документов, сданных в архив, хранятся в соответствии с максимальным сроком, который указан в них. Например, срок хранения разных бумаг — 5, 10 и 75 лет, список необходимо хранить минимум 75 лет.

• как составить доверенность для участия в госзакупках по 44-ФЗ;
• как составить сопроводительное письмо для передачи документов;
• как долго хранят документацию по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Документы и разъяснения

Приказ Минюста России № 394 от 14.12.2022

Приказ Росархива № 155 от 09.12.2020

Приказ ФГУП «Почта России» № 114-п от 17.05.2012

Федеральный закон № 125 от 22.10.2004

Формы описи документов

Настоящим удостоверяется, что __________________ (Ф.И.О.), представитель соискателя лицензии (лицензиата) (наименование соискателя лицензии (лицензиата) действующий на основании доверенности от _______________ № _________ (на основании Устава) представил, а лицензирующий орган — Сибирское управление Ростехнадзора принял от соискателя лицензии (лицензиата) «____» __________ 20____ г. следующие документы для предоставления (переоформления, получения дубликата, копи) лицензии на осуществление деятельности (наименование вида деятельности)