Где хранится трудовой договор работника

Где хранится трудовой договор работника

4 февраля 2024 Регистрация Войти
6 февраля 2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

12 февраля 2024

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право Согласно статье 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора работника должен храниться у работодателя. В бюджетном учреждении ведение кадрового делопроизводства и оказание услуг по ведению бухгалтерского учета по договору исполняет МКУ «Централизованная бухгалтерия». Все документы, в том числе трудовые договоры, хранятся в Централизованной бухгалтерии. Можно (или нужно) в трудовом договоре и в правилах внутреннего трудового распорядка прописать, что один экземпляр трудового договора хранится в МКУ «Централизованная бухгалтерия»?

Согласно статье 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора работника должен храниться у работодателя. В бюджетном учреждении ведение кадрового делопроизводства и оказание услуг по ведению бухгалтерского учета по договору исполняет МКУ «Централизованная бухгалтерия». Все документы, в том числе трудовые договоры, хранятся в Централизованной бухгалтерии. Можно (или нужно) в трудовом договоре и в правилах внутреннего трудового распорядка прописать, что один экземпляр трудового договора хранится в МКУ «Централизованная бухгалтерия»?

2 мая 2023

Требования к форме и порядку хранения трудового договора содержатся в ст. 67 Трудового кодекса. Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются сторонами: работодателем и работником. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя*(1).

Трудовые договоры (служебные контракты) относятся к документам по личному составу (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ), п. 1.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018 г.)). В свою очередь, обязанность организаций обеспечивать сохранность кадровых документов, правила и сроки их хранения установлены ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ, согласно которой организации и индивидуальные предприниматели должны обеспечивать сохранность всех этих документов (как поступивших к ним, так и созданных ими в процессе деятельности) в течение законодательно установленных сроков их хранения.

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью (ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Однако несмотря на то, что Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» не содержит нормы о том, где надлежит хранить трудовые договоры, полагаем, что их хранение должна осуществлять именно организация-работодатель*(2). Вместе с тем отметим, что МКУ «Централизованная бухгалтерия» — это самостоятельное юридическое лицо, действующее на основании Устава, связанное с указанным в вопросе учреждением договорными обязательствами. Следовательно, МКУ «Централизованная бухгалтерия», по сути, не может являться работодателем, указанным в ст. 67 ТК РФ.

Таким образом, по нашему мнению, в случае указания в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка учреждения в качестве места хранения трудового договора МКУ «Централизованная бухгалтерия», мы не исключаем рисков возникновения претензий со стороны контролирующих органов.

Вместе с тем обращаем внимание, что данный ответ выражает наше экспертное мнение, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства РФ в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше ответе.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Ответ прошел контроль качества

11 апреля 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Напомним, что за нарушение трудового законодательства предусмотрена ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

*(2) Дополнительно рекомендуем ознакомиться:

• Энциклопедия решений. Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей;
• Энциклопедия решений. Обеспечение сохранности документов.

Можно ли хранить трудовые договоры в личном деле

Подборка наиболее важных документов по запросу Можно ли хранить трудовые договоры в личном деле (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Трудовой договор:
• Аванс в трудовом договоре
• Адрес рабочего места
• Аннулирование трудового договора
• Антикоррупционная оговорка в трудовом договоре
• Антикоррупционное соглашение
• Показать все

• Трудовой договор:
• Аванс в трудовом договоре
• Адрес рабочего места
• Аннулирование трудового договора
• Антикоррупционная оговорка в трудовом договоре
• Антикоррупционное соглашение
• Показать все

• Личное дело работника:
• Акт приема передачи личного дела муниципального служащего образец
• Акт приема-передачи личного дела госслужащего
• Внутренняя опись личного дела
• Дополнение к личному листку по учету кадров
• Журнал учета личных дел
• Показать все

Судебная практика

Постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.05.2023 N 19АП-7103/2016 по делу N А14-7601/2016
Требование: Об отмене определения об удовлетворении жалобы на действия (бездействие) конкурсного управляющего.
Решение: Определение оставлено без изменения. В соответствии с требованиями законодательства передаче в архив в упорядоченном виде (с нумерацией, классификации по алфавиту, прошитые надлежащим образом) подлежат следующие документы: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, лицевые счета, сведения о персонифицированном учете в пенсионном фонде, реестр сведений о доходах физических лиц, трудовые договоры, расчетные ведомости по заработной плате. В понятие обработки документов входит: проведение соответствующей экспертизы ценности документов (изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, также, нумерация листов, подшив, оформление обложек, формирование дел, составление и оформление внутренней описи и описи дел, составление заголовков, составление научно-справочного аппарата к описи (оглавления, списка сокращенных слов, предисловия (дополнения к предисловию), формирование связок дел.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

«Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями»
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
(«Редакция «Российской газеты», 2021) В личных делах хранятся копии обязательных при заключении трудового договора документов (паспорт, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, военный билет и т.п.), а также иные документы, содержащие необходимые бухгалтерии и кадрам сведения, такие как копия свидетельства о присвоении ИНН, копия свидетельства о заключении брака работником (при смене им фамилии), копии свидетельств о рождении детей (для оформления налоговых вычетов или отпусков по уходу за ребенком) и т.п.

Трудовые договоры: оформление на хранение

Трудовой договор – документ, на основании которого человек становится сотрудником компании. Он действует весь период работы, а затем сдается в архив организации. Несмотря на то что трудовые договоры являются зоной ответственности отдела кадров, архивировать их все равно приходится секретарям, ответственным за хранение документов компании[1].

Трудовой договор с точки зрения архивиста

Трудовой договор – это документ по личному составу длительного срока хранения. Срок хранения трудового договора – 50 лет ЭПК (ст. 435 Перечня 2019[2]), если он завершен делопроизводством после 1 января 2003 г. Трудовые договоры, закрытые делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет[3].

Закрытие делопроизводством трудового договора наступает в день увольнения работника. Это важно понимать и архивисту, и кадровику, потому что бывает, что через несколько дней работник устраивается на работу заново.

Новое трудоустройство бывшего работника – это новый трудовой договор. Может даже так случиться, что за год один и тот же человек принимается и увольняется три и более раз. Значит, три (и более) трудовых договоров этого работника будут закрыты делопроизводством в определенном календарном году (см. Пример 3, номера во внутренней описи 3–5).

Пока работник трудится на предприятии, его трудовой договор находится в отделе кадров. Документ не завершен делопроизводством, и об архивном хранении думать пока рано.

Дополнительные соглашения к трудовым договорам

Дополнительное соглашение к трудовому договору заключается, например, при изменении оплаты труда работника. При трудоустройстве была установлена одна сумма, но со временем она повысилась. Это должно быть закреплено документально.

В норме дополнительные соглашения должны храниться вместе с трудовыми договорами, к которым они относятся. Сколько бы их ни было, в хронологическом порядке они подкладываются к конкретному договору. Однако случается, что дополнительные соглашения к трудовым договорам подшивают в отдельное дело. Тогда ежегодно при приеме дел уволенных работников в архив архивист требует от отдела кадров дополнительные соглашения к трудовым договорам уволенных работников, а кадровики должны разложить допсоглашения каждое к своему договору.

И все равно иногда обнаруживаются бесхозные дополнительные соглашения к трудовым договорам. Например, в 2011 году кто-то просто поленился вложить допсоглашение в соответствующий файл, а потом оно затерялось и нашлось только в 2023 году, когда компания, наконец, решила упорядочить свой кадровый архив. Если удалось найти нужный трудовой договор – отлично. Если нет, то это допсоглашение все равно архивируется. Это будет единичный документ с указанием принадлежности (см. Пример 6, статью 114 описи).

Особенности оперативного хранения (пока сотрудник не уволился) и оформление дел с трудовыми договорами уволенных работников будут зависеть от того, ведутся ли в компании личные дела работников.

Если в компании принято вести личные дела своих работников, то договор хранится вместе с остальными документами в личном деле.

Если личные дела вести не принято, то дело «Трудовые договоры…» фигурирует в номенклатуре дел отдела кадров самостоятельно, является переходящим и живет в отделе кадров долгие годы.

Разберем, чем отличаются эти варианты.

Трудовые договоры в составе личных дел

Отражение в номенклатуре дел

Если в компании принято вести личные дела своих работников, то трудовой договор хранится вместе с остальными документами в личном деле. Тогда в номенклатуре дел трудовые договоры никак не отражаются – в ней есть дело «Личные дела работников Общества».

Оформление личных дел с трудовыми договорами

Если трудовой договор входит в состав личного дела работника, то и архивируется он как составная часть личного дела, в общем порядке вместе со всеми остальными документами дела.

После увольнения работника личное дело передается в архив, где подлежит полному оформлению на хранение. При этом документы в деле раскладываются в хронологической последовательности, а первым и последним документом личного дела являются заверенные копии приказов о приеме и увольнении работника[4].

Трудовой договор вместе со всеми дополнительными соглашениями к нему, расположенными хронологически, помещается сразу после копии приказа и заявления о приеме. Он отражается во внутренней описи (Пример 1).

[1] Далее в статье будем называть их архивистами. – Прим. автора.

[2] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019).

[3 ] Пункт 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

[4] Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (ВНИИДАД, 2019).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2023.

Узнать больше:

• Приказы по личному составу: важные особенности подготовки и хранения

• Архивная обработка документов по личному составу: девять ответов на ваши вопросы

Срок хранения трудового договора

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения трудового договора (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Хранение документов:
• Акт на уничтожение документов
• Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
• Архив организации
• Архивная справка
• Архивная справка образец
• Показать все

• Хранение документов:
• Акт на уничтожение документов
• Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
• Архив организации
• Архивная справка
• Архивная справка образец
• Показать все

• Трудовой договор:
• Аванс в трудовом договоре
• Адрес рабочего места
• Аннулирование трудового договора
• Антикоррупционная оговорка в трудовом договоре
• Антикоррупционное соглашение
• Показать все

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Типовая ситуация: Бухгалтерские и кадровые документы: сроки хранения и уничтожение
(Издательство «Главная книга», 2023) Кадровые документы: лицевые счета, личные дела и карточки, трудовые договоры — 50 лет, штатное расписание — до ликвидации организации