В упд документ об отгрузке что писать

Что писать по строке 5а в УПД

ФНС разъяснила, как правильно заполнять строку 5а в универсальном передаточном документе. Письмо от 29 июля 2021 г. № СД-4-3/10681@.

С 1 июля 2021 года в счете-фактуре заполняют новую строку 5а. В ней отражают:

— порядковый номер записи в графе 1 табличной части счета-фактуры;

— номер документа на отгрузку товаров, работ, услуг, указанных в соответствующей строке графы 1;

— дату оформления документа на отгрузку.

Строка 5а добавлена и в форму УПД .

Если вы на отгрузку оформляете УПД , в строке 5а отразите номер и дату счета-фактуры, указанные в строке 1.

Как заполнять строку 5а в ЭДО

Новая форма счета-фактуры в 2021 году принесла несколько изменений для привычного заполнения. В их числе — строка 5а в документе, который проходит по ЭДО. Разбираемся, как оформить счет-фактуру в системе обмена электронными документами.

В этой статье:

• Правила заполнения
• В системе ЭДО не заполняется строка 5а
• Как заполнять документы

Правила заполнения

Строка 5а называется «Документ об отгрузке № п/п». Она появилась в бумажных счетах-фактурах после выхода Постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. В строке необходимо указывать номер и дату документа об отгрузке, а также порядковый номер (№ п/п) строк товаров, которые соответствуют записям в счете-фактуре. В табличной части также добавили колонку «№ п/п» — номера из нее прописывают в строке 5а.

Переходите на ЭДО через Диадок

Поможем формировать документы по всем требованиям законодательства

В системе ЭДО не заполняется строка 5а

Пользователи начали отмечать сложности при создании счетов-фактур и УПД в новом формате. По их словам, система ЭДО не читает данные документа отгрузки в строке 5а. Работа частично приостановилась, так как некоторые юридические лица не соглашаются на обмен электронными документами с пустыми полями.

На самом деле заполнить строку 5а, а именно порядковый номер, не позволяет действующий формат электронных документов. Счет-фактура содержит только наименование, номер и дату документа об отгрузке — эти реквизиты регулирует приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.

Для порядкового номера нет соответствующего атрибута, поэтому система оставляет поле пустым. Оператор ЭДО не может добавить поле самостоятельно, так как формат документов утверждает и разрабатывает ФНС России.

Как заполнять документы

ФНС выпустила письмо от 29.07.2021 № СД-4-3/10681@. В нем налоговая объяснила, что в электронном счете-фактуре порядковый номер записи можно не заполнять. Специалисты Контур.Диадока доработали систему ЭДО на основании рекомендаций письма ФНС.

Незаполненная строка 5а не может быть основанием для того, чтобы отказать организации в налоговом вычете — это регулирует п. 2 т ст. 169 Налогового кодекса РФ.

В Контур.Диадоке соблюдаются все требования к ЭДО

ФНС разъяснила, как заполнять строку 5а в электронных счетах-фактурах

Для заполнения порядкового номера записи (№ п/п) в формате нет соответствующего атрибута. Письмо ФНС № СД-4-3/10681@ разъясняет, что для электронных документов его не обязательно заполнять где бы то ни было. Организации не несут рисков при незаполнении № п/п — это не является основанием для отказа в вычете суммы НДС.

Это же письмо поясняет, что последствий не будет и в случае незаполнения граф 10-11 в УКД. Можно не заполнять эти сведения в электронных корректировочных документах, составленных по формату приказа № 736. В формате нет специальных элементов для заполнения сведений о стране происхождения товара и регистрационного номера декларации.

Переходите на электронные счета-фактуры

ЭДО в Диадоке отвечает всем требованиям законодательства

Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ (УПД) дает возможность объединить всю информацию из счета-фактуры (СФ) и документа первичного учета. Компании и ИП используют его как первичный документ или как комбинацию счета-фактуры и первичного документа. Он позволяет оформить поставку товаров, услуг или работ и передачу имущественных прав.

УПД можно использовать для отражения операций с товарами, подлежащими прослеживаемости, если компания не является плательщиком НДС. Это работает и при посреднической деятельности.

Бумажный УПД

Чтобы начать использовать УПД, необходимо зафиксировать это в учетных документах компании. УПД — основание для налогового и бухгалтерского учета. Он может быть законным основанием для определения объема вычетов по НДС, а также — для признания конкретных расходов в бухучете. Это отражено в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счет-фактуру и первичный учетный документ. В письме ФНС предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию. При этом УПД должен содержать обязательные реквизиты счета-фактуры, если используется как объединяющий СФ и первичный документ.

Отправляйте УПД быстро и безопасно

Диадок позволит сформировать документ по нужному формату и мгновенно передать контрагенту. Электронный УПД никогда не потеряется и всегда будет доступен. Подключиться

Электронный универсальный передаточный документ

• СЧФ — счет-фактура;
• СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
• ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции. Для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП или ДОП подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания. Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

В электронном УПД передаются данные по маркированным товарам в систему Честный ЗНАК. С 1 января 2022 года передавать данные о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, можно только через систему ЭДО. Также УПД применяется для работы с товарами, данные о которых передают в национальную систему прослеживаемости.

Как заполнять электронный УПД

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата УПД

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования: одно — официальное по факту хозяйственной жизни, второе — то, о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информацию для участника документооборота, дополнения об участниках сделки. Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения: номер телефона, e-mail;
• банковские реквизиты.

Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации». «Область полномочий» обязателен для заполнения, выбирается нужное.

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1. сотрудник продавца;
2. сотрудник организации, составившей файл продавца;
3. сотрудник иной уполномоченной организации;
4. уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 обычно это «Должностные обязанности». Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, ее дата и номер. Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя. Подписантов может быть несколько.

Как работать с УПД в Диадоке

Диадок позволяет отправить УПД, созданный в самом сервисе или сформированный в другой системе. Мы написали подробную инструкцию о том, как сформировать и отправить УПД в сервисе.

Обменивайтесь УПД в Диадоке

Формируйте УПД по формату, утвержденному ФНС, прямо в Диадоке с помощью встроенного редактора. Он подскажет, как правильно заполнить поля и проверит документ на ошибки.

Частые вопросы

• Как убедиться, что полученный документ соответствует формату, утвержденному ФНС?
• Можно ли выставить электронный счет-фактуру «задним числом»?
• Сколько лет хранятся документы на серверах Диадока?
• Можно ли отозвать документ, отправленный через Диадок?
• Сменились реквизиты организации. Как поменять их на сервере?