Прием на работу 2023 какой отчет сдавать

Как заполнить ЕФС‑1 при приёме на работу в 2023 году

После появления Социального фонда у работодателей появился новый отчёт, который объединил в себе старые документы для ФСС и ПФР. Рассказываем, как заполнить новую форму при приёме сотрудника.

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — это новый отчёт, который ввели после объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР). Новой формой пользуются с 01.01.2023 г., актуальный бланк утверждён постановлением ПФР от 31.10.2022 г. № 246п.

Новая форма объединяет в себе несколько отчётов:

СЗВ-ТД — подраздел 1.1 раздела 1;
СЗВ-СТАЖ — подраздел 1.2 раздела 1;
ДСВ-3 — подраздел 3 раздела 1;
4-ФСС — раздел 2.

Подробно про ЕФС-1 и порядок заполнения мы рассказали в отдельной статье. Далее рассмотрим, как и какие разделы заполнить при приёме на работу нового сотрудника.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Начать учиться

Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговая инструкция

До 2023 г. о новых сотрудниках сообщали в ПФР, сдавая СЗВ-ТД. Чтобы уведомить СФР о приёме работников, ЕФС-1 заполняют не целиком. Нужны лишь некоторые разделы, которые соответствуют отменённому СЗВ-ТД:

титульный лист,
подраздел 1 раздела 1,
подраздел 1.1 раздела 1.

Титульный лист

На титульном листе заполняют сведения о страхователе:

регистрационный номер в СФР или ПФР;
полное или сокращённое наименование компании или ФИО предпринимателя;
ИНН, КПП;
поля с ОКФС, ОКОГУ и ОКПО оставляют пустыми;
основной вид деятельности по ОКВЭД;
ОГРН или ОГРНИП;
контакты предприятия: номер телефона ответственного сотрудника и адрес электронной почты.

«Сведения о страхователе, за которого предоставляют сведения» в общем случае пропускают. Раздел заполняют, когда компания или ИП направляет информацию по другому работодателю.

Внизу указывают должность руководителя или уполномоченного представителя. Он заверяет сведения личной подписью, ставит расшифровку и печать при наличии. Дата — день сдачи отчёта.

Сведения о сотруднике

В подраздел 1 раздела 1 вносят данные принятого специалиста. Блок включает привычные ФИО, СНИЛС, дату рождения и ИНН. В ЕФС-1 добавили:

1. Статус зарегистрированного лица. Указывают одно из значений:

ГРФ — граждане РФ;
ПЖИГ — постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства;
ВЖИГ — временно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также временно пребывающие на территории РФ лица, которым предоставлено временное убежище;
ВПИГ — временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов);
ВКС — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие на территории РФ.

2. Гражданство (код страны). Заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира, который утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 14.12.2001 г. № 529-СТ. Для граждан России — «643». Если у человека нет гражданства, указывают «000».

Сведения о приёме на работу

Подраздел 1.1 раздела 1 — копия табличной части отчёта СЗВ-ТД. Она включает в себя:

1. Порядковый номер записи. Заполняют в порядке возрастания от «1».

2. Дата кадрового мероприятия. Указывают в соответствии с приказом о назначении или иным документом. По временным исполнителям пишут дату заключения гражданско-правового договора.

3. Сведения о мероприятии. Вносят код кадрового мероприятия — «ПРИЁМ», который соответствует заключению трудового соглашения. Для временных исполнителей по ГПД указывают «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ».

4. Сведения о территориальных условиях. Графу заполняют работодатели с Крайнего Севера или района, приравненного к нему:

РКС — работа в районах Крайнего Севера, в том числе по договорам ГПХ;
МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

В остальных случаях графу оставляют пустой.

5. Трудовая функция. Указывают наименование должности по штатному расписанию. Если заключили ГПХ-соглашение, графу оставляют пустой.

6. Код выполняемой функции. Вносят цифровое обозначение должности из Общероссийского классификатора занятий, который утверждён Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 г. № 677. В графу можно вносить коды из пяти знаков, меньше — нельзя.

Для специалистов по ГПХ указывают:

ДГПХ — договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг).
ДАВТ — договор авторского заказа.
ДОИП — договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.
ИЗЛД — издательский лицензионный договор.
ЛДПИ — лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

7. Причина увольнения. При приёме нового сотрудника графу оставляют пустой.

8-10. Документ о кадровом мероприятии. Указывают название, дату и номер — обычно ссылаются на приказ.

11. Признак отмены. В исходном документе графу оставляют пустой — она нужна для исправления ошибок.

Перед таблицей есть блок о заявлении по трудовой книжке. В нём отражают сведения по заявлению о переходе на электронную трудовую книжку.

Образец заполнения ЕФС-1 при приёме на работу

Представим, что ООО «Принцип» 27.02.2023 г. заключило трудовой договор с маркетологом Кудрявцевой Софией Михайловной.

В этом случае отчёте заполним титульный лист

А также подраздел 1 и 1.1 раздел 1:

Когда и как сдавать отчёт

Сведения о приёме на работу сдают не позже следующего рабочего дня после подписания приказа. Например, Софию Михайловну трудоустроили 27.02.2023 г., поэтому ЕФС-1 сдадут до 28.02.2023 г. включительно. Если срок выпадает на выходной или праздник, его переносят на ближайший рабочий день.

Если в организации трудоустроено 10 и более человек, ЕФС-1 разрешено сдавать только в электронном виде. Остальные выбирают формат документа по собственному усмотрению.

Как исправлять ошибки

Для исправления ошибок пользуются графой 11 подраздела 1.1 раздела 1. Представим, что Кудрявцеву Софью Михайловну приняли не 27.02, а 28.02.2023 г. Чтобы направить в СФР достоверные сведения:

В исходной строке с данными о кадровом мероприятии в графе 11 ставят «Х».
Ниже заполняют новую строку с корректной информацией.

Коротко

ЕФС-1 — это новый отчёт, который появился после объединения ПФР и ФСС. В него вошли СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС.
При приёме работодатель заполняет и сдаёт не весь ЕФС-1, а титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1.
Информацию о приёме нового сотрудника направляют в СФР не позже следующего рабочего дня после подписания приказа.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как сдать СЗВ-ТД в 2023 году

С 2023 года отчет СЗВ-ТД отменен. После объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России часть прежних отчетов, в том числе СЗВ-ТД, объединила в себе единая форма сведений ЕФС-1. Поэтому в 2023 году работодатели не сдают СЗВ-ТД как самостоятельный отчет.

В этой статье:

Кто сдает отчет СЗВ-ТД
Сроки сдачи СЗВ-ТД
Куда и как отчитываться по СЗВ-ТД
Порядок заполнения СЗВ-ТД
Образец заполнения СЗВ-ТД
Распространенные ошибки при заполнении формы СЗВ‑ТД на видео
Ответы на вопросы

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

С 2023 года СЗВ-ТД отменен. Аналогичный отчет станет частью новой формы ЕФС-1 — это ее подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности)». Работодатели будут сдавать этот подраздел в объединенный Фонд пенсионного и социального страхования РФ.

Что изменится в отчете:

СЗВ-ТД теперь нужно будет подавать при заключении и расторжении договоров гражданско-правового характера;
В графе «Причины увольнения» теперь нужно будет указывать специальный код в соответствии с утвержденным классификатором.

Срок сдачи формы при переводе, переименовании, установлении (присвоении) и запрете занимать должность тоже изменится. Теперь отчитаться по этим мероприятиям следует не позднее 25-го числа следующего месяца. В остальных случаях подраздел по-прежнему подается на следующий рабочий день.

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 можно будет подавать отдельно от других. Нет необходимости заполнять каждый раз всю форму целиком. Подробнее о новом отчете мы рассказывали в статье «Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года: состав и особенности заполнения».

Важно! Информация ниже не актуальна в 2023 году, так как касается отмененного отчета.

Кто сдает отчет СЗВ-ТД

Отчетность сдают все работодатели — предприниматели и организации. При этом отчитаться нужно по тем сотрудникам, в том числе совместителям и дистанционщикам, с которыми в течение отчетного периода случились кадровые перемены. Например, если работники были трудоустроены в новом месте, переведены в другой филиал, отстранены от занимаемой должности. Также отчитаться нужно по сотрудникам, которые изъявили желание перейти на новый (электронный) формат трудовой книжки или остаться с бумажной версией.

С октября 2022 года работодатели должны сообщать в ПФР о приостановлении и возобновлении трудовых договоров с мобилизованными. Подробно мы рассказывали в статье «Как сдать СЗВ‑ТД по мобилизованным сотрудникам».

Все записи вносятся в отчет на основании приказов, решений и распоряжений руководства организации, подтверждающих изменения статуса трудовых отношений между работодателем и сотрудниками.

По работникам, в отношении которых в течение месяца не проводились кадровые мероприятия и которые не писали заявлений о выборе формы трудовой книжки, информацию в СЗВ-ТД подавать не нужно, так как нулевая форма отчета не предусмотрена.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Сроки сдачи СЗВ-ТД

Отчет нужно сдавать каждый месяц, но только если есть основания для заполнения.

Срок сдачи зависит от причины сдачи формы:

При переводе на другую работу, переименовании организации, установлении новой квалификации, запрете занимать какую-либо должность, подаче заявления о выборе формы трудовой книжки — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
При найме на работу и увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора с мобилизованным — не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа или иного документа, подтверждающего изменение трудовых отношений.

При этом действует стандартное правило переноса: если последний день сдачи приходится на выходной или праздник, срок переносится на следующий ближайший рабочий день. Так, в 2022 году за перевод на другую должность в апреле нужно будет отчитаться не позднее 16 мая, так как 15-е число выпало на воскресенье. Другой пример: если приказ об увольнении издан в пятницу, то отчет СЗВ-ТД нужно подать в понедельник.

Куда и как отчитываться по СЗВ-ТД

Страхователи сдают СЗВ-ТД в территориальное отделение ПФР по месту учета организации, обособленного подразделения или предпринимателя.

СЗВ-ТД разрешено сдавать в двух форматах — бумажном и электронном. Бумажный актуален только для страхователей, у которых численность работающих зарегистрированных лиц за прошлый отчетный период не превышает 10 человек. Более крупные работодатели обязаны отчитаться электронно.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Порядок заполнения СЗВ-ТД

Сам отчет помещается на один лист и включает в себя текстовую и табличную части. В текстовой части нужно указать данные работодателя, застрахованного лица и даты заявлений о смене или сохранении формата трудовой книжки.

О страхователе-работодателе нужно сообщить:

номер регистрации в ПФР;
название фирмы по документам или ФИО предпринимателя и специалистов частной практики в соответствии с паспортом;
ИНН и КПП.

Если страхователь выступает правопреемником бывшего работодателя, которого уже сняли с учета, он заполняет раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот раздел оформляют, чтобы представить или исправить сведения о сотруднике, которыми занимался прошлый работодатель. Строки те же, что в предыдущем разделе.

По сотруднику указываются ФИО, дата рождения и СНИЛС. Если он заявил о том, чтобы в его отношении продолжали вести бумажную трудовую книжку или же начали записывать сведения в электронном виде, то в нужном поле укажите дату подачи заявления. Если таких заявлений не было, оставляйте раздел пустым.

Далее переходите к заполнению табличной части. Рассмотрим графы по порядку.

В графе 1 укажите порядковый номер кадрового мероприятия в рамках заполняемого отчета, в графе 2 — дату этого мероприятия.

В графе 3 укажите код, соответствующий наименованию мероприятия:

«ПРИЕМ» — прием на работу;
«ПЕРЕВОД» — перевод на другое место;
«ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» — смена наименования страхователя-работодателя;
«УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» — присвоение сотруднику новой профессии, квалификации, специальности;
«УВОЛЬНЕНИЕ» — увольнение;
«ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)» — лишение права занимать должность или вести определенную деятельность на основании судебного приговора;
«ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» — приостановление трудового договора в связи с призывом сотрудника на военную службу по мобилизации или контракту, в том числе добровольно;
«ВОЗОБНОВЛЕНИЕ» — возобновление ранее приостановленного трудового договора с сотрудником, призванным на военную службу по мобилизации или контракту, в том числе добровольно.

extern

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Графу 4 заполняйте только у «Северных» работников. Если они заняты в районах Крайнего Севера, проставьте код «РКС», если заняты в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, укажите код «МКС».

В графе 5 укажите наименование должности, специальности сотрудника и вид работы, на которую он нанят или переведен, структурное подразделение. Запись должна соответствовать наименованиям в штатном расписании. Если работник повысил квалификацию, то указывается его новый класс и разряд по профстандартам.

Эта графа обязательно заполняется для мероприятий с кодом «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ» (п. 2.1 Постановления ПФР от 13.10.2022 № 217п)..

В этой же графе нужно указать сведения о том, что по приговору суда работнику запретили занимать определенные должности и осуществлять определенную деятельность. Внесите записи об основании и сроке запрета.

В случае переименования организации тоже нужно заполнить эту графу. Впишите в графу 5 формулировку о переименовании, как в трудовой книжке. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Астра» (ООО «Астра») переименовано с 07.09.2022 в Общество с ограниченной ответственностью «Сесилия» (ООО «Сесилия»).

В графе 6 следует указывать код выполняемой функции в соответствии с Общероссийским классификатором занятий. Код имеет вид «ХХХХ.Х», где первые четыре знака обозначают группу занятий, а последний знак — контрольное число. В Экстерне есть справочник значений, который поможет выбрать нужный код. Если трудовых функций у сотрудника несколько, укажите код той, которая занимает большую долю времени.

Этот реквизит обязателен для мероприятий с кодами «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ» (п. 2.1 Постановления ПФР от 13.10.2022 № 217п).

В графе 7 укажите причину, по которой работник был уволен. Она должна соответствовать ТК РФ или другим ФЗ. Запись сделайте такую же, как в трудовой книжке, без сокращений.

В графах 8, 9 и 10 укажите данные документа, который подтверждает изменения. Это наименование, номер и дата приказа, постановления, распоряжения и т.п.

Форму проверяет и подписывает руководитель или его представитель по доверенности. Если в организации есть печать, то она проставляется у соответствующей отметки. Электронную форму СЗВ-ТД следует подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если потребуется исправить сведения по сотруднику, то нужно поставить в графе 11 соответствующей строки «Х» и заполнить следующую строку скорректированными данными.

СЗВ-ТД в 2023 году: чем заменили отчет

С 1 января 2023 года из-за объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд введена единая форма отчетности — ЕФС-1. Она объединила 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3. Таким образом, СЗВ-ТД в 2023 работодатели больше не сдают. Разбираемся, как и в какие сроки сдавать сведения о трудовой деятельности.

Что такое ЕФС-1 – отчет вместо СЗВ-ТД

Начиная с 1 января 2023 года работодатели как страхователи по обязательному пенсионному и социальному страхованию подают сведения в СФР по единой форме (ч. 3. ст. 15 Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ ). В соответствии с этой нормой ПФР утвердил единую форму ЕФС-1 «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета…» и порядок ее заполнения — постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245-п . Еще одним постановлением — № 246-п , были установлены форматы для электронных сведений.

ЕФС-1 состоит из трех блоков:

титульный лист — информация о страхователе;
раздел 1 — сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;
раздел 2 — данные о начисленных страховых взносах «на травматизм».

В новой форме ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД идет подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности». Бланк почти не изменился, но есть две важных корректировки.

Во-первых, с 2023 года в подраздел 1.1 нужно включать сведения о заключенных договорах ГПХ, а не только трудовых отношениях. Во-вторых, появился классификатор причин увольнения. Кадровик будет указывать в форме только код, а не текстовую формулировку.

Как заполнять СЗВ-ТД в новом бланке

При подготовке году отчета ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД кадровик заполняет:

титульный лист;
подраздел 1 раздела 1 формы ЕФС-1;
подраздел 1.1.

Форму нового СЗВ-ТД в 2023 годуразрешается заполнять в электронном виде или на бумажном носителе — при помощи компьютера или от руки. Используются печатные буквы и чернила черного, фиолетового или синего цвета. Исправление ошибок или корректоры не допускаются.

Порядок заполнения формы приведен в приложении 2 к постановлению от 31.10.2022 № 245-п. Здесь мы расскажем, на что обратить внимание:

При заполнении ЕФС-1 указывают тот регистрационный номер страхователя, который был присвоен в СФР.
В подразделе 1 «Статус ЗЛ» указывается на дату заполнения формы. Например, у работника изменилось гражданство в отчетном периоде. В этом случае ставится действующий статус: ГРФ, ПЖИГ, ВЖИГ, ВПИТ, ВКС.
С 1 января 2023 года в отчет по подразделу 1.1 включают сведения обо всех застрахованных лицах, в том числе работающих по договорам ГПХ о выполнении работ (оказании услуг); авторского заказа; об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства; издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоров о передаче полномочий по управлению правами. Данные об арендодателях или арендаторах в отчет не вносят.
Графа 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении…» дополнена новыми мероприятиями: НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. По договорам ГПХ, заключенным до 2023 года, форма ЕФС-1 заполняется только в части сведений о прекращении договора. Вписывать в нее все действующие на 1 января 2023 года соглашения не нужно.
Для договоров ГПХ в графе «Код выполняемой функции» указывают два значения: цифровой код по ОКЗ — Общероссийскому классификатору занятий, и буквенный код вида договора: ДГПХ, ДАВТ, ДОИЛ, ИЗЛД, ЛДПИ.

Важно! Заполненную форму на бумажном носителе подписывает руководитель и скрепляет печатью организации. Электронная ЕФС-1 заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как вносить исправления в отчет ЕФС-1

Алгоритм корректировки зависит от того, что нужно сделать: дополнить форму, отменить запись в ней или исправить уже внесенные сведения.

Вариант 1. Дополнение сведений

Заполняется новый отчет в составе подраздела 1.1, содержащий запись, которую нужно внести.

Вариант 2. Отмена сведений

Работодатель заполняет подраздел 1.1 подраздела 1 ЕФС-1 в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить. При этом в графе 11 «Признак отмены записи» проставляется знак «X».

Вариант 3. Исправление записи

Отчет по форме подраздела 1.1 будет состоять из двух строк::

первая строка заполняется, как в варианте 2 с отменой записи;
во вторую строку вносятся актуальные сведения.

Обратите внимание! При изменении наименования работодателя подается новый отчет ЕФС-1. При этом подраздел 1.1 заполняется следующим образом:

в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении…» указывается «Переименование»;
в столбце «Дата (число, месяц, год) приема, перевода…» ставится дата, с которой изменилось наименование, в формате ДД.ММ. ГГГГ;
в графе «Трудовая функция…» записывается «/Старое название/ с /дата/ переименовано в /Новое название/»;
в столбцах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» указываются реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования.

В какие сроки сдавать ЕФС-1 сведения о трудовой деятельности

Для удобства мы собрали сроки сдачи сведений по подразделу 1.1 в одну таблицу.

Таблица. Сроки сдачи ЕФС-1: подраздел 1.1.

Прием или увольнение

Не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа, иного документа

Перевод, установление новой профессии (квалификации)

Не позднее 25-го числа месяца, следующего за датой перевода

Заключение или прекращение договора ГПХ

Не позднее рабочего дня, следующего за датой заключения или прекращения договора

Приостановление или возобновление действия трудового договора

Не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа, иного документа

Переименование работодателя, подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности, запрет занимать должность

Не позднее 25-го числа месяца, следующего за датой кадрового мероприятия

По договорам ГПХ дата заключения договора и дата вступления его в силу могут различаться. Сроки подачи отчета отсчитываются именно с даты подписания договора.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение сроков сдачи ЕФС-1

Если вовремя не представить в Фонд ЕФС-1 новый отчет вместо СЗВ-ТД, то должностному лицу грозит предупреждение или штраф в размере 300–500 рублей. Такие санкции установлены ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Избежать санкций поможет наш мини-курс «Новая отчетность в СФР с 1 января 2023 года» . Повысьте квалификацию кадровиков на обучении у практикующего юриста в области трудового права Евгении Конюховой.

Отчёты при приёме сотрудника на работу в 2023 году

При приёме сотрудника на работу, увольнении и других кадровых изменениях работодатель должен был отчитаться о них в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года ПФР и ФСС образовали единый фонд — Социальный фонд России. Изменились и формы кадровой отчётности. Расскажем, какой отчёт сдаём при приёме на работу сотрудника в 2023 году.

Как изменилась отчётность при приёме на работу в 2023 году

На смену множеству разных отчётных форм по кадрам пришла единая форма сведений — ЕФС-1. Она состоит из двух разделов и нескольких подразделов, которые содержат сведения о трудовой деятельности сотрудников, о стаже, о страховых взносах, о результатах пройденных медосмотров и СОУТ.

При приёме сотрудника на работу необходимо заполнить и сдать в СФР не всю форму ЕФС-1, а только некоторые листы:

титульный лист;
подраздел 1;
подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.

Форма ЕФС-1, порядок её заполнения и сдачи утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.

Помимо этого, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Она необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом ФСС от 8 апреля 2022 года № 119.

Сроки сдачи отчётов при приёме на работу в 2023 году

Сроки сдачи разделов-аналогов СЗВ-ТД при приеме на работу и в других случаях зависят от самого кадрового события.

Кадровое событие	Срок сдачи
Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора	Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа
Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору	До 25 числа следующего месяца
Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку	До 25 числа следующего месяца
Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг	Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора

«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На самом деле, необязательно требовать у сотрудника эту информацию в первый день трудоустройства — некоторые работодатели предпочитают дождаться страхового случая. Но лучше сделать это заранее.

Как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу

Укажите на титульном листе информацию об организации:

регистрационный номер в СФР (ПФР);
сокращённое или полное название компании либо обособленного подразделения;
ИНН и КПП компании. Если подаёте отчёт за юрлицо, в двух последних ячейках ИНН проставьте прочерки — они для ИП, у которых ИНН больше на две цифры;
основной ОКВЭД организации;
ОГРН или ОГРНИП. Для юрлица в начале ОГРН проставьте два ноля, графа больше на две цифры для ИП;
телефон без скобок, плюсов и прочих символов;
электронный адрес организации.

Затем переходите к заполнению подраздела 1.1. Для заполнения отчёта при приеме на работу понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ о приёме штатного сотрудника и иные кадровые документы.

Графа	Информация
1	Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания
2	Дата кадрового мероприятия по приказу
3	Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ»)
4	Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют)
5	Наименование должности в соответствии со штатным расписанием. Для госслужащих — код должности по реестру должностей.
6	Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий
7	Заполняется только при увольнении
8
9
10
11	Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок

В графе 6 для исполнителей по ГПД указывают следующие коды:

Код	Вид договора
ДГПХ	договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДАВТ	договор авторского заказа
ДОИП	договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	издательский лицензионный договор
ЛДПИ	лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе

В какой форме сдавать ЕФС-1

Если среднесписочная численность сотрудников и исполнителей по ГПХ — 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если меньше 10, можно отчитаться на бумаге.

«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Как заполнить и сдать «Сведения о застрахованном лице»

Сведения о застрахованном лице заполняет сам работник. Работодатель только переносит указанные персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР.

Отчёт состоит из семи блоков:

ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
информация о документе, удостоверяющем личность;
данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
информация об адресе регистрации;
информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
сведения о способе выплаты пособия.

В конце указываются контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в СФР.

Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.

Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она ещё в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.

Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу

За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.

За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 рублей.

За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта штраф составляет 1000 рублей.

За просрочку передачи в фонд сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, штраф составит 5 000 рублей (ч. 1-3 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).