Сколько нужно хранить документы после закрытия ооо

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Если документы после ликвидации ООО (общества с ограниченной ответственностью) уничтожаются, это является нарушением закона. В зависимости от вида документации, срока ее оформления, многие бумаги и их цифровые аналоги должны храниться от 3 до 75 лет. Данные нормативы часто нарушаются, либо по незнанию основ делопроизводства, либо из-за уверенности, что наказания за уничтожение документов нет. Судебная практика за подобные правонарушения действительно пока не сформирована, однако риск открыть серию подобных дел существует.

Что делать с документами после ликвидации общества

Закон предписывает передавать документацию ликвидируемой организации в муниципальный или государственный архив (23-я статья закона об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.2004, п.10). Это требование касается следующих документов:

архивных:
- составляющих Архивный фонд РФ (6-я статья закона № 125-ФЗ);
- с не истекшим сроком хранения;
Сдать в архив документы после ликвидации общества можно, когда между ним и ликвидатором (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим, самим ООО, если оно ликвидируется добровольно) заключен соответствующий договор. Также документы могут быть переданы правопреемнику почившего ООО, или вышестоящему подразделению – п. 9.7 и п. 9.7.1 Основных Правил работы архивов организаций. Например, если ликвидируется «дочка», ее документы передаются в головной офис.

Если ни правопреемника, ни вышестоящей организации нет, документы по личному составу, касающиеся бывших работников ООО, заберет специализированный или государственный архив (п. 9.7.2 Основных Правил). Где будут храниться учредительные документы после ликвидации общества и иные бумаги, связанные с его деятельностью, в этом случае будет решать конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия, при добровольной ликвидации – кто-то из сотрудников или участников ООО. В частности, может быть составлен акт о передаче их на хранение бывшему участнику общества. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению, что также фиксируется в соответствующем акте и решении.

Расходы по передаче документации в архив, ее подготовке и оформлению, несет ликвидируемое общество. Документы, хранящиеся меньше 10-ти лет, архив может не принять, поэтому альтернативным вариантом является их передача в специализированную частную компанию.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Основные сроки хранения документации предприятий (различных форм собственности) указаны в приказе Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. Перечислить все его позиции невозможно, так как их больше 1000. В частности, в отношении хранения документов установлены такие сроки:
- коллективные договоры, информационные материалы по забастовочному движению, предложения по улучшению техники безопасности хранятся постоянно;
- путевые листы, договоры по автострахованию, отчеты об остатках и поступлении товаров, таможенные декларации хранятся 5 лет;
- документы соискателей, не принятых на работу в организацию (рекомендации, автобиографии и т.д.), письма о переводе сотрудников хранятся 3 года.
Сколько должен сохраняться конкретный документ, на основе вышеуказанного Приказа Минкульта, определяет специалист. Что касается документов по личному составу (штатных расписаний, личных карточек сотрудников, приказов об увольнении и приеме на работу, т.д.), период их хранения установлен законом об архивном деле № 125-ФЗ – ст. 22.1. Он зависит от времени составления данной документации:
- если до 2003 года – срок хранения 75 лет;
- если позже – срок хранения 50 лет.
В законе о бухучете (ФЗ № 402 от 26.07.2019, 29-я статья) указан срок хранения различных бухгалтерских документов. Он составляет не менее пяти лет – либо с отчетного года, либо с года, когда ими воспользовались для составления финансовой отчетности последний раз.

Санкции для нарушителей

Если хранение документов после ликвидации ООО осуществляется ненадлежащим образом, это является правонарушением. За его совершение ответственность предусмотрена двумя статьями КоАП РФ (Кодекса об административных правонарушениях) – ст. 13.20 и ст. 13.25 (п.2). Однако с их применением есть сложности, что позволяет массово нарушать установленные законом требования к сохранности документов.

В частности, ст. 13.25 грозит юридическим лицам, нарушившим срок и порядок хранения документов, штрафом в размере 200 000 – 300 000 рублей. Но применить его к ликвидированной компании, бывшее руководство которой, например, выкинуло или сожгло бумаги, не удастся. Для должностных лиц штраф небольшой, он составляет 2 000 – 5 000 рублей. Но и эту санкцию можно вменить только в течение года со дня совершения правонарушения (КоАП, ст.4.5).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Сколько нужно хранить документы после закрытия ооо

4 февраля 2024 Регистрация Войти
6 февраля 2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

12 февраля 2024

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Малый бизнес В течение какого срока и где должны храниться договоры, бухгалтерская документация после ликвидации ООО и прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя? Могут ли налоговые органы проводить налоговую проверку в отношении данных лиц, требовать представления документов?

В течение какого срока и где должны храниться договоры, бухгалтерская документация после ликвидации ООО и прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя? Могут ли налоговые органы проводить налоговую проверку в отношении данных лиц, требовать представления документов?

5 июня 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. После внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении существования организации налоговый орган не может проводить налоговую проверку в отношении этой организации, а также требовать представления каких-либо документов, поскольку юридическое лицо, как субъект права, перестает существовать.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированной организации, необходимо передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив для хранения в течение установленных для них сроков.
2. Налоговые органы вправе осуществлять выездные налоговые проверки физических лиц, утративших статус ИП, за период их деятельности в этом качестве и запрашивать в рамках такой проверки необходимые документы.
После прекращения физическим лицом предпринимательской деятельности документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет.

Обоснование вывода:
Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена прежде всего Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50), а также частью 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).
Положения о порядке хранения документов бухгалтерского учета экономическими субъектами содержатся в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). При этом к экономическим субъектам согласно части 1 ст. 2 Закона N 402-ФЗ отнесены в том числе организации и ИП.
В соответствии с частями 1 и 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015.
В силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ в общем случае налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов. Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень, Приказ N 558), разработанным в соответствии с Законом N 125-ФЗ.
Каких-либо специальных правил хранения документов после ликвидации юридического лица (прекращения деятельности ИП) НК РФ и Законом N 402-ФЗ не установлено.

Юридическое лицо

Правоспособность юридического лица возникает с момента внесения в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) сведений о его создании и прекращается в момент внесения в ЕГРЮЛ сведений о его прекращении (п. 3 ст. 49 ГК РФ).
Отметим, что ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам (п. 1 ст. 61 ГК РФ).
Ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо — прекратившим существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ (п. 9 ст. 63 ГК РФ, п. 6 ст. 22 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», далее — Закон N 129-ФЗ).
После внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении существования организации налоговый орган не может проводить налоговую проверку в отношении этой организации (поскольку организация утрачивает статус налогоплательщика) (ст.ст. 19, 44, 88, 89 НК РФ, письмо Минфина России от 29.07.2011 N 03-02-07/1-267, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309, вопрос 8).
С учетом изложенного полагаем, что после внесения в ЕГРЮЛ записи о ликвидации юридического лица никаких требований или претензий к этому лицу (в том числе требования о представлении документов) со стороны налоговых органов быть не может, поскольку юридическое лицо, как субъект права, перестает существовать.
Косвенное подтверждение сказанному содержится в письме Минфина России от 21.02.2018 N 03-02-07/1/11093 (смотрите дополнительно постановление АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15105/16 по делу N А57-30722/2015).
В письме Минфина России от 29.07.2011 N 03-02-07/1-267 приведен вопрос налогоплательщика: «Какие именно и сколько по времени нужно хранить документы после ликвидации юридического лица?». Чиновники на данный вопрос прямо не ответили, однако привели норму пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и указали на Перечень Приказа N 558. Не ответили на аналогичный вопрос и представители налогового органа в письме ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309 («Какие именно документы и в течение какого времени после ликвидации юридического лица обязана хранить ликвидационная комиссия?»).
Принимая во внимание нормативные акты, приведенные в вышеупомянутом письме Минфина России, можно сделать вывод, что и после ликвидации организации ее документы должны храниться в течение сроков, установленных НК РФ и Перечнем Приказа N 558. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абзац 3 п. 1.4 Перечня).
Так, согласно Перечню:
— договоры, соглашения хранятся 5 лет (ст. 436);
— первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362);
— налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (ст. 392);
— реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (ст.ст. 397, 413).
Как следует из части 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированной организации, необходимо передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Это документы:
— сроки временного хранения которых не истекли;
— по личному составу;
— включенные в состав Архивного фонда РФ.
Передача документов ликвидируемой организации в архив входит в обязанность ликвидационной комиссии. При этом документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются (п.п. 9.7.4 и 9.7.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Для передачи документов ликвидационная комиссия заключает договор с архивом (ч. 17 ст. 3, ч. 3 ст. 21, ч.ч. 8, 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, п. 2.7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 (смотрите также Энциклопедию решений: Передача документов при ликвидации юридического лица.

Индивидуальный предприниматель

Датой прекращения деятельности физического лица в качестве предпринимателя является дата внесения соответствующей записи в ЕГРИП (п. 9 ст. 22.3 Закона N 129-ФЗ, письмо Минфина России от 23.01.2013 N 03-01-11/1-17).
В отличие от юридических лиц у физического лица статус налогоплательщика сохраняется и после прекращения им предпринимательской деятельности. Утрата статуса ИП не предусмотрена п. 3 ст. 44 НК РФ в качестве основания прекращения обязанности налогоплательщика по уплате налога.
Пункт 11 ст. 89 НК РФ, регулирующий порядок проведения выездных проверок при ликвидации и реорганизации юридических лиц, не распространяет свое действие на прекращающих деятельность предпринимателей.
Специалисты Минфина России и налоговых органов отмечают, что нормы НК РФ не содержат запрета на проведение выездных проверок физических лиц, утративших статус ИП. Однако в силу п. 4 ст. 89 НК РФ в общем случае в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (смотрите письма Минфина России от 19.07.2012 N 03-02-08/62, от 23.01.2012 N 03-02-08/6, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309 (вопросы 9 и 15)). Аналогичную позицию занимают суды (смотрите постановления АС Восточно-Сибирского округа от 23.04.2015 N Ф02-1452/15, ФАС Северо-Западного округа от 25.11.2009 N А52-1130/2009).
Таким образом, налоговые органы вправе осуществлять выездные налоговые проверки физических лиц, утративших статус ИП, за период их деятельности в этом качестве. Такая проверка проводится, как правило, на территории налогового органа (письмо Минфина РФ от 24.12.2012 N 03-02-08/109).
В рамках выездной проверки независимо от наличия согласия проверяемого физического лица представители налоговых органов могут в частности:
— запрашивать у него необходимые для проверки документы;
— производить выемку документов и предметов, находящихся в нежилых помещениях проверяемого физического лица, если проверяемое лицо не представило запрашиваемые налоговым органом документы в установленный срок;
— истребовать у лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого физического лица, эти документы или информацию (ст. 93.1 НК РФ). Смотрите письмо ФНС России от 23.05.2013 N АС-4-2/9355.
Как мы уже упоминали выше, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает ИП в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Аналогичное требование содержится в п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утвержден приказом Минфина РФ и МНС РФ от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430).
По мнению Минфина России, физическое лицо должно обеспечивать сохранность первичных учетных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет независимо от прекращения статуса ИП (письма Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104, от 11.05.2012 N 03-02-08/45). Иными словами, и после прекращения физическим лицом предпринимательской деятельности (снятия с учета в налоговом органе) документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение установленного срока.
При этом обязанность по передаче в государственный или муниципальный архив документов ИП, прекративших свою предпринимательскую деятельность, ни Законом N 125-ФЗ, ни каким-либо другим нормативным правовым актом не установлена. Следовательно, физическое лицо после прекращения предпринимательской деятельности может не передавать документы в государственный или муниципальный архив.
Вместе с тем, учитывая, что физическое лицо, осуществлявшее ранее предпринимательскую деятельность, обязано хранить первичные учетные документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и страховых взносов, после прекращения предпринимательской деятельности физическое лицо обязано обеспечить сохранность указанных документов в течение установленных сроков. Полагаем, что где и как хранить такие документы, физическое лицо должно решить самостоятельно.
На наш взгляд, физическое лицо, прекратившее деятельность в качестве ИП, также может обратиться с письменным запросом в муниципальный архив для уточнения возможности хранения документов на договорной основе или же заключить договор на хранение документов со специализированной организацией.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;
— Энциклопедия решений. Перечень документов ООО, подлежащих хранению;
— Энциклопедия решений. Проведение выездной налоговой проверки в отношении ИП, прекратившего предпринимательскую деятельность.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Какой срок хранения устава после ликвидации ООО?

Хочу закрыть своё общество с ограниченной ответственностью. Подскажите, сколько хранить устав после ликвидации ООО?

Ликвидация ООО онлайн
Евгения Смирнова

Устав ООО даже после закрытия компании надо хранить бессрочно. Если организация работала на типовом уставе, то такой обязанности нет, ведь все ТУ утверждены властями и есть в интернете.
Закрыть ООО в упрощенном порядке можно через наш сервис.

Что делать с уставом после закрытия ООО

В Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 указано, что устав общества с ограниченной ответственностью нужно хранить постоянно. То есть выбранный способ хранения документа после ликвидации юр. лица нужно продлевать бессрочно. И выкинуть устав, как, например, КУДиР через пять лет, не получится. Рекомендуем также хранить и предыдущие версии устава, и листы изменений — то есть прежние редакции учредительного документа.

Если участники не сохранят устав или потеряют, то могут возникнуть проблемы с налоговой или трудовой инспекцией, потому что проверки могут проводить и после снятия ООО с учета. И если документы не будут предоставлены, то выпишут штраф. Но именно устав можно попробовать восстановить, обратившись в ИФНС с заявлением о выдаче копии устава.

Важно:
Если компания работала на типовом уставе, то обязанности по его хранению после закрытия ООО нет. Ведь ТУ даже не надо распечатыватт, они учреждены властями и есть в интернете

Упрощенная ликвидация ООО онлайн

Наш онлайн-сервис поможет как можно быстрее перейти к упрощенной ликвидации ООО. Сервис правильно подготовит нужные документы и подскажет, как подать бумаги в ФНС онлайн. Это быстро и надежно! Или вы сможете скачать документы для самостоятельной подачи. Ошибки исключены, сервис учитывает все требования к оформлению и использует новые бланки. Вам подойдет услуга сервиса, если в ООО один учредитель.

Хранение документов после ликвидации организации

После принятия решения о прекращении деятельности фирмы создается специальная ликвидационная комиссия, выполняющая целый спектр мероприятий. Под последними подразумеваются действия по формированию пакета документов для хранения в архивах в зависимости от их степени ценности.

В своей работе данная комиссия руководствуется положениями «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010г. № 558 и вступившим в законную юридическую силу 30.09.2011г.

Определение сроков хранения

Ликвидационная комиссия обрабатывает и упорядочивает документарную базу организации, составляет опись-перечень всех документов с указанием их общих данных, сроков хранения (временного и постоянного) и подписывает приемо-передаточный акт установленного образца.

Ввиду вступления в действие в 2011г. «Перечня типовых управленческих архивных документов» следует учитывать новые сроки хранения документов. При этом порядок исчисления срока хранения остался неизменным и производится стандартно — с 1 января следующего за окончанием делопроизводства года.

Постоянному хранению при ликвидации предприятия подлежат:
- Книги учета доходов и расходов при ликвидации ИП и организаций, использовавших упрощенную систему налогообложения;
- Свидетельства о постановке на учет;
- полисы страхования гражданской ответственности, выданные для опасных производственных объектов;.
- финансово-бухгалтерская отчетность, сформированная по международным стандартам данных систем;
- акты о передаче прав на недвижимое имущество, а также документы по сделкам и залогу с ним;
- документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности.
Увеличены сроки на хранение для следующих категорий дел:
- табели учета рабочего времени и трудовые графики хранятся согласно новому Перечню не 1 год, а 5 лет;
- документация об аттестации рабочих мест, включая протоколы и решения — 45 вместо 5 лет;
- срок хранения книг учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним увеличен до 75 лет (ранее 50 лет);
- справки о заработной плате, журналы и расчетные ведомости должны содержаться в архиве 5 лет (ранее 3 года);
- подлинники невостребованных личных документов сотрудников содержаться в архиве в течение 75 лет (ранее 50 лет).
Однако для аналитической документации продолжительность архивного хранения уменьшена :годовая бухгалтерская (бюджетной) отчетность – до 5 лет (ранее постоянно), счета–фактуры – до 4 лет (ранее 5 лет).

В остальных категориях документов, согласно регламенту нового Перечня, сроки содержания в архиве остались неизменными.

Передача документов в архив

Классификация и архивирование документов предприятия может производиться как уполномоченной ликвидационной комиссией, так и специализированными архивными организациями, с которыми заключается договор на хранение.

Передача документов на постоянное хранение при ликвидации организации выполняется либо в виде традиционных бумажных подшивок, либо путем оцифрования информации на электронных носителях.

Архивное хранение документов с установленным сроком уничтожения может быть передано по решению ликвидационной комиссии непосредственно учредителю компании, что оформляется соответствующим распоряжением и актом приема-передачи.
Похожие публикации: