По какой форме учреждение должно вести табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12). Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме N Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 — 34.

Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Табель учета рабочего времени: заполняем правильно

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором отражается фактическая отработка каждого сотрудника. Составляют его ежемесячно. Но нужно учитывать и все отклонения.

Что такое табель учета рабочего времени, и для чего нужен учет отработанного времени

По нормативам обязанность ведения табеля учета рабочего времени работников установлена Трудовым кодексом РФ (ст. 91 ТК РФ). Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Дополнительно: понятие и виды рабочего времени

Стоит отметить, что унифицированные формы табеля учета рабочего времени № Т-12 и Т-13 с 01.01.2013 необязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формы, разработанные Госкомстатом, достаточно удобны — их применяет большинство работодателей.

Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

Процесс ведения документа выглядит так:

• ответственный исполнитель отражает фактические показатели отработки по каждому сотруднику;
• в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после подписания документы передают в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого сотрудника для ведения табельных документов. Для этого издают приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывают в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учета неправомерно.

В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, а тот в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается. Обычно табель ведет кадровый работник — он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Может пригодиться: правила заполнения формы Т-54

Чем отличаются табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, то раздел 2 просто остается пустым.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести учет рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Есть два способа, как вести табель — выбор делает работодатель:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2. Код по ОКПО

• 8 цифр — для юрлиц;
• 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно является последний день отчетного месяца или последний рабочий день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель сдают за месяц — в период с первого по последнее число отчетного месяца.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова П.П. использованы 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

• в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
• в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Вот как выглядит заполненный табель Т-12. Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Дополнительно: как вести журнал учета рабочего времени

Отметки об отпуске в табеле учета рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

• какой вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

Очередной оплачиваемый отпуск

Административный (без сохранения ЗП)

Учебный с сохранением ЗП

Учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

Учебный без сохранения ЗП

По беременности и родам

По уходу за ребенком до 3 лет

Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

Дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Работа в дневное время

Работа в выходные и праздники

Удаленная и дистанционная работа в табеле отмечается теми же обозначениями, что и обычная. Если сотрудник на удаленке отработал полный рабочий день, то в верхней строке указывайте «Я» (или 01 при цифровом обозначении), а в нижней — количество фактически отработанных часов по норме рабочего времени.

Командировки и повышение квалификации:

Повышение квалификации с отрывом от труда

Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)

Временная нетрудоспособность без выплаты пособия

Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

Прогул без уважительных причин

Режим неполного рабочего времени

Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)

Дополнительный оплачиваемый выходной

Дополнительный неоплачиваемый выходной

Невыясненная причина неявки

Простой по вине работодателя

Простой по не зависящим ни от кого причинам

Простой по вине работника

Отстранение от работы (оплачиваемое)

Отстранение без сохранения ЗП

Приостановка работы при задержке ЗП

Если работник выходил на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу, то в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ ):

Трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)

Выплаты по гражданско-правовым договорам

Оплата в натуральной форме

Материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию

Проценты по вкладам

Как отмечать в табеле мобилизованных сотрудников

Если работника только вызвали в военкомат, то время отсутствия надо отметить и в табеле. Проставьте буквенный код «Г» или цифровой — 23. Напоминаем, что на время отсутствия работника в связи с вызовом по повестке за ним сохраняется рабочее место и средний заработок ( ст. 170 ТК РФ ).

Если же сотрудника мобилизовали, то трудовой договор с ним приостанавливают ( ст. 351.7 ТК РФ ). Время отсутствия мобилизованного сотрудника оплачивать не надо, но этот период учитывают для расчета отпускного стажа ( ст. 121 ТК РФ ). А в табель вносят собственный код, к примеру ПТД или ПД. Средний заработок на период мобилизации не сохраняется.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• Челозерцева Александра

2021-12-30 08:33:27

Обычно ведение табеля учета рабочего времени работников — задача кадровика или бухгалтера. Вручную его заполняют редко, достаточно сформировать в 1С или Контуре.
Вы сами заполняете табель или формируете электронно?

2022-04-28 14:18:49

Не понимаю как заполнить табель за апрель при шестидневной рабочей неделе по календарю 151,2 по факту получается 155

2022-11-10 15:37:52

Если ваша организация работает по пятидневке и окладной системе, то табель Т-13 можно ежемесячно распечатывать из бухгалтерской программы. Табель формируется на последнее число месяца по производственному календарю с учетом информации об отпусках и больничных, которую исполнитель в течение месяца вводил в программу. Если отклонения автоматически не отражаются, то введите эту информацию вручную.

2023-02-03 07:58:45

Здравствуйте. У нас сотрудники работали в выходной день. Нужно ли суммировать итог в табеле с выходными ( в данном случае всего отработано будет больше нормы) или достаточно буквенного обозначения?

2023-06-02 05:52:16

Подскажите в каком случае можно заполнять упрощённый бланк учёта времени Т-12 или всё зависит от того, кому как удобно?

2023-06-02 09:24:45

Как правильно оформить занятость, меньше числа рабочих дней в месяце?
В связи с падением доходов, и как следствие уменьшение деятельности, хотим сделать неполную занятость (несколько дней в месяц), соответственно, платить только часть от оклада. Итоговая сумма будет меньше нового МРОТ.
ООО, УСН, единственный сотрудник (ген.дир, не учредитель).
И сразу спрошу еще. Как правильно оформлять бессрочный отпуск в нашем случае? Не совсем понятно, если ген.дир. в отпуске, то как будет оформляться отчетность? Он же не работает, а отчеты будет оформлять и отправлять? Или это нормально?

2023-06-04 05:44:02

Необходим ли табель учёта рабочего времени, если сотрудник работает по сдельной системе оплаты труда? Если работодатель при этом все равно ведет табель, то для чего это делается?

2023-06-05 04:00:17

Добрый день! Руководитель попросил учитывать работников, которые работают по Договору ГПХ. По факту зарплату мы выплачиваем по количеству написанных им текстов. Как мне доказать, что отмечать их в табеле не следует?

2023-06-05 06:30:13

Здравствуйте. Скажите, пожалуйста. У нас в Краснодарском крае губернатор дает дополнительный выходной день. Каким обозначением мы должны его вносить в табель?

2023-06-05 08:57:27

Валентина, Табель рабочего времени учитывает РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ. По договорам ГПХ рабочее время не устанавливается (иначе это уже не ГПХ, а трудовой договор)

2023-06-05 08:58:33
Игорь, А почему нет? Вы же их рабочее время должны учитывать
2023-06-05 09:01:07
Ася, Вот тут посмотрите про неполную занятость
2023-06-05 09:01:35
Наталья, Мне кажется, как и остальные нерабочие праздничные дни
2023-06-05 09:31:06

Добрый день! Как лучше сейчас отмечать в табеле дни обучения по ОТ внутри организации (в т.ч. на рабочем месте) с отрывом от работы?

2023-06-07 04:55:23
День добрый! Какие есть способы ведения табеля рабочего времени? Он заполняется вручную или на ПК?
2023-06-07 15:15:47

Александр Шигаров, 2 спосба и есть — вручную и на ПК. Нет, можно, конечно, еще на пишущей машинке. Но это совсем для интеллектуалов

2023-06-07 15:58:33

Добрый день! Инспектор отдела кадров отказывается заполнять табель рабочего времени, ссылаясь на то, что такая обязанность не прописана у неё в должностной инструкции. Насколько правомерны её действия, если приказом руководителя организации на неё возложили эту обязанность?

2023-06-08 09:21:00
Андрей, Неправомерны.
2023-06-09 04:49:08

Скажите, пожалуйста, как в форме Т-12 отображать следующую ситуацию: работник выходит на смену, допустим, 1-го числа в 8 часов утра и продолжает трудиться до 8-ми часов 2-го числа, т.е. целые сутки? Как в этом случае использовать символы Я и Н?

2023-06-19 07:22:02

Вопрос по шагу 9 — как правильно заполнить сведения о причинах и времени неявки, если работник был на больничном листе? Нужно ли указывать диагноз или что-то такое или достаточно указать «больничный лист»?

2023-06-19 07:31:57
Дана Ильина, указываете два кода Я и Н и под ними количество часов
2023-06-19 07:32:19
Алекша, достаточно указать Б
2023-06-20 10:14:11
Как правильно заполнить табель учета рабочего времени, если работник работал в выходной день?
2023-06-20 11:28:43
дежурный, РВ и количество часов
2023-06-21 12:10:54

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, как в табеле указать человека, который ушёл на больничный? Такой же вопрос к тому, кто его заменяет.

2023-06-21 13:08:00

стоит уточнить, что в некоторых организациях может использоваться другая форма табеля, отличная от форм № Т-12 и Т-13.

2023-06-22 08:03:05
Что ставить в табеле, если человек проработал полдня, почусвтвовал себя плохо и отпросился домой?
2023-06-22 08:12:12

Левкина, будет зависеть будет ли он брать больничный и с какого дня, обычно ставят я и количество часов

2023-06-22 08:13:47
Ирина Протасова, буквенным кодом б для больного, я для того кто на работе
2023-06-22 08:14:07
Тамара Михална, да это и так все знают
2023-07-06 22:29:54

Здравствуйте! Начальство без моего ведома выпустило приказ и назначило меня ответственным за табельные документы. Могу ли я оспорить этот приказ? Со своими коллегами я в отличных отношениях; не хотелось бы ставить им прогулы (пусть и заслуженно), портить дружбу и разобщать коллектив. Такая вот дилемма.

2023-07-07 08:38:57

Максим Алексеевич, какая дилемма? вы либо работаете либо нет, ничего личного, по поводу приказа так не сказать, не понятно какая трудовая функция у вас в тд зашита, но если очень хотите то оспорить можно всегда

2023-09-08 05:30:13
какие сокращения используются для отметки командировок и отпусков в табеле?
2023-09-08 06:40:13
Какие штрафы предусмотрены для работников, которые не соблюдают правила заполнения табеля?
2023-09-08 07:40:13

Спасибо. Статья очень полезна для новичков. Однако, хотелось бы увидеть больше деталей о том, как правильно рассчитывать количество отработанных часов и дней, особенно в сложных ситуациях, например, при наличии больничных, командировок и т.д.

2023-09-09 11:50:14

Подскажите, как правильно отражать в табеле работу в нерабочие дни? Какие особенности нужно учитывать?

2023-09-10 10:10:14

Вы упомянули, что есть два способа ведения табеля: сплошное заполнение и заполнение по отклонениям. Какой более предпочтителен и почему?

2023-09-11 08:00:14

Подскажите, пожалуйста, какие существуют автоматизированные системы для ведения табеля учета рабочего времени? И как выбрать наиболее подходящую для малого бизнеса?

2023-09-11 11:50:14

В статье упоминается, что формы табеля № Т-12 и Т-13 отличаются. Можете ли вы более подробно описать эти отличия и в каких случаях лучше использовать ту или иную форму?

2023-09-11 12:40:14

Хотелось бы узнать, какие ошибки наиболее часто допускаются при заполнении табеля и как их избежать? Впервые столкнулся с такой задачей.

2023-09-11 15:00:14
Какие документы являются основанием для заполнения графы «сведения для начисления зарплаты»?
2023-09-12 08:50:14

Хотелось бы увидеть более детальную информацию о том, как правильно вести табель учета рабочего времени вручную для формы Т-13 методом сплошного заполнения. В статье дана общая информация, но для полного понимания необходимы конкретные примеры и рекомендации по заполнению каждого пункта. Также было бы полезно узнать, какие частые ошибки допускают работники при заполнении данного документа, чтобы избежать их в будущем. Спасибо.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени

Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.

Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

• для контроля за соблюдением установленного режима работы;
• расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и
• получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

Бухгалтер	На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
Представитель ФНС	Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.
Сотрудник фонда социального страхования	Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
Работник трудовой инспекции	Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
Представитель Росстата	Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.

Форма бланка табель учета рабочего времени

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.

Рассмотрим форму Т-12.

Документ состоит из 3 основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть. То есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;
• внешним совместителям;
• работающим на основании гражданско-правового договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).
2. Коды по ОКУД и ОКПО.
3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.
3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.

Так, в графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день;

В — выходной;

ОТ — отпуск;

РП — явка в выходной день (отработка);

К — командировка;

ПК — повышение квалификации;

У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;

Б — больничный с больничным листом;

Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.

1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.
2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.
3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ;
• представитель отдела кадров;
• начальник подразделения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

. неотработанные работниками часы отразить в табеле учета рабочего времени? Правилами внутреннего трудового распорядка в . неотработанные работниками часы отразить в табеле учета рабочего времени? Рассмотрев вопрос, мы пришли к . ), рассчитанных пропорционально времени простоя. В табеле учета рабочего времени, ведущемся по унифицированной форме N .

. Порядком № 1762 не предусмотрено. Заполнение табеля учета рабочего времени Все без исключения организации обязаны . просьбой о предоставлении выписки из табеля учета рабочего времени и иных сведений. Статус выплат .

. обозначать дни прохождения МСЭ в табеле учета рабочего времени? Законодательством не определен порядок . Специальных кодов для отражения в табеле учета рабочего времени периода прохождения МСЭ не предусмотрено . временной нетрудоспособности. Следовательно, в табеле учета рабочего времени период прохождения МСЭ отражается как . . Поэтому считаем, что в табеле учета рабочего времени период прохождения МСЭ можно отметить . отметить этот период в табеле учета рабочего времени как отпуск без сохранения .

. зарплаты, работодатель не может. Заполнение табеля учета рабочего времени В первую очередь отметим, что . , отпуск не продлевается и в табеле учета рабочего времени с 4 по 7 мая . освобождался от работы и в табеле учета рабочего времени (ф. 0504421) у него указаны . освобождался от работы и в табеле учета рабочего времени у него указаны рабочие дни .

. программа все корректно посчитает. Сам табель учета рабочего времени (Т-13) можно распечатать из .

. обстоятельства), объяснительная записка работника и табель учета рабочего времени, в котором дни выхода проставляются . должны быть оплачены, а в табеле учета рабочего времени должны быть проставлены рабочие дни . , если он не отразил в табеле учета рабочего времени выход сотрудника на работу или .

. . Следовательно, в табеле учета рабочего времени делается соответствующая отметка. В унифицированных формах табеля учета рабочего времени (формы N .

. местах (что легко проверить по табелю учета рабочего времени). Поскольку, как было сказано выше . день ее проведения числится по табелю учета рабочего времени выходным или нетрудоспособным; 5) отсутствие .

. цеха с обычными условиями труда. Табели учета рабочего времени оформлены с нарушениями (не указаны .

. справки военного комиссариата*(3); копии табеля учета рабочего времени с соответствующей отметкой за период . ) В случае если организация ведет табель учета рабочего времени по унифицированным формам N Т .

. , остается ждать и проставлять в табеле учета рабочего времени код «НН». В любом случае . нахождение работника под стражей в табеле учета рабочего времени? Нужно ли предоставлять ему ежегодный . нахождения работника под следствием в табеле учета рабочего времени (ф. 0504421), то соответствующих разъяснений .

. , если она ведется, и в табель учета рабочего времени. Вносить изменения в график отпусков . с приказом под подпись. В табеле учета рабочего времени дни, приходящиеся на период болезни .

. по маршрутным листам сотрудника и табелю учета рабочего времени из расчета 700 руб. за .

. / 3. Отразить время простоя в табеле учета рабочего времени. Применительно к табелю формы 0504421 .

. то, каким образом фиксировать в Табеле учета рабочего времени отсутствие сотрудника на рабочем месте .

Как составить и вести табель учета рабочего времени

Учет фактически отработанного сотрудником времени — обязанность работодателя. Организации могут использовать собственные бланки табеля учета, в том числе электронные. Но удобнее применять рекомендованные Госкомстатом РФ формы Т-12 и Т-13. Расскажем, как с ними работать

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Ведение любого кадрового документа — дополнительная трудовая функция, которую нужно закреплять в трудовом договоре или должностной инструкции, иначе работника нельзя привлечь к ответственности за ее недобросовестное выполнение (ст. 60 ТК РФ).

Руководитель организации приказом назначает сотрудников, ответственных за заполнение табеля учета рабочего времени, либо указывает это в Положении о кадровом делопроизводстве, если оно есть. Работникам эту функцию вносят в трудовые договоры или должностные инструкции.

В крупных организациях обычно применяют такую схему:

1. Каждое структурное подразделение ведет свой табель учета рабочего времени.
2. В конце месяца табельщики подписывают документ у начальника подразделения и сдают заполненные формы в отдел кадров.
3. Кадровики проверяют правильность оформления табеля, визируют его и передают в бухгалтерию на расчет зарплаты.

Организации могут вести учет фактически отработанного времени за каждую половину месяца. В этом случае они сдают табель два раза в месяц.

На малых и микропредприятиях учетом рабочего времени обычно занят один кадровик.

В современных учетных программах уже встроена форма табеля, кадровику останется лишь распечатать его для подписания. Трудовой кодекс разрешил с ноября 2021 года полностью перейти на электронные документы без дублирования на бумажных носителях.

Если вы решите использовать кадровый электронный документооборот, учитывайте требования ст. 22.1-22.3 ТК РФ.

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

Практические кейсы для кадровика
Суммированный учет рабочего времени. Повышение квалификации

Госкомстат рекомендует две унифицированные формы табеля — Т-12 и Т-13.

Табель Т-12 содержит два раздела:

1. Учет рабочего времени — кадровый.
2. Расчеты с персоналом по оплате труда — бухгалтерский.

Учет рабочего времени ведется в столбцах 4–6, по два на каждую половину месяца. На каждого работника заполняют две строки: верхняя — для кодов, нижняя — для фактически отработанных часов и минут.

Скачать бесплатный табель учета рабочего времени в Excel по форме Т-12 вы можете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Форма Т-13 по содержанию проще, чем Т-12. Она содержит всего один лист и поэтому чаще используется для учета. Для каждого работника в табеле отведено четыре строки, по две на каждую половину месяца. Принцип заполнения аналогичен Т-12: в верхней ставят код, в нижней — фактически отработанное время.

Скачать бесплатно бланк табеля учета рабочего времени в Еxcel по форме Т-13 вы можете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Руководитель организации самостоятельно выбирает, что использовать: Т-12 или Т-13. Он даже может применять свой бланк — это не запрещено. Но выбор формы надо закрепить в приказе или Положении о кадровом делопроизводстве, чтобы унифицировать процедуру во всех подразделениях.

Что учитывать при заполнении табеля

Несколько полезных советов, чтобы облегчить жизнь кадровикам и руководителям.

Какую бы форму табеля вы ни использовали, указывайте ее реквизиты в верхнем правом углу: номер, каким документом и когда утверждена. Это помогает унифицировать учет и отслеживать использование в подразделениях только актуальных бланков.

Порядок составления списка сотрудников подразделения (по алфавиту или табельному номеру, должности) определите самостоятельно.

Табель можно заполнять по сплошному принципу, то есть фиксировать все явки и отсутствия, либо указывать только отклонения: больничные, прогулы, сверхурочную работу и пр. Выбранный способ должны знать все табельщики, чтобы было единообразие в оформлении.

Курсы для кадровика
Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы

Все отметки в табеле о неявках должны быть подтверждены кадровыми документами, оформленными надлежащим образом, например:

• приказом о направлении в командировку;
• графиком отпусков;
• листком временной нетрудоспособности.

Явки и неявки, учет по которым ведется в днях, можно обозначать только проставлением кода в верхней графе, без указания часов. Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в этот же день, работу в выходные и праздничные дни отражайте по часам. Это необходимо для начисления заработной платы.

В программах для кадрового учета удобно использовать частично заполненные бланки. Система автоматически подтягивает название организации, структурного подразделения, а также данные по сотрудникам, исходя из учтенных кадровых приказов. В конце месяца кадровик только проверяет данные.

Какие использовать обозначения и коды

Условные обозначения для учета рабочего времени отдельными нормативными документами не закреплены. Работодатель может использовать общепринятые буквенные коды со стр. 1 формы Т-12 или заменить их цифрами.

Некоторые организации максимально упрощают кадровый учет и применяют только два кода:

Н — неявка без указания причин.

Это неудобно для бухгалтера, потому что обычные рабочие дни, уход за ребенком-инвалидом, командировки и работа в ночное время оплачиваются по-разному.

Из Т-12 чаще всего используют:

Я — рабочий день;

Н — работа в ночное время;

ОТ — ежегодный основной отпуск;

ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни, например, по уходу за ребенком-инвалидом;

ПК — повышение квалификации с отрывом от производства.

• Список кодов должен быть доступен всем табельщикам, чтобы применять единые обозначения.

Полный список кодов вы найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Обозначения из формы Т-12 используют только для учета времени. Для данных, которые нужны для начисления заработной платы (в Т-13 графа 7), применяют числовые коды налоговой инспекции (Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

Как заполнить табель. Образец

Порядок заполнения покажем на примере табеля за февраль 2022 года по отделу менеджмента качества.

Организация использует форму Т-13. В отделе работают начальник отдела, ведущий специалист и специалист. За отчетный месяц:

• начальник проходил повышение квалификации с 7 по 11 февраля,
• ведущий специалист 16 февраля ездил в однодневную командировку и вышел на работу в этот же день. Кроме того, он брал оплачиваемые четыре дня по уходу за ребенком-инвалидом 21, 22, 24, 25 февраля;
• специалист находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.

В феврале 2022 года был предпраздничный день с сокращенной на час продолжительностью рабочего дня (22.02) и праздничный день (23.02).

Практические кейсы для кадровика
Суммированный учет рабочего времени. Повышение квалификации

Как заполнить табель при пятидневной рабочей неделе с нормальной продолжительностью рабочего времени 40 часов:

1. В графе 1 ставим номера по порядку.
2. Список составляем в алфавитном порядке, с указанием Ф.И.О., должности.
3. В графе 3 указываем табельный номер.
4. В ячейках 29, 30 и 31 графы 4 ставим Х — таких дней в феврале 2022 года нет.
5. Проставляем выходные и праздничные дни (код В) по производственному календарю.
6. В первой и третьей строке графы 4 по каждому работнику проставляем коды явок и неявок:

• У ведущего специалиста за 16 февраля в строке 3 ставим два кода (К / Я), в строке 4 — фактическое время в командировке и на работе в часах. Ему же 21, 22, 24, 25 февраля указываем ОВ — уход за ребенком-инвалидом.
• Начальнику отдела в предпраздничный день 22 февраля в четвертой строке указываем 7 — количество часов с учетом сокращенной продолжительности. Ему же ставим с 7 по 11 февраля код ПК — повышение квалификации с отрывом от работы.
• Специалисту по всем дням проставляем код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.

1. В графах 5 и 6 по каждому работнику считаем фактически отработанное время с кодом Я (явка) по дням и часам.
2. Графу 7 заполняем по Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
3. В графах 10 и 12 приводим буквенные коды причин неявки, а в 11 и 13 — количество неотработанных часов (дней).

Образец заполнения табеля вы найдете в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Какие еще есть требования к табелю

Подписывают заполненную форму:

• табельщик;
• начальник отдела;
• кадровик.

Если организация не использует КЭДО, то форму нужно распечатать и получить личные подписи. При электронном документообороте используют цифровую подпись. Обратите внимание, что для табеля нет требований по УКЭП (ст. 22.3 ТК РФ).

Заполненные и подписанные документы на бумажном носителе хранят пять лет по общему правилу и 50/75 лет для работников с вредными и опасными условиями труда (п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образец заполнения табеля 85.5 КБ
• Перечень кодов 49.7 КБ
• Форма Т‑12 204 КБ
• Форма Т‑13 79.5 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться