Какой из перечисленных реквизитов первичного документа не является обязательным

Статья 9. Первичные учетные документы

Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ в часть 1 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2014 г.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ в пункт 6 части 2 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2014 г.

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Информация об изменениях:

Часть 3 изменена с 26 июля 2019 г. — Федеральный закон от 26 июля 2019 г. N 247-ФЗ

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

Информация об изменениях:

Часть 4 изменена с 26 июля 2019 г. — Федеральный закон от 26 июля 2019 г. N 247-ФЗ

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

ГАРАНТ:

В качестве первичного документа для оформления операций по передаче материальных ценностей может быть использована также рекомендуемая форма универсального передаточного документа, доведеная письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. N ММВ-20-3/96@

О корректировке универсального передаточного документа см. письмо ФНС России от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

ГАРАНТ:

См. схему «Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учёта»

См. комментарии к статье 9 настоящего Федерального закона

Статья 9 ФЗ 402: первичные учетные документы

Первичные документы можно сравнить с фундаментом, на основе которого строится бухучет в организации. Также, они играют важную роль в налоговом учете. Ведь формировать отчетность можно только на основе данных, которые подтверждены первичной документацией. Что представляют собой первичные документы, каковы формы основных из них и каков порядок их оформления, рассказано ниже в статье.

• Первичные документы
• Что относится к обязательным реквизитам
• Какие документы относятся к первичке
• Общие требования к первичке
• Итоги

Первичные документы

В соответствии с п. 1 ст. 9 закона РФ «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, первичные документы необходимо оформлять при наличии факта хозяйственной жизни, то есть, при совершении соответствующей сделки (операции) или при наличии определенного события . Запрещено принимать к учету первичку, отображающую операции, которые на самом деле не имели места в хозяйственной жизни. Это относится и к мнимым (притворным) сделкам.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Этот пункт будет подробнее рассмотрен ниже.

В п. 3 ст. 9 закона 402-ФЗ указано, что первичку необходимо составлять в момент совершения каждого отдельного факта хозяйственной жизни. Однако, если у фирмы нет такой возможности, то оформить документ нужно сразу после завершения хозяйственной операции. За достоверность сведений, отображенных в первичном документе, отвечает сотрудник, оформивший и подписавший его.

В п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ указана следующая норма: руководитель организации вправе решать, какие формы первички будут использоваться в компании. Законодательством РФ допускается применение унифицированных форм и самостоятельно разработанных бланков (при условии, что в них включены все реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ). Если организация самостоятельно разрабатывает бланки, то за основу можно взять унифицированные формы и скорректировать их с учетом специфики деятельности.

В п 5 ст. 9 закона 402-ФЗ приведена информация о том, что первичку можно формировать на бумажных носителях и в электронном виде. Во втором случае потребуется заверение первичного документа электронной подписью.

Таким образом, первичными учетными документами являются созданные в письменном или электронном виде документы, содержащие данные о произведенных хозоперациях. Под хозяйственными подразумеваются сделки, операции и события, оказывающие или способные оказать влияние на финансовое положение организации (ИП), финансовый результат деятельности компании и (или) движение денежных средств . Хозоперации отображаются в бухучете путем их сплошного непрерывного документирования.

Что относится к обязательным реквизитам

Еще раз напомним, что обязательные реквизиты первичных документов можно найти в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. К ним относится:

• наименование самого первичного документа;
• дата его оформления;
• наименование юридического лица (ИП), оформившего документ;
• содержание хозоперации или иного факта хозяйственной деятельности;
• величина (в натуральном или денежном измерении) и единицы измерения факта хозяйственной деятельности;
• наименование должность сотрудника (или нескольких работников), совершившего хозоперацию, сделку и ответственного за оформление документа;
• Ф. И. О. и подписи ответственных лиц, или иные данные, позволяющие их идентифицировать.

Следует отметить, что перечисленные в ст. 9 закона 402-ФЗ обязательные реквизиты должны присутствовать во всех первичных документах. Организации (ИП) вправе добавлять в первичку и другие реквизиты, но исключать обязательные реквизиты нельзя.

Какие документы относятся к первичке

Первичные документы классифицируются в зависимости от их назначения. На законодательном уровне не утвержден перечень обязательных для всех организаций и ИП первичных учетных документов. Каждая компания вправе самостоятельно определять список документов, которые будут оформляться при осуществлении деятельности, закрепив его в своей учетной политике.

С 2013 года не являются обязательными к применению унифицированные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах таких форм. Но это не касается кассовых документов. Они оформляются по утвержденным унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Сведения из первички в обязательном порядке переносятся в учетные регистры.

Далее перечислим некоторые наиболее распространенные формы унифицированных первичных документов и сферы их применения.

• КО-1 (Приходный кассовый ордер);
• КО-2 (Расходный кассовый ордер);
• КО-4 (Кассовая книга);
• АО-1 (Авансовый отчет).

Учет торговых операций:

• ТОРГ-1 (Акт о приемке товара);
• ТОРГ-11 (Товарный ярлык);
• ТОРГ-12 (Товарная накладная);
• ТОРГ-16 (Акт о списании товаров);
• универсальный передаточный документ (УПД).

Учет основных средств:

• ОС-1 (Акт о приеме-передаче объекта ОС (кроме зданий, сооружений));
• ОС-4 (Акт о списании ОС, кроме автотранспортных средств);
• ОС-6 (Инвентарная карточка учета ОС);
• ОС-14 (Акт о приеме, поступлении оборудования).

Учет и оплата труда:

• Т-12 (Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда);
• Т-13 (Табель учета рабочего времени);
• Т-49 (Расчетно-платежная ведомость);
• Т-51 (Расчетная ведомость):
• Т-53 (Платежная ведомость).

Какие новые формы электронных первичных учетных документов установлены для ведения бюджетного учета и бухучета государственных (муниципальных) учреждений с 01.01.2024, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Общие требования к первичке

Чтобы первичный документ был признан действительным, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к нему:

• составление документа на бумажном носителе или в электронном виде;
• наличие обязательных реквизитов первичного документа — в соответствии с п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ;
• указание фактов хозяйственной деятельности;
• отсутствие ошибок, из-за которых документ могут признать недействительным (любые исправления должны заверяться подписью ответственных лиц, но денежные документы нельзя исправлять вообще);
• наличие подписей ответственных лиц с расшифровкой.

Оформленная в соответствии с требованиями закона первичка обеспечит правильное ведение и достоверность данных бухучета организации. Формировать бухгалтерские проводки без наличия подтверждающих документов запрещено. Также, недопустимо использовать в учете копии или сканы первичных документов вместо оригиналов. Иначе, сотрудники ИФНС вправе признать хозоперацию недействительной.

Отсутствие или ненадлежащее оформление первички является грубым нарушением учета, за которое предусмотрена ответственность. Нарушителям придется платить штрафы, размер которых установлен в ст. 120 НК РФ (от 10 000-30 000 руб. до 20% от налога (страховых взносов), неуплаченного в связи с данным нарушением, но не менее 40 000 руб.).

Итоги

Первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии со ст. 9 закона 402-ФЗ. Иначе, организация (ИП) может быть оштрафована в соответствии с НК РФ. Что представляют собой первичные учетные документы и какие обязательные реквизиты в них должны быть, рассказано выше в статье.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Какой из перечисленных реквизитов первичного документа не является обязательным

Статья 9. Первичные учетные документы

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Обязательные реквизиты первичных документов: требования к заполнению

Зачем нужны первичные документы? Чтобы подтверждать ими факты хозяйственной жизни. Нет бумажки – нет и факта. Очень редко суды принимают во внимание косвенные доказательства при отсутствии первичных документов. Создавать «факт» хозяйственной жизни только при помощи первичного документа тоже нельзя. Об этом сказано в ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Поэтому от правильно оформленного первичного документа зависит, добьетесь ли вы денег от контрагента и сможете ли получить налоговый вычет от государства.

Требования к заполнению обязательных реквизитов первичных документов

Государство не требует какой-то конкретной формы при оформлении первичного документа. Можно использовать готовую (унифицированную) форму, можно разработать свою и утвердить ее приказом руководства. Однако каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. Без них самостоятельно разработанную форму за документ не «засчитают».

Перечень обязательных реквизитов первичного документа

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Есть формы, которых надо строго придерживаться – обязательными реквизитами тут не обойдешься. Например, обязательная форма существует для приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, платежного поручения, транспортной накладной (ч. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письме Минфина РФ от 10.09.2018 № 03-03-07/64487).

Формы первичных документов должны быть утверждены в Учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Образцы самостоятельно разработанных форм, утвержденные руководителем, нужно включить в приложение к приказу об утверждении учетной политики.

Унифицированные формы первичных документов

В унифицированные формы можно добавлять реквизиты либо исключать их. Например, вносить дополнительные строки, колонки и т. п. Исправленную унифицированную форму необходимо утвердить в качестве первичного документа приказом или распоряжением руководителя (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

Как добавить информацию в унифицированную форму

Допустим, в ООО «Романтик» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме.

Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, в нее добавили дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___».

Затем данную форму утвердили приказом руководителя организации.

Как отразить использование унифицированных форм в учетной политике

Типовые бланки без изменений к учетной политике прикладывать не нужно.

Есть два способа отразить факт их использования:

1. Применять унифицированные формы для каждой операции, для которой форма существует. Формулировка: «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом, без изменений».
2. Прописать для разных объектов бухучета, какие унифицированные формы организация будет применять. Формулировка: «. применять унифицированную форму _____, утвержденную постановлением Госкомстата от______ № _______, для оформления (и прописать случаи)».

Когда может понадобиться «своя» форма первички?

Представьте ситуацию: организация закупила товары для дальнейшей перепродажи: без договора, покупка носит разовый характер. Оплатили товары с расчетного счета, с товаром получили только товарный чек.

Бухгалтер запросил документы у поставщика, но товарную накладную или УПД поставщик оформлять отказался, так как НДС он не платит. Придется работать с единственным документом, что у нас есть: товарным чеком.

Форма товарного чека содержит следующие реквизиты:

• наименования продавца и покупателя;
• наименование, количество, стоимость проданных товаров;
• должности и подписи ответственных лиц поставщика и их подписи;
• дату составления документа.

Товарный чек не содержит сведений о должностных лицах организации-покупателя и их подписей, поэтому не является документом, на основании которого можно принять товары к бухгалтерскому учету. Поэтому бухгалтер организации-покупателя должен разработать форму первичного документа, который будет являться основанием для отражения в бухгалтерском учете такого факта хозяйственной жизни, как получение товаров по товарному чеку, и передать ее руководителю для утверждения приказом по организации.

Когда и как нужно составлять первичные документы

По закону составлять первичный документ нужно, как только свершился факт хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Тем не менее, нередко первичные документы приходится оформлять задним числом. Насколько это опасно, сказать трудно: хоть это и нарушение, инспекция вряд ли озаботится экспертизой документа по датам создания, если по этому случаю нет сложного спора.

Главное, чтобы к моменту отчетности документы были внесены, и их оригиналы можно было представить по запросу ФНС.

Узнайте, как хранить документы в электронном виде и вести работу в едином пространстве – смотрите видео!

Когда нужна бухгалтерская справка

В любых случаях, когда бухгалтеру необходимо обосновать проводки или расчеты, нужно составить бухгалтерскую справку. Например:

• при представлении уточненных деклараций для обоснования расчетов, отраженных в них (письмо ФНС от 14.12.2006 № 02-6-10/233);
• для подтверждения сумм, отраженных в бухучете, например, при расчете дивидендов;
• для обоснования сторнировочных проводок и т. д.

Оформление допускается в произвольной форме. Однако этот первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Идентификатор госзаказа

Идентификатор госзаказа – это уникальный код. Он необходим для контроля за целевым использованием средств федерального бюджета. Идентификатор присваивается госконтрактам, для которых предусмотрено казначейское или банковское сопровождение средств.

Если госконтракту присвоен идентификатор, его необходимо указывать во всех платежных и первичных документах, связанных с исполнением контракта (товарных накладных, актах приема-передачи, платежных поручениях и т. п.). Так поступать должны все участники: государственные заказчики, головные исполнители и соисполнители госконтрактов. Исключением являются только контракты с гостайной (пп. «д» п. 7 и п. 23 Правил казначейского сопровождения средств, утвержденных постановлением Правительства от 30.12.2016 № 1552, п. 2 постановления Правительства от 03.03.2017 № 249).

Служебные пометки

На первичных документах можно делать служебные пометки, запрета на это нет. Например, на документе можно ставить пометку о том, что он прошел обработку и отражен в бухучете (п. 2.20 положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Хотите знать больше о том, как организовать документооборот в компании и не платить штрафы? Подпишитесь на нашу рассылку!