Как проверить апостиль на подлинность

Проверка подлинности апостиля – где найти информацию?

Введение в государственный документооборот штампа апостиль было призвано облегчить юридическое признание официальных документов одной страны на территории другой. До момента подписания Конвенции в 1961 году основным способом заверения была консульская легализация, которая требовала обращения в разные инстанции и немало времени. Новый способ подтверждения документов значительно упростил процедуру легализации как для граждан, которые готовятся к выезду за пределы своей страны, так и для организаций, принимающих иностранные бумаги. Существенно снизилась нагрузка на консульства и посольства. В целом, апостилирование является надежной процедурой, гарантировано подтверждающей подлинность заверенного штампом документа. Тем не менее при принимая от граждан и юридических лиц иностранные бланки должностное лицо обязано проявить особую внимательность. Убедиться, что апостиль является подлинным, проверить все реквизиты, записи, подписи, печати. Задаться вопросом: «А настоящий ли он?» Несмотря на то, что внешний вид апостиля и его содержимое унифицированы являются одинаковыми для всех государств, небольшие различия в оттисках штампов всё же присутствуют. А некоторые страны, например, США используют не мастичный оттиск штампа, а печатают содержимое на отдельном листе, который затем скрепляется с подлинником или его нотариальной копией. Чиновники могут не помнить особенности оформления штампов из разных стран и это составляет особую сложность. Кроме того, на практике возможны случаи, когда должностное лицо, принимающее бумаги, знает особенности иностранных бумаг, но по какой-либо причине сомневается в их подлинности. Такое сомнение может возникнуть, например, в таких случаях как:

• отсутствие каких-либо необходимых реквизитов и записей;
• обнаружение в записях ошибок или опечаток;
• отличие оттиска от ранее предоставленных образцов;
• механические повреждения бланка;
• несоответствие сведений в проверяемом документе, другим сведениям и данным, предоставленным гражданином в организацию.

В этих случаях должностным лицом также выполняется проверка апостиля.

Как проверить подлинность апостиля иностранного государства

Проверить законность апостиля и его подлинность можно по его регистрационному номеру. Каждый штамп регистрируется в специальном реестре и имеет свой уникальный номер. Этот реестр ведут все государственные учреждения в ведение которых входит обязанность проставлять апостиль документов.

Для проведения проверки чиновник может обратиться в государственное учреждение, наименование которого записано в пункте №4 штампа, и уточнить оказывалась ли услуга заверения за данным регистрационным номером, а также узнать дату оказания услуги, прописанную в графе №6.

Сделать проверку можно по телефону или онлайн, через электронное обращение на официальном сайте организации.

Полная проверка иностранного апостиля включает в себя следующие действия:

• проверка состава документа;
• правильность скрепления листов;
• проверка даты;
• уточнение номеров, приводимых в документе;
• сверка образцов подписей;
• осмотр качества бумаги и полиграфии.

Особенности проверки апостиля отдельных стран

Процедура проверки штампов в различных странах очень похожа. В соответствии с требованиями статьи 7 Гаагской Конвенции каждый орган, имеющий право и обязанность заверять официальные документы, должен вести книгу регистрации записей о регистрации апостилей. Обязательной фиксации подлежат – порядковый номер, дата, фамилия должностного лица, оставившего подпись, а также его должность. Вместо книги записей может вестись картотека. Проверки выполняются по требованию любого заинтересованного лица.

США. Проверка апостиля США на подлинность может быть выполнена по публичным реестрам, которые ведутся некоторыми штатами. В программу нужно ввести реквизиты штампа, после чего вам выдается информация о том, проводилось ли регистрация. Если вы не получаете подтверждающей информации, такой документ должен быть отклонен от принятия.

Если сомнению подвергается информация из штата, где отсутствует публичный реестр, можно обратиться с запросом в уполномоченный орган, производивший заверение.

Украина. Проверка образовательных документов производится онлайн по электронным журналам, которые ведутся Министерством образования, оказывающим данную государственную услугу. В специальную форму вводится номер апостиля, дата его выдачи, а также специальный номер, который находится выше штрих-кода. Заполнение всех трёх полей обязательно. В электронных журналах можно получить сведения о документах, выданных с 2013 года. Если он был получен раньше, необходимо отправлять письменный запрос. Проверить апостили, выданные другими ведомствами, можно только сверив их с образцами.

Кроме должностных лиц, необходимость проверить полученные сведения может возникнуть и у граждан, которые обращаются за услугой апостилирования в госорганы через посреднические организации. Чтобы не стать жертвой мошенников, гражданам рекомендуется доверять свои документы только проверенным компании, которые имеют официальный юридический адрес и офис.

Если вам необходимо быстро и надежно получить государственную услугу по заверению документов вы можете обратиться в Московский центр легализации. Центр предоставляет услуги как в стандартные сроки, установленные официальными ведомствами, так и в срочном порядке.

Как можно проверить подлинность апостиля?

Согласно международному законодательству апостиль подтверждает подлинность документа. В разных странах апостиль может немного различаться по внешнему виду. Должностные лица, принимающие апостилированные документы, хорошо знают, как выглядят настоящие легализованные бумаги и как проверить апостиль на подлинность. В своей работе они ориентируются на образцы заполненных штампов, знают правила заполнения всех указанных в нем пунктов, а также правила оформления нотариальных копий и переводов. Каждый тип документов в России заверяется в строго определённых официальных учреждениях. Название учреждения прописывается в седьмом пункте штампа. В случаях, когда полученный документ вызывает подозрения, официальное лицо может обратиться за проверкой апостиля в указанное ведомство. Каждый апостиль имеет индивидуальный регистрационный номер, по которому его очень легко идентифицировать. Изучать инструкции по проставлению апостиля у простых граждан необходимости нет. Чтобы вопрос о том, как проверить подлинность апостиля России, не возникал у владельцев документов мы рекомендуем обращаться за апостилированием только в проверенные агентства, которые работают легально. Надёжно и быстро подтвердить юридическую силу любого документа можно в нашем центре. Мы работаем со всеми официальными государственными органами Москвы, которые имеют право ставить апостиль на документы.

Истребование документов

Иванов Кирилл Андреевич

сотрудник по легализации документов

Необходимо истребование документов?

Когда документ теряется, либо испорчен, это доставляет массу проблем и делает невозможным нормальное течение жизни. В такой момент наиглавнейшей задачей является восстановление необходимого документа. Нужно ли платить и сколько ждать готовый документ? Где можно истребовать документы?

Как проверить подлинность апостиля

Если вы не занимались проставлением штампа апостиля через Министерство лично, а поручили эту работу посреднику, то будет не лишним проверить подлинность полученного штампа. И лучше сделать это своевременно, поскольку оказавшись с недействительным апостилем в другой стране, вы попадете в неприятную ситуацию.

К сожалению, среди исполнителей услуг по апостилизации попадаются мошенники и чтобы обезопасить себя от неприятностей, мы дадим советы, как проверить результат работы компании посредника.

Проверка апостиля:

1. На апостиле от Минюст вы сможете найти фразу «Для проверки выдачи апостиля см. www.apostille.minjust.gov.ua». Откройте эту ссылку, укажите номер и дату выдачи апостиля и нажмите «Проверить».
2. На апостиле от Министерства образования и науки будет фраза «Проверка апостиля http://enic.in.ua/index.php/ru/aporegua» – это ссылка на электронный реестр апостилей, который ведется с 18 января 2013 года. Укажите номер апостиля, заявления и дату и нажмите «Поиск».
3. Проверить онлайн апостиль от МИДа нет возможности. В этом случае вы можете сравнить свой результат с имеющимися примерами на нашем сайте.

Если результаты поиска дали отрицательный результат, это может свидетельствовать о недействительности вашего апостиля. В случае, если по указанным данным вы получили информацию о другом лице – это повод обратиться в уполномоченные органы для разъяснения ситуации и возможного привлечения к ответственности посредника.

Как обезопасить себя от подделки

Услуга апостиля через посредника предусматривает 50% предоплаты и оплату 50% перед тем, как вам будут отправлены оригиналы документов курьерской службой.

Чтобы минимизировать риски, попросите скан копию апостиля перед окончательной оплатой для проверки через указанные выше сервисы. В случае обнаружения подделки, вы сможете потребовать возврата подписки.

Выполняя поиск бюро легализации, подробно изучите отзывы предыдущих клиентов из независимых источников, посмотрите примеры выполненных работ на сайте бюро, посмотрите активность компании на ее странице в соцсети, позвоните и пообщайтесь с менеджером, так вы сможете понять, насколько квалифицированно проходит общение. Сделайте выводы и выберите бюро, которому можно доверять.

Проверяем подлинность апостиля на российском документе

Во вчерашней статье «Апостиль в Минюсте — теперь по новой форме» мы сообщили новость о том, что в обновленный бланк апостиля, проставляемого в ГУ Минюста по Санкт-Петербургу и Ленинградской области теперь добавлена ссылка на официальный интернет-ресурс и QR-код, открывающий эту же ссылку, по которым стала возможно проверка его подлинности.

Ранее для этого пришлось бы обращаться с запросом в сам государственный орган, проставивший апостиль (ГУ Минюста), теперь же эта возможность доступна любому заинтересованному лицу, имеющему доступ в интернет.

Мы решили проверить, как это работает на практике. Ниже на фото Вы можете увидеть увеличенную часть страницы документа с апостилем, которая была взята нами для этого небольшого «эксперимента»:

Переписывать длинный URL ссылки в браузер вручную, конечно, неудобно, поэтому мы воспользовались QR-кодом, который отсканировали с помощью приложения в смартфоне.

Приложение сработало должным образом, код был у спешно считан, и оно выдало нам ссылку на сайт Министерства юстиции — ту же самую, которая напечатана на бумажной странице с апостилем. Ссылка имеет следующий вид: https://minjust.gov.ru/ru/pages/apostil-ispf/?aposId=[… буквенно-цифровой уникальный идентификатор, присвоенный данному апостилю …].

Ссылку из приложения можно было бы открыть и в мобильном браузере, но мы привыкли пользоваться настольным компьютером, поэтому переслали ее на ПК по электронной почте (благо, приложение для чтения QR-кодов имеет такую опцию).

В результате перехода по ссылке открылась интернет-страница, на которой действительно содержалась полная информация об апостиле — посмотрите скриншот:

Как видно, номер апостиля (выделен красным) на бумажном документе и на сайте Минюста совпали. Другая информация — дата проставления, ф.и.о. и должности «подписантов» и пр. — также оказалась одинаковой. Это означает, что проверка прошла успешно, апостиль подлинный (зарегистрирован в реестре Министерства юстиции).

На этом можно было бы остановиться, но захотелось также посмотреть, что выдает система проверки в случае неподлинного апостиля. Для этого заменили в адресной строке браузера одну букву в уникальном идентификаторе ранее открытой ссылки, и вот что получили:

По прежнему открывается сайт Минюста (т.к. часть URL-адреса, предшествующая идентификатору, верна), но после заголовка «Сведения» на открывшейся по «битой» ссылке странице пусто, таблица со сведениями об апостиле отсутствует.

Возможно, разработчикам системы проверки, следовало бы предусмотреть, чтобы информация о фальшивом апостиле отображалась в более явном виде. Например, вывести на страницу надпись «Апостиль с данным идентификатором не зарегистрирован» или ей подобную.

Но на сегодня (31 марта 2023 года) проверка несуществующего апостиля дает именно такой результат. Это следует иметь ввиду, и не считать что пустота на странице с результатами проверки — это какой-то сбой в системе.

Надеемся, для тех, кто интересуется темой апостилирования документов, информация из этой статьи окажется полезной.

Если Вам требуется проставить апостиль на российском документе, Вы всегда можете воспользоваться нашими услугами. Подробности — на этой странице.