Как описать структуру электронного документа

Таблица 8. Описание структуры электронного документа (сведений) «Обобщенная структура электронного документа (сведений)» (R.010)

20. Символы «Y.Y.Y» в пространствах имен структур электронных документов и сведений соответствуют номеру версии структуры электронного документа (сведений), определяемой в соответствии с номером версии базисной модели данных, использованной при разработке в соответствии с настоящим Описанием технической схемы структуры электронного документа (сведений), подлежащей включению в реестр структур.

Импортируемые пространства имен приведены в таблице 9.

Приложение 6. Описание структуры электронного документа «Одиночный запрос субъекта или пользователя кредитной истории в ЦККИ»

Одиночный запрос субъекта или пользователя кредитной истории в Центральный каталог кредитных историй структурирован в виде xml-файла. Тэг верхнего уровня должен иметь наименование INQ и необязательный атрибут version, указывающий на версию схемы xml (на данный момент — 1).

Документ подразделяется на две обязательные части — заголовок (THEADER) и запрос субъекта или пользователя кредитной истории (TBODY).

В заголовке указывается следующая информация:

Формат данных (Размер)

Обязательное наличие тэга

Идентификатор запроса, присвоенный отправителем. Если данный тэг присутствует в запросе, то в ответе ЦККИ он также будет присутствовать и содержать то же значение.

Положительное целое число (12)

Дата формирования запроса субъекта или пользователя кредитной истории, заявки субъекта кредитной истории

Дата вида ДД.ММ.ГГГГ

Внутри тэга TBODY должен находиться тэг InquiryBKI — запрос от субъекта или пользователя кредитной истории информации о бюро кредитных историй, в которых хранится кредитная история субъекта кредитной истории.

Блок InquiryBKI включает:

— обязательная ключевая информация (KeyData),

— необязательный код субъекта кредитной истории (SubjectCode) — не указывается;

— необязательный адрес электронной почты для ответа (Email) — не указывается.

Внутри тэга KeyData может находиться один из двух тэгов:

KEYLP — ключевая информация для субъекта кредитной истории, являющегося юридическим лицом;

KEYNP — ключевая информация для субъекта кредитной истории, являющегося физическим лицом.

Структура блока KEYLP:

Формат данных (Размер)

Обязательное наличие тэга

Полное наименование юридического лица. Допускается не указывать (для юридических лиц, зарегистрированных на территории Российской Федерации)

Основной государственный регистрационный номер. Если ОГРН у субъекта отсутствует, необходимо указать пустой тэг или не включать его в XML.

Идентификационный номер налогоплательщика. Если ИНН у субъекта отсутствует, необходимо указать пустой тэг или не включать его в XML.

Кадровый ЭДО: новые требования к формату и структуре электронных документов

С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Теперь кадровики обязаны готовить электронные приказы, договоры, соглашения и другие кадровые документы в установленном для них формате и в рамках единых требований к их структуре. Рассмотрим, что именно изменилось.

Елена Ефимова
14 Июня 2023
Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Кадровый электронный документооборот в той или иной мере используют многие работодатели. На уровне трудового законодательства кадровый ЭДО регулируют, в частности, положения ст.ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ.

Переходить или нет на электронные документы, связанные с трудовой деятельностью, и в какой части — работодатели решают самостоятельно. Но с появлением возможности принимать на работу сотрудников, которые будут работать дистанционно, заключать электронные трудовые договоры, с развитием учётных систем для ведения кадрового ЭДО и сдачи электронной отчётности именно такой документооборот стал играть более значимую роль, чем бумажный.

До вступления в силу Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н требования к кадровым электронным документам, их форме и формату работодатели могли определять самостоятельно. Конечно, в тех пределах, которые позволяло действующее законодательство. Приказ Минтруда установил единые требования к составу и форматам электронных документов, которые связаны с трудовыми отношениями и не дублируются на бумаге. Таким образом, кадровые электронные документы стали формализованными.

Главное изменение — появление обязательных форматов электронных документов. Например, если раньше электронные приказы можно было оформлять в любом формате (основные — Word, PDF, Excel), то теперь только в конкретном, определённом Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Единые требования к структуре и формату кадровых документов

Единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с трудовыми отношениями, нужны, прежде всего, государственным ведомствам. Это автоматизирует, а значит, упрощает и ускоряет проверку кадровых электронных документов.

обязательная основная часть (содержание документа) — электронный документ в виде файла формата PDF/A-1A;
приложения к основной части (при наличии) — содержание, которое входит в основную часть, или отдельные электронные документы (документы в электронном виде), которые имеют форматы файлов в соответствии с особенностями данных (форматы для текста, таблиц, графики, структурированных данных и т.д.);
электронная подпись или электронные подписи в виде файла (файлов), формата SGN (для неквалифицированной и квалифицированной подписей);
машиночитаемая доверенность (при наличии) в формате XML;
обязательное описание электронного документа в файле формата XML (вид документа, дата создания, подписания, сведения о подписантах и др.).

Единые требования к кадровым документам установлены только для таких документов, которые:

относятся к трудовым (рабочим) отношениям;
могут быть исполнены в виде электронного документа;
не дублируются в бумажном виде;
создаются с 1 марта 2023 года.

Перечень документов, которые затрагивает Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, можно найти в приложении к этому нормативному акту — «Коды документов». Список открытый, поэтому даже если какого-то кадрового документа в нём нет, но его технически можно создать в электронном виде и в соответствии с требованиями Приказа № 578н, ничего этому не препятствует.

Приём на работу.
Рабочее время и время отдыха.
Материальная ответственность.
Оплата труда.
Охрана труда.
Образование работника.
Социальное партнёрство.
Индивидуальные трудовые споры.
Персональные данные.
Изменение условий трудового договора.
Прекращение трудовых отношений.
Иные кадровые мероприятия.

В каждой группе — перечень документов, необходимых в рамках того или иного мероприятия, которое соответствует названию группы. Для каждого документа указана статья Трудового кодекса, регулирующая условия и порядок его оформления.

Как перейти на новые форматы и использовать их

Если работодатель использует информационную систему кадрового ЭДО от стороннего разработчика, который обеспечивает техническое обслуживание и развитие системы, новые форматы электронных документов уже должны в ней появиться или появятся после очередного обновления. В этом случае от кадровика ничего нового не требуется — достаточно использовать обновлённый функционал системы кадрового ЭДО, выбрать нужный шаблон документа, заполнить и подписать его.

Если документ создан в другой программе (вне системы кадрового ЭДО), его нужно будет загрузить в систему в том формате, который обязателен для документа и приложений к нему.

Собственные системы кадрового ЭДО для выполнения требований Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н потребуется обновить самостоятельно.

Будут ли штрафовать за нарушение формата или использование неактуального формата

На текущий момент специальной ответственности за это нет. Возможно, будут применять такой же подход, как к составлению бумажных документов с нарушением установленной формы. Но, скорее всего, электронный документ, подготовленный с нарушением формата, просто не будет принят в государственной или муниципальной информационной системе, если есть обязанность его представления. Такая практика — основная для всех формализованных электронных документов.

1. Понятие и структура электронного документа

Во многих сферах деятельности широкое распространение получило использование электронных документов, причем последние применяются не только наряду с традиционными бумажными документами, но и вместо них.

Как отмечает А. Серго, использование систем электронного документооборота позволяет добиться огромного экономического эффекта, а применительно к России такое снижение издержек с учетом территориальной протяженности может быть колоссальным . В связи с этим одним из важнейших направлений развития российского законодательства и правоприменительной практики в настоящее время является правовое регулирование отношений в области электронного документооборота и придание юридической силы электронным документам.

Серго А. Электронный документооборот // Российская юстиция. 2003. N 5. С. 69.

До настоящего времени ни законодатель, ни современная доктрина не выработали общего однозначного определения электронного документа. Легальное определение данного термина появилось лишь в 2002 г. в Федеральном законе от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» : «Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Законодатель в этом определении обратил внимание лишь на форму предоставления информации данного класса документов, отличающую его от других документов. В юридической литературе многократно отмечалось, что это определение достаточно широкое и оно далеко не полностью раскрывает рассматриваемое понятие, что дает почву для его неоднозначного толкования при решении задач правового регулирования вопросов использования электронных документов.

СЗ РФ. 2002. N 2. Ст. 127.

Более удачным представляется понятие электронного документа, предложенное С.И. Семилетовым: «Электронный документ — документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого именного файла(ов) или записи в файле(ах) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи» .

Семилетов С.И. Электронный документ как продукт технологического процесса документирования информации и объект правового регулирования // Государство и право. 2003. N 1. С. 101.

Как справедливо отмечает С.И. Семилетов, электронные цифровые документы в качестве объекта права следует рассматривать как обособленные или выделенные объекты и в тех же формах, в которых эти документы реально существуют как объекты деятельности и оборота в конкретных правоотношениях. При этом файл как форма электронного документа должен выступать в качестве главного объекта правового регулирования.

Три элемента электронного документа:

1) само содержание информации;

2) форма предоставления содержания;

3) носитель информации.

Хэш-функция — контрольная характеристика файла, позволяющая определить факт внесения в документ несанкционированных изменений.

В России нет закона об электронном документе и не решена проблема долгосрочного хранения электронного документа.