Когда нужно утвердить график отпусков на следующий год

Составляем график отпусков на 2023 год

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

В конце каждого календарного года все работодатели должны составить и утвердить график отпусков на следующий год. В статье разберем основные вопросы, которые возникают у работодателей в процессе составления графика отпусков.

Обязателен ли график отпусков

Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).

График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Как утвердить график отпусков

Утвердить график отпусков надо, самое позднее, за две недели до окончания календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график на 2023 год надо утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.

Составить документ можно по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Несмотря на то, что данная унифицированная форма не является обязательной, она довольно удобна. При необходимости, можете дополнить ее дополнительными графами.

Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, необходимо будет учесть ее мотивированное мнение. По мнению Минтруда России, запросить мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько работников входит в первичную профсоюзную организацию (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788). С учетом того, что на это потребуется определенное время (порядок получения мотивированного мнения профсоюза установлен ст. 372 ТК РФ), не откладывайте утверждение графика отпусков на последний момент.

Для утверждения графика отпусков можно использовать один из двух вариантов:

1. Издать приказ об утверждении графика отпусков.

Данный приказ составляется в свободной форме. Отметим, что на практике большинство организаций выбирает именно этот вариант утверждения графика отпусков.

2. Заполнить гриф «УТВЕРЖДАЮ» в форме. Данный вариант подходит в том случае, если вы используете унифицированную форму № Т-7. Руководитель организации или уполномоченное лицо должно проставить свою подпись в графе «Утверждаю». Также следует указать должность утверждающего работника и дату.

Надо ли учитывать пожелания работников

Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания работников по использованию времени отдыха. Поэтому, если организация составит график отпусков самостоятельно, с учетом особенностей работы компании, без опроса работников, нарушения ТК РФ не будет. Между тем, практически все работодатели проявляют лояльность в данном вопросе и стараются учитывать мнение работников по датам отпусков. Компании до составления графика отпусков предварительно опрашивают работников о предпочтительных датах отдыха, и после того, как соберут информацию, формируют график отпусков.

Между тем, есть категории работников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное время. С 7 октября 2022 перечень дополнен новой категорией работников. Так, работники, которые были призваны на военную службу по мобилизации, после возобновления трудового договора в течение 6 месяцев могут использовать отпуск в удобное для них время. При этом не имеет значения продолжительность стажа работы в компании.

Возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период отпуска работника, относящегося к такой льготной категории. Алгоритм действий предлагает Минтруд России. По мнению ведомства, у работника надо узнать желаемые даты использования отпуска и включить эту информацию в график отпусков. Если работник впоследствии захочет изменить даты отпуска, он Должен написать работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления, должен изменить даты отпуска, отказать в этом работнику компания не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 1ЩЮОГ-17786).

Каких работников включать в график отпусков

• дистанционных работников (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
• совместителей;
• сотрудников, которые работают по срочным Трудовым договорам. Таких работников надо включить в график и в том случае, если в следующем календарном году трудовой договор с ними будет расторгнут (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14- 2/В-395, от 27.03.2020 № 14-2/В-321);
• сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего времени (ч. 4 ст. 93 ТК РФ).

А вот «декретниц» (работниц, которые находятся в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком) в график отпусков включать не надо, но только в том случае, если они будут в декретном отпуске полный календарный год. Если часть года будет рабочая, таких сотрудниц также следует включить в график отпусков. Такие рекомендации дают представители Роструда.

Также не надо включать в график отпусков мобилизованных работников, поскольку трудовой договор с ними приостановлен. В течение шести месяцев после возобновления трудового договора работник имеет право воспользоваться отпуском в любое удобное для него время (ч. 9 ст. 351.7 ТК РФ).

Как составить график отпусков на 2024 год: форма, утверждение и внесение изменений

До 15 декабря 2023 года работодатели должны утвердить график отпусков работников на 2024 год. Напомним, что это требование из ст. 123 ТК РФ. Рассказываем в статье, как составить график отпусков на 2024 год и какие есть подводные камни в этой процедуре.

В этой статье:

• Для кого обязателен график отпусков
• Кого надо включать в график отпусков
• Обязательно ли учитывать пожелания работников по срокам отдыха
• Можно ли в графике делить отпуск на части
• Как правильно заполнить график
• По какой форме составить и утвердить график
• Как исполнять график
• Как внести изменения в утвержденный план

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

Для кого обязателен график отпусков

Все работники по трудовому договору имеют право на ежегодный оплачиваемый отдых (ст. 114 ТК РФ). Он состоит из основной части продолжительностью не менее 28 календарных дней и дополнительного отпуска, который присоединяется к основному.

Очередность отдыха работников устанавливается ежегодным графиком отпусков. Его утверждает руководитель компании не позднее, чем за две недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). План нужен, чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса без нарушения права сотрудников на ежегодный отдых.

Утвержденный график отпусков обязателен для исполнения работодателем и работником (ст. 123 ТК РФ). Это означает, что сотрудник не может самовольно назначить себе дни отдыха — за это его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. В свою очередь, работодатель не может наказать за прогул работника, который ушел в отпуск без приказа, но по утвержденному графику. Это отдельно разъясняет Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Есть только две категории работников, на которых график отпусков может не распространяться:

• «Льготники» по закону, которые имеют право уходить на отдых в удобное для себя время. Это достаточно обширная группа.
• Вновь принятые работники, которые были трудоустроены уже после утверждения графика.

Если работодатель не будет вносить изменения в годовой план, то новички будут уходить на отдых по отдельному приказу и в сроки, согласованные с работодателем. В этом случае на них не будет распространяться норма о письменном уведомлении об отпуске за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Во всех остальных случаях отсутствие графика отпусков или отклонения от него могут рассматриваться инспектором ГИТ как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Кого надо включать в график отпусков

Кадровик составляет план отдыха по всем работникам, с которыми заключен трудовой договор, но есть нюансы.

1. Порядок предоставления отпуска дистанционным работникам определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). Если работодатель не установил в этих документах каких-то особенностей по сравнению с нормами Трудового кодекса, то он применяет главу 19 ТК РФ и соответственно включает удаленных сотрудников в график.
2. С мобилизованными сотрудниками трудовой договор приостанавливается. Поэтому включать их в график отпусков не нужно. Это разъяснили эксперты Роструда в ответах на вопросы на сайте «Онлайнинспекция.рф». Но это лишь рекомендация. А по факту у мобилизованного работника продолжает копиться отпускной стаж. Чтобы его не потерять, лучше включить сотрудников в график отпусков. В графе «Примечание» указать, что работник мобилизован.

В график отпусков включают всех работников, в том числе работающих по срочному трудовому договору. Это разъяснил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

На практике некоторые эксперты дают советы не включать в график отпусков тех, с кем заключен срочный трудовой договор сроком до шести месяцев. Ведь формально у них не возникает права на отпуск. Вместе с тем ст. 114 ТК РФ таких оговорок не содержит.

Исполнителей по договору ГПХ в график отпусков не включайте. Отношения с ними не регулируются трудовым законодательством. И вы рискуете, что в такой ситуации договор ГПХ будет признан трудовым.

Обязательно ли учитывать пожелания работников по срокам отдыха

Обратите внимание, что график отпусков — это директивный документ работодателя, а не договоренность между сотрудниками и руководителем. Из этого следует простое правило. Учитывать при составлении графика отпусков пожелания работников можно, не необязательно.

Есть только одна группа — «льготники», которые имеют право уходить в отпуск по своему желанию. Им можно проставить в графике те даты, когда они хотят. Кстати, в этом случае в течение года возможны отклонения от плана, поскольку «льготник» может изменить свои желания. Но нарушением трудового законодательства это не будет.

По остальным работникам работодатель пожелания работников может не учитывать и сам распределять отпуска в течение года. График утверждают с учетом мотивированного мнения профсоюза (ст. 123, 372 ТК РФ). И не обязательно, чтобы оно было положительным. Главное, его запросить и получить. Это и будет «учет пожеланий работников».

Однако на практике многие компании начинают собирать в октябре предложения от сотрудников в график отпусков. Это их право.

Нельзя заставить работника представить предложения в график отпусков. Он не обязан этого делать.

Можно ли в графике делить отпуск на части

Роструд считает, что нельзя. Он напомнил, что разделить отпуск на части можно только по соглашению сторон (письмо от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477).

График отпусков — директивный документ. Если работодатель дробит в нем отдых сотрудника на части и устанавливает продолжительность каждой из них, то получается, что он диктует свою волю.

На практике компании часто устанавливают в графике отпуск по частям. Они заранее берут с работника заявление, либо получают его подпись на проекте графика. Если вы практикуете такой же подход, то будьте готовы отстаивать свою позицию перед трудовым инспектором.

Как правильно заполнить график

Правила, которые нужно учитывать при составлении графика на год:

1. Право на первый отпуск возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не касается определенных категорий «льготников», например, работников в возрасте до 18-ти лет или совместителей.
2. Продолжительность основного ежегодного отпуска составляет не менее 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положен удлиненный отдых. Например, у несовершеннолетних основной отпуск не может быть менее 31 дня, у педагогов — 42 дней.
3. Отдельным работникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, по закону он дается за ненормированный рабочий день. Работодатель имеет право установить дополнительные оплачиваемые отпуска в коллективном договоре или локальном нормативном акте для работников, не указанных в ТК РФ.
4. При составлении графика основной и дополнительный отдых суммируются (ст. 120 ТК РФ).
5. Отпуск считается в календарных днях. В него не включаются нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по дате начала отпуска. Роструд отдельно разъяснил на сайте «Онлайнинспекция.рф», что первый день отдыха может выпадать на выходной день работника.
6. Отпуска планируют на календарный год, то есть до 31 декабря. Выходить за его пределы в графике нельзя даже по «льготникам», которые выбирают удобное для себя время.

Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» разъясняет, что отпуск дается работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В исключительных случаях, по производственной необходимости его можно перенести. При этом весь отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев того рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК РФ). Поэтому заранее планировать переносы отдыха на будущее неправильно.

На практике отпуск работника может прийтись на декабрь 2024 — январь 2025 года. В этом случае в графике на 2024 год ставят ту часть, которую работник использует в 2024 году. В графе «Примечание» указывают, что оставшиеся дни пойдут в график 2025 года. Так кадровик не «потеряет» весь положенный работнику отпуск за рабочий год.

Напомним, что рабочий год работника отличается от календарного. Он начинается с первого рабочего дня и длится 12 полных месяцев без учета дней, которые не включаются в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ). Например, сотрудник принят в компанию 24 октября 2022 года. Его рабочий год начнется с этой даты, а не с 1 января (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Периоды прогулов или отстранения от работы в стаж для отпуска не включаются. Соответственно, они будут «удлинять» рабочий год.

По какой форме составить и утвердить график

Для графика отпусков есть унифицированный бланк Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но его применяют добровольно. Работодатель может взять Т-7 за основу и дополнить его под свою организацию. Например, добавить графы о рабочем годе, за который дается отпуск, а также об ознакомлении работников с документом под личную подпись.

Форму графика, который используется в компании, утверждают приказом или закрепляют в локальном акте. В нем же определяют порядок заполнения бланка. Это нужно, чтобы все отделы и службы использовали одну форму и единообразно ее оформляли.

В форме Т-7 при планировании графы 7-9 не заполняются. Кадровик вносит в них данные при фактическом исполнении графика отпусков в календарном году. Например, когда ежегодный отдых работника переносится.

В шапке формы Т-7 есть два грифа:

• о мотивированном мнении профсоюза;
• об утверждении руководителем организации.

Подписи директора и реквизитов письма от профсоюза достаточно, чтобы график считался утвержденным. На практике его часто вводят в действие приказом, в котором дают организационные поручения. Например, в определенный срок ознакомить работников.

Минтруд считает, что подписи работников на графике отпусков не нужны (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Роструд также на сайте «Онлайнинспекция.рф» указывает, что форму ознакомления с этим документом работодатель выбирает самостоятельно. Например, график отпусков можно вывесить на доске с корпоративной информацией.

Как исполнять график

Работодатель письменно предупреждает работника о дате начала очередного отпуска (ст. 123 ТК РФ). Если он пропустит этот срок, то у сотрудника возникает право перенести свой отдых на удобное для себя время по письменному заявлению на директора (ст. 124 ТК РФ).

Уход в отпуск оформляется приказом. В Трудовом кодексе нет такого правила, но организационно-распорядительный документ оформляют в двух целях:

• доказать документально, в том числе инспектору ГИТ, что работнику был предоставлен ежегодный отпуск;
• закрепить основание для начисления и выплаты отпускных.

При этом если работник уходит на отдых по графику, то получать письменное заявление для приказа не нужно. Этот документ требуется, если сроки отпуска не установлены, или сотрудник хочет их изменить.

Работник имеет право уйти на плановый ежегодный отдых и без приказа директора. Повторим, что график отпусков обязателен к исполнению для обеих сторон трудового договора (ст. 123 ТК РФ).

Фактические даты отдыха отмечаются в графе 7 формы Т-7.

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Как внести изменения в утвержденный план

График отпусков действует с 1 января по 31 декабря. За это время в компании происходят изменения: кто-то увольняется, кого-то принимают на работу. Трудовой кодекс не обязывает работодателя корректировать график отпусков в таких случаях. Рассмотрим порядок действий в разных ситуациях.

Принят новый сотрудник

Здесь у работодателя два варианта действий. Первый — отправить работника на отдых приказом по его письменному заявлению. Минус этого варианта в том, что в графике будут указаны не все работники в штате. Это вредит управленческому учету.

Второй вариант — скорректировать график отпусков. Изменения в документ вносятся в том же порядке, в каком он утверждался. То есть опять нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если был приказ, внести изменения также приказом.

«Льготник» ушел в отпуск не по графику

Здесь изменять график не нужно. Повторим, что на «льготников» он фактически не распространяется. Кадровик делает отметку в графе 7 формы Т-7 о фактической дате отпуска работника.

Сотрудник захотел перенести сроки

Работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением об уходе в отпуск вне графика, в котором указать причину. Если руководитель сочтет ее уважительной, то он может пойти навстречу и перенести сроки.

В форме Т-7 в графах 8-9 указывается новая дата начала отпуска и как основание — реквизиты соответствующего приказа работодателя.

Сроки нужно перенести по закону

Работодатель обязан перенести период отпуска, если не уведомил работника о его начале за две недели или не выплатил отпускные за три дня до начала (ст. 124 ТК РФ). Новая дата отдыха определяется по письменному заявлению сотрудника.

Если во время отпуска работник заболел или был призван для выполнения государственных (общественных) обязанностей, отпуск продлевается либо переносится на другой срок (ст. 124 ТК РФ). Новую дату определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника.

Все продления или переносы отпуска оформляются приказом, на основании которого кадровик заполняет графы 8-9 формы Т-7.

Сроки переносятся по инициативе руководителя

Работодатель может предложить работнику перенести сроки отдыха из-за производственной необходимости, но тот не обязан соглашаться (ст. 124 ТК РФ). Точно так же отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Изменить в одностороннем порядке график нельзя.

При переносе отпуска руководитель должен помнить, что непредоставление очередного отпуска работнику в течение двух лет подряд запрещено. Работники с вредными и опасными условиями труда, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст. 124 ТК РФ).

График отпусков на 2024 год: готовим с учетом новых разъяснений

Правила составления графика отпусков в ТК РФ за год не меняли, однако выпустили ряд разъяснений о том, как их применять. О сроках подготовки графика, об особенностях его оформления и о других важных для работодателя нюансах расскажем в обзоре.

Когда утвердить

График нужно утвердить до 17 декабря включительно, поскольку ТК РФ требует сделать это минимум за 2 недели до нового года. В текущем году дата выпадает на воскресенье, поэтому лучше успеть до 15 декабря включительно.

При подготовке графика следует заложить дополнительное время, чтобы учесть мнение профсоюза, если он есть в компании.

Когда юрлицо только создали, оно может не делать график отпусков на текущий год, считает Минтруд. Однако составить и утвердить документ на будущий год оно обязано, как и все организации.

• Как согласовать график отпусков с профсоюзом
• Какая ответственность грозит за нарушения при оформлении графика

Как составить

Некоторые сотрудники имеют право на отдых в удобное для них время, например родители трех и более детей в возрасте до 18 лет, пока младший из них не достиг 14 лет. Пожелания этих работников по датам учитывать обязательно.

Отметим: Минтруд разъяснил, что таким многодетным сотрудникам необязательно давать отпуск в первые полгода работы.

Можно учесть пожелания и остальных сотрудников, даже если у них нет привилегии брать отпуск по своему усмотрению.

• Кого нужно включать в график отпусков
• Кто имеет право на отпуск в удобное время
• Как согласовать с работниками даты их отпусков

Отпуск можно предоставлять в любые дни, в том числе и в выходные, пояснил Роструд. Одна из частей отдыха должна быть не меньше 14 календарных дней.

Минтруд не советует чрезмерно дробить отпуск. Работник в таком случае не сможет полноценно отдохнуть.

При составлении графика следует учитывать праздники. Напомним, что они не входят в число календарных дней отпуска.

• Как разделить ежегодный отпуск на части
• Можно ли предоставить отпуск начиная с выходного дня
• Входят ли нерабочие праздничные дни в число дней отпуска
• Производственный календарь на 2024 год для 5-дневной рабочей недели
• Производственный календарь на 2024 год для 6-дневной рабочей недели

Как оформить

Издавать приказы о подготовке графика отпусков и о его утверждении необязательно, но с их помощью получится решить сопутствующие вопросы.

Сам график можно составить по форме Т-7 либо разработать свою и закрепить ее в локальном акте.

• По какой форме составить график отпусков
• Нужно ли утверждать график отпусков приказом
• Как составить приказ об утверждении графика отпусков
• Образец приказа о составлении графика отпусков
• Форма приказа об утверждении графика отпусков

Как ознакомить с графиком сотрудников

В законе нет способов ознакомления персонала с графиком. Можно использовать лист произвольной формы, в котором работники поставят свои подписи.

Даже если сотрудник отказался знакомиться с документом, он все равно должен его соблюдать, пояснил Роструд.

Срок хранения графика отпусков — 3 года. Листы ознакомления можно хранить столько же.

• Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков
• Что делать, если работник не согласен с графиком отпусков
• Какие возможны риски, если не ознакомить персонал с графиком отпусков
• Образец листа ознакомления

График отпусков в бюджетных организациях

Учреждения и органы власти обычно составляют, утверждают график отпусков и знакомят с ним сотрудников так же, как и коммерческие компании.

• Как бюджетной организации утвердить график отпусков
• Как бюджетной организации заполнить график отпусков
• Как в бюджетной организации определяется очередность предоставления отпусков
• Как разделить ежегодный отпуск работника бюджетной организации на части
• Можно ли предоставить работнику бюджетной организации ежегодный отпуск начиная с выходного
• Как бюджетной организации предоставить ежегодный отпуск, на период которого выпадают праздники
• Как бюджетной организации составить приказ об утверждении графика отпусков
• Как ознакомить работников бюджетной организации с графиком отпусков

График отпусков на 2024 год: особенности составления, форма

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разберемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2024 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

График отпусков регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Это нужно успеть сделать к 15 декабря, так как 16 и 17 декабря выпадают на выходные.

Составление графика отпусков — обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 уточняется, что микропредприятие, отказавшееся полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, может заменить его на письменное соглашение между работодателем и работником. Это нужно будет указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. ГИТ обосновывает свою позицию ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письмом Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1.

• Особенности составления графика отпусков
• Дата начала отдыха в графике отпусков
• О праве переноса отпуска на следующий год
• Форма для графика отпусков
• Изменение графика отпусков
• Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?
• Штраф за отсутствие графика отпусков

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2024 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2023 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

• 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
• 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
• 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
• 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
• 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители троих и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2024 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Дата начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2024 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2025 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Документ следует:

• хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывесить в удобном для ознакомления месте;
• выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

• когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
• когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

• внести изменения в сводный график отпусков;
• составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
• для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Бухгалтерия

Автоматический расчет зарплаты, отпускных и больничных. Техподдержка 24/7, подсказки внутри сервиса, справочно-правовая база

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Бухгалтерия

Автоматический расчет зарплаты, отпускных и больничных. Техподдержка 24/7, подсказки внутри сервиса, справочно-правовая база

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.