Сотрудник поменял фамилию. Что делать кадровику?
Смена фамилии работником – частая ситуация для тех, кто работает в кадрах. Начинающие специалисты ОК способны испытывать некоторые затруднения в таких обстоятельствах. Как раз поэтому «Бухгалтерские технологии» и решили рассказать. Чтобы быть нагляднее, разбили действия на шаги.
Шаг №1. Сотрудник направляет соответствующее заявление
Необходимость подачи заявления работником о смене фамилии прямо не установлена, но такой шаг точно не будет лишним, ведь позволит зафиксировать дату обращения. Следует приложить копии документации, подтверждающей происшедшее (это способны оказаться паспорт, а также свидетельство о браке или расторжении и пр.).
Шаг №2. Издается приказ, вносятся коррективы в трудовой договор
Заявление – отличное основание для издания соответствующего приказа о внесении корректив в учетную документацию. Важно довести до сведения персонала под роспись.
Доверьте свою бухгалтерию профессионалам: надежный аутсорсинг бухгалтерского учета для вашего бизнеса!
Максимальная эффективность, точность и конфиденциальность. Обратитесь к нам сегодня!
Если говорить о трудовом договоре, оформить смену фамилии работника предлагаем допсоглашением. Важно, чтобы содержались актуальные данные (а это и фамилия), поэтому не игнорируйте.
Шаг №3. Копия приказа добавляется в личное дело, вносятся коррективы в листок по учету кадров, а также в личную карточку и пр.
Копия приказа отправляется в личное дело. Так гласит соответствующая Инструкция. Необходимые данные внедряются и в дополнение к личному листку. Правила ведения определяет наниматель. Обычно старая фамилия зачеркивается или вносится в скобки, а над ней – новая.
В прочих документах учетной направленности, если ведутся в цифровом виде, фамилия автоматически сменится. Если на бумажных носителях – надо зачеркнуть старую информацию и внести актуальную с отсылкой к документу и заверением путем проставления подписи.
Оцените состояние своих финансовых процессов и получите рекомендации для их улучшения
Запишитесь прямо сейчас!
Шаг №4. Вносятся коррективы в трудовую и книгу учета трудовых и вкладышей
Когда имела место смена фамилии работника, изменения происходят по последнему рабочему месту или при приеме на должность при наличии соответствующей документации. Местом внесения корректив является титульный лист. Ссылка на документацию отражается на внутренней стороне обложки книжки и заверяется подписью лица со статусом нанимателя.
Прежние сведения зачеркиваются. Над ними приводится актуальная фамилия. Когда изменения происходили многократно, а места уже не осталось, по просьбе нанятого допускается оформление дубликата книжки.
Не забудьте отразить рассматриваемый сегодня факт в книге учета движения трудовых и вкладышей.
Шаг №5. Направляются корректирующие формы в ФСЗН
ПУ-1 с изменением анкеты направляется на протяжении 5 дней с момента предъявления документации, подтверждающей факт смены. Ее, в свою очередь, нужно представить в кадры в течение месяца с момента получения.
Шаг №6. Направляются сведения в обслуживающий банк
Если зарплата перечисляется на карту, направляются данные в банк. Не забудьте приложить копию паспорта, ведь на основании нее и будет оформлена новая карта.
Если фамилию изменил руководитель или главбух компании, то нужно еще и сообщить в ИМНС, а если нужно – и контрагентам.
Шаг №7. Направляются сведения в военкомат, если работник имеет статус военнообязанного
Коррективы вносятся и в личную карту по воинскому учету. Мало того, соответствующая информация в течение месяца направляется в военкомат.
Как видите, смена фамилии – это не только издание соответствующего приказа. Важно все сделать не только правильно, но и вовремя. Если необходимо – эксперты ООО «Бухгалтерские технологии» с удовольствием возьмутся за ведение кадрового учета на предприятии. Обращайтесь!
Если ваш работник поменял фамилию
Автор: Шадрина Т. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо» Законодательством РФ допускается изменение лицами, достигшими 14 лет, своего имени, которое включает в себя фамилию, собственно имя и (или) отчество (ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). Имя и отчество, конечно, меняют не так часто, а вот фамилию чаще, например при бракосочетании. Такие перемены влекут для кадровика совершение определенных действий. Каких – читайте в материале.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака. Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже. Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
В какие документы нужно вносить изменения?
- личная и алфавитная карточки;
- карточка специалиста (при наличии таковой);
- личное дело служащего;
- штатная ведомость (при ее наличии).
Возможно, изменение придется внести и в другие документы – карточку учета страховых взносов, журнал учета движения трудовых книжек и др.
При этом не нужно менять все документы, которые работник оформлял до смены фамилии. Например, не требуется получать новое согласие работника на обработку персональных данных. Согласие нужно будет оформить только тогда, когда истечет срок действия первоначального. Тот факт, что в согласии указаны прежние персональные данные, не отменяет и не изменяет действие согласия и не делает его недействительным.
Порядок внесения изменений
Сразу отметим, что медлить не стоит, поскольку Типовыми нормами на переоформление документов при изменении фамилии одного сотрудника отводится 4,5 часа. То есть как только он принесет свидетельство о браке или о перемене имени, кадровый работник в течение 4,5 часов должен скорректировать все документы.
В каком порядке вносятся изменения – общими нормативными актами не установлено, он может быть установлен локальным актом.
На практике помимо свидетельства с работника запрашивают заявление о внесении изменений в кадровые документы. Однако считаем, что это не обязательно. Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить изменения в документы.
А вот оформление приказа о внесении изменений в документы в связи с изменением фамилии предусмотрено Типовыми нормами. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем образец.
Государственное бюджетное учреждение здравоохранения
«Городская клиническая больница № 2»
О внесении изменений в кадровые документы
в связи со сменой работником фамилии
В связи со сменой фамилии медицинской сестры хирургического отделения Малышевой Марии Сергеевны (новая фамилия – Орлова)
1. Специалисту по кадрам Куликовой С. А. внести изменения в кадровые документы работника, а именно изменить фамилию и паспортные данные и подготовить справку для бухгалтерии.
2. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Соколову И. С.
1. Заявление Орловой М. С. от 20.06.2022.
2. Копия свидетельства о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданного отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС.
С приказом ознакомлены:
Персональные данные
Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что изменяется фамилия в связи с регистрацией брака? Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?
Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».
Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.
Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.
Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».
Категорически не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака…». Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.
На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.
Заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных не нужно. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч.3 ст.57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.
Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.
На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение.
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы.
Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.
Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:
- изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;
- указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;
- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;
- ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);
- новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой.
Изменение сведений о работнике в личной карточке.
Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и рядом указывается новая фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ №115116 от 10.08.2015г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе личной карточки «Дополнительные сведения».
Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.
Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.
Работница сменила фамилию: действия кадровика
Работница, которая вышла замуж и сменила фамилию, не должна сообщать об этом работодателю сразу после свадьбы. Женщине сначала следует подготовить документы. А именно, получить:
— паспорт на новую фамилию;
— регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика с новой фамилией.
Только после этого работница должна предоставить работодателю:
— заявление о смене фамилии;
— копии документов, подтверждающих такую смену (копии свидетельства о браке, паспорта с новой фамилией, регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика с новой фамилией).
Обратите внимание, трудовое законодательство не обяывает работницу подавать заявление на смену фамилии. Поэтому формально можно ограничиться только получением копий документов, подтверждающих такое изменение. Но в таком случае желательно, чтобы на копиях этих документов были проставлены даты их подачи/получения, а также подписи работницы и отдела кадров.
Однако если работодатель склонен к тому, чтобы все же иметь заявление о смене фамилии от работницы, приведем образец оформления такого документа на рис. 1.
Рис. 1. Образец заявления о смене фамилии работницы в учетных данных предприятия
При составлении заявления обратите внимание на следующий момент. В биометрическом паспорте орган, который его выдал, помечают 4 цифрами (например, «6317»). В то время как в заявлении его следует расшифровать. Сделать это можно на официальном сайте Государственной миграционной службы Украины (dmsu.gov.ua) в разделе «Сервіси» → «Коди терпідрозділів».
После того как отдел кадров получит копии указанных выше документов, кадровики сверяют их с оригиналами и заверяют должным образом. А именно: лицо, заверяющее копии, ставит отметку «Згідно з оригіналом», указывает название своей должности, инициалы и фамилию, подпись и дату заверения копии.
После этого заявление регистрируют в журнале входящей документации (проставляют на нем входящий номер и дату регистрации).
Далее руководитель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные и бухгалтерские документы в связи со сменой фамилии работницы (относится к приказам по личному составу). Приведем образец такого приказа на рис. 2.
Рис. 2. Образец приказа о внесении изменений в учетные данные работницы
На основании приказа (распоряжения) отдел кадров вносит изменения в кадровые документы предприятия: трудовой договор (контракт) (при наличии), трудовую книжку, личную карточку, личное дело (при наличии), табель учета рабочего времени, график отпусков.
Заметьте, датой внесения изменений в учетные документы предприятия будет дата издания приказа о внесении таких изменений.
Трудовой договор (контракт)
Действующее трудовое законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в случае смены работником фамилии, имени, отчества. На наш взгляд, можно оформить изменения отдельным документом в виде приложения к трудовому договору.
Заметим, что существует мнение: в случае смены работником фамилии (имени, отчества) изменения в трудовой договор вносить не нужно. Достаточно приложить к нему копии документов, удостоверяющих эти изменения. Такая позиция основывается на том, что смена имени не влечет за собой прекращения или изменения трудовых прав работника, приобретенных им под прежним именем.
Трудовая книжка
Сейчас продолжается переход на электронный учет трудовой деятельности (начался еще 10.06.2021). В связи с этим трудовая книжка работницы на момент смены ее фамилии:
— либо может до сих пор храниться у работодателя;
— либо была выдана работнице на руки (сведения о ее трудовой деятельности уже переданы в Реестр застрахованных лиц через портал Пенсионного фонда).
Рассмотрим каждый из этих случаев.
Трудовая книжка у работодателя. Если трудовая книжка еще до сих пор хранится у работодателя (сведения о трудовой деятельности работницы еще не внесены в Реестр застрахованных лиц), он должен продолжать вести такую трудовую книжку в соответствии с требованиями Инструкции № 58*.
Напомним, что п. 2.13 этой Инструкции требует от работодателя по последнему месту работы работника вносить корректировки в его трудовую книжку в случае смены работником фамилии, имени, отчества.
Это делается следующим образом:
— на первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной черточкой зачеркивают прежнюю фамилию работницы, а рядом записывают новые данные;
— на внутренней стороне обложки делают ссылку на документ, который стал основанием для внесения изменений (в нашем случае свидетельство о браке), указывают его номер и дату выдачи, а также наименование органа, который его выдал. Удостоверяют такую запись (1) либо подписью руководителя и печатью юрлица,(2) либо подписью специально уполномоченного лица и печатью отдела кадров.
Приведем образец, как правильно изменить фамилию в связи с заключением брака в трудовой книжке работницы, на рис. 3.
Рис. 3. Как изменить фамилию работницы в связи с заключением брака в трудовой книжке
Обратите внимание, указанные изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и в ее вкладыш (при его наличии).
Трудовая книжка у работницы. Если трудовая книжка работницы была отсканирована, и сведения о трудовой деятельности, указанные в ней, были переданы в Реестр застрахованных лиц через портал ПФУ, то в таком случае работодатель:
— уже не должен отдельно вносить через портал Пенсионного фонда сведения об изменении фамилии работницы (такое основание не указано в абз. 8, 9 п. 6 Порядка № 11-1*). Эту информацию ПФУ получит из приложения Д1 Объединенной отчетности, поданного за квартал, в котором был издан приказ об изменении учетных данных;
— по требованию работницы обязан внести в ее бумажную трудовую книжку сведения об изменении фамилии (как это сделать — см. выше). После этого трудовую книжку он все равно возвращает женщине.
В то же время работница может самостоятельно уведомить Пенсионный фонд о смене фамилии (по желанию). Для этого ей нужно подать в ПФУ анкету (приложение 2 к Положению № 10-1*) и документы, подтверждающие изменение данных.
Личная карточка
К сожалению, правила внесения исправлений в кадровые документы работника законодательством не определены. Этот вопрос предприятие регулирует своими внутренними документами. Например, используя те же правила, которые установлены для трудовых книжек.
Поэтому, как правило, в п. 1 разд. I «Загальні відомості» личной карточки работницы (типовая форма карточки П-2, утвержденная совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656) одной черточкой зачеркивают ее прежние данные, а рядом (или выше) вписывают новые.
В поле Личной карточки рядом с внесенными изменениями или ниже в графе «Додаткові відомості» лицо, вносившее изменения, указывает реквизиты документа, на основании которого они были внесены, проставляет дату внесения изменений и свою подпись.
Также следует откорректировать данные о семейном положении работницы в п. 10 «Родинний стан», а реквизиты нового паспорта — в п. 12 разд. I.
Если на предприятии ведется учет особых категорий работников (лица с инвалидностью, чернобыльцы, военнообязанные и т. п.), нужно указать сведения об изменении фамилии работницы и в таких формах учета.
Некоторые кадровики в случае, если работница сменила фамилию, заполняют на нее новую личную карточку с уже измененными личными данными работника, делая при этом и в старой, и в новой личной карточке запись о том, что личная карточка была заменена в связи со сменой фамилии.
По нашему мнению, такой вариант нецелесообразен, поскольку необходимо будет хранить по одной работнице две личных карточки (старую и новую).
Личное дело
Личные дела формируются в обязательном порядке на работников, код должности которых по Классификатору профессий* начинается с цифр 1 — 4 (руководители, менеджеры, служащие и т. п.).
Если работница, которая сменила фамилию, занимает такую должность, то к ее личному делу следует приложить удостоверенные в установленном порядке:
— копию приказа (распоряжения) о внесении изменений в учетные данные работницы;
— копию паспорта работницы с новой фамилией;
— копию ее свидетельства о браке.
Саму смену фамилии работницы следует отразить во внутренней описи личного дела, на его титульном листе и в приложении к личному листку по учету кадров. А именно, зачеркнуть прежнюю фамилию и вписать новую. Удостоверять исправление подписью лица, которое его провело, не нужно.
Другие учетные документы
Как мы уже указали выше, действующими нормативными актами не определен порядок внесения изменений в учетные документы работников. Поэтому для того, чтобы изменить фамилию работницы в Табеле учета рабочего времени или в графике отпусков, используют те же правила, которые установлены для трудовых книжек. А именно: прежнююю фамилию работницы зачеркивают и рядом вписывают новую, проставляют дату внесения изменений, реквизиты документа-основания и подпись лица, ответственного за ведение кадровой документации.
Выводы
- Для изменения фамилии в учетных документах работница должна подать заявление и копии документов (свидетельства о браке, паспорта и регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика с новой фамилией).
- Руководитель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные и бухгалтерские документы в связи со сменой фамилии работницы.
- На титульном листе трудовой книжки одной черточкой зачеркивают прежнюю фамилию работницы, а рядом записывают новые данные. Изменения утверждают подписью ответственного лица и печатью.
- Аналогичным способом вносят изменения в другие учетные документы.
По материалам сайта i.factor.ua